Больничный лист: как распознать подделку
Бухгалтерам-зарплатникам помимо различных ведомостей приходится обрабатывать больничные листы сотрудников. При работе с листками нетрудоспособности нужно быть бдительным. К сожалению, бывают случаи, когда больничный документ оказывается недействительным. Как распознать подделку и не нарушить закон, расскажем в статье.
Больничный лист, выданный работнику из-за болезни или травмы, оплачивается следующим образом:
- первые три дня нетрудоспособности — за счет средств работодателя;
- остальные дни — за счет ФСС.
Так как основную часть больничного пособия обычно оплачивает ФСС, к больничным листам специалисты Фонда предъявляют особые требования. Прежде чем возместить расходы, ФСС изучает листок нетрудоспособности на предмет ошибок. Особое внимание уделяется подлинности документа.
Алгоритм проверки больничного листа
Чтобы не пришлось впоследствии аннулировать листки нетрудоспособности и пересчитывать взносы, проверяйте документы согласно предложенному алгоритму.
Бухгалтер, получив от работника больничный лист, может выполнить ряд действий:
- Проверить, нет ли данного больничного в черном списке ФСС.
- Тщательно изучить бланк листка нетрудоспособности, проверив основные признаки подлинности.
- Сделать запрос в больницу, выдавшую листок нетрудоспособности.
- Обратиться с запросом в ФСС.
Проверьте черный список больничных листов
Чтобы страхователям было проще, ФСС ежемесячно публикует на своем сайте недействительные бланки больничных листов. В этом списке утерянные и похищенные бланки. Перед тем как принять очередной больничный к учету, бухгалтеру лучше удостовериться в том, что больничный лист не находится в черном списке.
Для проверки нужно зайти на сайт ФСС — в разделе «Информация для работодателей» представлен список «неблагополучных» больничных. Страхователю остается лишь сравнить номера бланков.
Если представленный работником листок нетрудоспособности есть в списках ФСС, оплачивать его нельзя.
Единственный минус такой проверки состоит в том, что ФСС публикует списки недействительных бланков с опозданием. Поэтому полагаться только на данные сайта ФСС не стоит.
Проверьте внешние признаки больничного листа
Лист нетрудоспособности имеет ряд характеристик, по которым его можно признать действительным.
Основные параметры для проверки:
1. Цвет бланка. Больничный голубого оттенка. По краям бланк чуть темнее. Ячейки для заполнения имеют желтый оттенок. Если присмотреться, на бланке можно увидеть защитные волокна синего, светло-зеленого и розового цветов.
2. Штрихкод. В верхней части бланка справа должен быть штрихкод. Код состоит из 12 цифр.
3. Скрытый текст. Обратите внимание на несколько граф, где ставятся подписи врача, руководителя и главного бухгалтера. В едва уловимой черной линии в этих графах спрятан текст «листок нетрудоспособности». Увидеть надпись можно только через лупу.
4. Качество бумаги. Для изготовления используют плотную бумагу, которая в руках хрустит. На ощупь бланк больничного похож на денежные купюры.
5. Водяные знаки. В левом верхнем углу больничного есть белый квадрат. На свету в нем должен просматриваться логотип ФСС (логотип Фонда можно посмотреть на сайте).
6. Название медучреждения. Поликлиника, выдавшая больничный лист, должна иметь на это лицензию. Список всех медучреждений представлен на сайте Федеральной службы по надзору в сфере здравоохранения. Чтобы проверить больницу, нужно ввести ее название или ИНН в специальное окно поиска.
Сделайте запрос в поликлинику
Если есть подозрения, что работник купил больничный лист, или лист нетрудоспособности имеет явные несоответствия, сделайте письменный запрос в медучреждение. Для получения ответа из больницы потребуется приложить к запросу письменное согласие работника. Это связано с тем, что данные о болезни являются врачебной тайной (ст. 13 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ).
Отказ работника дать согласие должен насторожить работодателя. Но факт отказа лишь косвенно может указывать на то, что больничный ненастоящий.
Отправьте запрос в ФСС
Страхователь может сделать письменный запрос в филиал ФСС. У Фонда есть все необходимые данные по больничным листам.
Рассмотрение запроса и подготовка ответа могут занять до 30 дней. Работодатель же обязан назначить пособие по представленному больничному в течение 10 дней, а выплатить его с ближайшей зарплатой (ч. 1 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).
Задержка выплаты больничного пособия, если не доказан факт подделки листа, грозит организации штрафом в размере от 30 000 до 50 000 рублей (ч. 6 ст. 5.27 КоАП).
Что делать, если больничный оказался ненастоящим?
Если в ходе проверки выяснится, что работник принес поддельный больничный лист, нужно будет провести ряд мероприятий.
Во-первых, бухгалтер должен определить сумму ущерба. Она будет равна сумме незаконно выплаченного больничного пособия. Ущерб взыскивается с работника. С согласия работника можно удержать всю сумму сразу из зарплаты. Если такого согласия нет, придется удерживать из зарплаты по 20 % (ст. 138, 248 ТК РФ).
Во-вторых, нужно сделать в учете соответствующие проводки.
Нужно сторнировать записи по начисленному пособию и НДФЛ (отразить все суммы со знаком «минус»):
Дебет 20 (25, 26, 44) Кредит 70 — сторнировано пособие, начисленное за счет работодателя;
Дебет 69 Кредит 70 — сторнировано пособие, начисленное за счет ФСС;
Дебет 70 Кредит 68 — сторнирован НДФЛ с суммы пособия.
Причиненный ущерб нужно отразить записями:
Дебет 73 Кредит 70 — отражена задолженность работника в сумме ошибочно выплаченного пособия;
Дебет 70 Кредит 73 — из зарплаты удержано неверно выплаченное больничное пособие.
При необходимости страхователь должен сдать уточненный 6-НДФЛ.
В-третьих, работодатель вправе уволить сотрудника за прогул (ст. 81 и 192 ТК РФ).
Работник, представивший фальшивый больничный, может быть привлечен к уголовной ответственности (ст. 327 УК РФ).
Эксперт сервиса Норматив
Рогачева Е. А.