Приказ МВД РФ от 04.12.2006 N 987

МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ
от 4 декабря 2006 г. N 987

О ДОКУМЕНТАЦИОННОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ УПРАВЛЕНИЯ В СИСТЕМЕ ОРГАНОВ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

В целях совершенствования документационного обеспечения управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации приказываю:

1. Утвердить согласованную с Федеральным архивным агентством прилагаемую Инструкцию по документационному обеспечению управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации <1>.

<1> Далее - "Инструкция".

2. Начальникам подразделений центрального аппарата МВД России, подразделений, непосредственно подчиненных МВД России, главных управлений МВД России по федеральным округам, министрам внутренних дел, начальникам главных управлений, управлений внутренних дел по субъектам Российской Федерации, начальникам органов внутренних дел на железнодорожном, водном и воздушном транспорте, органов внутренних дел на закрытых территориях и режимных объектах, управлений материально-технического снабжения, отделов (управлений) внутренних дел по районам, городам и иным муниципальным образованиям, образовательных, научно-исследовательских, лечебно-профилактических учреждений системы органов внутренних дел Российской Федерации:

2.1. Организовать изучение и выполнение требований Инструкции в части, их касающейся.

2.2. Обеспечить ведение делопроизводства в соответствии с требованиями Инструкции.

2.3. Принять меры по рациональному размещению подразделений делопроизводства и режима, обеспечению их средствами связи, компьютерной и организационной техникой.

3. ФМС России (К.О. Ромодановскому) при подготовке документов, представляемых для рассмотрения Министру внутренних дел Российской Федерации или его заместителям, руководствоваться требованиями Инструкции.

4. ГКВВ МВД России (Н.Е. Рогожкину) внести необходимые изменения в нормативные правовые акты, регулирующие вопросы документационного обеспечения управления во внутренних войсках Министерства внутренних дел Российской Федерации.

5. АД МВД России (В.А. Майданову) совместно с заинтересованными подразделениями МВД России оказать практическую помощь органам внутренних дел по вопросам организации делопроизводственных процессов.

6. ДТ МВД России (В.А. Пивченко) обеспечить по заявкам подразделений центрального аппарата МВД России, подразделений, непосредственно подчиненных МВД России, изготовление учетных форм и печатно-бланочной продукции, предусмотренных Инструкцией.

7. Считать утратившими силу:

7.1. Приказ МВД России от 1 марта 1999 г. N 150.

7.2. Пункт 3 Изменений и дополнений, которые вносятся в нормативные правовые акты МВД России (приложение к Приказу МВД России от 2 ноября 1999 г. N 859).

7.3. Приказ МВД России от 22 июля 2000 г. N 790.

7.4. Пункт 1 и приложение к Приказу МВД России от 26 декабря 2003 г. N 1020.

7.5. Пункт 3 Приказа МВД России от 13 июля 2005 г. N 552.

8. Установить, что Приказ МВД СССР от 1 ноября 1982 г. N 350 в системе МВД России не применяется.

9. Контроль за выполнением настоящего Приказа возложить на заместителей Министра по курируемым направлениям деятельности.

Министр,
генерал армии
Р.НУРГАЛИЕВ

Приложение
к Приказу МВД России
от 4 декабря 2006 г. N 987

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ В СИСТЕМЕ ОРГАНОВ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

I. Общие положения

1. Настоящая Инструкция разработана в целях совершенствования документирования управления, технологий обработки документов, организации документооборота и формирования документальных фондов на единой методической основе в подразделениях центрального аппарата МВД России, подразделениях, непосредственно подчиненных МВД России, органах внутренних дел Российской Федерации, учреждениях и других организациях, осуществляющих задачи, возложенные на органы внутренних дел <1>.

<1> Далее - "органы внутренних дел", если не оговаривается особо.

2. Инструкция разработана на основе законодательства Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, государственных стандартов Российской Федерации, а также нормативно-методических документов по делопроизводству и архивному делу и устанавливает единые правила работы со служебными документами.

3. Документационное обеспечение управления - вид служебной деятельности органов внутренних дел, обеспечивающий документирование управленческой деятельности и организацию работы с документами.

4. Документирование управленческой деятельности включает в себя все процессы, относящиеся к записи и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.

5. Организация, ведение и совершенствование документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в системе органов внутренних дел осуществляется Административным департаментом МВД России, управлениями (отделами, отделениями, группами) делопроизводства; делопроизводства и режима; документационного обеспечения и режима; режима, делопроизводства и кадров; режима и делопроизводства; обеспечения делопроизводства; документального обеспечения; документационного обеспечения; общими отделами, секретариатами и канцеляриями органов внутренних дел <1>.

<1> Далее - "подразделения делопроизводства и режима".

6. Подразделение делопроизводства и режима является самостоятельным структурным подразделением органа внутренних дел, подчиненным непосредственно руководителю органа внутренних дел.

7. Положение о подразделении делопроизводства и режима органа внутренних дел, должностные инструкции его сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников <2> разрабатываются на основе настоящей Инструкции, статусных документов органа внутренних дел и утверждаются руководителем органа внутренних дел.

<2> Далее - "сотрудники подразделений делопроизводства и режима".

8. На подразделения делопроизводства и режима возлагается выполнение следующих основных задач:

8.1. Прием, регистрация и распределение входящих (поступающих) документов.

8.2. Передача документов на рассмотрение руководителю органа внутренних дел и непосредственно исполнителю, после получения соответствующих указаний (резолюций).

8.3. Контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов.

8.4. Регистрация исходящих (отправляемых) документов, их экспедиционная обработка и отправка адресатам.

8.5. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству органа внутренних дел.

8.6. Организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства.

8.7. Копирование и оперативное размножение документов.

8.8. Разработка и проектирование бланков документов.

8.9. Разработка и ведение номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, представление в установленном порядке проекта номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел на согласование в соответствующее подразделение специальных фондов.

8.10. Оформление и формирование дел в соответствии с номенклатурой особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, обеспечение их сохранности.

8.11. Подготовка проектов описей дел постоянного и долговременного (10 лет и более) хранения <3>, представление их на согласование в соответствующее подразделение специальных фондов для последующего утверждения их экспертно-проверочной комиссией <4> органа внутренних дел и передачи в подразделение специальных фондов.

<3> Форма описей дел постоянного и долговременного срока хранения устанавливается отдельным нормативным правовым актом МВД России.

<4> Далее - "ЭПК".

8.12. Выдача сотрудникам нормативных правовых актов, документов и дел, контроль за их возвратом.

8.13. Участие в сверке наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников <1> органа внутренних дел.

<1> Далее - "сотрудники".

8.14. Проведение в установленном порядке экспертизы научной и практической ценности документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий, представление проектов актов об уничтожении документов на рассмотрение соответствующим экспертным комиссиям.

8.15. Своевременный отбор документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению и не имеющих исторической и научной ценности <2>, представление на рассмотрение соответствующими экспертными комиссиями проектов актов об уничтожении документальных материалов и организация их уничтожения в установленном порядке.

<2> Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению производятся только после составления описей дел постоянного и долговременного срока хранения и их утверждения.

8.16. Информирование руководителя органа внутренних дел об исполнении документов и поручений по ним, анализ и подготовка на его основе предложений по совершенствованию работы с документами.

8.17. Определение порядка прохождения и обработки документов, внедрение новых технологических приемов работы с документами, сокращающих объем документооборота.

8.18. Обеспечение готовности к спасению документов в случае пожара, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций.

8.19. Координация деятельности структурных подразделений органа внутренних дел и подчиненных органов внутренних дел по вопросам документационного обеспечения управления.

8.20. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в системе органа внутренних дел.

8.21. Организация специального первоначального обучения и повышения квалификации сотрудников подразделений делопроизводства и режима структурных подразделений органа внутренних дел и подчиненных органов внутренних дел.

8.22. Разработка организационно-распорядительных и информационно-методических документов по вопросам документационного обеспечения управления.

8.23. Организация изучения сотрудниками органа внутренних дел в системе служебной подготовки нормативных правовых актов, организационно-распорядительных и информационно-методических документов по вопросам документационного обеспечения управления.

8.24. Консультирование сотрудников органа внутренних дел по вопросам работы с документами.

8.25. Участие в проведении служебных проверок по фактам утрат документов и разглашения сведений служебного характера.

8.26. Техническое обеспечение работы с документами, выполнение машинописных работ.

8.27. Организация работы по рассмотрению обращений граждан.

8.28. Подготовка заявок на изготовление печатей и штампов, печатно-бланочной продукции, получение канцелярских товаров.

8.29. Учет печатей, штампов и бланков документов, используемых в органе внутренних дел, а также хранилищ документов и ключей от них.

8.30. Анализ состояния документооборота и принятие мер по упорядочению ведения служебной переписки.

9. Ответственность за состояние документационного обеспечения управления, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и приемов обработки документов, обеспечение своевременности и качества их исполнения, а также создание надлежащих условий работы сотрудников подразделений делопроизводства и режима возлагается на руководителей органов внутренних дел.

В подразделении делопроизводства и режима должны быть созданы необходимые условия для работы со всеми видами документов в соответствии с настоящей Инструкцией.

10. Должностные лица органов внутренних дел при работе с документами обязаны:

10.1. Знать и точно выполнять требования, установленные настоящей Инструкцией.

10.2. Не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера или утрате документов.

10.3. Требовать от подчиненных своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний).

10.4. Передавать документы другим сотрудникам только с разрешения руководителя соответствующего структурного подразделения.

10.5. Передавать документы из одного структурного подразделения в другое только через подразделение делопроизводства и режима, под расписку в соответствующих журналах учета.

10.6. Знакомить с документами посторонних лиц и сообщать сведения, содержащиеся в документах, посторонним лицам только с разрешения соответствующего руководителя органа внутренних дел.

10.7. Немедленно сообщать руководителю соответствующего структурного подразделения и руководителю подразделения делопроизводства и режима об утрате или недостаче документов, ключей от помещений, хранилищ, в которых хранятся документы, личных печатей, а также о фактах обнаружения излишних или неучтенных документов.

10.8. При увольнении со службы или работы, переводе к новому месту службы или работы, убытии в отпуск, на лечение, в командировку своевременно сдавать все документы в подразделение делопроизводства и режима.

11. Сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях в порядке, установленном нормативными правовыми актами МВД России.

12. Сотрудники несут персональную ответственность за соблюдение ими установленного порядка работы с документами и их сохранность, а также за разглашение содержащейся в них информации.

При обнаружении утраты документов сотрудник должен немедленно доложить об этом происшествии руководителю соответствующего структурного подразделения, который обязан принять исчерпывающие меры к поиску документов, и руководителю подразделения делопроизводства и режима.

13. Передача документов и их копий работникам других организаций допускается только с письменного разрешения руководителя органа внутренних дел или его заместителей по запросу. О передаче документов делаются соответствующие отметки в учетных формах и на подлинниках документов (если передаются их копии) с указанием, каким должностным лицом разрешена передача документа.

14. Передача документов и их копий представителям средств массовой информации осуществляется в соответствии с требованиями пункта 13 настоящей Инструкции через соответствующее подразделение органа внутренних дел, в функции которого входит взаимодействие со средствами массовой информации.

15. Международный обмен информацией о преступлениях осуществляется по каналам Международной организации уголовной полиции Интерпол в установленном порядке <1> с учетом положений настоящей Инструкции.

<1> Постановление Правительства Российской Федерации от 14 октября 1996 г. N 1190 "Об утверждении Положения о Национальном центральном бюро Интерпола" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 43, ст. 4916).

16. Особенности делопроизводства по документам, содержащим сведения, составляющие государственную тайну, а также организация делопроизводства по шифртелеграммам, обращениям граждан устанавливаются иными нормативными правовыми актами МВД России.

II. Основные виды документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел

17. В деятельности органов внутренних дел образуются следующие основные виды документов: нормативные правовые акты МВД России <2>, правовые акты ненормативного характера <3>, акты, заключения, докладные записки, справки, обзоры, доклады, пояснительные записки, планы, телеграммы, телефонограммы, факсограммы.

<2> Федеральные законы, указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, акты субъектов Российской Федерации, международные договоры и соглашения, гражданско-правовые договоры и соглашения.

<3> Приказы по личному составу, распоряжения, письма, указания, межведомственные соглашения, протоколы.

Нормативный правовой акт <1> (федеральный закон, указ Президента Российской Федерации, постановление Правительства Российской Федерации, акт субъекта Российской Федерации, приказ, директива, положение, устав, инструкция, правила, наставление) - письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме должностным лицом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм, рассчитанных на многократное применение и относительно неопределенный круг лиц.

<1> Правила подготовки и образцы оформления нормативных правовых актов устанавливаются Приказом МВД России от 27 июня 2003 г. N 484.

Приказ - правовой акт, устанавливающий управленческие решения, как правило, нормативного характера по вопросам оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел.

Положение, устав - нормативные правовые акты, устанавливающие основные системно связанные между собой правила деятельности органа внутренних дел и его структурных и подчиненных подразделений.

Инструкция, наставление - правовой акт, детализирующий и обеспечивающий выполнение нормативных правовых актов, используемых органами внутренних дел в соответствии с их компетенцией.

Правила - нормативный правовой акт, в котором формулируются основополагающие требования к той или иной деятельности или поведению.

Распоряжение - документ ненормативного характера по вопросам оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю органа внутренних дел или вышестоящего органа внутренних дел, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Справка - документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий.

Доклад - документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений.

План - документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей.

Письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылается почтой, передается телеграфом, передается по телефону и записывается получателем, передается факсимильной связью).

III. Требования к подготовке и оформлению документов

18. При оформлении документов необходимо соблюдать: правила, обеспечивающие их юридическую силу; оперативное и качественное их исполнение и поиск; возможность обработки с помощью средств вычислительной техники; качество как исторических источников информации.

19. Текст документа отражает его основное смысловое содержание - управленческое действие, решение.

20. Составление проекта документа должно начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующего по этому вопросу законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов и организационно-распорядительных документов МВД России, иных материалов справочного характера.

21. При подготовке документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:

21.1. Документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и нормативным правовым актам МВД России.

21.2. Документ должен быть написан служебно-деловым стилем.

21.3. Изложение содержания документа должно быть логичным, кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование.

21.4. Применяемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и нормативных правовых актах МВД России, и употребляться в одном и том же значении.

21.5. Документ должен основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания.

21.6. Документ не должен дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных нормативных правовых актах.

21.7. Документ должен быть оформлен в соответствии с существующими государственными стандартами и требованиями настоящей Инструкции, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения.

21.8. В документе не должно быть помарок и исправлений.

22. Документирование информации в органах внутренних дел Российской Федерации осуществляется, как правило, с использованием технических средств <1>, в том числе средств вычислительной техники, а также на искусственных языках в виде файлов с использованием машинных носителей информации.

<1> Изготовление рукописных документов допускается при отсутствии возможности использования технических средств или в случаях, предусмотренных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами МВД России.

Отдельные документы внутреннего обращения допускается писать от руки (рапорт, заявление, объяснительная записка).

23. Документы оформляются на бланках или стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), допускается использование бумаги форматов А3 (297 x 420 мм) и А6 (105 x 148 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля, мм:

30 - левое;

20 - правое;

20 - верхнее;

20 - нижнее.

24. Документы изготавливаются на белой бумаге или в исключительных случаях бумаге светлых тонов.

25. При подготовке и оформлении документов в установленном порядке могут использоваться следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - геральдический знак - эмблема органов внутренних дел Российской Федерации и внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации <1>;

<1> НЦБ Интерпола при МВД России использует эмблему, установленную Приказом МВД России от 3 июня 1997 г. N 333.

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование органа внутренних дел;

09 - справочные данные об органе внутренних дел;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в орган внутренних дел;

30 - идентификатор электронной копии документа;

31 - гриф ограничения доступа к документу.

26. Государственный герб Российской Федерации воспроизводится в одноцветном варианте и помещается только на бланках документов Министерства внутренних дел Российской Федерации, подписываемых Министром внутренних дел Российской Федерации или его заместителями <1>. Размер герба составляет 17 x 17 мм.

<1> Федеральный конституционный закон "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (часть I), ст. 5021).

27. Герб субъекта Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с законодательством и нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации.

28. Геральдический знак - эмблема органов внутренних дел Российской Федерации и внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации <2> помещается на угловых штампах или бланках с угловыми штампами органов внутренних дел <3>. Иные случаи использования эмблемы МВД России на штампах и бланках документов устанавливаются Министром внутренних дел Российской Федерации. Размер эмблемы МВД России составляет 35 x 17 мм.

<2> Далее - "эмблема МВД России".

<3> Указ Президента Российской Федерации от 10 ноября 1998 г. N 1333 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 47, ст. 5741).

Эмблему МВД России не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

29. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

30. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

31. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

32. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

33. Наименование органа внутренних дел, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в его статусных документах.

Над наименованием подразделения центрального аппарата МВД России, подразделения, непосредственно подчиненного МВД России, указывается полное наименование - "Министерство внутренних дел Российской Федерации" и строкой ниже в скобках сокращенное - "МВД России".

Над наименованием других органов внутренних дел указывается сокращенное наименование - "МВД России", сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящего органа внутренних дел.

Сокращенное наименование органа внутренних дел приводится в тех случаях, когда оно закреплено в его статусных документах. Сокращенное наименование (в скобках) помещается ниже полного или после него.

Наименование филиала (территориального отделения, представительства) указывается в том случае, если филиал (территориальное отделение, представительство) является автором документа, и располагается ниже наименования органа внутренних дел.

34. Справочные данные об органе внутренних дел содержат сведения, необходимые при информационных контактах, и могут включать: почтовый или юридический адрес; место нахождения; номера телефонов; код по ОКПО; код по ОКУД; номера телефаксов, счетов в банке, ОГРН, идентификационный номер ИНН/КПП; адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению органа внутренних дел.

35. Наименование вида документа, составленного или изданного органом внутренних дел, регламентируется его положением (уставом) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.

В письме наименование вида документа не указывается.

36. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата составления. Если авторами документа являются несколько подразделений органа внутренних дел, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами <1>. Например: дату "5 февраля 2007 г." следует оформить следующим образом: "05.02.2007". Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, - обязательно.

<1> Указанный в настоящем пункте порядок оформления документов не распространяется на оформление нормативных правовых актов МВД России.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например "05 февраля 2007 г.".

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Документы, изданные совместно двумя или более структурными подразделениями органов внутренних дел, должны иметь единую дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания документа.

Дата акта, протокола печатается на документе при его подготовке и устанавливает срок изготовления проекта протокола, акта для подписания.

37. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может быть дополнен по усмотрению органа внутренних дел индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и других необходимых сведениях.

Регистрационный номер документа, составленный совместно двумя и более подразделениями органа внутренних дел, состоит из регистрационных номеров документа каждого подразделения, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

38. Ссылка на регистрационный номер и дату документа обязательна и включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется преимущественно при оформлении писем, которые являются ответами на поступивший запрос (письмо, заключение и другие). Сведения в данный реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.

39. Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование органа внутренних дел" и "Справочные данные об органе внутренних дел". Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

40. В качестве адресата могут быть указаны органы внутренних дел, органы управления, соединения и части внутренних войск МВД России, организации, не входящие в систему МВД России, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа в орган внутренних дел указывается сокращенное наименование органа внутренних дел и через 2 интервала наименование подразделения в именительном падеже, например:

При адресовании документа конкретному должностному лицу указывается в дательном падеже наименование должности этого лица, полное или сокращенное наименование органа внутренних дел, через 2 интервала специальное (воинское) звание, через 1 интервал инициалы, фамилия. Допускается центрировать каждую строку реквизита по отношению к самой длинной строке, например:

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

Если документ направляется в несколько органов внутренних дел или в несколько структурных подразделений одного и того же органа внутренних дел, то наименования должностей лиц, которым адресован документ, могут указываться обобщенно, например:

Если письмо адресуется организации, не входящей в систему МВД России, указывается ее наименование, а затем почтовый адрес.

Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи <1>: наименование адресата (для граждан - фамилия, имя, отчество); название улицы, номер дома, номер корпуса, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и другие); название района; название республики, края, области, автономной области, автономного округа; почтовый индекс, например:

<1> Постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556).

При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

41. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа и состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, специального (воинского) звания, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

<1> Здесь и далее курсивом обозначен рукописный текст.

Текст, обозначенный курсивом в официальном тексте документа, в электронной версии документа выделен знаком "#".

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне. Утверждаемый документ должен быть подписан.

При утверждении документа решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

42. Резолюция, как правило, пишется на свободном от текста месте документа соответствующим должностным лицом и включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Допускается оформление резолюции на отдельном листе либо на специальном бланке, с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому она относится.

43. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

"о чем?" ("о ком?"), например:

О создании аттестационной комиссии

"чего?" ("кого?"), например:

Должностная инструкция ведущего эксперта

Точку в конце заголовка не ставят.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не указывается.

44. Отметка о контроле за исполнением документа обозначает, что документ поставлен на контроль.

45. Текст документа составляется, как правило, на русском языке. Допускается составление текста документа на государственном языке субъекта Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов, направляемых в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, на предприятия, в организации и учреждения, не находящиеся в ведении субъектов Российской Федерации, в обязательном порядке составляются на русском языке.

Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата, на русском или английском языке.

46. Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; докладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других органов внутренних дел (организаций) или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа, наименование органа внутренних дел (организации) - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и другое, то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах текст излагается от первого лица единственного числа ("предлагаю", "прошу", "требую").

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решила", "решило").

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("требуем", "решили").

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили").

В документах, устанавливающих права и обязанности должностных лиц, а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "УВД считает возможным").

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и другое). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

47. Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется с начала строки через один интервал от основного текста следующим образом:

Приложение: по тексту, на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Допускается выражение "Приложение N" печатать прописными буквами ("ПРИЛОЖЕНИЕ N"), а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

48. В состав реквизита "Подпись" в общем случае входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке органа внутренних дел, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются с пробелом на уровне последней строки реквизита. Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:

или:

При направлении документа в системе МВД России, а также должностным лицам других организаций, имеющим специальные (воинские) звания, в состав реквизита "Подпись" включается специальное (воинское) звание лица, подписавшего документ, например:

или на бланке

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемой должности, например:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне в алфавитном порядке следования фамилий, например:

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, специальное (воинское) звание, инициалы, фамилия в алфавитном порядке, например:

Документ может быть подписан исполняющим обязанности (временно исполняющим обязанности) должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии, например:

или:

или:

Запрещается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

49. Факсимильная подпись руководителя органа внутренних дел может проставляться, как правило, на рассылаемых приглашениях, поздравлениях и других подобных документах. Подлинный экземпляр такого документа должен иметь личную подпись соответствующего руководителя органа внутренних дел.

Порядок использования факсимильной подписи устанавливается отдельной инструкцией, разрабатываемой органом внутренних дел, в которой устанавливается: чья факсимильная подпись в органе внутренних дел может использоваться как аналог собственной подписи; в каких случаях ставится факсимильная подпись и кто проставляет факсимильную подпись.

50. Гриф согласования документа пишется с левой стороны вверху или внизу документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, которым согласовывается документ (включая наименование органа внутренних дел), специального (воинского) звания, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник ФЭД МВД России

генерал-майор милиции

#личная подпись# Н.В. Головин

23.03.2007

Если согласование осуществляется письмом, протоколом и подобным документом, гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Министерства финансов

Российской Федерации

от 30.01.2007 N 345/24

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

ФСТЭК России

от 12.01.2007 N 3

51. Виза согласования документа <1> включает подпись и должность визирующего документ, специальное (воинское) звание, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания, например:

<1> Далее - "виза".

При наличии замечаний к документу виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются.

Начальник Правового управления

полковник милиции

#личная подпись# В.П. Сидоров

11.02.2007

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в органе внутренних дел, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из органа внутренних дел, визы проставляются в нижней части лицевой стороны второго экземпляра отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования с указанием заголовка документа. Допускается, по усмотрению руководителя органа внутренних дел, полистное визирование документа и его приложения.

52. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

53. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется: заверительная надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения, например:

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению руководителя органа внутренних дел.

54. Отметка об исполнителе включает в себя количество экземпляров, адресование экземпляров, инициалы и фамилию исполнителя, номер его телефона, дату, когда был отпечатан документ. Отметка об исполнителе располагается, как правило, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

отп. 2 экз.

1 - в адрес

2 - в дело АД МВД России

исп. В.А. Жуков

239 03 26

07.02.2007

В левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа могут проставляться инициалы и фамилия исполнителя, его служебный телефон и наименование структурного подразделения, сотрудником которого он является.

55. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Данные об исполнении документа подписываются и датируются исполнителем, слова "В дело" и номер дела, в котором будет храниться документ, - начальником (заместителем начальника) подразделения органа внутренних дел, в котором исполнен документ.

56. Отметка о поступлении документа в орган внутренних дел (подразделение органа внутренних дел) проставляется в виде штампа, как правило, на лицевой стороне, с указанием наименования органа внутренних дел, получившего документ, регистрационного (входящего) номера, даты регистрации (при необходимости - часов и минут), количества листов основного документа и приложений к нему.

Допускается отметку о поступлении документа проставлять от руки.

57. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.

58. Гриф ограничения доступа к документу является реквизитом официального документа, свидетельствующим об особом характере информации, ограничивающим круг пользователей документа. Гриф ограничения доступа к документу ("Особой важности", "Совершенно секретно", "Секретно", пометка "Для служебного пользования") проставляется без кавычек на первом листе документа. Состав реквизита определяется иными нормативными правовыми актами МВД России. Реквизит может дополняться данными, предусмотренными законодательством Российской Федерации об информации, информационных технологиях и защите информации, нормативными правовыми актами МВД России (например, "Лично", "Литер "М" и другие).

59. На документах, оформляемых на бланках или стандартных листах бумаги, проставляются следующие обязательные реквизиты оформления документов:

наименование вида документа;

дата документа;

подпись документа;

регистрационный номер документа;

авторство документа (указывается в бланке).

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов МВД России, если того требует назначение документа.

60. Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой (приложение N 1) <*> и продольный (приложение N 2). Сплошными линиями обозначены фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром - переменные. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

<*> Приложения не приводятся.

61. Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:

центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

62. Для органа внутренних дел, его структурного подразделения устанавливаются следующие виды бланков документов:

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа, кроме письма.

62.1. Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Бланки структурного подразделения изготавливаются в том случае, если руководитель структурного подразделения имеет исключительное право подписи.

Общий бланк, как правило, включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

62.2. Бланк письма включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 09 и ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 15, 18, 19 (при необходимости могут проставляться ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 17, 20).

62.3. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и при необходимости ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

63. Бланки документов проектируются в соответствии с Приложениями N 3 - 16 к настоящей Инструкции.

64. Для органов внутренних дел, расположенных в республиках Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык республики Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

65. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

66. При подписании совместного документа первый лист оформляется не на бланке.

IV. Организация документооборота, учета и исполнения документов

Общие положения

67. Документооборот - это движение документов в органе внутренних дел с момента их подготовки или получения документа до завершения его исполнения, отправки или сдачи в подразделение специальных фондов.

Электронные документы участвуют в документообороте органов внутренних дел наравне с бумажными документами.

68. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в органах внутренних дел, регламентируются настоящей Инструкцией, Регламентом внутренней организации Министерства внутренних дел Российской Федерации, утвержденным Приказом МВД России от 30 декабря 2005 г. N 1167, статусными документами органов внутренних дел, положениями о структурных подразделениях органов внутренних дел и должностными инструкциями их сотрудников.

69. Рациональный документооборот организуется на основании следующих положений:

69.1. Движение документов должно соответствовать процессам подготовки или исполнения документов, основанным на распределении функциональных обязанностей между исполнителями.

69.2. Маршруты прохождения однотипных документов должны быть унифицированы.

70. Учет входящих, подготовленных (исходящих, внутренних) документов в зависимости от документооборота производится в журналах учета (журнальный учет), в карточках учета (карточный учет) или с использованием средств вычислительной техники (автоматизированный учет).

71. Перед началом ведения журналы или картотеки регистрируются в журнале учета журналов и картотек.

Листы журналов учета должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью подразделения делопроизводства и режима. На последнем листе журнала делается отметка о количестве прошитых и пронумерованных в нем листов, которая заверяется подписью сотрудника, ответственного за регистрацию и хранение журнала после его закрытия.

Количество карточек в законченной производством картотеке указывается в журнале учета журналов и картотек по окончании года. Итоговая запись с указанием общего количества карточек и проставлением даты делается на отдельном листе, помещаемом в начале или в конце картотеки.

72. В журналах (карточках) учета отражаются данные о движении документов с момента их получения или подготовки до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресатам или уничтожения.

В журналах (карточках) учета запрещается делать подчистки, а также исправления с применением корректирующей жидкости. Внесенные сотрудником подразделения делопроизводства и режима исправления оговариваются и заверяются его подписью с проставлением даты.

По окончании года в журналах учета входящих и подготовленных документов делается отметка о количестве учтенных документов.

Печатание документов

73. Печатание документов осуществляется в машинописных бюро, а также непосредственно исполнителями в структурных подразделениях органа внутренних дел.

74. Шрифты, межстрочные интервалы и другие элементы печатания устанавливаются в каждом конкретном случае исполнителем документа в зависимости от характера и назначения документа.

Документы, изготавливаемые с использованием печатающих устройств вычислительной техники, рекомендуется печатать в текстовом редакторе Microsoft Word, шрифтом Times New Roman размером N 12 - 15 через один-два интервала. При использовании в тексте таблиц допускается их изготовление с помощью средств, входящих в пакет Microsoft Office, и печатание табличного текста шрифтами меньшего размера. При использовании других программных редакторов при необходимости следует высчитывать расстояние между реквизитами исходя из размера печатных знаков. Шаг письма (размер печатного знака) и межстрочный интервал устанавливаются: 2,6 мм и 4,25 соответственно. Допускается использовать: шаг письма - 2,54 мм, межстрочный интервал - 4,24 мм.

Для выделения части текста документа (за исключением писем), заголовка, примечания могут использоваться шрифты других типов и размеров, жирное начертание, курсив, измененный (уменьшенный) интервал между строками, смещение относительно границ основного текста.

75. Печатание документа производится на соответствующих бланках или стандартных листах бумаги. Документы на бланках или листах бумаги формата А4 печатаются, как правило, через 1 - 2 межстрочных интервала, а формата А5 и менее - через 1 межстрочный интервал.

76. В машинописных бюро печатаются документы только служебного характера. Передаваемые для печатания рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки, должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики с использованием других красителей, кроме указанных, или правленные карандашом.

При подготовке материалов к печатанию особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименование учреждений и организаций, иностранных слов и географических названий, применять только общепринятые сокращения слов.

77. Отпечатанный документ и черновой материал к нему, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, выдаются исполнителю под расписку в карточке, которая затем под расписку в журнале передается в подразделение делопроизводства и режима для контроля за дальнейшим движением подготовленного документа.

Отпечатанные несекретные документы машинописным бюро выдаются исполнителю без расписки.

78. Считывание и вычитка отпечатанных документов производятся исполнителем.

Стенографирование

79. Документы служебного характера могут быть подготовлены с помощью стенографирования.

80. Стенографирование производится в специальных тетрадях, которые учитываются в отдельном разделе журнала учета рабочих тетрадей.

81. Использованные стенографические тетради хранятся 1 год, после чего уничтожаются в установленном порядке.

82. При расшифровке и печатании стенографических записей стенографист руководствуется правилами, установленными для выполнения машинописных работ на бумажных и электронных носителях. Не допускается передиктовка напечатанного текста, а также диктовка цифровых материалов, пофамильных списков.

Учет подготовленных документов, отправка исходящих документов

83. Документы, отправляемые органами внутренних дел, передаются почтовой связью, электросвязью и с использованием ведомственной магистральной сети передачи данных (МСПД).

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется подразделениями делопроизводства и режима органов внутренних дел в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 <1>.

<1> Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556.

С помощью средств электросвязи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

Запрещается передача с помощью средств электросвязи документов, имеющих грифы секретности и пометку "Для служебного пользования".

84. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Учет подготовленных и отправляемых (исходящих) документов после их подписания руководителем органа внутренних дел или уполномоченным на это должностным лицом осуществляется в журнале учета подготовленных несекретных документов (Приложение N 17) или в карточке учета подготовленных несекретных документов (Приложение N 18).

Неправильно оформленные документы возвращаются сотрудниками подразделения делопроизводства и режима исполнителям для доработки.

85. При учете рукописных документов в графе "Вид и краткое содержание" дополнительно указывается: "Рукопись".

86. Документы могут направляться адресатам за своими регистрационными номерами без сопроводительных писем, если предназначение этих документов не требует пояснения.

87. Каждый исходящий служебный документ, как правило, должен иметь второй экземпляр, который заверяется сотрудником подразделения делопроизводства и режима. Второй экземпляр списывается руководителем соответствующего структурного подразделения и подшивается в дело вместе с исполненным документом. Если второй экземпляр исходящего документа требуется для работы, он выдается исполнителю под расписку в журнале (карточке) учета подготовленных несекретных документов (Приложения N 17, 18).

88. При печатании 5 и более экземпляров документа исполнитель документа на обороте последнего листа экземпляра документа, остающегося в деле, или на отдельном листе составляет указатель рассылки.

89. В тех случаях, когда к исходящему служебному документу прилагается служебный документ, имеющий входящий, инвентарный или другой номер, в соответствующем журнале учета указываются наименование адресата, которому отправляется этот документ, а также номер и дата исходящего служебного документа, с которым он отправлен.

90. При необходимости отправки входящих (инвентарных) служебных документов в другие органы внутренних дел они могут пересылаться за присвоенными им входящими (инвентарными) номерами. В соответствующих журналах (карточках) учета указываются, кому отправляется служебный документ, порядковый номер реестра (по разносной книге) и дата отправки.

91. Если поставленные в документе вопросы не требуют аргументированных разъяснений или подготовки какого-либо документа, разрешается давать ответы непосредственно на поступивших служебных документах с последующим возвращением их за входящими номерами. Текст ответа не должен осуществляться с наложением на текст документа, его реквизитов и затруднять его прочтение. В этих случаях в журнале учета входящих несекретных документов (Приложение N 19) или карточке учета входящих несекретных документов (Приложение N 20) производится отметка об отправке: "Возвращен отправителю" и указываются порядковый номер реестра и дата возвращения. Краткое содержание ответов и поручений, данных на возвращаемом служебном документе, записывается в журнале (карточке) учета входящих несекретных документов (Приложения N 17, 18).

92. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя подразделения делопроизводства и режима.

93. Если документ переводится на другие языки, каждый перевод учитывается за новым регистрационным номером.

Прием, обработка, распределение и исполнение поступающих документов

94. Доставка документов в органы внутренних дел осуществляется, как правило, средствами почтовой и фельдъегерской связи, электросвязи, курьерами.

С помощью почтовой связи в органы внутренних дел доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей, мелких пакетов, а также печатные издания.

95. Прием документов включает: проверку правильности его доставки; проверку сохранности упаковки (пакета, конверта); вскрытие конвертов; проверку правильности вложений.

96. Документы, поступающие в органы внутренних дел на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются исполнителям.

97. Вся поступающая корреспонденция в рабочее время принимается сотрудниками подразделения делопроизводства и режима. Сотрудник, принимающий корреспонденцию, проверяет правильность адресования пакетов, сверяет номера на пакетах с номерами, указанными в реестре (разносной книге, расписке), после чего расписывается (с указанием своей фамилии) в ее получении в реестре (разносной книге, расписке), указывает прописью количество принятых пакетов, дату и время их приема, заверяет свою подпись соответствующей печатью или штампом органа внутренних дел.

98. В нерабочее время корреспонденция принимается дежурным по органу внутренних дел, который регистрирует поступившие пакеты в журнале учета пакетов и, не вскрывая, передает их под расписку в этом журнале в подразделение делопроизводства и режима. О получении срочных пакетов дежурный незамедлительно докладывает руководителю органа внутренних дел либо ответственному от руководства органа внутренних дел.

Руководитель органа внутренних дел или ответственный от руководства органа внутренних дел вскрывает пакет и после рассмотрения с резолюцией возвращает дежурному. В случае необходимости немедленного размножения либо доведения содержания несекретного документа, находящегося в пакете, до других лиц это может быть поручено дежурному с отражением указания в резолюции. Дежурный составляет справку о том, сколько сделано копий, когда и кому они вручены, а также когда и кому устно доведено содержание документа; подписывает справку с указанием даты и времени, приобщает ее к документу. Лица, получающие копию, обязаны расписаться в справке с указанием даты и времени. Дежурный передает документ вместе со справкой и пакетом в подразделение делопроизводства и режима не позднее начала следующего рабочего дня.

99. Поступившая в подразделение делопроизводства и режима корреспонденция вскрывается, за исключением конвертов с пометкой "Лично". Такие пакеты регистрируются без вскрытия и передаются адресату или уполномоченному на то сотруднику. Сотрудник, вскрывающий пакет, должен убедиться в полном изъятии из него корреспонденции. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования и оформления, комплектность и целостность документов и приложений к ним, сверяются номера документов с номерами, указанными на пакете.

100. При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится отметка "Документ получен в поврежденном виде".

101. В случае обнаружения недостачи документов (отдельных их листов) или приложений к ним, а также несоответствия номеров, указанных на пакете, номерам вложенных документов составляется акт в трех экземплярах (Приложение N 21), один из которых остается в подразделении делопроизводства и режима, второй приобщается к поступившему документу, а третий посылается отправителю.

102. Конверты от поступившей корреспонденции после проверки уничтожаются, за исключением случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки и получения документа.

103. Ошибочно направленные документы возвращаются отправителю или по согласованию с ним пересылаются по назначению в новых пакетах (упаковках) за регистрационными номерами отправителя (без взятия на основной учет подразделением делопроизводства и режима) с приложением части пакета отправителя, содержащей все надлежащие пометки.

104. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Примерный перечень нерегистрируемых документов приведен в Приложении N 22 к настоящей Инструкции. Каждый орган внутренних дел разрабатывает собственный перечень нерегистрируемых документов.

105. После вскрытия пакета документы регистрируются в журнале или в карточке учета входящих несекретных документов (Приложения N 19, 20) либо в других предусмотренных настоящей Инструкцией учетных документах. При наличии в пакете нескольких документов каждый из них регистрируется за отдельным номером.

106. При регистрации входящего документа на его первом листе ставится штамп с указанием наименования органа внутренних дел, получившего документ, регистрационного (входящего) номера, даты регистрации, количества листов основного документа и приложений к нему. На первых листах приложений ставится штамп "К вх. N ____" с указанием года регистрации. На сброшюрованных приложениях (книгах, отчетах, тетрадях и других) входящие номера проставляются на титульном листе. Также, в случае наличия автоматизированной системы документооборота, допускается помимо вышеуказанного проставлять на документе соответствующий штрих-код, позволяющий идентифицировать документ в данной системе. На документе, присланном во временное пользование, регистрационный штамп с входящим номером проставляется на обороте его последнего листа.

107. Документы, адресованные руководству органа внутренних дел, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в подразделении делопроизводства и режима, а затем направляются непосредственно руководству или в структурное подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на потоки: требующие обязательного рассмотрения руководством; направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в органе внутренних дел распределения служебных обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям органа внутренних дел или конкретным должностным лицам.

108. После регистрации корреспонденция докладывается, как правило, в день поступления руководителю органа внутренних дел или передается сотруднику, которому она адресована.

109. При рассмотрении документов руководитель органа внутренних дел определяет в резолюции исполнителя (структурное подразделение или должностное лицо) и сроки исполнения. Резолюция должна быть лаконичной, содержать порядок и характер исполнения документа, а также фамилии и инициалы исполнителей, подпись руководителя и дату. Резолюция пишется на документе, отдельном листе либо на специальном бланке.

110. После доклада корреспонденции руководству органа внутренних дел резолюция переносится в соответствующую графу журнала (карточки) учета входящих несекретных документов (Приложения N 19, 20) либо вносится в систему электронного документооборота.

111. Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым либо обозначенному словом "созыв" ("ответственный") или отмеченному символом "*". Необходимость размножения документов (за исключением секретных), по которым даны поручения, а также количество копий определяются лицом, организующим выполнение. Размноженные экземпляры документов, не воспроизводящие факсимильной подписи подлинника, могут удостоверяться печатью.

При необходимости срочного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством органа внутренних дел.

112. Направление документов на исполнение производится в день их регистрации, а срочных и оперативных документов - незамедлительно.

113. Служебные документы передаются исполнителю под расписку в журнале (карточке) учета входящих несекретных документов (Приложения N 19, 20) с проставлением даты получения <1>. Передача служебных документов из одного структурного подразделения органа внутренних дел в другое осуществляется через подразделение делопроизводства и режима.

<1> При передаче документов с пометками "Весьма срочно" или "Срочно" исполнитель проставляет также время получения.

114. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку при необходимости проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителю органа внутренних дел или структурного подразделения органа внутренних дел.

Исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, нарушение установленных сроков исполнения документов без объективных причин.

115. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнителем делаются отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах и ходе промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и другое), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

При наличии нескольких исполнителей документа соисполнителями обеспечивается своевременный и качественный анализ информации и представление основному исполнителю необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и других) в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа.

116. При возвращении документа из структурного подразделения в подразделение делопроизводства и режима (после исполнения или ознакомления) его повторная регистрация не производится, а делается отметка в учетных формах о движении документа.

Копирование (тиражирование) документов

117. Копировально-множительные работы осуществляются централизованно на множительных участках или в типографиях по наряду (Приложение N 23). Копирование (тиражирование) небольших по объему документов может производиться непосредственно в структурных подразделениях органа внутренних дел, имеющих копировально-множительную технику.

118. Наряды на снятие копий и множительные работы подписывает руководитель (заместитель руководителя) подразделения делопроизводства и режима, который проверяет правильность оформления документов, разверсток на рассылку, наличие соответствующего разрешения на размножение.

119. На множительные участки сдаются, как правило, первые экземпляры (подлинники) документов или рукописных текстов, отвечающие необходимым техническим требованиям. Материалы должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво черным цветом на стандартных листах бумаги формата А3, А4 или А5.

120. Тираж изготовленных копий соответствует заказу и выдается исполнителю вместе с первым экземпляром (подлинником) документа. О выполнении работы на бланке заказа делается соответствующая отметка. Учет выполнения работ ведется на основании заказов.

Если при копировании документа уменьшается его формат, с размещением нескольких листов оригинала на одном листе копии, без последующего их разрезания, то в регистрационных формах учитываются: для оригинала - число листов оригинала, для копии - число листов копии. Листом считается бумажный носитель информации, изготовленный (разрезанный) по размеру, установленному соответствующим стандартом.

121. Дополнительно размноженные экземпляры документа регистрируются за тем же номером, за которым этот документ отпечатан, о произведенном размножении делается отметка на экземпляре документа, остающегося в деле. В соответствующих журналах (карточках) учета указываются дата и количество дополнительно размноженных экземпляров документов, место их нахождения. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров документа продолжается от последнего номера ранее учтенных экземпляров документа.

Особенности работы с правовыми актами

122. Полученные (тиражированные) экземпляры (копии) документов, содержащих правовые предписания (федеральные конституционные законы, федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, приказы, директивы, положения, уставы, инструкции, правила, наставления и иные правовые акты) <1>, регистрируются в журнале учета несекретных правовых актов (Приложение N 24) по разделам в зависимости от органа, издавшего нормативный документ, или с использованием средств вычислительной техники (автоматизированный учет). В отдельных разделах регистрируются приказы по личному составу и по командировкам. Регистрация должна ежегодно начинаться с первого номера.

<1> Далее - "правовые акты".

Подлинники правовых актов, издаваемых в органе внутренних дел, учитываются аналогичным порядком в отдельном журнале учета несекретных правовых актов (Приложение N 24) или с использованием средств вычислительной техники (автоматизированный учет).

Регистрация приказов по личному составу и по командировкам осуществляется в отдельном журнале за общей порядковой нумерацией, а подшивка данной категории правовых актов производится в отдельные номенклатурные дела в зависимости от сроков их хранения.

123. Журнал учета несекретных правовых актов (Приложение N 24), в котором зарегистрированы полученные (тиражированные) правовые акты, может быть закончен только после проставления отметок о направлении или уничтожении всех зарегистрированных в нем документов (со ссылкой на порядковый номер реестра (разносной книги) и дату или на номер акта об уничтожении и дату).

124. На каждом экземпляре поступившего правового акта и не сброшюрованного с ним приложения проставляется штамп, в котором указываются порядковый учетный номер документа по журналу учета несекретных правовых актов (Приложение N 24) и дата поступления. Не сброшюрованное с основным документом приложение регистрируется в этом журнале отдельной строкой, за тем же номером, что и основной документ.

125. На приказах по личному составу, по командировкам, о предоставлении отпусков после номера слитно с ним проставляется "л/с".

126. Подлинники правовых актов хранятся в самостоятельных делах по видам документов и сдаются в подразделение специальных фондов в порядке, установленном Инструкцией по архивной работе в системе МВД России, утвержденной Приказом МВД России от 24 декабря 2003 г. N 1022. Рассылать подлинники запрещается.

127. Тиражированные правовые акты (копии правовых актов) рассылаются без сопроводительных писем за присвоенными им номерами, которые проставляются на пакетах.

128. Правовые акты тиражируются и рассылаются с учетом служебной необходимости. В обязательном порядке копии правовых актов направляются в подразделение, осуществляющее их систематизированный учет, а также в соответствующее правовое подразделение органа внутренних дел.

На рассылку правовых актов составляется указатель рассылки, который заверяется подписью руководителя подразделения делопроизводства и режима и утверждается руководителем структурного подразделения. Указатель рассылки подшивается в дело вместе с подлинниками правовых актов и хранится постоянно. При большом количестве издаваемых правовых актов указатель рассылки может подшиваться в отдельное дело.

Дополнительная рассылка и выдача копий правовых актов осуществляется подразделением делопроизводства и режима с разрешения руководителя структурного подразделения органа внутренних дел - разработчика правового акта.

Замена разосланных экземпляров правовых актов при обнаружении редакционных и технических ошибок производится с разрешения руководителя структурного подразделения органа внутренних дел - разработчика правового акта.

129. Ознакомление с правовыми актами производится под расписку на листе ознакомления по письменному указанию (резолюции) руководителя органа внутренних дел или лица, которому они были адресованы. На этом же листе делаются отметки об исполнении. Листы хранятся вместе с правовыми актами.

Резолюции руководства к правовым актам, подлежащим возврату, пишутся на листах ознакомления, которые остаются в подразделении делопроизводства и режима.

Контроль за своевременным ознакомлением с правовыми актами личного состава возлагается на подразделение делопроизводства и режима.

130. На всех отмененных (утративших практическое значение) правовых актах, а также в журналах (карточках), где они зарегистрированы, делаются об этом отметки, после чего такие документы до уничтожения хранятся отдельно от действующих правовых актов.

Данные требования не распространяются на порядок хранения и обращения с правовыми актами, поставленными на систематизированный учет.

131. Поступившие правовые акты после регистрации в журнале учета несекретных правовых актов (Приложение N 24) для удобства пользования хранятся по годам их издания в папках, папках-файлах или скоросшивателях с составлением внутренних описей документов, находящихся в деле (Приложение N 25). Подшивать правовые акты в дела с текущей перепиской запрещается.

Папки или скоросшиватели с поступившими правовыми актами в номенклатуру особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел не включаются и сотрудникам на рабочие места не выдаются.

132. Тиражированные экземпляры утративших практическое значение и не имеющих научной и исторической ценности правовых актов ежегодно отбираются экспертными комиссиями и уничтожаются в установленном настоящей Инструкцией порядке с обязательными отметками об этом в учетах.

Библиотеки документов

133. Учет, выдача, хранение и рассылка учебников, учебных пособий, лекций, сборников, бюллетеней, брошюр, справочников, научно-технической документации, микрокарт и других подобных материалов, как поступивших в орган внутренних дел, так и подготовленных в органе внутренних дел <1>, ведутся централизованно и возлагаются на библиотеки документов <2>.

<1> Далее - "издания", если их наименования не будут оговорены особо.

<2> Далее - "библиотека".

134. При небольшом массиве изданий их учет, выдача и хранение могут быть возложены на одного из сотрудников, что отражается в его должностной инструкции.

135. Издания в библиотеках регистрируются в журналах учета несекретных изданий (Приложение N 26) и журналах инвентарного учета несекретных сброшюрованных материалов (Приложение N 27).

136. Сопроводительные письма к изданиям регистрируются в журнале (карточке) учета входящих несекретных документов (Приложения N 19, 20). На сопроводительном письме, а также в журнале (карточке) учета входящих несекретных документов (Приложения N 19, 20) указываются порядковые учетные (инвентарные) номера, которые присваиваются поступившим изданиям в журналах учета несекретных изданий (Приложение N 26) или журналах инвентарного учета несекретных сброшюрованных материалов (Приложение N 27). На самом издании проставляется штамп, в оттиске которого указываются присвоенный изданию номер в журналах учета несекретных изданий (Приложение N 26) или журналах инвентарного учета несекретных сброшюрованных материалов (Приложение N 27), наименование органа внутренних дел и дата регистрации.

137. Рассылка и возврат изданий отражаются в журналах учета несекретных изданий (Приложение N 26) и журналах инвентарного учета несекретных сброшюрованных материалов (Приложение N 27) со ссылкой на номера и даты документов, при которых издания направлены (возвращены).

138. Дополнительно поступившие экземпляры изданий одного и того же наименования учитываются за номером ранее полученных изданий.

139. На каждого сотрудника, пользующегося услугами библиотеки, заводится карточка учета выдачи документа, в которой указываются дата выдачи, наименование и учетный номер документа по журналу учета несекретных изданий (Приложение N 26) и журналу инвентарного учета несекретных сброшюрованных материалов (Приложение N 27), проставляются расписки в получении и обратном приеме издания.

140. В библиотеках издания могут выдаваться под расписку в читательском абонементе (читательском билете) или других формах учета выдачи изданий, куда заносятся их учетные номера.

141. Издания, утратившие практическое значение и не представляющие исторической или иной ценности, а также лишние экземпляры уничтожаются в установленном настоящей Инструкцией порядке и с последующей отметкой об уничтожении в журналах учета изданий.

Составление номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел

142. В целях правильного формирования дел, систематизированного хранения особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных документов и оперативного их поиска составляется номенклатура особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел <1>.

<1> Форма 38, установленная Инструкцией по обеспечению режима секретности в органах внутренних дел Российской Федерации, утвержденной Приказом МВД России от 15 марта 2005 г. N 015. Далее - "номенклатура дел".

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в органе внутренних дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы и является основным учетным документом дел текущего года.

143. Номенклатура дел является основным регистрационным документом дел текущего года и основанием их регистрации после окончания ведения в журнале учета законченных производством дел. Порядковые номера дел по номенклатуре дел являются номерами дел текущего года.

144. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности органа внутренних дел.

145. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением об органе внутренних дел, положениями о его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.

146. В каждом органе внутренних дел составляется сводная номенклатура дел. В структурных и подчиненных (подведомственных) подразделениях, имеющих самостоятельное делопроизводство, в зависимости от объема документооборота и места дислокации допускается составление отдельных номенклатур дел.

147. Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в IV квартале текущего года подразделением делопроизводства и режима совместно с руководителями других структурных подразделений, а также руководителем подразделения специальных фондов, подписывается руководителем подразделения делопроизводства и режима, согласовывается с подразделением специальных фондов, после чего утверждается руководителем органа внутренних дел и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

148. Номенклатура дел учитывается по журналу (карточке) учета подготовленных несекретных документов (Приложения N 17, 18) и хранится в течение года у руководителя подразделения делопроизводства и режима или у лица, ответственного за ее ведение.

149. Заверенная копия утвержденной номенклатуры дел передается в подразделение специальных фондов для контроля за полнотой сдачи дел на хранение.

В структурные подразделения органа внутренних дел выдаются выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе.

150. Номенклатура дел подразделяется на разделы, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой (штатным расписанием) органа внутренних дел. Названиями разделов номенклатуры дел органа внутренних дел являются наименования его структурных подразделений или направления деятельности. В пределах каждого раздела дела располагаются последовательно по степени важности, срокам хранения и степени секретности документов.

При большом количестве дел им могут присваиваться индексы, которые состоят из обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела.

151. В номенклатуру дел включаются также дела временно действующих органов (комиссий, советов и других), не законченные производством дела прошлых лет (переходящие дела) и дела с документами, поступившие из других органов внутренних дел (организаций) для продолжения их ведения. Помимо дел в номенклатуру дел вносится журнал учета журналов и картотек.

Переходящие дела вносятся в номенклатуру дел следующего года за порядковым номером в номенклатуре дел текущего года.

После введения в действие новой номенклатуры дел делается отметка в номенклатуре дел истекшего года о перерегистрации переходящего дела: "Переходящее, ведется с ____ года".

152. Дополнительные тома дел и новый журнал учета журналов и картотек вносятся в номенклатуру дел по мере их заведения с указанием фамилии сотрудника, ответственного за их ведение. По законченным делам (томам дел) в номенклатуре дел производятся записи о дате окончания ведения дела (тома дела), количестве листов в нем и других необходимых данных. Если в течение календарного года в органе внутренних дел возникает необходимость в заведении новых дел, они вносятся в номенклатуру дел дополнительно, для чего в каждом разделе номенклатуры дел при ее формировании предусматриваются резервные номера.

153. Изменения в номенклатуру дел вносятся в установленном порядке с разрешения руководителя органа внутренних дел по представлению руководителей структурных подразделений органа внутренних дел.

154. Не подлежат включению в номенклатуру дел какие-либо отдельные документы длительного срока исполнения, дела оперативного учета и дела наблюдательного характера.

155. Дела, предусматриваемые номенклатурой дел, заводятся по следующим основным признакам:

155.1. Предметно-вопросный или тематический (документы группируются в дела в зависимости от содержащейся в них информации).

155.2. Виды документов (приказы, отчеты, протоколы и другое).

155.3. Адресаты (в дело объединяются документы по переписке с одной или несколькими организациями).

156. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребления в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и других), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

157. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

157.1. Название вида дела или разновидности документов.

157.2. Наименование органа внутренних дел или его структурного подразделения (автора документа).

157.3. Наименование подразделения (организации), которому будут адресованы или от которого будут получены документы (адресат или корреспондент документа).

157.4. Краткое содержание документов дела.

157.5. Название местности (территории), с которой связано содержание документов дела.

157.6. Даты (период), к которым относятся документы дела.

157.7. Указание на копийность документов дела.

Состав элементов заголовка определяется характером документов дела. Сведения, составляющие государственную тайну, в заголовки дел не включаются.

158. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.

159. В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе.

160. В заголовках номенклатурных дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется.

Наименование органа внутренних дел (организации) в качестве автора документов указывается кратко.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Корреспонденты не указываются, если дело содержит переписку с разнородными организациями. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

161. В заголовках номенклатурных дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период на (за) который составлены планы (отчеты).

162. Сроки хранения дел определяются в соответствии с перечнями документов, в которых установлены сроки их хранения.

163. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел производится запись о количестве заведенных дел и томов дел, отдельно постоянного и временного сроков хранения и дел, переходящих на следующий год, которая заверяется подписью руководителя подразделения делопроизводства и режима или лицом, ответственным за ведение номенклатуры дел. Итоговые данные сообщаются в соответствующее подразделение специальных фондов.

164. По делам, которые по каким-либо причинам в течение года не заводились, в графе "Примечание" номенклатуры дел делается запись за подписью сотрудника режимно-секретного подразделения: "Дело не заводилось".

165. После годовой проверки наличия документов номенклатура дел приобщается в дело с номенклатурами дел.

Формирование дел

166. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

167. Номенклатурные дела формируются в органах внутренних дел:

167.1. При централизованном ведении делопроизводства - подразделением делопроизводства и режима.

167.2. При децентрализованном ведении делопроизводства - как структурными подразделениями органа внутренних дел (лицами, ответственными за ведение дел), так и подразделением делопроизводства и режима.

168. Ведение и хранение дел непосредственно сотрудниками структурных подразделений органа внутренних дел допускается с письменного разрешения руководителя органа внутренних дел и по согласованию с руководителем подразделения делопроизводства и режима.

169. Формирование дел осуществляется в соответствии со следующими общими правилами:

169.1. К делам приобщаются только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел.

169.2. В дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела и документы, переходящие сроком исполнения на последующий год).

169.3. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела.

169.4. В дело включается по одному экземпляру каждого документа.

169.5. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и нормативных правовых актов МВД России.

169.6. В делах оформляются внутренние описи документов, находящихся в деле.

169.7. По объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 40 мм. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и далее.

170. При приеме исполненных документов проверяется правильность их оформления (наличие подписей, виз, отметок об исполнении, дат, номеров и заверительных надписей), правильность рассылки, направления документов в дела и наличие фамилий исполнителей документов, а также соответствие грифа ограничения доступа документов грифу секретности дела, количество листов и наличие указанных в документе приложений.

Неисполненные, подлежащие возврату, неправильно оформленные документы на подшивку не принимаются.

171. Несекретные документы подшиваются с совершенно секретными и секретными, если они соответствуют заголовку номенклатурного дела.

При подшивке в дело документов, имеющих приложения, они вносятся во внутреннюю опись документов, находящихся в деле, как одна позиция и отметок о наличии приложений, в том числе и несекретных, во внутренней описи документов, находящихся в деле, и заверительном листе не делается.

172. Распорядительные документы группируются в номенклатурные дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Протоколы и материалы к ним формируются в отдельные дела.

Плановые и отчетные документы включаются в дела того года, к которому они относятся, независимо от даты их составления или поступления. Перспективные планы работы формируются в дела первого года действия планов, а отчеты об их выполнении - в дела последнего года.

Переписка по вопросам служебной деятельности группируется в дела за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Письма и заявления граждан, запросы социально-правового характера формируются в отдельные дела вместе с материалами по их рассмотрению.

173. Дела заводятся только по мере поступления на подшивку первого исполненного документа и выдаются лицам, ответственным за их ведение (сохранность), под расписку в номенклатуре дел с указанием даты.

174. По законченному производством делу (тому дела) в номенклатуре дел исполнителем или лицом, ответственным за хранение дела, делается запись с указанием даты окончания дела (тома дела), количества листов в нем и других необходимых данных.

Все законченные производством дела (тома дел) регистрируются (берутся на инвентарный учет) в журнале учета законченных производством дел. Каждый том дела регистрируется в журнале учета законченных производством дел за отдельным номером, который проставляется на его обложке.

175. Вторые и последующие тома вносятся в номенклатуру дел по мере их заведения отдельной строкой, за номером дела, что подтверждается в номенклатуре распиской лица, ответственного за ведение (сохранность) тома, с указанием даты его заведения.

Основанием для заведения второго и последующих томов дела является постановка предыдущего на инвентарный учет в журнале законченных производством дел.

Запрещается одновременное ведение нескольких томов дел.

176. Контроль за правильным формированием дел осуществляется соответствующим подразделением делопроизводства и режима.

Оформление дел

177. Оформление дел осуществляется при их заведении и по окончании года. Оформление дел включает в себя комплекс работ, проводимых поэтапно: описание дела на обложке; приобщение документов в дело; нумерацию листов; составление внутренней описи документов, находящихся в деле, заверительного листа.

Оформление дел производится сотрудниками подразделений делопроизводства и режима и других структурных подразделений органа внутренних дел, ответственных за ведение дел.

178. На обложке дела указывается гриф секретности, соответствующий наивысшей степени секретности документов, находящихся в нем, наименование органа внутренних дел и структурного подразделения, номер дела и тома, заголовок дела, дата заведения и окончания дела и срок хранения.

Наименование органа внутренних дел указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. Наименование структурного подразделения приводится в соответствии с утвержденным штатным расписанием органа внутренних дел. Заголовок и срок хранения дела переносятся из номенклатуры дел.

В заголовках дел с распорядительными документами указывается вид документов и их характеристика (подлинники или копии).

179. Дата заведения дела, проставляемая в номенклатуре дел и на обложке дела, соответствует дате списания в дело первого документа, поступившего на подшивку, а дата окончания - дате списания последнего документа.

На делах с протоколами заседаний коллегий, совещаний проставляются даты проведения первого и последнего заседания.

На делах с нормативными правовыми актами проставляются даты их утверждения (подписания), а на делах с отчетами - даты утверждения.

Если в деле имеются документы за более ранние годы, на его обложке под крайними датами документов делается оговорка: "Имеются документы за ___ годы", а при необходимости после заголовка указываются также наименования этих документов.

180. Одновременно с делом заводится карточка учета выдачи дел <1>, которая хранится в конверте, приклеенном к внутренней стороне обложки дела. Если карточка полностью заполнена, то заводится новая карточка, которая приобщается к заполненной карточке, и они хранятся вместе с делом. Заполненная карточка вносится во внутреннюю опись документов, находящихся в деле, ниже ее итоговой записи, но не нумеруется и листом дела не считается. При сдаче в подразделение специальных фондов карточка остается в режимно-секретном подразделении.

<1> Карточка учета выдачи дел имеет реквизиты, аналогичные карточке учета выдачи носителей сведений, составляющих государственную тайну (форма 36, установленная Инструкцией по обеспечению режима секретности в органах внутренних дел Российской Федерации, утвержденной Приказом МВД России от 15 марта 2005 г. N 015).

181. На обороте обложки дела (тома дела) или на отдельном листе, хранящемся в деле (томе дела), указывается список сотрудников органа внутренних дел, которым разрешено ознакомление с делом (томом дела). Указанный список подписывается руководителем того структурного подразделения, документы которого подшиваются в дело, и заверяется руководителем подразделения делопроизводства и режима. Изменения в список вносятся с разрешения руководителя подразделения делопроизводства и режима по представлению руководителя структурного подразделения.

182. Все подшитые в дело (том дела) документы нумеруются полистно арабскими цифрами. Номера листов проставляются простым карандашом в правом верхнем углу каждого листа вне текста документа. Названия документов и соответствующие этим документам номера листов дела вносятся во внутреннюю опись документов, находящихся в деле.

Листы внутренней описи документов, находящихся в деле, нумеруются отдельно.

183. Исправления во внутренних описях документов, находящихся в деле, оговариваются и заверяются подписями двух сотрудников подразделения делопроизводства и режима.

184. Документы формируемого дела в течение текущего года могут подшиваться с использованием скоросшивателя или храниться в папке с клапанами, а по окончании года - подшиваться в дело. В таких делах ведется внутренняя опись документов, находящихся в деле, и оформляется обложка дела.

При необходимости сотрудникам выдаются из этих дел документы, которые непосредственно относятся к их служебной деятельности. При этом в карточке учета выдачи носителей сведений, составляющих государственную тайну, проставляются регистрационный номер выданного документа, номер экземпляра и количество его листов.

185. Законченное производством дело (том дела) сброшюровывается, на его обложке проставляется дата окончания и инвентарный номер по журналу учета законченных производством дел.

По окончании ведения дела (тома дела) в конце внутренней описи документов, находящихся в деле, производится итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество внесенных в нее документов, а также должность и фамилия сотрудника, который оформил эту опись (например: "Всего во внутреннюю опись внесено _____ документов на _____ листах").

Законченное производством дело (том дела) прошивается и опечатывается. На заверительном листе, подшиваемом в конце дела (тома дела), производится запись о количестве листов, подшитых в дело (том дела), которая заверяется сотрудником, оформляющим дело (том дела) (например: "Всего в дело подшито листов, кроме того, внутренняя опись на ____ листах"). Заверительный лист не нумеруется.

Обеспечение сохранности и учета документального фонда, доступа сотрудников к документам органа внутренних дел

186. С момента заведения и до передачи в подразделение специальных фондов или на уничтожение дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за ведение дел, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

187. Дела размещаются в хранилищах в соответствии с нумерацией, установленной номенклатурой дел. На корешке обложки каждого дела указывается номер по номенклатуре дел.

188. Дела выдаются сотрудникам, которым разрешено ознакомление с ними, под расписку в карточке учета выдачи дел. По указанным карточкам подразделение делопроизводства и режима или лицо, ответственное за ведение дела, осуществляет контроль за своевременным возвращением документов и дел.

189. Изъятие из дела (тома дела) документов или перемещение их из одного дела (тома дела) в другое производится в исключительных случаях с разрешения руководителя подразделения делопроизводства и режима. При этом в дело (том дела) помещается справка-заместитель <1>. В случае если документы из дел изымаются безвозвратно, во внутренней описи документов, находящихся в деле, и учетных формах делаются соответствующие отметки.

<1> Форма 44, установленная Инструкцией по обеспечению режима секретности в органах внутренних дел Российской Федерации, утвержденной Приказом МВД России от 15 марта 2005 г. N 015.

При изъятии из дел документов, зарегистрированных по журналам (карточкам) учета прошлых лет, они должны быть вновь зарегистрированы в журнале (карточке) учета текущего года с отметкой об этом в справке-заместителе.

Справка-заместитель подписывается сотрудником подразделения делопроизводства и режима и руководителем структурного подразделения, с согласия которого изымаются документы. Отметки в деле об изменении количества листов при безвозвратном изъятии документов производятся на обложке дела, во внутренней описи документов, находящихся в деле, и на заверительном листе. При изъятии документов листы дела не перенумеровываются.

190. Законченные производством дела, журналы и картотеки, а также номенклатура дел подготавливаются для архивного хранения в соответствии с Инструкцией по архивной работе в системе МВД России, утвержденной Приказом МВД России от 24 декабря 2003 г. N 1022, и настоящей Инструкцией. Номенклатура дел, журналы учета журналов и картотек, законченных производством дел, хранятся постоянно.

О сданных на хранение в подразделение специальных фондов и уничтоженных делах (журналах, картотеках) производятся отметки в журналах учета журналов и картотек, законченных производством дел, с проставлением номеров описей и порядковых номеров в описях или номеров и дат актов об уничтожении документов и дел.

191. В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка, по результатам которой лицо, виновное в утрате, несет ответственность в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Уничтожение документальных материалов

192. Уничтожению подлежат утратившие практическое значение и не имеющие исторической или иной ценности <1> документы, дела, издания, технические документы, пленки и ленты с магнитными записями и тому подобное <2>.

<1> Порядок проведения экспертизы ценности устанавливается отдельным нормативным правовым актом МВД России.

<2> Далее - "документальные материалы".

193. Несекретные документальные материалы и материалы, содержащие служебные сведения ограниченного распространения, могут включаться в акты на уничтожение аналогичных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

194. В органах внутренних дел должен быть установлен порядок уничтожения документальных материалов, исключающий ознакомление с ними посторонних лиц, неполное или случайное их уничтожение.

195. Документальные материалы уничтожаются на основании решения экспертной комиссии, утвержденного в установленном порядке.

196. На документальные материалы, отобранные для уничтожения, составляются соответствующие акты об уничтожении документов, дел, правовых актов и изданий (Приложения N 28, 29, 30), которые подписываются членами комиссии и утверждаются руководителем органа внутренних дел.

197. Документы уничтожаются специально создаваемой комиссией в составе не менее 3 человек по акту, утверждаемому руководителем органа внутренних дел.

В состав комиссии по уничтожению документальных материалов включаются сотрудники структурных подразделений, имеющие непосредственное отношение к уничтожаемым материалам.

198. В случае если из отобранных для уничтожения дел изымаются отдельные документы, необходимые для дальнейшей работы, в акте указываются их регистрационные номера и наименования, номера дел, из которых они изъяты, и номера листов, а также дела, в которые они подшиты, номера листов и регистрационные номера по журналам (карточкам) учета текущего года. В журналах (карточках) учета производятся отметки о новом местонахождении документов. В акте об уничтожении таких дел указывается фактическое количество листов, оставшихся в деле после изъятия документов.

Дела уничтожаются вместе с внутренними описями документов, находящихся в деле, после полистной сверки подшитых в них документов с записями актов об уничтожении дел (Приложение N 29) и внутренними описями документов, находящихся в деле (Приложение N 25).

Наименования документов, правовых актов и изданий, их регистрационные номера, номера экземпляров, количество экземпляров и листов сверяются перед включением в соответствующие акты (Приложения N 28, 30) с журналами (карточками) учета.

Отобранные и включенные в акт об уничтожении документальные материалы после их сверки членами комиссии хранятся отдельно от других материалов.

199. Внесение каких-либо исправлений (зачеркиваний, дописок) в акты об уничтожении не допускается. В исключительных случаях такие исправления оговариваются и заверяются подписями всех членов комиссии.

200. Уничтожение документальных материалов до утверждения соответствующим руководителем акта об уничтожении запрещается.

201. Уничтожение должно производиться в возможно короткий срок после утверждения акта об уничтожении. Если подлежащие уничтожению документальные материалы вывозятся для уничтожения за пределы органа внутренних дел, они должны быть уничтожены в тот же день.

202. Уничтожение документальных материалов производится в присутствии всех членов комиссии, принимавших участие в сверке документальных материалов, отобранных для уничтожения.

203. По окончании уничтожения документальных материалов члены комиссии производят запись об этом в акте об уничтожении и заверяют ее своими подписями. Сотрудники подразделения делопроизводства и режима, ответственные за те документальные материалы, которые уничтожены, проставляют отметки об их уничтожении в соответствующих журналах (карточках) учета с указанием номера и даты регистрации акта.

Переписывать акт об уничтожении после его сверки членами комиссии, проставлять отметки в журналах (карточках) учета до уничтожения документальных материалов, а также выносить к месту уничтожения акты, описи, журналы и карточки учета, документальные материалы, не включенные в акт об уничтожении документов и дел, запрещается.

204. Акты об уничтожении дел, правовых актов и изданий хранятся постоянно, а акты об уничтожении других документальных материалов - в течение 10 лет в делах подразделения делопроизводства и режима.

V. Прием и передача текстов документов по официальным каналам электросвязи и с использованием ведомственной магистральной сети передачи данных, организация их учета

Телефонограммы

205. Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

206. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами, обеспечивающими идентификацию подписи отправляемой телефонограммы: исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы; должностью, фамилией, именем, отчеством лица, отправившего телефонограмму; подписью лица, принявшего телефонограмму, и входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

207. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения служебных вопросов в тех случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и другие).

208. Отправляемая телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем.

209. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней должен прилагаться список подразделений, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

210. В телефонограмме не должно быть более 50 слов. В тексте следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

211. Датой телефонограммы является дата ее передачи.

212. Рекомендуется применять специальные бланки телефонограмм (Приложение N 31). Если бланки отсутствуют, то телефонограмма записывается в журнал учета телефонограмм (Приложение N 32).

213. Принимаемая (поступающая) телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

Телеграммы

214. Телеграмма - текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи.

215. Отправителями телеграфной корреспонденции являются должностные лица, которым предоставлено право переписки по служебным вопросам.

216. Телеграммы печатаются крупным шрифтом через 1 - 2 интервала, без применения произвольных сокращений.

217. Телеграмма должна быть составлена в следующем порядке (Приложение N 33):

217.1. Подробный почтовый адрес.

217.2. Полное наименование адресата.

217.3. Текст телеграммы.

217.4. Должность, инициалы, фамилия руководителя, подписавшего телеграмму.

217.5. В нижней части телеграфного бланка, под чертой, указываются полный адрес структурного подразделения органа внутренних дел, инициалы и фамилия руководителя структурного подразделения органа внутренних дел, фамилия и инициалы исполнителя телеграммы и его контактный телефон. В нижней части телеграфного бланка проставляется печать о разрешении передачи телеграфом.

218. Адрес и наименование адресата должны содержать все необходимые сведения, обеспечивающие безусловную доставку телеграммы адресату. Ответственность за полноту и точность написания адреса возлагается на отправителя телеграммы (наименования номерных улиц указывать прописью, слова "проспект", "проезд", "переулок" в адресной части должны быть написаны полностью).

219. Текст печатается без переноса слов и исправлений. Вставки в тексте делать нельзя.

220. Приему к отправке подлежат телеграммы, в которых не более 300 слов. За отдельное слово считается:

220.1. Каждое слово в телеграмме, написанное в соответствии с правилами грамматики.

220.2. Каждое отдельно стоящее слово в адресе, в том числе и в наименованиях пункта назначения.

220.3. Каждая группа, состоящая из цифр, букв, или смешанная группа, состоящая из знаков, цифр, независимо от их числа.

220.4. Каждый знак, буква или цифра, написанные отдельно.

220.5. Каждая из составных частей слова, а также каждая из частей в составных наименованиях городов, фамилиях, именах и других названиях, соединенных чертой или без нее.

220.6. Каждый знак препинания, написанный полным или сокращенным словом.

221. Телеграммы в виде форм, таблиц, ведомостей, графиков, при наличии римских цифр, латинских букв, условных обозначений не принимаются для передачи.

222. Если телеграмма передается нескольким адресатам с одним и тем же текстом: не более 10 - к ней должен быть приложен список, содержащий наименования органов внутренних дел, которым ее направляют, с указанием населенных пунктов - мест их дислокации, свыше 10 - прилагается оформленная схема (разверстка), в которой отмечены необходимые города, номер телеграммы, инициалы и фамилия исполнителя и его контактный телефон.

223. Телеграмма передается в день ее поступления на телеграф. Поступившие телеграммы регистрируются в журнале (карточке) учета входящих несекретных документов (Приложения N 19, 20) с проставлением отметки "тлг" после номера.

Документы, передаваемые по сети факсимильной связи

224. Факсограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста при помощи факсимильной аппаратуры, передается в основном с применением телефонных каналов с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и другие) и принимается в виде копии (факсимиле).

225. Факсимильная связь предназначается для оперативного обмена текстами документов и служебных материалов с последующим направлением документов на бумажных носителях.

Запрещается передача по факсимильной связи документов, имеющих грифы секретности или пометку "Для служебного пользования".

226. Средства факсимильной связи устанавливаются в подразделениях делопроизводства и режима, дежурных частях или приемных руководителей органов внутренних дел.

227. Требования к составлению и оформлению сообщений, направляемых по факсимильной связи, определяются видом документа-подлинника (письмо, договор, протокол и другое).

228. Информация, подлежащая передаче по факсимильной связи (текст, фотография, чертеж и другое), должна располагаться только в пределах ограничительной рамки факсимильной аппаратуры. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.

Отправляемые по каналам факсимильной связи документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом либо написаны шариковой ручкой, тушью, контрастными черными или темно-синими чернилами.

Чертежи и штриховые изображения оформляются четко и контрастно, свободное поле чертежей не должно иметь помарок.

Фотографии должны быть четкими, с контрастным изображением.

Необходимо, чтобы в отправляемых документах со смешанным содержанием (фотография и текст) текстовая часть не была бледнее фотографии.

Запрещается отправка по каналам факсимильной связи документов, написанных с использованием красного, зеленого, желтого цветов; отпечатанных или написанных на красной, серой бумаге, а также напечатанных шрифтом слабой контрастности или с недостаточной четкостью.

229. Объем передаваемого материала (текста, схемы, графического изображения), выполненного на писчей бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов.

230. Передача по факсимильной связи исходящих документов и принятые факсограммы учитываются в журнале учета факсограмм (Приложение N 34).

231. На копии исходящего документа, переданного по каналам факсимильной связи, или принятой факсограммы проставляется дата и время передачи (приема) факсограммы, наименование корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и номер телефона, по которому установлен факсимильный аппарат. Эти записи заверяются подписью сотрудника, ответственного за передачу (прием) факсограмм.

232. Принятая факсограмма докладывается руководителю, которому адресован исходящий документ, переданный по каналам факсимильной связи, и передается с резолюцией исполнителю, о чем делается пометка в журнале учета факсограмм (Приложение N 34).

233. После получения оригинала документа, переданного по каналам факсимильной связи, сотрудником подразделения делопроизводства и режима с принятой факсограммы на оригинал документа переносятся резолюции и справки об исполнении документа.

234. Законченные делопроизводством факсограммы сдаются исполнителем для подшивки в дело принятых факсограмм, имеющих срок хранения один год.

Электронные сообщения

235. Электронное сообщение <1> - совокупность данных, соответствующая установленному МВД России электронному формату, пригодная для однозначного восприятия ЭС, снабженная кодом аутентификации.

<1> Далее - "ЭС".

236. ЭС состоит из адреса или нескольких адресов получателей, заголовка, содержащего служебную информацию (служебный заголовок), и текста. Служебный заголовок в свою очередь должен содержать следующие поля, задаваемые автором сообщения или автоматической системой: имя отправителя, обратный электронный адрес, дата и время отправки сообщения, электронный адрес получателя, тема сообщения, электронная цифровая подпись <2>, при наличии соответствующего удостоверяющего центра, имеющего лицензию, оформленную в соответствии с законодательством Российской Федерации.

<2> Далее - "ЭЦП".

237. ЭС может быть передано или получено по магистральной сети передачи данных МВД России с использованием технологии ДИОНИС <1>. Возможна также передача ЭС по другим информационно-телекоммуникационным каналам связи, при наличии соответствующей аттестации на этот канал связи.

<1> Приказ МВД России от 25 апреля 2006 г. N 298 "О системе адресации в Единой информационно-телекоммуникационной системе органов внутренних дел".

238. Юридическая сила документов, хранимых, обрабатываемых и передаваемых с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, в соответствии с законодательством Российской Федерации может подтверждаться электронной цифровой подписью, порядок пользования которой определен Федеральным законом от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" <2>. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в указанных системах программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установочного режима их использования.

<2> Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 2, ст. 127.

Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основе лицензии.

239. Принятые ЭС распечатываются на листы бумаги с проставлением надписи: "Документ получен в электронном виде. ЭЦП подтверждаю", заверенной подписью сотрудника, распечатавшего ЭС.

Электронная версия документа после проведения названных операций может быть уничтожена.

240. Распечатанный документ передается в подразделение делопроизводства и режима, регистрируется в журнале (карточке) учета входящих несекретных документов (Приложения N 19, 20), рассматривается и исполняется в установленном настоящей Инструкцией порядке.

241. ЭС, не имеющие ЭЦП, не учитываются и исполнению не подлежат.

242. Передача ЭС с пометкой "Для служебного пользования" разрешается только при наличии соответствующих аттестованных каналов связи между отправителем и получателем информации.

243. Допускается прием и отправка электронных образов документов, полученных с помощью аппаратуры сканирования. В данном случае с документом производят действия, аналогичные приему факсограмм.

VI. Контроль исполнения документов и поручений

244. Контроль представляет собой совокупность мероприятий, направленных на обеспечение своевременного и качественного исполнения принятых решений и поручений, зафиксированных в служебных документах <3>. Осуществление контроля является одной из основных обязанностей всех должностных лиц. Обязательному контролю подлежат все служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются поручения о представлении докладов, предложений, заключений и выполнении (проведении) других конкретных мероприятий.

<3> Далее - "поручений".

245. Контроль исполнения поручений включает:

245.1. Систематизацию и подготовку сведений о содержании и сроках выполнения поручений, подготовку и направление исполнителям контрольных и учетных карточек (Приложения N 35, 36, 37).

245.2. Периодический сбор, обобщение и анализ информации о ходе и состоянии выполнения поручений.

245.3. Осуществление по указанию соответствующих руководителей проверки фактического выполнения поручений, а также подготовку по ее результатам материалов (рапорт, справка, докладная записка) для доклада руководителям.

245.4. Подготовку предложений по обеспечению своевременного выполнения поручений, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации и осуществления контроля.

246. Контроль в пределах своей компетенции осуществляют следующие субъекты контроля:

246.1. Организационно-инспекторский департамент <1> МВД России, Административный департамент <2> МВД России, Правовой департамент <3> МВД России - в центральном аппарате МВД России, подразделениях, непосредственно подчиненных МВД России.

<1> Далее -"ОИД".

<2> Далее - "АД".

<3> Далее - "ПД".

246.2. Штабные подразделения - в органах внутренних дел, учреждениях и организациях, осуществляющих задачи, возложенные на органы внутренних дел.

246.3. Подразделения делопроизводства и режима - в соответствующих подразделениях центрального аппарата МВД России, подразделениях, непосредственно подчиненных МВД России, органах внутренних дел, учреждениях и организациях, осуществляющих задачи, возложенные на органы внутренних дел.

246.4. Подразделения правового обеспечения - в органах внутренних дел, учреждениях и организациях, осуществляющих задачи, возложенные на органы внутренних дел.

247. ОИД МВД России осуществляет контроль за исполнением:

247.1. Федеральных конституционных законов и федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации по вопросам, отнесенным к компетенции МВД России.

247.2. Решений и протокольных поручений Правительства Российской Федерации, Совета Безопасности Российской Федерации и его комиссий, межведомственных комиссий и совещаний по вопросам, отнесенным к компетенции МВД России.

247.3. Решений коллегии МВД России, объединенных коллегий МВД России; протоколов коллегий МВД России, протоколов оперативных совещаний при Министре внутренних дел Российской Федерации.

247.4. Распоряжений МВД России по конкретным вопросам, а также планирующих и иных документов межотраслевого характера, контроль за исполнением которых поручен ОИД МВД России.

248. АД МВД России осуществляет контроль за исполнением:

248.1. Поручений, данных Министром внутренних дел Российской Федерации <1> и заместителями Министра, по рассмотренной ими корреспонденции, за исключением документов, отнесенных настоящей Инструкцией к компетенции ОИД МВД России, предложениям, заявлениям, жалобам граждан, письмам и запросам депутатов всех уровней, публикациям и сообщениям в средствах массовой информации.

<1> Далее - "Министр внутренних дел" или "Министр".

248.2. Документов, поступивших из высших органов государственной власти Российской Федерации с пометкой "Срочно" и "Оперативно".

248.3. Плана командирований специалистов МВД России за границу и приемов иностранных делегаций.

249. ПД МВД России осуществляет контроль:

249.1. За соответствием законодательству Российской Федерации представляемых на подпись Министру нормативных правовых актов, проектов отзывов и заключений Правительства Российской Федерации по законопроектам, международных договоров, договоров и контрактов, предусматривающих поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг МВД России, ненормативных актов управления <2>.

<2> Приказ МВД России от 5 июля 2003 г. N 520.

249.2. За исполнением Перечня нормативных правовых актов, подлежащих разработке и (или) сопровождению (приложение к Плану основных организационных мероприятий МВД России), иных планов и программ МВД России, в части осуществления нормотворческой деятельности.

249.3. За исполнением судебных решений и иных судебных документов по искам, предъявляемым к МВД России, и направленных в соответствующие подразделения системы Министерства для исполнения.

250. Штабные подразделения органов внутренних дел осуществляют контроль за выполнением:

250.1. Поручений, поступивших из ОИД МВД России в порядке осуществления им контрольных функций.

250.2. Решений и протокольных поручений Правительства Российской Федерации, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, межведомственных комиссий и совещаний по вопросам, отнесенным к компетенции органов внутренних дел.

250.3. Решений коллегии органа внутренних дел, объединенных коллегий органа внутренних дел; протоколов коллегий, протоколов оперативных совещаний при руководителе органа внутренних дел.

250.4. Распоряжений руководителя органа внутренних дел по конкретным вопросам, а также планирующих и иных документов межотраслевого характера, контроль за исполнением которых поручен штабному подразделению.

251. Подразделения делопроизводства и режима соответствующих подразделений центрального аппарата МВД России, подразделений, непосредственно подчиненных МВД России, осуществляют контроль за выполнением поручений, поступивших из ОИД МВД России, Управления делами АД МВД России и аппаратов заместителей Министра, в части их своевременного выполнения ответственными сотрудниками.

252. Подразделения делопроизводства и режима органов внутренних дел осуществляют контроль за выполнением поручений, данных руководителем органа внутренних дел:

252.1. По рассмотренной им корреспонденции, за исключением документов, отнесенных настоящей Инструкцией к компетенции штабных подразделений.

252.2. По предложениям, заявлениям, жалобам граждан, письмам и запросам депутатов всех уровней, публикациям и сообщениям в средствах массовой информации.

253. Подразделения правового обеспечения органов внутренних дел осуществляют контроль:

253.1. За соответствием законодательству Российской Федерации представляемых на подпись начальнику органа внутренних дел проектов правовых актов, соглашений и договоров, планов и программ соответствующего органа внутренних дел, в части осуществления нормотворческой деятельности.

253.2. За выполнением поручений, поступивших из ПД МВД России, касающихся разработки и (или) сопровождения нормативных правовых актов, выполнения правоподготовительных работ; поручений, данных руководством органа внутренних дел в части правовой работы.

253.3. За исполнением судебных решений и иных судебных документов по искам, предъявляемым к органу внутренних дел.

254. На документах, подлежащих контролю подразделением делопроизводства и режима, проставляется штамп "Контроль", "Особый контроль" и заполняется контрольная карточка в двух экземплярах (Приложение N 35), после чего подлежащий контролю документ вместе со вторым экземпляром контрольной карточки направляется в соответствующие структурные подразделения, как правило, в день регистрации, а срочные - немедленно.

255. На документах, подлежащих контролю штабным подразделением, проставляется штамп "Контроль", "Особый контроль" и осуществляется:

255.1. Введение их в контрольную картотеку или базу данных.

255.2. Заполнение на них контрольных карточек хода выполнения поручения (Приложение N 36), которые направляются ответственному исполнителю за 10 дней до выполнения поручения, а также карточек-уведомлений (Приложение N 37) для напоминания и упреждающего контроля. При заполнении контрольной карточки хода выполнения и карточки уведомления на документ, имеющий гриф секретности, его содержание излагается без указания секретных данных.

256. Выставление контрольной карточки - исключительная прерогатива субъекта контроля. Субъекты контроля в подразделениях - исполнителях поручения осуществляют контроль в процессе непосредственного контакта с исполнителями по действующим в системе МВД России каналам прямой и обратной связи, позволяющим решать данные вопросы бездокументационным путем.

257. Осуществляются следующие виды контроля за выполнением поручений:

257.1. Промежуточный - как правило, за выполнением особо значимых мероприятий, имеющих промежуточные этапы выполнения.

257.2. Заключительный - по окончании выполнения поручения в целом (в части касающейся) посредством сбора сведений о выполнении содержащихся в нем мероприятий и проверки результатов.

258. В целях повышения эффективности контроля по отдельным поручениям, имеющим особое значение, длительный срок исполнения или значительное количество исполнителей и соисполнителей, по указанию руководства органа внутренних дел может подготавливаться план контроля, который должен содержать сведения о промежуточных сроках представления проектов документов в заинтересованные инстанции. План разрабатывается соответствующим субъектом контроля и после согласования с ответственными исполнителями утверждается руководителем, давшим поручение о его разработке. Контроль за выполнением плана осуществляет соответствующий субъект контроля. Копии плана контроля или выписки из него в части касающейся направляются руководителям структурных подразделений органа внутренних дел, являющихся ответственными исполнителями и соисполнителями.

259. Субъект контроля в порядке промежуточного контроля за выполнением особо значимых поручений или имеющих несколько этапов выполнения осуществляет:

259.1. Периодический сбор сведений о ходе исполнения поручений.

259.2. Анализирует полученную информацию, при необходимости готовит предложения руководству органа внутренних дел по обеспечению своевременного исполнения поручений.

259.3. По указанию руководства органа внутренних дел проводит проверки фактического выполнения поручений с привлечением в случае необходимости сотрудников других структурных подразделений.

260. Поручение подлежит выполнению в срок, указанный в контрольной карточке (Приложения N 35, 36) или резолюции соответствующего руководителя.

Поручения без указания конкретной даты выполнения, имеющие пометку "Весьма срочно", исполняются в наиболее короткий срок, но не более 3 дней, с пометкой "Срочно" - в 3-дневный срок, имеющие пометку "Оперативно" - в 10-дневный срок, а остальные - в срок не более одного месяца (срок исчисляется с даты подписания поручения).

261. Срок выполнения исчисляется в календарных днях по поручениям:

261.1. Президента Российской Федерации - с даты его подписания.

261.2. Содержащимся в федеральных конституционных законах и федеральных законах, указах и распоряжениях Президента Российской Федерации, постановлениях и распоряжениях Правительства Российской Федерации - с даты их вступления в силу (если не установлен особый срок).

261.3. Содержащимся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации - с даты подписания протокола.

261.4. Руководителей высших органов государственной власти Российской Федерации, по обращениям федеральных органов исполнительной власти, иных органов и организаций - с даты их поступления в орган внутренних дел.

261.5. Содержащимся в обращениях Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации - в срок до 15 дней, если в самом запросе не установлен иной срок.

262. Если последний день срока исполнения документа или поручения приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего данному нерабочему дню.

263. Срок выполнения поручения соисполнителем равен половине срока, установленного для выполнения поручения ответственному исполнителю.

264. Доклады об исполнении федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, а также документы, подготовленные во исполнение постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, представляются на имя Президента Российской Федерации или Председателя Правительства Российской Федерации в срок до 30 дней, если в тексте не указаны иные сроки их выполнения.

265. Запросы, содержащиеся в обращениях Министерства иностранных дел Российской Федерации, рассматриваются в срок до 15 дней, если иное не указано в обращениях, а по запросам, требующим межведомственного согласования, - не более 30 дней. При наличии грифа "Срочно" - не более пяти рабочих дней, грифа "Вне очереди" - не более трех рабочих дней <1>.

<1> Постановление Правительства Российской Федерации от 14 марта 1997 г. N 300 "О порядке рассмотрения обращений Министерства иностранных дел Российской Федерации и входящих в его систему дипломатических представительств по вопросам международного сотрудничества" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 12, ст. 1437).

266. Поручения, содержащиеся в приказах, указаниях, директивах, протоколах заседаний коллегии МВД России, совещаний при Министре, за подписью Министра исполняются в срок до 30 дней, если не указаны иные сроки выполнения.

267. Мероприятия всех видов планов, разрабатываемых в системе органов внутренних дел Российской Федерации, исполняются в сроки, указанные в этих планах.

268. Субъектами контроля ежемесячно проводится анализ состояния выполнения контролируемых поручений, результаты которого докладываются соответствующему руководителю органа внутренних дел.

269. Сотрудник, которому поручено осуществление контроля и проверки выполнения поручений, обязан:

269.1. Установить контакт с сотрудниками-исполнителями и соисполнителями поручения, а также руководителями соответствующих подразделений делопроизводства и режима.

269.2. Располагать оперативной информацией о ходе выполнения поручения, принимать соответствующие меры к обеспечению своевременного представления подразделением органа внутренних дел - ответственным исполнителем материалов на доклад.

269.3. В случае невозможности исполнения поручения к установленному сроку затребовать от подразделения органа внутренних дел - ответственного исполнителя мотивированного рапорта о продлении срока не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения.

270. Персональную ответственность за своевременное выполнение поручения несет руководитель структурного подразделения органа внутренних дел, указанный в резолюции. Если поручение дано нескольким структурным подразделениям, то работу по его выполнению координирует должностное лицо, указанное в поручении первым или отмеченное символом "*" или словом "созыв", которое готовит и согласовывает с соисполнителями итоговый документ. При необходимости исполнения поручения в сокращенные сроки ответственный исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего создает рабочие группы и проводит согласительные совещания.

271. Соисполнители обязаны участвовать в проработке вопроса и представлять ответственному исполнителю необходимые материалы.

272. При необходимости расширения числа соисполнителей и переназначения ответственного исполнителя поручения должностное лицо, ответственное за выполнение, представляет на имя руководителя, давшего поручение, рапорт с указанием мотивированной причины внесенного предложения. Изменение такого характера фиксируется в контрольной карточке. При переназначении исполнителя подлинник документа с отметкой о рассылке копий в таких случаях направляется вновь назначенному ответственному исполнителю.

273. С поручения, требующего срочного исполнения, копии для одновременной рассылки могут быть сняты по указанию руководителя подразделения делопроизводства и режима. Подлинник документа с отметкой о рассылке копий в таких случаях направляется ответственному исполнителю.

274. Контроль за получением ответов на запросы, направленные в другие органы внутренних дел, осуществляется непосредственно исполнителем.

275. В случае невозможности выполнения поручения в установленный срок решение о продлении (переносе) срока может быть принято только должностным лицом, установившим срок выполнения.

При необходимости изменения срока выполнения поручения должностное лицо, ответственное за выполнение, представляет рапорт на имя руководителя, давшего поручение, не позднее трех дней до истечения установленного срока, с изложением мотивированной просьбы о его продлении и указанием конкретных мер, которые необходимо осуществить для выполнения поручения, а также реальном сроке выполнения.

Рапорт об изменении срока выполнения поручения, не отвечающий требованиям настоящей Инструкции, возвращается должностному лицу -исполнителю для доработки и повторного представления.

После получения согласия руководителя, давшего поручение, об изменении срока его выполнения исполнитель представляет копию рапорта об изменении срока выполнения соответствующему субъекту контроля.

Субъект контроля своевременно вносит в контрольную карточку (базу данных) изменение срока выполнения поручения.

276. Снятию с контроля подлежат поручения, по которым выполнены содержащиеся в нем задания, решены поставленные вопросы и направлены ответы всем заинтересованным адресатам, результаты выполнения доложены соответствующему руководителю, давшему поручение. Указанные сведения заносятся в контрольную карточку документа исполнителем.

При снятии с контроля на документе проставляется штамп "Снято с контроля".

Если о выполнении поручения доложено руководству органа внутренних дел в устной форме, в контрольной карточке делается соответствующая запись за подписью руководителя подразделения органа внутренних дел, ответственного за выполнение данного поручения.

277. В случаях ухода в отпуск, убытия в командировку, болезни, увольнения или перемещения по службе сотрудник, ответственный за исполнение контрольных документов, обязан передать все контролируемые документы другому сотруднику, назначенному руководителем структурного подразделения органа внутренних дел для дальнейшего исполнения данных по ним поручений, с уведомлением субъекта контроля.

278. Контрольные карточки формируются в картотеку, которая хранится в течение пяти лет, а затем уничтожается в установленном порядке.

VII. Автоматизация документационного обеспечения (система управления документами и электронными административными регламентами) органов внутренних дел

279. Система электронного документооборота <1> предназначена для информационно-документационного обеспечения текущей деятельности руководства, структурных подразделений и сотрудников органов внутренних дел в процессе осуществления ими своих функций.

<1> Далее - "Система".

280. Автоматизации подлежат следующие делопроизводственные процессы:

280.1. Регистрация и движение входящей и исходящей корреспонденции.

280.2. Создание, согласование, подписание, регистрация и рассылка правовых актов и организационно-распорядительных документов.

280.3. Создание протоколов заседаний (совещаний), их согласование, регистрация и рассылка.

280.4. Подготовка служебных записок (рапортов).

280.5. Документирование устных поручений, их рассылка исполнителям.

280.6. Контроль исполнения вышеуказанных видов документов.

280.7. Управление архивом документов долгосрочного и постоянного сроков хранения.

281. В соответствии с процессами Система должна автоматизировать следующие технологические операции:

281.1. Формирование единого архива электронных документов и электронных образов документов.

281.2. Обеспечение контроля исполнения и движения документов на различных уровнях организационной структуры.

281.3. Сокращение времени поиска документов за счет предоставления сотрудникам средств атрибутивного и полнотекстового поиска в базе данных документов.

281.4. Сокращение временных затрат на согласование документов внутри подразделения за счет обеспечения возможности использования унифицированных электронных шаблонов (формуляров-образцов) для наиболее употребляемых в Системе видов документов и эффективной организации процесса согласования электронных документов посредством использования функционала Системы и локальной вычислительной сети.

281.5. Сокращение затрат на подготовку установленной делопроизводственной отчетности за заданные периоды времени.

281.6. Исключение необходимости дублирования бумажных документов при рассылке за счет автоматизированной рассылки уведомлений об издании обрабатываемых Системой электронных документов.

281.7. Снижение объема бумажного документооборота и соответствующих затрат за счет внедрения безбумажных технологий обработки и рассылки документов.

282. К способам представления, учета и хранения документов в Системе предъявляются следующие требования:

282.1. Все зарегистрированные электронные документы должны помещаться в единую базу данных органа внутренних дел.

282.2. Электронный документ представляется в виде унифицированной учетной составляющей (карточки документа) и содержимого документа, представляющего собой файл или набор файлов, например, для случая наличия в документе разноформатных приложений. В наборе файлов также может присутствовать файл электронного образа документа и (при необходимости) файл, содержащий распознанный текст данного образа. Структурированная информация (атрибуты карточек документов, служебная информация) хранится в базе данных под управлением реляционной системы управления базами данных; неструктурированная информация (файлы с содержимым документов) - в выделенной и защищаемой области файловой системы.

282.3. Файлы, хранимые в базе данных документов, должны иметь защиту от несанкционированного доступа.

283. Система должна:

283.1. Представлять пользователям шаблоны электронных форм для создания необходимых документов.

283.2. Обеспечивать возможность установления логических связей между документами, находящимися в ней, независимо от набора файлов, входящих в документ, и формата их представления.

283.3. Фиксировать историю работы с документами.

283.4. Обеспечивать отображение хода исполнения документа в целом в его регистрационной карточке.

283.5. Обеспечивать возможность защиты данных от несанкционированного доступа с использованием механизмов шифрования и электронной цифровой подписи.

283.6. Включать подсистему управления версиями документов, а также виртуальными (составными) документами.

283.7. Обеспечивать возможность долгосрочного и постоянного хранения документов в специализированном архиве документов.

283.8. Обеспечивать делегирование полномочий, выражающееся в одинаковых правах доступа на существующие и новые документы, а также равный доступ к задачам на обработку документов.

283.9. Предоставлять возможность пользователям, работающим с документами Системы, по окончании рассмотрения или исполнения документа указывать индекс дела подразделения, в котором должен быть учтен данный документ.

283.10. Осуществлять атрибутивный поиск и полнотекстовый поиск документов.

283.11. Обеспечивать формирование, ведение и использование необходимых электронных справочников и классификаторов (организационная структура, сотрудники, виды документов, номенклатура дел и другое).

283.12. Предусматривать необходимые меры по контролю и обновлению данных в информационных массивах Системы, восстановлению массивов после отказа каких-либо технических средств Системы, обеспечивать защиту целостности хранимых данных на уровне операций базового программного обеспечения.

284. При небольшом объеме обрабатываемых документов автоматизированная система электронного документооборота может быть реализована на отдельном автоматизированном рабочем месте.

285. Система должна обеспечивать технологическую и информационную интеграцию с информационно-вычислительными ресурсами МВД России и других федеральных органов государственной власти.

286. При создании и внедрении системы электронного документооборота в органах внутренних дел следует руководствоваться законодательством Российской Федерации, положениями настоящей Инструкции, а также другими нормативными правовыми актами МВД России. Технические задания на создание и внедрение подобных систем документооборота должны быть согласованы с Административным департаментом МВД России.

VIII. Изготовление, использование, учет и хранение бланков документов, печатей и штампов

Изготовление, использование и хранение гербовых бланков

287. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации <1> являются полиграфической продукцией.

<1> Далее - "гербовые бланки".

288. Контроль за хранением и использованием гербовых бланков в структурных подразделениях органа внутренних дел осуществляется соответствующим подразделением делопроизводства и режима.

289. Гербовые бланки подлежат учету. На лицевой стороне или обороте гербовых бланков проставляются порядковые учетные номера. После получения гербовые бланки регистрируются подразделением делопроизводства и режима в журнале учета гербовых бланков документов (Приложение N 38).

290. Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых металлических шкафах (сейфах).

291. Гербовые бланки выдаются сотрудникам под подпись в журнале учета гербовых бланков документов (Приложение N 38).

292. Испорченные гербовые бланки или неподписанные проекты документов на гербовых бланках сдаются сотруднику делопроизводства и режима, ответственному за учет гербовых бланков.

293. Уничтожение испорченных гербовых бланков или неподписанных проектов документов на гербовых бланках производится под подписи сотрудника делопроизводства и режима, ответственного за учет гербовых бланков, и исполнителя документа.

294. Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков осуществляется один раз в год комиссией, создаваемой руководителем органа внутренних дел, по итогам которой составляется акт, который утверждается руководителем, создавшим комиссию.

Учет, хранение и использование печатей и штампов

295. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в органах внутренних дел используются печати.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.

296. Печати органов внутренних дел с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации и геральдического знака - эмблемы МВД России ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности (Приложение N 39). Простые круглые мастичные печати ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

297. Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписывающего документ, необходимо, чтобы четко была видна подпись и вся информация на оттиске печати.

298. Порядок изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей и штампов устанавливается отдельным нормативным правовым актом МВД России.

299. Контроль за использованием печатей и штампов возлагается на руководителей органов внутренних дел. При их смене печати и штампы передаются по акту.

IX. Особенности документационного обеспечения руководства МВД России

Порядок получения и рассмотрения документов

300. Доставка документов в МВД России осуществляется средствами почтовой и фельдъегерской связи, электросвязи, сотрудниками Министерства и курьерами.

301. Порядок взаимодействия подразделений МВД России с Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации регламентируется отдельно заключаемым соглашением, а также Приказом ГФС России и МВД России от 27 марта 2006 г. N 72/197 "О взаимодействии Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации и Министерства внутренних дел Российской Федерации".

302. Корреспонденция, адресованная Министру внутренних дел Российской Федерации, заместителям Министра, а также МВД России без указания конкретного подразделения Министерства, доставляется экспедицией фельдъегерской связи и регистрируется в Управлении делами Административного департамента МВД России <1>.

<1> Далее - "Управление делами".

303. Корреспонденция, адресованная в конкретные подразделения Министерства, доставляется фельдсвязью и регистрируется в подразделениях делопроизводства и режима данных подразделений.

304. Срочная корреспонденция, поступающая руководству Министерства после окончания рабочего дня, сдается экспедицией фельдсвязи в Приемную Министра, где регистрируется в пакетно-контрольном журнале.

305. О содержании документов дежурный по Приемной Министра докладывает руководству АД МВД России и при необходимости срочного исполнения информирует заинтересованных руководителей подразделений Министерства, о чем делает соответствующую отметку на документе.

306. Документы, полученные непосредственно сотрудниками Министерства из органов внутренних дел или других учреждений и организаций, адресованные МВД России или конкретному руководителю, должны быть переданы в Управление делами или подразделение делопроизводства и режима соответствующего подразделения Министерства.

307. Поступившая корреспонденция вскрывается, за исключением пакетов, имеющих пометку "Лично". Такие пакеты регистрируются без вскрытия и передаются адресату или уполномоченному на то сотруднику.

Пакеты, имеющие специальный "Литер "М" или "МВ", вскрываются уполномоченным сотрудником Управления делами и докладываются руководству Министерства. После подготовки резолюции и ознакомления руководства такие документы направляются адресату или в Управление организации мобилизационной подготовки Департамента кадрового обеспечения МВД России.

308. Регистрация поступивших документов производится в подразделении делопроизводства и режима с вводом информации о них в технологическую базу данных автоматизированной системы "Секретариат" (при наличии), журнал учета входящих документов или учетную карточку.

Поступивший документ регистрируется в автоматизированной системе "Секретариат". В электронную карточку документа вводятся необходимые данные о нем, и распечатывается учетная карточка документа.

При заполнении электронной карточки на документ, имеющий гриф секретности, его содержание излагается без указания секретных сведений.

После доклада корреспонденции руководству Министерства резолюция учитывается в базе данных.

Данные о зарегистрированных документах хранятся в автоматизированной системе "Секретариат" не менее 5 лет.

309. Поступившая в Управление делами корреспонденция на иностранных языках, в том числе письменные обращения иностранных граждан, направляется в Управление организации международного сотрудничества АД МВД России для перевода или аннотации. Такие документы с переводом (аннотацией) возвращаются в Управление делами для их направления в подразделения Министерства. Если в них затрагиваются вопросы, относящиеся только к компетенции Управления организации международного сотрудничества АД МВД России, то такие документы рассматриваются в установленном порядке.

310. Зарегистрированная в Управлении делами (подразделении делопроизводства и режима) корреспонденция распределяется на потоки, направляемые:

310.1. Руководству Министерства (подразделения Министерства).

310.2. В подразделения Министерства.

310.3. Отдельным исполнителям.

311. Регистрация поступивших документов и представление их на доклад руководителям подразделений производится, как правило, в следующем порядке:

311.1. Документы, поступившие с 10.00 до 18.00 текущего рабочего дня, регистрируются и рассматриваются по мере их поступления.

311.2. Документы, поступившие в подразделение после 18.00 рабочего дня, регистрируются и рассматриваются до 10.00 следующего рабочего дня.

312. Руководство АД МВД России докладывает поступившие документы Министру или передает их в аппарат заместителя Министра для доклада соответствующему руководителю, как правило, в день их поступления.

313. Документы с резолюциями Министра и (или) заместителей Министра, а также указания начальника АД МВД России, содержащие срочные и оперативные поручения, и другие документы с пометкой о срочности доставки "Вручить немедленно" или "Срочно" докладываются руководителю соответствующего подразделения незамедлительно.

314. В случае, если документ исходя из его содержания и значимости поставленных в нем вопросов нецелесообразно докладывать руководству Министерства, он направляется руководством АД МВД России, Управления делами АД МВД России или руководителями аппаратов заместителей Министра в соответствующее подразделение Министерства с краткой резолюцией на бланке установленного образца. Например: "Прошу доложить А.П. Иванову".

315. Проекты резолюций Министра готовятся Управлением делами, а заместителей Министра - сотрудниками их аппаратов.

316. На бланке резолюции проставляется регистрационный номер документа. При необходимости резолюция Министра может быть подготовлена в виде отдельного поручения. В этом случае ей присваивается очередной исходящий номер, а текст переносится на информационное поле экранной формы карточки с индексом "1/".

317. Документы, требующие срочного решения в соответствии с резолюциями Министра, руководства АД МВД России или Управления делами, направляются головному исполнителю, а соисполнителям - копии, необходимое количество которых для соисполнителей определяется Управлением делами. Копии документов, направляемых исполнителям в соответствии с резолюциями заместителей Министра, готовятся в аппаратах соответствующих заместителей Министра.

В том случае, когда копии документов не готовились и соисполнителям не направлялись, ознакомление с документом организует головной исполнитель.

318. Если поручение поступило в МВД России с задержкой и сроки его выполнения истекли или объективно недостаточны для своевременного выполнения, то руководство Управления делами обеспечивает уточнение сроков выполнения поручения с контрольными подразделениями Администрации Президента Российской Федерации или Аппарата Правительства Российской Федерации. По иным поручениям согласование сроков их выполнения проводится устно ответственным исполнителем с последующим письменным уведомлением субъекта контроля.

319. Передача документов, зарегистрированных в Управлении делами, из одного подразделения Министерства в другое осуществляется через Управление делами, в исключительных случаях - через подразделения делопроизводства и режима, с обязательным уведомлением Управления делами.

320. При возвращении документа из подразделения Министерства в Управление делами (после ознакомления или исполнения) повторная регистрация его не производится, а делается отметка в электронной базе данных или соответствующих учетах.

321. Документы, на которых проставлен штамп "Подлежит возврату в Управление делами АД МВД России", возвращаются, как правило, в течение суток, если не оговорен иной порядок.

Порядок подготовки исходящих документов и документов внутреннего обращения

322. Подготовка проекта исходящего документа, представляемого на подпись Министру внутренних дел Российской Федерации или заместителю Министра, осуществляется на чистом листе бумаги. После окончательного согласования текста документа со всеми заинтересованными подразделениями Министерства он печатается на учтенном гербовом бланке с указанием его номера на оборотной стороне 2-го и 3-го экземпляров.

В тексте проекта запроса о предоставлении каких-либо сведений из органов внутренних дел, как правило, указывается контактная информация о подразделении Министерства, ответственном за сбор и обобщение этих сведений.

323. Документы, подписанные Министром, заместителями Министра и руководителями подразделений Министерства и направленные в другие организации и учреждения, а также органы внутренних дел, являются исходящими, и им присваивается учетный номер, который указывается через дробь после соответствующего индекса (например: 1/1234, 12/3-456).

На исходящие документы заполняется соответствующий раздел регистрационной карточки.

324. Передача документов на подпись Министру осуществляется, как правило, через Управление делами. На подпись заместителям Министра документы передаются через аппараты заместителей Министра. Недооформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю.

Факт приема документов закрытого характера сотрудниками Управления делами или аппарата заместителя Министра фиксируется их подписью с проставлением даты в одной из следующих форм, представляемых исполнителем: внутренней описи исполнителя, реестре, разносной книге или в расписке. Учет принятых на рассмотрение и подпись документов в Управлении делами или аппарате заместителя Министра осуществляется в журналах учета документов, полученных на подпись и для рассылки адресатам (Приложение N 40).

Все документы, поступающие на согласование заместителям Министра, в подразделения центрального аппарата МВД России, подразделения, непосредственно подчиненные МВД России, рассматриваются и докладываются заместителю Министра, руководителю подразделения центрального аппарата МВД России, подразделения, непосредственно подчиненного МВД России, оперативно, но в срок, не превышающий трех рабочих дней.

При наличии замечаний и предложений по письменному поручению заместителя Министра, руководителя подразделения центрального аппарата МВД России, подразделения, непосредственно подчиненного МВД России, ответственный исполнитель устраняет имеющиеся в документе недостатки и повторно представляет на согласование, которое осуществляется в течение одного рабочего дня с момента официального поступления документа.

325. Документы, подписанные руководством Министерства, направляются адресатам только за регистрационными номерами Управления делами, если не установлен иной порядок.

326. Исходящие документы подразделений Министерства подписываются только руководителями этих подразделений или их заместителями.

По поручению заместителей Министра исходящие документы могут подписывать руководители аппаратов соответствующих заместителей Министра.

327. Документы за подписью руководства Министерства готовятся в следующем количестве экземпляров:

327.1. При направлении документа в один адрес он готовится в трех экземплярах: первый на бланке установленного образца - для отправки; второй (на простом листе) с необходимыми визами (проставляются на лицевой стороне последнего листа) - для хранения в Управлении делами; третий (на простом листе) - для хранения в подразделении, подготовившем документ.

В этом случае отметка об исполнителе имеет следующий вид, например:

отп. 3 экз.

1 - в адрес

2 - в дело УД АД МВД России

3 - в дело ДКО МВД России

исп. В.А. Жуков

239 03 26

07.02.2007

N бланка

При направлении нормативного правового акта, разработанного в МВД России, иного документа, содержащего позицию МВД России по проекту нормативного правового акта, поступившего на рассмотрение или согласование в Министерство, а также по проекту заключения, официального отзыва Правительства Российской Федерации на проект федерального закона или поправок к нему готовится дополнительный (четвертый) экземпляр документа (на простом листе), который вместе с копиями прилагаемых в адрес документов и материалов направляется в ПД МВД России.

В этом случае отметка об исполнителе имеет следующий вид, например:

отп. 4 экз.

1 - в адрес

2 - в дело УД АД МВД России

3 - в дело ДКО МВД России

4 - в дело ПД МВД России

исп. В.А. Жуков

239 03 26

07.02.2007

N бланка

327.2. При направлении документов с идентичным содержанием нескольким адресатам (в подлинниках): документ готовится по количеству адресатов на бланках установленного образца - для отправки; один дополнительный экземпляр (на простом листе) с необходимыми визами (проставляются на лицевой стороне последнего листа) и указателем рассылки - для хранения в Управлении делами; один дополнительный экземпляр (на простом листе) с указателем рассылки - для хранения в подразделении, подготовившем документ.

В этом случае отметка об исполнителе имеет следующий вид, например:

отп. 8 экз.

1 - 6 - в адрес

7 - в дело УД АД МВД России

8 - в дело ДКО МВД России

исп. В.А. Жуков

239 03 26

07.02.2007

N бланка

327.3. При направлении адресатам копий документа (распоряжений, планов, графиков): документ готовится в двух экземплярах - первый с необходимыми визами (визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника) и указателем рассылки - для хранения в Управлении делами; второй экземпляр - для хранения в подразделении, подготовившем документ.

В этом случае отметка об исполнителе имеет следующий вид, например:

отп. 2 экз.

1 - в дело УД АД МВД России

2 - в дело ДКО МВД России

исп. В.А. Жуков

239 03 26

07.02.2007

N бланка

328. Изготовление необходимого для отправки количества копий документа осуществляется подразделением Министерства, подготовившим этот документ.

329. Наряд в типографию подписывается руководителем подразделения Министерства.

330. Экземпляр документа, подлежащий хранению в архиве подразделения, его подготовившего, с сопутствующими материалами (при их наличии) возвращаются в данное подразделение после завершения процедуры регистрации в Управлении делами (как правило, на следующий рабочий день).

331. Подписываемые руководством Министерства (в том числе и при личном докладе) документы (или их копии) в обязательном порядке визируются курирующими заместителями Министра и руководителями подразделений Министерства, подготовивших документ, а также руководителями подразделений-соисполнителей. Ненормативные акты управления, перечисленные в Приказе МВД России от 5 июля 2003 г. N 520 "Об упорядочении подготовки и издания в МВД России ненормативных актов управления", визируются руководством Правового департамента МВД России.

332. На лицевую сторону последнего листа подлинника исходящего документа допускается проставлять штамп "При ответе просьба ссылаться на наш исходящий номер".

333. Допускается проставлять необходимые визы в листе визирования. В этом случае оригиналы листов визирования приобщаются к соответствующему экземпляру документа для хранения в архиве Управления делами. Указатель рассылки (разверстку) допускается оформлять на отдельных листах. В этом случае их оригиналы также приобщаются к соответствующему экземпляру документа для хранения в архиве Управления делами.

334. Непосредственная рассылка исходящего документа более чем в 10 адресов осуществляется подразделением делопроизводства и режима подразделения Министерства, подготовившего этот документ.

335. Подготовленные структурным подразделением Министерства документы внутреннего обращения (планы, справки и другие), а также предложения в проекты нормативных правовых актов, материалы к совещанию передаются в другие подразделения Министерства под расписку в реестре (разносной книге): секретные - по учетным номерам отпечатанных документов, несекретные и для служебного пользования - без регистрации.

336. Докладные записки (рапорта) на имя Министра или заместителей Министра, подготовленные в подразделениях, регистрируются как исходящие документы и передаются в Управление делами или аппараты заместителей Министра. Докладной записке присваивается входящий регистрационный номер Управления делами.

337. Подлинник докладной записки, после рассмотрения руководством Министерства, возвращается в соответствующее подразделение Министерства для доведения полученных поручений до всех заинтересованных подразделений Министерства.

338. Прием документов для отправки в Управление делами осуществляется по согласованию с руководством отдела документационного обеспечения руководства Министерства. Выявленные в документах ошибки устраняются исполнителем до отправки. Неправильно оформленные или недооформленные экземпляры документов, направляемых в архив Управления делами, возвращаются в подразделение, подготовившее документ, на доработку. Доработанный документ представляется в Управление делами в течение суток.

339. В выходные и праздничные дни на отправку через Управление делами принимаются только документы, сроки исполнения которых истекают до начала следующего рабочего дня.

В нерабочее время регистрационные номера на такие документы предоставляются в Приемной Министра (при наличии завизированного установленным порядком экземпляра документа с отметкой об исполнителе).

340. Копии документов из архива Управления делами предоставляются инициатору запроса по распоряжению руководства АД МВД России или Управления делами.

Порядок работы с нормативными правовыми актами

341. Нормативные правовые акты, подписанные руководством Министерства, учитываются в Управлении делами в журналах установленной формы.

342. Рассылка ведомственных нормативных правовых актов МВД России по органам внутренних дел и внутренним войскам, другим федеральным органам исполнительной власти производится Управлением делами через экспедицию фельдъегерской связи согласно разверстке, составленной исполнителем и утвержденной руководителем соответствующего подразделения Министерства.

343. С целью оптимального обеспечения органов внутренних дел и внутренних войск нормативными правовыми актами МВД России и создания необходимого их резерва Управление делами по согласованию с исполнителем может вносить в разверстку изменения и дополнения.

344. Учет федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти, нормативных правовых актов МВД России осуществляется отдельно от другой служебной корреспонденции.

345. Законодательные и иные нормативные правовые акты принимаются от отдела фельдъегерской связи по реестру в общем порядке и регистрируются в АИС "Секретариат".

346. Документы после регистрации и подготовки по ним проектов решений, обеспечивающих их исполнение, первоначально докладываются руководству Министерства и с резолюцией соответствующего руководителя направляются для исполнения.

347. Законодательные и иные нормативные правовые акты, направленные для ознакомления руководству Министерства, руководителям подразделений Министерства, подлежат возврату в Управление делами не позднее 3 суток с даты получения.

348. Передача подлинника нормативного правового акта из подразделения в подразделение Министерства осуществляется установленным порядком только через Управление делами.

349. Возвращенные в Управление делами нормативные правовые акты (после ознакомления и исполнения) с отметкой в учетной карточке передаются по реестру в Правовой департамент МВД России.

Нормативные правовые акты с пометками "Литер "М" или "МВ" направляются в Управление организации мобилизационной подготовки Департамента кадрового обеспечения МВД России для хранения.

СОГЛАСОВАНО
Руководитель
Федерального архивного агентства
В.П.КОЗЛОВ
11 сентября 2006 года