Зарегистрировано в Минюсте РФ 5 мая 2009 г. N 13893
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 16 февраля 2009 г. N 68
О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ПРАВИЛА ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ, МУЗЕЯХ И БИБЛИОТЕКАХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ РОССИЙСКОЙ АКАДЕМИИ НАУК
В соответствии с Положением о Министерстве культуры Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 29 мая 2008 г. N 406 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 22, ст. 2583), приказываю:
1. В Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 (зарегистрирован Минюстом России 6 марта 2007 г., регистрационный N 9059), исключить слова: в абзаце 1 пункта 5.9 "(приложение N 13)";
в абзаце 8 пункта 5.9.1 "исполнителем".
2. Приложения N N 1, 2, 4, 5, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13 изложить в следующей редакции (прилагаются).
3. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя Министра А.Е. Бусыгина.
Министр
А.А.АВДЕЕВ
Приложение N 1
к пп. 2.11.5, 2.11.7.2, 3.7.2, 4.3.1
_____________________
(название архива)
АКТ УТВЕРЖДАЮ
___________ N _________ Директор ____________________
(дата) (название архива)
о неисправимых повреждениях Подпись Расшифровка
архивных документов подписи
Дата
Фонд N ___________
Название фонда ___________________________________________________
__________________________________________________________________
В фонде обнаружены единицы хранения, признанные неисправимо
поврежденными
Итого обнаружено неисправимо поврежденных ________________ ед. хр. (цифрами и прописью) Заведующий отделом _______________________________________________ (подпись, расшифровка подписи) Заведующий архивохранилищем ______________________________________ (подпись, расшифровка подписи) Перечисленные архивные документы подлежат списанию ввиду _________ __________________________________________________________________ Эксперты: ________________________________________________________ (наименование должностей экспертов, подписи, расшифровка подписей, дата) _____________ __________________________________ (N и дата приказа руководителя архива о снятии неисправимо поврежденных архивных документов с учета) Изменения в учетные документы внесены Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи Дата Форма акта о неисправимых повреждениях архивных документов
Формат A4 (210 x 297)
Приложение N 2
к пп. 2.11.5, 3.7.2
_____________________ (название архива) АКТ УТВЕРЖДАЮ ___________ N _________ Директор ____________________ (дата) (название архива) о необнаружении архивных Подпись Расшифровка документов, пути розыска подписи которых исчерпаны Дата Фонд N ___________ В результате _____________________ установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже архивных документов. Предпринятые архивом меры по розыску положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета:
Итого ____________________________________________________ ед. хр. (цифрами и прописью)
Содержание утраченных архивных документов может быть частично восполнено следующими ед. хр.: __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Форма акта о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны
Формат A4 (210 x 297) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Заведующий отделом Подпись Расшифровка подписи Заведующий архивохранилищем Подпись Расшифровка подписи Главный хранитель Подпись Расшифровка подписи _____________ __________________________________ (N и дата приказа руководителя архива о снятии с учета необнаруженных архивных документов, пути розыска которых исчерпаны) Изменения в учетные документы внесены Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи Дата Форма акта о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны (продолжение)
Формат A4 (210 x 297)
Приложение N 4
к пп. 2.11.10
______________________ (название архива) ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ Фонд N ______________ Опись N ____________ Дело N ________________ Заголовок дела ___________________________________________________ __________________________________________________________________
Приложение N 5
к пп. 3.4.1, 3.5.2, 3.7.11
КНИГА УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЙ ДОКУМЕНТОВ
(документов, листов)
Дата
<*> Допускается ведение единой книги учета поступлений на документы всех видов с указанием их объемов в итоговой записи.
Форма книги учета поступлений документов
Формат A3 (420 x 297)
Приложение N 7
к пп. 3.4.1, 3.5.6, 3.7.13, 5.5.1
УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭПК ____________________________________
(наименование уполномоченного органа
_________________________________________________
исполнительной власти субъекта Российской
_________________________________________________
Федерации в области архивного дела,
_________________________________________________
федерального государственного архива)
от _________________ N ______________
В опись внесено __________________________________________________ (цифрами и прописью) ______________________________________________________________ дел с N _________________________ по N _______________________________ Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи Заведующий отделом (архивохранилищем) Подпись Расшифровка подписи Дата Форма описи <*> дел постоянного хранения, составленной в архиве
Формат A4 (210 x 297)
--------------------------------
<*> К описи составляется титульный лист.
Приложение N 8
к пп. 3.4.1, 3.5.6, 3.7.13, 5.5.1
____________________________ (наименование организации) УТВЕРЖДАЮ Наименование должности Фонд N ___________________ руководителя организации ОПИСЬ N __________________ Подпись Расшифровка подписи дел постоянного хранения Дата за ___________________ год
В данный раздел описи внесено ________________________________ дел (цифрами и прописью) с N ________________________ по N __________________, в том числе: литерные номера: _________________________________________________ пропущенные номера: ______________________________________________ Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи Заведующий архивом организации Подпись Расшифровка подписи Дата СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО Протокол ЦЭК (ЭК) _____________ Протокол ЭПК __________________ (наименование (наименование _______________________________ _______________________________ организации) уполномоченного органа _______________________________ _______________________________ исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, федерального государственного архива) от _______________ N __________ от ______________ N _________ Форма годового раздела описи дел постоянного хранения организации
Формат A4 (210 x 297)
Приложение N 9
к пп. 3.7.1, 3.7.2, 3.7.11, 4.4.1, 4.6, 4.7
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ _____________________________ _____________________________
(наименование должности (наименование должности
руководителя руководителя
_____________________________ _____________________________
организации-сдатчика) организации-приемщика) Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи Дата Печать Дата Печать АКТ ___________ N ___________
(дата) приема-передачи архивных документов на хранение __________________________________________________________________ (основание передачи) __________________________________________________________________ (название передаваемого фонда) __________________________________________________________________ ____________________________________________________________ сдал, (название организации-сдатчика) ___________________________________________________________ принял (название организации-приемщика) документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:
Итого принято ________________________________________ ед. хр. Передачу произвели: Прием произвели: Должность Подпись Расшифровка Должность Подпись Расшифровка подписи подписи Дата Дата
Фонду присвоен N ________________________________________ Изменения в учетные документы внесены Должность Подпись Расшифровка подписи Дата Форма акта приема-передачи архивных документов на хранение
Формат A4 (210 x 297)
Приложение N 10
к пп. 3.7.1, 3.7.8, 4.4.2
АКТ УТВЕРЖДАЮ
___________ N _________ Директор ____________________
(дата) (название архива)
приема на хранение архивных Подпись Расшифровка
документов личного происхождения подписи
Дата Печать
На основании решения ЭПК
(протокол от _________________ N ________)
и договора от ___________________________
_____________________________________________________________ сдал
(Ф.И.О. собственника/владельца)
приняты документы ________________________________________________
(общая характеристика документов)
__________________________________________________________________
в количестве _______ ед. хр. (условных) ______ документов (листов)
по архивной (сдаточной) описи
Фонду присвоен N ________________
Собственник/владелец Подпись Расшифровка подписи
(нужное подчеркнуть)
Наименование должности Подпись Расшифровка подписи
работника
Изменения в учетные документы по результатам описания внесены
Наименование должности Подпись Расшифровка подписи
работника
Дата
Форма акта приема на хранение документов
личного происхождения
Формат A4 (210 x 297)
Приложение N 11
к пп. 3.7.2, 4.3.2
______________________ (название архива) АКТ УТВЕРЖДАЮ ___________ N _________ Директор ____________________ (дата) (название архива) о выделении к уничтожению Подпись Расшифровка архивных документов, не подписи подлежащих хранению Дата К уничтожению отобраны: документы фонда N ________________________ (название фонда) __________________________________________________________________ на основании: ____________________________________________________ (ссылки на нормативно-методические документы __________________________________________________________________ для проведения экспертизы) __________________________________________________________________
Итого __________________________ ед. хр. за _______________ год(ы) (цифрами и прописью) Количество ед. хр., крайние даты и краткая характеристика документов, остающихся на хранении _______________________________ Заведующий отделом (архивохранилищем) Подпись Расшифровка подписи Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи Дата Форма акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению
Формат A4 (210 x 297)
Документы сданы __________________________________________________
(название организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной ____________ N ______
(дата)
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭПК _________________________________
(наименование уполномоченного
______________________________________________
органа исполнительной власти субъекта ______________________________________________ Российской Федерации в области архивного дела, ______________________________________________
федерального государственного архива) от ______________ N _________ Форма акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (продолжение)
Формат A4 (210 x 297)
_____________________
(название архива)
АКТ УТВЕРЖДАЮ
___________ N _________ Директор ____________________
(дата) (название архива)
о рассекречивании архивных Подпись Расшифровка
документов фонда N подписи
Дата
Комиссия _________________________________________________________
(название комиссии)
протокол N ________ от 00.00.00 рассекретила документы фонда N ___
__________________________________________________________________
(название фонда)
Итого рассекречено ___________________________ ед. хр. (полностью) (цифрами и прописью) за _______________________________________________________________ (хронологические рамки документов) __________________ ед. хр. (частично) за _________________________ (хронологические рамки документов) Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи Принято на открытое хранение _____________________________ ед. хр. (цифрами и прописью) в ________________________________________________________________ (хранилище) Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи Дата Изменения в учетные документы внесены Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи Дата
<*> Не допускается перечисление номеров ед. хр. через тире.
Форма акта о рассекречивании архивных документов
Формат A4 (210 x 297)
___________________________
(название архива)
___________________________ Адресат
(почтовый индекс, адрес,
___________________________
телефон, факс)
Архивная справка ____________ N ____________
(дата)
На N __________ от _________
Основание:
Руководитель организации Подпись Расшифровка подписи
Печать
Исполнитель
телефон
Форма архивной справки
Формат A4 (210 x 297)