С целью создания методической основы для рациональной организации документов в делопроизводстве, упорядочения учета, поиска и обеспечения сохранности документов в таможнях приказываю:
Примерная номенклатура дел является систематизированным списком унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве таможен, и устанавливает примерный состав дел таможен с указанием их индексов, сроков хранения и мест заведения. Она служит также для оперативного поиска документов.
Примерная номенклатура дел является нормативно-методическим пособием и используется при составлении конкретной номенклатуры дел таможни. Данная Примерная номенклатура носит рекомендательный характер.
При разработке конкретной номенклатуры дел на основе Примерной следует учитывать сложившуюся практику ведения делопроизводства в таможне и требования архивных учреждений на местах к номенклатурам дел.
При составлении Примерной номенклатуры дел были использованы Перечни: "Перечень документальных материалов, образующихся в деятельности Министерства внешней торговли СССР, внешнеторговых учреждений и организаций в СССР и за границей, с указанием сроков хранения материалов", М., 1977 (сокращенно в номенклатуре - в.п.); "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения", М., 1989 (сокращенно в номенклатуре - т.п.); совместное письмо ГТК России и Росархива с приложением: "Примерный перечень документов постоянного и долговременного хранения, образующихся в деятельности таможни и подлежащих передаче в состав Архивного фонда России" (N 01-51/5083 от 10.05.94).
Конкретная номенклатура дел должна отражать все документы, образующиеся в деятельности таможни.
При этом не следует механически переносить в конкретную номенклатуру те дела, которые в отделах таможни не образуются.
В конкретную номенклатуру дел таможни переносятся только те предусмотренные делопроизводством заголовки дел, которые предполагается завести. Заголовок каждого дела из Примерной номенклатуры дел переносится полностью или может конкретизироваться.
При заведении дел в делопроизводстве в конкретной номенклатуре дел может быть заведено несколько дел с разными заголовками, соответствующих одному заголовку (делу) Примерной номенклатуры, и наоборот, - в одном деле (заголовке) конкретной номенклатуры объединены документы нескольких статей Примерной номенклатуры дел таможни.
Большинство заголовков дел Примерной номенклатуры переносится в конкретную с уточнением, отражающим специфику заводимых дел.
В заголовках дел с термином "документы" в конкретной номенклатуре указываются те виды документов, которые характерны для таможни.
В конкретную номенклатуру дел не включаются дела, предусмотренные Примерной номенклатурой, если в таможне не образуется соответствующей документации.
Сроки хранения дел, предусмотренные Примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру без изменений. В необходимых случаях по согласованию с архивными учреждениями сроки хранения отдельных дел могут быть увеличены. Сроки хранения ряда дел определены на основании консультации со специалистами ГТК России без ссылки на перечни.
В графе "Примечание" Примерной номенклатуры дел указываются особенности заведения дел, место хранения подлинника и другие уточнения, касающиеся формирования дела.
Примерная номенклатура дел составлена по структурному принципу. Разделы в Примерной номенклатуре дел систематизированы в соответствии со "Схемой индексации структурных подразделений центрального аппарата", утвержденной председателем ГТК России 24.01.92.
Примененные в Примерной номенклатуре индексы дел, служб в каждом конкретном случае могут быть изменены, кроме 01. Этот индекс присваивается делопроизводственной службе.
Примерная номенклатура дел составлена по форме, предусмотренной "Основными правилами работы ведомственных архивов", М., 1986: индекс дела, заголовок дела, срок хранения и номер статьи по перечню, примечание.
В 1-й графе проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного в таможне цифрового обозначения и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.
Во 2-й графе пишется полностью с необходимыми уточнениями заголовок дела.
В 3-й графе в конце делопроизводственного года проставляется количество томов, частей указанного дела.
В 4-ю графу переносятся примечания из Примерной номенклатуры дел о порядке отбора на дальнейшее хранение, особенностях заведения дел, отметки о переходящих делах.
Конкретная номенклатура дел согласовывается (1 раз в 5 лет) с госархивом, источником комплектования которого является, и утверждается начальником таможни.
бухг. - бухгалтерия
в.п. - "Перечень документальных материалов, образующихся в деятельности Министерства внешней торговли СССР, в неторговых учреждениях и организациях в СССР и за границей, с указанием сроков хранения материалов", М., 1977
пост. - постоянно
ст. - статья
т.п. - "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения", М., 1989
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Кол-во дел (томов, дел) | Срок хранения и N статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 01. Вопросы отдела документационного обеспечения и специальной информации |
| 01-01 | Приказы, указания, выписки из протоколов Коллегии ГТК России, таможенного управления, содержащие сведения о деятельности таможен. Копии | | Пост. ст. 19-а т.п. | |
| 01-02 | Приказы, указания, выписки из протоколов Коллегии ГТК России, таможенного управления, не содержащие сведения о деятельности таможни. Копии | | ДМН ст. 19-а т.п. | |
| 01-03 | Документы (ориентировки, информационные письма и т.д.) ГТК России, таможенного управления, содержащие сведения о деятельности таможни. Копии | | Пост. ст. 19-а т.п. | |
| 01-04 | Документы (ориентировки, информационные письма и т.д.) ГТК России, таможенного управления, не содержащие сведения о деятельности таможни. Копии | | ДМН ст. 19-а т.п. | |
| 01-05 | Постановления, решения, распоряжения местных органов власти, содержащие сведения о деятельности таможни | | Пост. ст. 5-б т.п. | |
| 01-06 | Постановления, решения, распоряжения местных органов власти, не содержащие сведений о деятельности таможни | | ДМН ст. 5-б т.п. | |
| 01-07 | Приказы руководства таможни по основной деятельности | | Пост. ст. 19-а т.п. | |
| 01-08 | Распоряжения руководства таможни по основной деятельности | | Пост. ст. 19-а т.п. | |
| 01-09 | Справки, акты, информация ГТК России по результатам проверок работы таможни | | Пост. | |
| 01-10 | Протоколы производственных совещаний руководителей таможни и подразделений | | Пост. ст. 13 т.п. | |
| 01-11 | Аналитические справки, информации, докладные записки по основным вопросам деятельности таможни, направленные в вышестоящие органы. Копии | | Пост. | |
| 01-12 | Годовые планы оперативной работы таможни, подразделений | | Пост. ст. 166-а т.п. | |
| 01-13 | Переписка с ГТК России, таможенным управлением по вопросам организации таможенного контроля | | 5 лет ЭПК ст. 51 т.п. | |
| 01-14 | Переписка с организациями, таможнями по вопросам организации таможенного контроля | | 5 лет ЭПК ст. 51 т.п. | |
| 01-15 | Переписка с местными органами власти по вопросам деятельности таможен | | 5 лет ст. 28 т.п. | |
| 01-16 | Предложения, заявления и жалобы граждан, документы по их рассмотрению | | 5 лет ЭПК ст. 31-б т.п. | В случае неоднократного обращения - 5 лет после последнего рассмотрения. Виды и объем поступающих на госхранение документов, порядок их отбора определяют ЭК таможни и ЭПК архивного органа |
| 01-17 | Переписка с ГТК России, организациями по хозяйственным, социально-бытовым вопросам и вопросам строительства | | 5 лет ст. 1047 т.п., ст. 1437 т.п. | |
| 01-18 | Статистические сводки по основным показателям оперативной работы таможен (отчеты). Формы 1-тм, 6-тм, 8-тм, 9-тм, 10-тм, 11-тм, 12-тм. Копии | | Пост. | |
| 01-19 | Докладные записки, справки, рапорты, представленные руководству сотрудниками таможни по основной деятельности | | 5 лет ЭПК ст. 51 т.п. | Виды и объем поступающих на госхранение документов, порядок их отбора определяют ЭК таможни и ТК архивного органа |
| 01-20 | Отчеты о командировках сотрудников таможни: зарубежных, по России, СНГ | | 10 лет ЭПК ст. 64 т.п.; 5 лет ст. 27-б т.п. | |
|
| 01-21 | Приемо-сдаточные акты, составленные при смене руководства таможни | | ДМН ст. 61 т.п. | Подлинники в бухгалтерии в д. 07-19 |
| 01-22 | Планы и отчеты о работе отдела | | 3 года ст. 167 т.п. | |
| 01-23 | Документы (приказы, акты, справки) о проведении обследования текущего делопроизводства | | 1 год ст. 96 т.п. | После следующей проверки |
| 01-24 | Журнал оттисков печатей, штампов, пломбираторов, их учета и выдачи | | Пост. ст. 1078 т.п. | |
| 01-25 | Сведения об утере личных номерных печатей, пломбираторов, штампов, бланков строгой отчетности | | 3 года ст. 1079 т.п. | |
| 01-26 | Журнал регистрации получаемых документов | | 3 года ст. 106-б т.п. | В случае ведения карточной регистрации - картотеки |
| 01-27 | Журнал регистрации отправляемых документов | | 3 года ст. 106-б т.п. | То же |
| 01-28 | Журнал регистрации получаемых документов "ДСП" <*> | | 3 года ст. 106-б т.п. | |
|
| 01-29 | Журнал регистрации отправляемых документов "ДСП" <*> | | 3 года ст. 106-б т.п. | |
|
| ------------------------------<*> Допускается совместная регистрация с документами при условии их небольшого количества. | | | | |
| 01-30 | Журнал регистрации приказов руководства таможни | | Пост. ст. 106-б т.п. | Хранится в таможне |
| 01-31 | Журнал регистрации обращений и заявлений граждан | | 5 лет ст. 101 т.п. | |
| 01-32 | Журнал учета командировок лиц, прибывших в таможню | | 3 года ст. 536 т.п. | |
| 01-33 | Журнал учета машинописных работ | | 3 года ст. 110 т.п. | В случае ведения карточной регистрации - картотеки |
| 01-34 | Картотека по контролю за исполнением документов | | 3 года ст. 100 т.п. | |
| 01-35 | Журнал учета документов, размножаемых на ксероксе | | 3 года | |
| 01-36 | Сводная номенклатура дел таможни | | Пост. ст. 95 т.п. | Несогласованные - ДМН |
| 01-37 | Протоколы заседаний ЭК таможни | | Пост. ст. 118 т.п. | |
| 01-38 | Описи дел: а) постоянного хранения, утвержденные ЭПК Госархива б) по личному составу в) временного хранения | | Пост. ст. 117-а т.п. 75 лет 3 года ст. 117-б т.п. | Неутвержденные - ДМН После уничтожения дел |
| 01-39 | Акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению | | Пост. ст. 115 т.п. | Хранятся в таможне |
| 01-40 | Акты приема - передачи дел в архив таможни, сдаточные описи структурных подразделений | | Пост. ст. 115 т.п. | То же |
| 01-41 | Книга учета поступления и выбытия документов из архива | | Пост. ст. 125 т.п. | |
|
| 01-42 | Книга учета и выдачи дел во временное пользование в другие учреждения | | 3 года ст. 129 т.п. | |
| 02. Вопросы грузового отдела | | | | |
| 02-01 | Нормативно-методические документы ГТК России и таможенного управления. Копии | | 1 год после замены новыми | |
| 02-02 | Приказы и распоряжения по таможне, поручения руководства таможни, рапорты, справки по выполнению поручений. Копии | | ДМН ст. 19-а т.п. | Подлинники, д. 01-07, 01-08, 01-19 |
| 02-03 | Положение об отделе, должностные инструкции сотрудников отдела. Копии | | 3 года ст. 38 т.п. | После замены новыми. Подлинники в ОК в д. 14-07 <*> |
| ------------------------------<*> Дело может формироваться в отделе кадров или канцелярии. | | | | |
| 02-04 | Планы и отчеты отдела о работе | | 3 года ст. 167 т.п. | |
| 02-05 | Технологическая схема организации таможенного контроля грузов | | Пост. ст. 353 т.п. | |
| 02-06 | Статистическая отчетность по оперативной работе отдела. Копии | | 2 года | Подлинники в канцелярии д. 01-18 |
| 02-07 | Переписка с различными организациями по вопросам выпуска грузов | | 3 года ст. 298 | |
| 02-10 | Грузовые документы: а) ГТД по экспорту товаров б) ГТД по экспорту имущества в) ГТД по временному вывозу, а также прилагаемые к ним ТТН, спецификации, инвойсы и прочие документы г) ГТД на товары, перемещаемые в режиме экспорта | | 5 лет ст. 307 в.п. 10 лет | 1-й экз. 1-й экз. 1-й экз. 1-й экз. |
| 02-11 | Грузовые документы: а) ГТД по импорту товаров б) ГТД по импорту имущества в) ГТД по таможенным режимам, временному ввозу, а также прилагаемые к ним ТТН, спецификации, инвойсы и прочие документы | | 5 лет ст. 307 в.п. | 1-й экз. 1-й экз. 1-й экз. |
| 02-12 | Манифесты ВТТ, АГТ, корнеты ТИР, оформленные в отделе: а) по экспорту подтвержденные б) по экспорту неподтвержденные в) по импорту подтвержденные г) по импорту неподтвержденные | | 3 года ст. 298 в.п. | |
| 02-13 | Манифесты ВТТ, АГТ, корнеты ТИР, оформленные в других органах: а) по экспорту подтвержденные б) по экспорту неподтвержденные в) по импорту подтвержденные г) по импорту неподтвержденные | | 3 года ст. 298 в.п. | |
| 02-14 | Лицензии и разрешения на вывоз грузов | | 3 года ст. 295 в.п. | |
| 02-15 | Документы (письма - обязательства) организаций по грузам, находящимся на ответственном хранении | | 3 года ст. 298 в.п. | |
| 02-16 | Документы по приписанным таможенным складам: договоры, технологические схемы | | 3 года ст. 298 в.п. | После истечения срока действия договора |
| 02-17 | Документы на грузы, находящиеся на ответственном хранении (ТТН, спецификации и прочие прилагаемые документы) | | 3 года ст. 298 в.п. | |
| 02-18 | Документы на грузы, направленные в другие таможни по процедуре ВТТ (ТТН, спецификации и прочие прилагаемые документы) | | 3 года ст. 298 в.п. | |
| 02-19 | Документы по выпуску отдельно следующего багажа: а) по импорту б) по экспорту | | 5 лет ст. 307 в.п. | |
| 02-20 | Документы (указания, письма, телексы) ГТК РФ на освобождение от оплаты за таможенные процедуры и пошлины. Копии | | Согласно сроку действия | |
| 02-21 | Дела (разрешения, письма, договоры и т.д.) по учету давальческого сырья и компенсационных товаров: - бывшие субъекты СССР - дальнее зарубежье | | | |
| 02-22 | Справки и другие информационные документы отдела ОБК. Копии | | ДМН | Подлинники в д. 01-19 |
| 02-23 | Журнал учета и выдачи валютных книжек | | 3 года ст. 311 в.п. | |
| 02-24 | Журнал приема и сдачи дежурств по отделу | | 1 год ст. 1198 т.п. | |
| 02-25 | Описи, акты передачи дел в архив таможни. Копии | | ДМН ст. 115 т.п. | |
| 02-26 | Номенклатура дел отдела | | 5 лет ст. 95-б т.п. | |
| 03. Вопросы пассажирско-грузового отдела | | | | |
| 03-01 | Нормативно-методические документы ГТК России, таможенного управления. Копии | | 1 год после замены новыми | |
| 03-02 | Приказы и распоряжения по таможне, поручения руководства таможни и докладные записки по ним. Копии | | ДМН ст. 19-а т.п. | Подлинники в д. 01-05, 01-06, 01-07 |
| 03-03 | Положение об отделе. Должностные инструкции сотрудников отдела. Копии | | 3 года ст. 38 т.п. | После замены новыми. Подлинники в ОК д. 14-07 |
| 03-04 | Планы и отчеты о работе отдела | | 3 года ст. 167 т.п. | |
| 03-05 | Технологические схемы организации таможенного контроля отдела | | Пост. | |
| 03-06 | Статистическая отчетность по оперативной работе отдела. Копии | | 2 года | Подлинники в канцелярии в д. 01-18 |
| 03-07 | Переписка с организациями, таможнями по вопросам таможенного контроля пассажиров, багажа | | 5 лет ст. 308 в.п. | |
| 03-08 | Таможенные декларации граждан России, убывающих за границу | | 2 года ст. 310 в.п. | |
| 03-09 | Таможенные декларации граждан России, убывающих за границу на ПМЖ | | 2 года ст. 310 в.п. | Форма Т-6 |
| 03-10 | Таможенные декларации граждан России, получающих отдельно следуемый багаж из-за границы | | 2 года ст. 310 в.п. | То же |
| 03-11 | Таможенные декларации иностранных граждан, убывающих за границу России | | 2 года ст. 310 в.п. | Форма Т-6 |
| 03-12 | Таможенные декларации иностранцев, работающих на предприятиях России | | 2 года ст. 310 в.п. | То же |
| 03-13 | Таможенные декларации иностранных граждан, получающих отдельно следуемый багаж | | 2 года ст. 310 в.п. | |
|
| 03-14 | Таможенные декларации граждан, следующих транзитом через Россию в страны СНГ | | 2 года ст. 310 в.п. | Форма Т-6 |
| 03-15 | Документы по оформлению личных автомашин (автомобильные дела) | | 5 лет ст. 307 в.п. | |
| 03-16 | Провозные ведомости | | 1 год ст. 303 в.п. | |
| 03-17 | Манифесты АГТ на ввозимые и вывозимые грузы | | 3 года ст. 298 в.п. | |
| 03-18 | Грузовые таможенные декларации | | 5 лет ст. 307 в.п. | 1-й экз. |
| 03-19 | Лицензии и разрешения на ввоз и вывоз грузов | | 3 года ст. ст. 295, 206 в.п. | |
| 03-20 | Журнал учета провозных документов (манифесты АГТ, ВГТ, корнет ТИР) | | 3 года ст. 298 в.п. | |
| 03-21 | Журнал учета досматриваемого отдельно следуемого багажа на ввоз | | 3 года ст. 311 в.п. | |
| 03-22 | Журнал учета досматриваемого отдельно следуемого багажа на вывоз | | 3 года ст. 311 в.п. | |
| 03-23 | Журнал инструктажа по технике безопасности, пожарной безопасности | | 10 лет ст. 436 т.п. | |
| 03-24 | Журнал регистрации личных автомашин | | 3 года ст. 311 в.п. | |
| 03-25 | Журнал учета ВТТ | | 3 года ст. 311 в.п. | |
| 03-26 | Журнал временно ввозимого и временно вывозимого имущества | | 3 года ст. 311 в.п. | |
| 03-27 | Журнал выдачи печатей и штампов | | 3 года ст. 1097 т.п. | |
| 03-28 | Журнал учета приема и сдачи дежурств, учета и использования технических средств контроля | | 1 год ст. 1198 т.п. | |
| 03-29 | Описи, акты передачи дел в архив таможни, акты об уничтожении дел. Копии | | ДМН ст. 115 т.п. | |
| 03-30 | Номенклатура дел отдела | | 5 лет ст. 95-б т.п. | |
| 04. Вопросы почтового отдела | | | | |
| 04-01 | Нормативно-методические документы ГТК России, таможенного управления. Копии | | 1 год после замены новыми | |
| 04-02 | Приказы и распоряжения по таможне, поручения руководства таможни, рапорты, справки по выполнению поручений. Копии | | ДМН ст. 19-а т.п. | Подлинники в д. 01-07, 01-08, 01-19 |
| 04-03 | Положение об отделе. Должностные инструкции сотрудников. Копии | | 3 года после замены новыми | Подлинниками в ОК в д. 14-17 |
| 04-04 | Планы и отчеты о работе отдела | | 3 года ст. 167 т.п. | |
| 04-05 | Технологическая схема таможенного контроля за МПО | | Пост. | |
| 04-06 | Аналитические материалы, статистические справки, отчеты. Копии | | 2 года | Подлинники в д. 01-11, 01-19 |
| 04-07 | Переписка с организациями и другими таможнями по вопросам пропуска МПО | | 5 лет ст. 308 в.п. | |
| 04-08 | Грузовые таможенные декларации на экспортные и импортные (грузы), международные почтовые отправления от организаций и в адреса организаций | | 5 лет ст. 307 в.п. | 1-й экз. |
| 04-09 | Документы (ввозные накладные, перечни, декларации, досмотровые росписи) на ввоз МПО: 1) посылки 2) мелкие пакеты простые 3) мелкие простые литерные пакеты 4) груз таможенный 5) возврат МПО 6) консульские МПО (вализы) 7) ускоренная почта 8) накладные на мелкие пакеты, выпущенные на рентгеноаппарате 9) накладные из других таможен 10) накладные о предъявлении МПО службам 11) перечни на импортные посылки | | 2 года ст. 301 в.п. | Импорт |
| 04-10 | Документы (вывозные накладные, декларации и другие документы) на вывоз МПО: | | 2 года ст. 301 в.п. | Экспорт |
| 1) посылки организаций 2) частнопотребительские посылки 3) мелкие пакеты 4) ускоренная почта 5) консульские МПО (вализы) 6) реестры на экспортные бандероли | | | |
| 04-11 | Протоколы нарушений правил пересылки МПО | | 10 лет ст. 312 в.п. | |
| 04-12 | Журнал учета посылок и мелких пакетов (экспорт, импорт) | | 3 года ст. 311 в.п. | |
| 04-13 | Журнал регистрации протоколов нарушений МПО | | 3 года ст. 311 в.п. | |
| 04-14 | Журнал регистрации уведомлений МПО (экспорт, импорт) | | 3 года ст. 311 в.п. | |
| 04-15 | Описи, акты передачи дел в архив таможни. Акты об уничтожении дел. Копии | | ДМН ст. 115 т.п. | |
| 04-16 | Номенклатура дел отдела | | 5 лет ст. 95-б т.п. | |
| 05. Вопросы выставочного отдела | | | | |
| 05-01 | Нормативно-методические документы ГТК России, таможенного управления. Копии | | 1 год после замены новыми ст. 19-а т.п. | |
| 05-02 | Приказы и распоряжения по таможне, поручения руководства таможни, докладные записки, рапорты, справки во исполнение поручений руководства таможни. Копии | | ДМН ст. 19-а т.п. | Подлинники в д. 01-07, 01-08, 01-19 |
| 05-03 | Положение об отделе. Должностные инструкции сотрудников отдела. Копии | | 3 года ст. 38 т.п. | После замены новыми. Подлинники в ОК в д. 14-07 |
| 05-04 | Планы и отчеты о работе отдела | | 3 года ст. 167 т.п. | |
| 05-05 | Технологические схемы организации таможенного контроля отдела | | Пост. | |
| 05-06 | Статистическая отчетность по оперативной работе отдела, отчеты по вопросам деятельности отдела. Копии | | 2 года | Подлинники в канцелярии в д. 01-18 |
| 05-07 | Переписка с организациями и таможнями по вопросам организации таможенного контроля за грузами выставок | | 3 года ст. 298 в.п. | |
| 05-08 | Грузовые документы на временно ввозимое и временно вывозимое имущество: а) российских выставок б) иностранных выставок в) российских, иностранных театральных коллективов | | 3 года | |
| 05-09 | Манифесты ВТТ и корнет ТИР на ввозимое имущество | | 3 года ст. 298 в.п. | |
| 05-10 | Манифесты АГТ на вывозимое имущество | | 3 года ст. 298 в.п. | |
| 05-11 | ВТТ а) на ввозимое имущество б) на вывозимое имущество | | 3 года ст. 298 в.п. | |
| 05-12 | Грузовые таможенные декларации: а) ввоз (импорт) б) вывоз (экспорт) | | 5 лет ст. 307 в.п. | 1-й экз. 1-й экз. |
| 05-13 | Журнал выдачи печатей и штампов | | 3 года ст. 1079 т.п. | |
| 05-14 | Журнал учета и использования ТСК | | 1 год ст. 543 в.п. | |
| 05-15 | Журнал учета проведения инструктажа по технике безопасности и пожаробезопасности | | 1 год ст. 492 в.п. | |
| 05-16 | Описи, акты передачи дел в архив таможни, акты об уничтожении дел. Копии | | ДМН ст. 115 т.п. | |
| 05-17 | Номенклатура дел отдела | | 5 лет ст. 95-б т.п. | |
| 06. Вопросы отдела нетарифного и экспортного контроля | | | | |
| 06-01 | Нормативно-методические документы ГТК России, таможенного управления. Копии | | 1 год после замены новыми | |
| 06-02 | Приказы и распоряжения по таможне, поручения руководства таможни. Докладные записки по выполнению поручений. Копии | | ДМН ст. 19-а т.п. | Подлинники в д. 01-07, 01-08, 01-19 |
| 06-03 | Положение об отделе, должностные инструкции сотрудников отдела. Копии | | 3 года ст. 38 т.п. | Подлинники в ОК в д. 14-07 |
| 06-04 | Переписка по вопросам контроля за таможенным оформлением товаров, подлежащих лицензированию, экспортного контроля и других нетарифных ограничений | | 5 лет, ст. ст. 302, 308 в.п. | |
| 06-05 | Переписка с таможнями по вопросам обмена информацией о контроле за перемещением лицензируемых товаров | | 5 лет, ст. ст. 302, 308 в.п. | |
| 06-06 | Переписка по вопросам взаимодействия с уполномоченными МВЭС в целях обеспечения надежности контроля за ввозом / вывозом лицензируемых товаров | | 5 лет, ст. ст. 302, 308 в.п. | |
| 06-07 | Книга регистрации выдачи сертификатов подтверждения доставки при осуществлении экспортного контроля | | 3 года ст. 311 в.п. | |
| 06-08 | Переписка с таможенными брокерами по вопросам соблюдения порядка оформления товаров, подлежащих экспортному контролю | | 5 лет, ст. ст. 302, 308 в.п. | |
| 06-09 | Переписка по вопросам контроля за соблюдением порядка оформления ввозимых товаров, требующих подтверждения их безопасности | | 5 лет, ст. ст. 302, 308 в.п. | |
| 06-10 | Наблюдательные дела (копии постановлений, справки, переписка и т.д.) о нарушении таможенных правил, связанных с несоблюдением мер экономической политики и других нетарифных ограничений | | 3 года | После окончания их в делопроизводстве |
| 06-11 | Описи, акты передачи в архив таможни, акты об уничтожении дел. Копии | | ДМН ст. 115 т.п. | |
| 06-12 | Номенклатура дел отдела | | 5 лет ст. 95-б т.п. | |
| 07. Вопросы отдела организации борьбы с контрабандой | | | | |
| 07-01 | Нормативно-методические документы ГТК России, управлений ГТК России. Копии | | 1 год после замены новыми | |
| 07-02 | Ориентировки ГТК России. Копии | | ДМН | На госхранение передаются документы 01-03 |
| 07-03 | Приказы и распоряжения по таможне, поручения руководства таможни. Рапорты, справки по выполнению поручений. Копии | | ДМН ст. 19-а т.п. | Подлинники в д. 01-07, 01-08, 01-19 |
| 07-04 | Положение об отделе, должностные инструкции сотрудников отдела. Копии | | 3 года ст. 38 т.п. | Подлинники в ОК в д. 14-07 |
| 07-05 | Планы и отчеты о работе отдела | | 3 года ст. 167 т.п. | |
| 07-06 | Статистическая отчетность по оперативной работе отдела, аналитические справки. Копии | | 2 года | Подлинники в канцелярии в д. 01-11, 01-18 |
| 07-07 | Переписка с организациями и другими таможнями по вопросам борьбы с контрабандой | | 10 лет ст. 313 в.п. | |
| 07-08 | Ориентировки, информация смежных служб. Копии | | ДМН | |
| 07-09 | Документы (протоколы, акты, объяснения и т.д.) по делам о контрабанде | | 10 лет ЭПК ст. 312 в.п. | Виды и объемы поступающих на госхранение документов, порядок их отбора определяет по вывозу ЭК таможни и ЭПК архивного органа |
| 07-10 | Документы (акты, протоколы, объяснения и т.д.) по ведению дела о нарушении таможенных правил | | 10 лет ЭПК ст. 312 в.п. | См. прим. к 07-09 |
| 07-11 | Протоколы, рапорты, объяснения по безрезультатным личным досмотрам | | 10 лет ЭПК ст. 312 в.п. | |
| 07-12 | Материалы, направляемые в органы предварительного следствия и дознаний в соответствии со ст. 109 УПК РСФСР | | 10 лет ЭПК ст. 312 в.п. | |
| 07-13 | Журнал учета материалов, направленных в следственные органы | | 10 лет ЭПК ст. 314 в.п. | |
| 07-14 | Журнал учета оперативной работы | | 10 лет ст. 314 в.п. | |
| 07-15 | Журнал регистрации дел о нарушении таможенных правил | | 10 лет ст. 314 в.п. | |
| 07-16 | Журнал учета дел о контрабанде | | 10 лет ст. 314 в.п. | |
| 07-17 | Журнал учета рабочего времени, местных командировок | | 1 год ст. 542 в.п. | |
| 07-18 | Журнал учета ориентировок | | 10 лет ст. 314 в.п. | |
| 07-19 | Журнал учета отказных материалов по делам о контрабанде | | 10 лет ст. 314 в.п. | |
| 07-20 | Журнал выдачи печатей и штампов | | 3 года ст. 1079 т.п. | |
| 07-21 | Описи, акты передачи дел в архив таможни. Акты об уничтожении дел. Копии | | ДМН | |
| 07-22 | Номенклатура дел отдела | | 5 лет ст. 95-б т.п. | |
| 08. Вопросы отдела дознания | | | | |
| 08-01 | Нормативно-методические документы ГТК России и таможенного управления. Копии | | 1 год после замены новыми | |
| 08-02 | Приказы и распоряжения по таможне, поручения руководства таможни. Докладные записки по выполнению поручений. Копии | | ДМН ст. 19 т.п. | Подлинники в д. 01-07, 01-08, 01-19 |
| 08-03 | Положение об отделе, должностные инструкции сотрудников отдела. Копии | | 3 года ст. 38 т.п. | Подлинники в ОК 14-07 |
| 08-04 | Планы и отчеты о работе отдела | | 3 года ст. 167 т.п. | |
| 08-05 | Документы (постановление, протокол, заявление) учета задержанных и арестованных лиц за совершение контрабанды | | 5 лет | |
| 08-06 | Книга регистрации документов и уголовных дел о контрабанде | | 3 года | После их заполнения; письмо от 23.11.92 N 01-13/7418 |
| 08-07 | Наблюдательное производство (копии сопроводительных писем, копии постановлений о возбуждении или отказе в возбуждении уголовных дел и т.д.) | | 3 года | После принятия решения; 5 лет - по делам, направленным в суд; письмо от 23.11.92 N 01-13/7418 |
| 08-08 | Книга учета наблюдательных производств | | 5 лет | После их заполнения; письмо от 23.11.92 N 01-13/7418 |
| 08-09 | Переписка по вопросам организации дознания по делам о контрабанде наркотиков | | 5 лет | Письмо от 23.11.92 N 01-13/7418 |
| 08-10 | Переписка по вопросам организации дознания по делам о контрабанде и заведении уголовных дел | | 5 лет | Письмо от 23.11.92 N 01-13/7418 |
| 08-11 | Переписка по делам, по которым вынесены постановления об отказе в возбуждении уголовного дела | | 5 лет | Письмо от 23.11.92 N 01-13/7418 |
| 08-12 | Переписка по вопросам обеспечения и обучения пользованием криминалистической техникой | | 5 лет | Письмо от 23.11.92 N 01-13/7418 |
| 08-13 | Описи, акты передачи в архив таможни, акты об уничтожении дел. Копии | | ДМН ст. 115 т.п. | |
| 08-14 | Номенклатура дел отдела | | 5 лет ст. 95-б т.п. | |
| 09. Вопросы отдела бухгалтерского учета и контроля | | | | |
| 09-01 | Нормативно-методические документы по бухгалтерскому учету и разъяснения к ним. Копии | | 1 год после замены новыми | |
| 09-02 | Приказы и распоряжения по таможне, поручения руководства таможни по вопросам деятельности отдела. Копии | | ДМН ст. 19-а т.п. | Подлинники в д. 01-07, 01-08, 01-19 |
| 09-03 | Положение об отделе. Должностные инструкции сотрудников отдела. Копии | | 3 года ст. 38 т.п. | После замены новыми. Подлинник в ОК в д. 14-07 |
| 09-04 | Планы и отчеты о работе отдела | | 3 года ст. 167 т.п. | |
| 09-05 | Переписка с ГТК России, управлением ГТК России по финансовым вопросам | | 3 года ст. 335 т.п. | |
| 09-06 | Утвержденные руководством ГТК России и зарегистрированные в финансовых органах: а) штатные расписания б) сметы административно - хозяйственных расходов в) сметы по бюджету | | Пост. ст. 52 т.п. 5 лет ст. 229 т.п. Пост. ст. 228 т.п. | |
| 09-07 | Кассовые документы (кассовые, банковские документы, извещения банков, переводные требования) | | 3 года ст. 310 т.п. | При условии завершения ревизии |
| 09-08 | Годовой бухгалтерский отчет, баланс и заключение по ним | | Пост. ст. 303-а т.п. | |
| 09-09 | Квартальные бухгалтерские отчеты | | 3 года ст. 303-в т.п. | |
| 09-10 | Инвентарные описи, протоколы и другие материалы об инвентаризации имущества и материалов | | 3 года ст. 323 т.п. | При условии завершения ревизии |
| 09-11 | Лицевые счета работников таможни | | 75л-"В" ЭПК ст. 311-а т.п. | |
| 09-12 | Ведомости на выдачу заработной платы, доверенности на получение денежных сумм | | 3 года ст. ст. 314 т.п., 312 т.п. | При отсутствии лицевых счетов - 75 лет |
| 09-13 | Ведомости по счетам | | 1 год ст. 289 т.п. | |
| 09-14 | Больничные листы и протоколы группы социальной защиты на выплату пособий по больничным листам | | 3 года ст. 697 т.п. | |
| 09-15 | Справки о сумме заработной платы. Копии | | 3 года ст. 748 т.п. | |
| 09-16 | Исполнительные листы и их учет | | ДМН ст. 547 т.п. | Не менее 3 лет |
| 09-17 | Документы ревизий (акты, справки, докладные записки) финансово-хозяйственной деятельности таможни | | 5 лет ст. 334 т.п. | При условии завершения ревизии |
| 09-18 | Расчетные ведомости | | 3 года ст. ст. 312 т.п., 377 т.п. | |
| 09-19 | Приемо-сдаточные акты, составленные при смене руководства таможни | | Пост. ст. 61 т.п. | |
| 09-20 | Книга по оперативному учету бланков строгой отчетности | | 3 года | |
| 09-21 | Журнал - Главная книга | | 3 года ст. 316 т.п. | При условии завершения ревизии |
| 09-22 | Книга учета депонентов по депозитным суммам и картотека по счету | | 3 года ст. 318 т.п. | |
| 09-23 | Кассовая книга | | 3 года ст. 319 т.п. | |
| 09-24 | Книги и картотеки по учету хозяйственного имущества и материала | | 3 года ст. 317 т.п. | После завершения ревизии |
| 09-25 | Инвентарные книги и картотеки учета основных средств | | 3 года ст. 313 т.п. | После ликвидации основных средств |
| 09-26 | Книги учета депонированной заработной платы | | 3 года ст. 318 т.п. | |
| 09-27 | Описи, акты передачи дел в архив таможни, акты об уничтожении дел. Копии | | ДМН ст. 115 т.п. | |
| 09-28 | Номенклатура дел отдела | | 5 лет ст. 95-б т.п. | |
| 10. Вопросы отдела таможенных платежей | | | | |
| 10-01 | Нормативно-методические документы ГТК России, таможенного управления. Копии | | 1 год после замены новыми | |
| 10-02 | Нормативно-методические документы по экспортно-импортным таможенным тарифам. Копии | | 1 год после замены новыми | |
| 10-03 | Указания ГТК России по установлению льгот по таможенным платежам. Копии | | 1 год после замены новыми | |
| 10-04 | Приказы и распоряжения по таможне, поручения руководства таможни по вопросам деятельности отдела. Копии | | ДМН ст. 19-а т.п. | Подлинники в д. 01-04, 01-08, 01-19 |
| 10-05 | Положение об отделе. Должностные инструкции сотрудников отдела. Копии | | 3 года ст. 38 т.п. | Подлинники в ОК в д. 14-07 |
| 10-06 | Планы и отчеты о работе отдела | | 3 года ст. 167 т.п. | |
| 10-07 | Переписка с организациями, таможнями по вопросам таможенных платежей | | 3 года ст. ст. 298, 247 т.п., 300 т.п. | |
| 10-08 | Статистическая отчетность по основной деятельности отдела. Копии | | 2 года | Подлинники в канцелярии в д. 01-18 |
| 10-09 | Счета на оплату таможенных платежей, выставленные участниками ВЭД | | 3 года ст. 298 в.п. | |
| 10-10 | Оплаченные счета, поступившие из других таможен. Копии | | 3 года ст. 298 в.п. | |
| 10-11 | Платежные документы, подтверждающие оплату таможенных процедур в рублях | | 3 года ст. 298 в.п. | |
| 10-12 | Платежные документы, подтверждающие оплату таможенной пошлины (импортной, экспортной) в рублях | | 3 года ст. 298 в.п. | |
| 10-13 | Платежные документы, подтверждающие оплату НДС и акциза | | 3 года ст. 298 в.п. | |
| 10-14 | Платежные документы, подтверждающие оплату таможенных процедур или таможенной пошлины в СКВ | | 5 лет ст. 232 т.п. | |
| 10-15 | Документация по возврату таможенных платежей (ГТД, освобождение от таможенных платежей, заявления участников ВЭД) | | 5 лет | |
| 10-16 | Документы участников ВЭД<*>, осуществляющих расчеты в таможне (контракты, освобождения от экспортных пошлин, копии платежных поручений по авансам, разрешения по процедурам временного ввоза на переработку, копии учредительных документов для уставного фонда предприятия, подтверждающих ввоз сырья и т.д.) | | 3 года ст. ст. 295, 198 в.п. | После последней регистрации в таможне <*> Могут формироваться как самостоятельное дело на каждого участника и храниться в справочно - информационой службе |
| 10-17 | Журнал учета инкассовых распоряжений по таможенным платежам | | 3 года ст. 319 т.п. | |
| 10-18 | Журнал регистрации ГТД по начисленным таможенным платежам | | 5 лет | |
| 10-19 | Журналы учета авансовых платежей участников ВЭД | | 3 года ст. 319 т.п. | |
| 10-20 | Журнал учета поступлений таможенных платежей на депозитный счет таможни | | 3 года ст. 319 т.п. | |
| 10-21 | Описи, акты передачи дел в архив таможни, акты об уничтожении дел. Копии | | ДМН ст. 115 т.п. | |
| 10-22 | Номенклатура дел отдела | | 5 лет ст. 95-б т.п. | |
| 11. Вопросы юридического отдела | | | | |
| 11-01 | Нормативно-методические документы ГТК России, таможенного управления. Копии | | 1 год после замены новыми | |
| 11-02 | Приказы и распоряжения по таможне, поручения руководства таможни. Докладные записки по выполнению поручений. Копии | | ДМН ст. 19-а т.п. | Подлинники в д. 01-07, 01-08, 01-19 |
| 11-03 | Положение об отделе. Должностные инструкции сотрудников отдела. Копии | | 3 года ст. 38 т.п. | Подлинники в ОК 14-07 |
| 11-04 | Планы и отчеты о работе отдела | | 3 года ст. 167 т.п. | |
| 11-05 | Докладные записки, справки, обобщения, заключения по вопросам применения таможенного законодательства, заключения на документы, подготовленные сотрудниками таможни. Копии | | 3 года | |
| 11-06 | Технологические схемы организации работы оперативных отделов таможни. Копии | | ДМН | Подлинники в д. 02-05, 03-05, 04-05, 05-05 |
| 11-07 | Аналитические справки, записки, отчеты. Копии | | 2 года | Подлинники в д. 01-11 |
| 11-08 | Переписка по вопросам разъяснения таможенного законодательства | | 5 лет ст. 76 т.п. | |
| 11-09 | Контрольные экземпляры нормативных актов ГТК России. Копии: а) действующие б) отмененные | | ДМН ст. 19 т.п. | |
| 11-10 | Контрольные экземпляры нормативных актов таможенного управления. Копии: а) действующие б) отмененные | | ДМН ст. 19 т.п. | |
| 11-11 ДСП | Таможенный вестник | | ДМН | |
| 11-12 | Бюллетень таможенной информации | | ДМН | |
| 11-13 | Документы (таможенные правила, инструкции и т.д.) по таможенному законодательству зарубежных стран | | ДЗН | |
| 11-14 | Документы (правила, инструкции и т.д.) по таможенному законодательству стран СНГ | | ДЗН | |
| 11-15 | Переписка по вопросам обеспечения нормативными актами таможни, юридической литературой, пособиями | | 3 года ст. 817 т.п. | |
| 11-16 | Журнал учета консультаций посетителей | | 1 год ст. 617 т.п. | |
| 11-17 | Описи, акты передачи в архив таможни, акты об уничтожении дел. Копии | | ДМН ст. 115 т.п. | |
| 12. Вопросы технического отдела | | | | |
| 12-01 | Нормативно-методические документы ГТК России и таможенного управления. Копии | | 1 год после замены новыми ст. 19-а т.п. | |
| 12-02 | Приказы и распоряжения по таможне, поручения руководства таможни, рапорты, справки по выполнению поручений. Копии | | ДМН ст. 19-а т.п. | Подлинники в д. 01-07, 01-08, 01-09 |
| 12-03 | Нормативная документация на технические средства контроля и связи. Копии | | ДЗН | |
| 12-04 | Положение об отделе, должностные инструкции сотрудников отдела. Копии | | 3 года ст. 38 т.п. | После замены новыми. Подлинники в ОК в д. 14-07 |
| 12-05 | Планы работы технического отдела, отчеты о работе. Копии | | 3 года ст. 167 т.п. | |
| 12-06 | Переписка с организациями и другими таможнями по вопросам внедрения ТСК - использования информационной технологии | | 5 лет ст. 2146 т.п. | |
| 12-07 | Программы по обучению пользованием ТСК | | 3 года ст. 551 т.п. | |
| 12-08 | Акты технической эксплуатации ТСК, данные дозиметрического контроля (журнал) | | 5 лет | |
| 12-09 | Журнал регистрации данных, отправленных в электронном виде | | 3 года | |
| 12-10 | Журнал наличия, движения, учета технических средств таможенного контроля | | 1 год <*> ст. 2210 т.п. | <*> После списания оборудования с баланса |
| 12-11 | Журнал проверки знаний по технике безопасности и радиационной безопасности технического отдела | | 1 год ст. 493 | |
| 12-12 | Журнал учета материальных ценностей | | 5 лет <*> | <*> После списания |
| 12-13 | Журнал дежурного по техническому отделу | | 1 год ст. 543 | |
| 12-14 | Описи, акты передачи дел в архив таможни, акты об уничтожении дел. Копии | | ДМН ст. 635-а | |
| 12-15 | Номенклатура дел отдела | | 5 лет ст. 95-б | |
| 13. Вопросы отдела капитального строительства | | | | |
| 13-01 | Нормативно-методические документы ГТК России, таможенного управления. Копии | | 1 год после замены новыми | |
| 13-02 | Приказы и распоряжения по таможне, поручения руководства таможни. Копии | | ДМН ст. 19-а т.п. | Подлинники в д. 01-07, 01-09 |
| 13-03 | Докладные записки, рапорты, справки, заявки, отчеты во исполнение поручений ГТК РФ, управления, руководства таможни. Копии | | 5 лет ст. 51 т.п. | Подлинники в д. 01-19 |
| 13-04 | Положение об отделе. Должностные инструкции работников отдела. Копии | | ДМН ст. 38 т.п. | Подлинники в ОК д. 11-07 |
| 13-05 | Планы работы отдела | | 3 года ст. 167 т.п. | |
| 13-06 | Технические условия по строительству: а) составленные в таможне б) присланные для сведения и руководства | | Пост. ст. 1590 т.п. До замены новыми | На госхранение не передаются |
| 13-07 | Переписка с организациями и другими таможнями по вопросам капитального строительства | | 5 лет ст. 1437 т.п. | |
| 13-08 | Документы (акты, докладные записки, сводки) а) о ходе строительства б) о приеме в эксплуатацию законченных объектов строительства в) о строительстве по льготному финансированию | | 5 лет ст. 1601-б т.п. 5 лет ст. 1602-б т.п. 1 год <*> ст. 1458 т.п. | <*> После ввода объекта в эксплуатацию |
| 13-09 | Документы (справки, ведомости, сведения, переписка) об индивидуальном и жилищно-кооперативном строительстве для сотрудников таможни | | 5 лет ЭПК ст. 1459 т.п. | |
| 13-10 | Документы (протоколы, акты, справки) о согласовании с другими ведомствами вопросов строительства служебно-производственного здания таможни | | 5 лет ст. 1593 т.п. | |
| 13-11 | Докладные записки и переписка о техническом надзоре и контроле за строительными работами | | 5 лет ст. 1594 т.п. | |
| 13-12 | Документы приема - передачи проектно-сметной документации на строящиеся объекты: а) акты б) накладные | | 10 лет <*> ст. 1466 т.п. 3 года ст. 1469 т.п. | <*> После ввода объекта в эксплуатацию |
| 13-13 | Документация (акты, договоры, протоколы согласований, графики производства работ по пунктам автомобильного пропуска) | | 5 лет ст. 1593 т.п. | |
| 13-14 | Документация (акты, договоры, протоколы согласований, графики производства работ) по пунктам упрощенного пропуска | | 5 лет ст. 1593 т.п. | |
| 13-15 | Оценочные акты стоимости объектов, законченных строительством | | 5 лет ЭПК ст. 1615 т.п. | |
| 13-14 | Графики производства строительно-монтажных работ | | 1 год <*> ст. 1627 т.п. | <*> После завершения работ |
| 13-15 | Протоколы согласования и разногласий между заказчиками и подрядчиками по строительству | | 5 лет <*> ст. 1609 т.п. | <*> После окончания работ, строительства |
| 13-16 | Документы (акты, переписка) по отводу земельных участков для обработки поступающих грузов | | 3 года ст. 1489 т.п. | |
| 13-17 | Статистические отчеты по строительству | | 5 лет ст. ст. 1630 т.п., 1608 т.п. | |
| 13-18 | Заявки на финансирование | | 1 год ст. 280 т.п. | |
| 13-19 | Описи, акты передачи дел в архив таможни. Акты об уничтожении дел. Копии | | ДМН ст. 115 т.п. | |
| 13-20 | Номенклатура дел отдела | | 5 лет ст. 95-б т.п. | |
| 14. Вопросы отдела кадров | | | | |
| 14-01 | Приказы ГТК России, таможенного управления, инструкции ГТК России, распоряжения по работе с кадрами. Копии | | 1 год после замены новыми | |
| 14-02 | Приказы начальника таможни по основной деятельности. Копии | | ДМН ст. 19-а т.п. | Подлинники в д. 01-05 |
| 14-03 | Приказы начальника таможни по личному составу <*>: а) о приеме, переводе, перемещении, увольнении, поощрении б) о командировании, наложении взысканий, отпусках, временных замещениях | | 75 лет ст. 19-б т.п. 3 года ст. 19-в т.п. | <*> Дело может формироваться в канцелярии |
| 14-04 | Переписка с ГТК России по вопросам аттестации (справки - объективки) | | 5 лет ЭПК ст. ст. 486, 487 т.п. | |
| 14-05 | Переписка с управлением ГТК России по кадровым вопросам | | 5 лет ЭПК ст. ст. 486, 487 т.п. | |
| 14-06 | Типовое положение о таможне, отделах таможни <**> | | 3 года <*> ст. 36-б | <**> После замены новыми |
| 14-07а | Положение о таможне, отделах <***> | | Пост. ст. ст. 37, 38 т.п. | <***> Дела могут формироваться в канцелярии |
| 14-07б | Должностные инструкции работников таможни <***> | | 3 года ст. 56 т.п. после замены новыми | - " - |
| 14-08 | Планы и отчеты о работе отдела | | 3 года ст. 167 т.п. | |
| 14-09 | Протоколы заседаний, постановления аттестационных комиссий, характеристики, акты на аттестацию | | 15 лет ЭПК ст. 634 т.п. | |
| 14-10 | Документы (письма, запросы) по вопросу изучения иностранных языков | | 3 года ст. 549-б т.п. | |
| 14-11 | Документы (копии приказов, инструкции, письма, списки резерва) по работе с резервом кадров на выдвижение | | 3 года ст. 523 т.п. | |
| 14-12 | Личные дела сотрудников таможни | | 75 лет - "в" ЭПК ст. 498 т.п. | |
| 14-13 | Трудовые книжки сотрудников таможни | | До востребования ст. 524 | Не востребованные не менее 50 лет |
| 14-14 | Отчетные сведения и переписка по учету прихода и расхода трудовых книжек | | 3 года ст. 529 т.п. | |
| 14-15 | Алфавитные карточки персонального учета кадров (Т-2) | | 75 лет - "в" ЭПК ст. 504 т.п. | |
| 14-16 | Список личного состава таможни | | 75 лет ст. 511 т.п. | |
| 14-17 | Штатное расписание таможни. Копия | | ДМН | Подлинники в бухгалтерии в д. 09-06 |
| 14-18 | Годовой отчет таможни о работе с кадрами. | | Пост. | |
| 14-19 | График отпусков работников таможни | | 1 год ст. 545 т.п. | |
| 14-20 | Рапорты сотрудников на предоставление учебного отпуска без сохранения денежного содержания | | 3 года ст. 54-б т.п. | |
| 14-21 | Документы (акты, объяснительные записки) служебных расследований по фактам допущенных нарушений | | 3 года ст. 380 т.п. | |
| 14-22 | Переписка с гражданами по кадровым вопросам | | 3 года ст. 496 т.п. | |
| 14-23 | Переписка по воспитательной работе среди сотрудников таможни | | 3 года ст. 349 т.п. | |
| 14-24 | Переписка с предприятиями и другими таможнями по кадровым вопросам | | 3 года ст. ст. 349 т.п., 495 т.п. | |
| 14-25 | Анкеты и заявления лиц, не принятых на работу | | 1 год ст. 506 т.п. | |
| 14-26 | Заявления, справки, характеристики, заключения врачей и переписка о назначении пенсий по нетрудоспособности и по возрасту | | 5 лет ст. 667 т.п. | |
| 14-27 | Планы и программы подготовки и переподготовки кадров | | 3 года ст. 568 т.п. | |
| 14-28 | Переписка с ГТК России и Таможенной академией по вопросам изучения иностранных языков | | 2 года ст. 451 т.п. | |
| 14-29 | Журнал регистрации приказов начальника таможни по кадровым вопросам | | 75 лет ст. 16-а т.п. | Хранится в таможне. Может вестись в канцелярии |
| 14-30 | Протоколы, комиссии по расследованию несчастных случаев и документы к ним | | 45 лет ЭПК ст. 441 т.п. | |
| 14-31 | Журнал учета движения трудовых книжек | | 50 лет ст. 526 т.п. | |
| 14-32 | Журнал учета личных дел | | 75 лет ст. 508 т.п. | |
| 14-33 | Журнал учета больничных листов | | 3 года ст. 699 т.п. | |
| 14-34 | Журнал учета присвоения персональных званий | | 15 лет | |
| 14-35 | Журнал учета личных штанов сотрудников | | Пост. ст. 1078 т.п. | Хранится в таможне |
| 14-36 | Журнал учета выдачи удостоверений | | 3 года ст. 1083 т.п. | |
| 14-37 | Журнал регистрации протоколов заседаний аттестационной комиссии | | 15 лет ст. 634 т.п. | |
| 14-38 | Журнал учета заявлений сотрудников на предоставление очередного отпуска | | 3 года ст. 544 т.п. | |
| 14-39 | Журнал учета обращений граждан по вопросам трудоустройства | | 3 года | |
| 14-40 | Журнал учета лиц, выезжающих за границу (турпоездки, командировки) | | 5 лет ст. 536-б т.п. | |
| 14-41 | Журнал учета междугородных переговоров | | 6 мес. ст. 1186 т.п. | Может формироваться в каждом отделе |
| 14-42 | Журнал учета командировочных удостоверений | | 3 года ст. 536-а т.п. | |
| 14-43 | Акты приема - передачи, составленные при смене руководителя организации структурного подразделения, начальника отдела. Копии | | ДМН ст. 61 т.п. | Подлинники в бухгалтерии в д. 09-19 |
| 14-44 | Протоколы заседаний комиссии по установлению стажа непрерывной работы | | 5 лет ст. 412 т.п. | |
| 14-45 | Журнал учета выдачи справок сотрудникам таможни | | 3 года ст. 547 т.п. | |
| 14-46 | Акты на уничтожение бланков удостоверений, временных пропусков и служебных удостоверений | | 1 год ст. 1084 т.п. | |
| Военно-учетный стол | | | |
| 14-47 | Руководящие документы по ВУС. Копии | | До замены новыми | |
| 14-48 | Годовые планы и отчеты о работе отдела | | 3 года ст. 167 т.п. | |
| 14-49 | Переписка по ведению учета военнообязанных и призывников, бронированию | | 1 год ст. 533 т.п. | |
| 14-50 | Отчеты о бронировании военнообязанных | | 5 лет ст. 530 т.п. | |
| 14-51 | Список военнообязанных | | 1 год ст. 531 т.п. | |
| 14-52 | Журнал учета военнослужащих и призывников, заявивших об изменении здоровья | | 3 года ст. 532 | После увольнения |
| 14-53 | Журнал учета бланков специального учета | | 3 года ст. 534 т.п. | |
| 14-54 | Журналы проверок состояния учета и бронирования военнослужащих и призывников | | 3 года ст. 354 т.п. | |
| 14-55 | Журнал регистрации извещений на вновь принятых сотрудников | | 3 года | |
| 14-56 | Журнал учета повесток | | 3 года ст. 534 т.п. | |
| 14-57 | Описи, акты, передачи дел в архив таможни, акты об уничтожении дел. Копии | | ДМН ст. 155 т.п. | |
| 14-58 | Номенклатура дел отдела | | 5 лет ст. 95-б т.п. | |
| 15. Вопросы отдела материально-технического отдела | | | | |
| 15-01 | Нормативно-методические документы ГТК России, таможенного управления. Копии | | 1 год после замены новыми | |
| 15-02 | Приказы и распоряжения по таможне, поручения руководства таможни и докладные записки по ним. Копии | | ДМН ст. 19-а т.п. | Подлинники в д. 01-07, 01-08, 01-19 |
| 15-03 | Докладные записки, рапорты, справки, отчеты во исполнение поручений ГТК России, таможенного управления, руководства таможни | | 5 лет ст. 51 т.п. | |
| 15-04 | Положение о службе материально-технического снабжения. Должностные инструкции сотрудников службы. Копии | | 3 года ст. 38 т.п. | Подлинники в ОК в д. 14-07 |
| 15-05 | План работы отдела | | 3 года ст. 167 т.п. | |
| 15-06 | Переписка с организациями и другими таможнями по вопросам материально-технического снабжения | | 5 лет ст. 1047 т.п. | |
| 15-07 | Переписка и документы (акты, спецификации) по вопросам эксплуатации здания таможни | | 3 года ст. ст. 1100, 1107, 1109, 1190, 1196, 1208 т.п. | |
| 15-08 | Переписка по вопросам текущего ремонта помещений таможни | | 5 лет ст. ст. 1652, 1653, 1659, 1660 т.п. | |
| 15-09 | Переписка и документы (заявки, проспекты) по вопросам приобретения оборудования, мебели, оргтехники, инвентаря | | 3 года ст. 1018 т.п., ст. 1091 т.п. | |
| 15-10 | Акты инвентаризации имущества и материальных ценностей | | 3 года ст. 1060 т.п. | |
| 15-11 | Заявки в ГТК России, таможенное управление по всем видам снабжения | | 3 года ст. ст. 988, 1019 т.п. | |
| 15-12 | Переписка по вопросам приобретения авиа- и ж/д билетов, бронирования мест в гостиницах | | 1 год ст. ст. 1091, 1095 т.п. | |
| 15-13 | Переписка и документация (списки, заявления) по вопросам медицинского обслуживания сотрудников таможни | | 5 лет ст. 686 т.п. | |
| 15-14 | Копии расходных накладных | | 3 года ст. 1057 т.п. | При условии завершения ревизии |
| 15-15 | Переписка с ГТК России, управлениями по вопросам обеспечения форменной одеждой | | 3 года ст. 1017 т.п. | |
| 15-16 | Переписка с ГТК России, управлениями по вопросам обеспечения автотранспортом | | 3 года ст. 1090 т.п. | |
| 15-17 | Заявки на материально-техническое обеспечение структурных подразделений | | 1 год ст. 988 т.п. | |
| 15-18 | Журнал заявок отделов и служб таможни на выполнение различных работ | | 1 год ст. 988-б т.п. | |
| 15-19 | Заявки на централизованную поставку материальных ценностей | | 3 года ст. 1007 т.п. | |
| 15-20 | Отчеты о реализации фондовых заявок | | 1 год ст. 1004 т.п. | |
| 15-21 | Акты инвентаризации складского имущества | | 3 года <*> ст. 1060 т.п. | <*> При условии завершения ревизий |
| 15-22 | Акты приема поступивших на склад товаров и материалов | | 3 года ст. 1036 т.п. | |
| 15-23 | Акты на списание малоценных материалов, акты, ведомости, инвентаризации имущества личных печатей, штампов и пломбираторов | | 3 года <*> ст. ст. 310 т.п., 1080 т.п. | <*> При условии завершения ревизий |
| 15-24 | Карточки складского учета материалов, приходные и расходные | | 3 года <*> ст. 1057 т.п. | <*> При условии завершения ревизий |
| 15-25 | Книга учета наличия и движения материальных средств | | 3 года <*> ст. 1037 т.п. | <*> При условии завершения ревизий |
| 15-26 | Журнал учета - выдачи личных печатей и штампов | | 3 года ст. 1079 т.п. | |
| 15-27 | Журнал учета - выдачи пломбираторов и плашек | | 3 года ст. 1079 т.п. | |
| 15-28 | Описи, акты передачи дел в архив, акты об уничтожении дел. Копии | | ДМН ст. 115 т.п. | |
| 15-29 | Номенклатура дел отдела | | 5 лет ст. 95-б т.п. | |
| 16. Вопросы отдела таможенной статистики | | | | |
| 16-01 | Нормативно-методические документы ГТК России, таможенного управления. Копии | | 1 год после замены новыми | |
| 16-02 | Приказы и распоряжения по таможне, поручения руководства таможни и докладные записки по ним. Копии | | ДМН ст. 19-а т.п. | Подлинники в д. 01-07, 01-08, 01-09 |
| 16-03 | Положение об отделе. Должностные инструкции сотрудников отдела. Копии | | 3 года ст. 38 т.п. | Подлинники в ОК 14-07 |
| 16-04 | Планы и отчеты о работе отдела | | 3 года ст. 167 т.п. | |
| 16-05 | Переписка с организациями и другими таможнями по вопросам таможенной статистики | | 3 года ст. 301 т.п. | |
| 16-06 | Свидетельства о регистрации предприятий в Государственном реестре участников ВЭД. Копии | | ДМН | |
| 16-07 | Статистическая оперативная отчетность: а) первичная статотчетность, поступающая из структурных подразделений б) сводки: информации о передаче в органы Госстатистики. Копии в) сводки о передаче информации в управления ГТК России. Копии г) еженедельные сводки о вводе ГТД в АРМ ТИ | | 3 года | |
| 16-08 | Статистические сводки по основным показателям оперативной работы таможни (годовые, квартальные). Копии | | 2 года | Подлинники в канцелярии в д. 01-18 |
| 16-09 | Информация о ГТД, передаваемая по модему (в электронном виде) | | 5 лет | |
| 16-10 | Сопроводительные реестры на грузовые таможенные декларации, отправляемые в управление, ГТК России | | 5 лет ст. 294 в.п. | |
| 16-11 | Сопроводительные документы об отправке грузовых таможенных деклараций в органы Госстатистики | | 5 лет ст. 294 в.п. | |
| 16-12 | Журнал учета передаваемых в ГТК России статистических данных | | 3 года ст. 106-б т.п. | |
| 16-13 | Журнал учета лицензий | | ДМН не менее 3 лет | |
| 16-14 | Журнал регистрации участников ВЭД (нормативно-справочная база по участникам ВЭД) | | ДМН не менее 5 лет | |
| 16-15 | Журнал учета ГТД, получаемых из грузового отдела на бумажных носителях | | 5 лет | |
| 16-16 | Описи, акты передачи дел в архив таможни. Акты об уничтожении дел. Копии | | ДМН ст. 115 т.п. | |
| 16-17 | Номенклатура дел отдела | | 5 лет ст. 95-б т.п. | |
| 17. Вопросы отдела валютного контроля | | | | |
| 17-01 | Нормативно-методические документы ГТК России, таможенного управления. Копии | | 1 год после замены новыми | |
| 17-02 | Приказы и распоряжения по таможне, поручения руководства таможни, рапорты, справки по выполнению поручений. Копии | | ДМН ст. 19-а т.п. | Подлинники в д. 01-07, 01-08, 01-19 |
| 17-03 | Положение об отделе. Должностные инструкции сотрудников группы. Копии | | 3 года ст. 38 т.п. | Подлинники в ОК в д. 14-0 |
| 17-04 | Планы и отчеты о работе отдела | | 3 года ст. 167 т.п. | |
| 17-05 | Аналитические материалы, статистические справки, отчеты. Копии | | 2 года | Подлинники в канцелярии в д. 01-11 |
| 17-06 | Реестры грузовых таможенных деклараций (экспорт) | | 5 лет | |
| 17-07 | Переписка по вопросам валютного контроля | | 5 лет ст. 194 в.п. | |
| 17-08 | Справки об открытии валютного счета | | 3 года ст. 262 т.п. | |
| 17-09 | Декларации таможенной стоимости | | 5 лет ст. 194 в.п. | |
| 17-10 | Курсы валют | | ДЗН | |
| 17-11 | Журнал регистрации грузовых таможенных деклараций | | 5 лет | |
| 17-12 | Описи, акты передачи дел в архив таможни, акты об уничтожении дел. Копии | | ДМН ст. 115 т.п. | |
| 17-13 | Номенклатура дел отдела | | 5 лет ст. 95-б т.п. | |
| 18. Вопросы отдела таможенной охраны | | | | |
| 18-01 | Нормативно-методические документы ГТК России, таможенного управления. Копии | | 1 год после замены новыми | |
| 18-02 | Приказы и распоряжения по таможне, поручения руководства таможни. Докладные записки по выполнению поручений. Копии | | ДМН ст. 19-а т.п. | Подлинники в д. 01-07, 01-08, 01-19 |
| 18-03 | Положение об отделе, должностные инструкции сотрудников отдела. Копии | | 3 года ст. 38 т.п. | Подлинники в ОК в д. 14-07 |
| 18-04 | Планы и отчеты о работе отдела | | 3 года ст. 167 т.п. | |
| 18-05 | Документы (справки, обзоры, рекомендации) по оперативно-служебной деятельности отдела | | 5 лет | |
| 18-06 | Отчеты работников отдела о командировках. Копии | | ДМН | Подлинники в д. 01-19 |
| 18-07 | Переписка по вопросам организации обучения и боевой подготовки | | 3 года | |
| 18-08 | Сводки по оперативной обстановке, происшествиям с личным составом. Копии | | 1 год | Подлинники в д. 20-09 |
| 18-09 | Переписка с ГТК России, таможенным управлением по вопросам организации и обеспечения таможни вооружением, техникой и специальным имуществом | | 1 год ст. 1205 т.п. | |
| 18-10 | Переписка с ГТК России, таможенным управлением по вопросам организации и обеспечения таможни оперативно-техническими средствами охраны, сигнализации и связи | | 3 года ст. 1019 т.п. | |
| 18-11 | Переписка с ГТК России, таможенным управлением по вопросам таможенной охраны границы | | 3 года | |
| 18-12 | Журнал приема - сдачи дежурств | | 1 год ст. 1218 т.п. | |
| 18-13 | Журнал инструктажа по технике безопасности, пожарной безопасности | | 1 год ст. 492 в.п. | |
| 18-14 | Журнал приема - выдачи технических средств таможенного контроля | | 1 год ст. 2210 т.п. | |
| 18-15 | Журнал регистрации огнестрельного оружия и боеприпасов | | 3 года ст. 1201 т.п. | |
| 18-16 | Журнал учета выдачи оружия и боеприпасов | | 5 лет ст. 1202 т.п. | |
| 18-17 | Описи, акты передачи дел в архив таможни, акты об уничтожении дел. Копии | | ДМН ст. 115 т.п. | |
| 18-18 | Номенклатура дел отдела | | 5 лет ст. 95-б т.п. | |
| 19. Вопросы отдела собственной безопасности | | | | |
| 19-01 | Нормативно-методические документы ГТК России, таможенного управления. Копии | | 1 год после замены новыми | |
| 19-02 | Приказы и распоряжения по таможне, поручения руководства таможни. Докладные записки по выполнению поручений. Копии | | ДМН ст. 19-а т.п. | Подлинники в д. 01-07, 01-08, 01-19 |
| 19-03 | Положение об отделе, должностные инструкции сотрудников отдела. Копии | | 3 года ст. 38 т.п. | СДМ |
| 19-04 | Планы и отчеты о работе отдела | | 3 года ст. 167 т.п. | СДМ |
| 19-05 | Документы (акты, справки и т.д.) о проведении служебных расследований по фактам преступлений и проступков, допущенных должностными лицами таможенных органов | | 5 лет ЭПК | Дело может быть заведено в 1 отделе |
| 19-06 | Документы (справки, акты) о чрезвычайных происшествиях и несчастных случаях при исполнении служебных обязанностей | | 45 лет ЭПК ст. 441 т.п. | |
| 19-07 | Переписка по вопросам служебных расследований, борьбе с коррупцией и иными должностными преступлениями | | 3 года ст. 380 т.п. | |
| 19-09 | Переписка по проверке жалоб, писем и заявлений сотрудников таможни, граждан | | 5 лет ЭПК ст. 34 т.п. | |
| 19-10 | Описи, акты передачи дел в архив таможни, акты об уничтожении дел. Копии | | ДМН ст. 115 т.п. | |
| 19-11 | Номенклатура дел отдела | | 5 лет ст. 95-б т.п. | |
| 20. Вопросы дежурной службы | | | | |
| 20-01 | Нормативно-методические документы ГТК России, таможенного управления. Копии | | 1 год до замены новыми | |
| 20-02 | Приказы и распоряжения по таможне, поручения руководства таможни и докладные записки по ним. Копии | | ДМН ст. 19-а т.п. | Подлинники в д. 01-07, 01-08, 01-09 |
| 20-03 | Положение о службе. Должностные инструкции сотрудников службы. Копии | | 3 года ст. 38 т.п. | Подлинники в ОК в д. 14-07 |
| 20-04 | План работы службы | | 3 года ст. 167 т.п. | |
| 20-05 | Переписка с организациями по вопросам деятельности службы | | 3 года ст. 1193 т.п. | |
| 20-06 | Журнал приема - сдачи дежурств | | 1 год ст. 1218 т.п. | |
| 20-07 | Журнал учета телефонограмм | | 1 год ст. 109-а т.п. | |
| 20-08 | Журнал регистрации входящих телетайпограмм | | 1 год ст. 109-а т.п. | |
| 20-09 | Сводки по оперативной обстановке | | 1 год | |
| 20-10 | Журнал регистрации исходящих телетайпограмм | | 1 год ст. 109-а т.п. | |
| 20-11 | Журнал заявок на автотранспорт | | 1 год ст. 1156 т.п. | |
| 20-12 | Журнал учета оттисков, печатей, штампов | | 3 года ст. 1079 т.п. | Подлинники в д. 01-24 |
| 20-13 | Описи, акты, передачи дел в архив таможни, акты об уничтожении дел. Копии | | ДМН ст. 115 т.п. | |
| 20-14 | Номенклатура дел службы | | 5 лет ст. 95-б т.п. | |
| 21. Вопросы транспортной службы | | | | |
| 21-01 | Нормативно-методические документы ГТК России, таможенного управления. Копии | | 1 год до замены новыми | |
| 21-02 | Приказы и распоряжения по таможне, поручения руководства таможни по вопросам деятельности службы. Копии | | ДМН ст. 19-а т.п. | Подлинники в д. 01-07, 01-08, 01-19 |
| 21-03 | Положение о службе, должностные инструкции сотрудников службы. Копии | | 3 года ст. 38 т.п. | Подлинники в ОК в д. 14-07 |
| 21-04 | План работы службы | | 3 года ст. 167 т.п. | |
| 21-05 | Документы (чеки, наряды) по техническому обслуживанию автотранспорта | | 3 года ст. 1132 т.п., ст. 1145 т.п. | |
| 21-06 | Документы (сведения, акты, переписка) по техническому осмотру машин | | 3 года ст. 1132 т.п. | |
| 21-07 | Документация (акты закрепления автомобилей за водителем, технические паспорта машин, копии регистрационных документов) по имеющимся машинам | | До списания транспортных средств ст. 1133 т.п. | |
| 21-08 | Переписка с организациями по вопросам деятельности службы | | 3 года ст. 1111 т.п. | |
| 21-09 | Журнал учета выдачи запасных частей | | 1 год ст. 1149 т.п. | |
| 21-10 | Журнал инструктажа по технике безопасности при обслуживании автотранспорта, пожарной безопасности | | 1 год ст. 492 в.п. | |
| 21-11 | Журнал учета выдачи путевых листов | | 3 года <*> ст. 1143 т.п. | <*> После завершения ревизий |
| 21-12 | Журнал заявок выделения автотранспорта | | 1 год ст. 1156 т.п. | |
| 21-13 | Акты на списание технического имущества | | 5 лет ст. 388 в.п. | |
| 21-14 | Описи, акты передачи дел в архив таможни, акты об уничтожении дел. Копии | | ДМН ст. 115 т.п. | |
| 21-15 | Номенклатура дел службы | | 5 лет ст. 95-б т.п. | |