ЦЕНТРАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 15 декабря 2010 г. N 231/1514-5
ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
В целях приведения Инструкции по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации в соответствие с требованиями части 2 статьи 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и Регламента Центральной избирательной комиссии Российской Федерации Центральная избирательная комиссия Российской Федерации постановляет:
1. Утвердить согласованную в установленном порядке с Федеральным архивным агентством Инструкцию по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (прилагается).
2. Признать утратившими силу Постановления Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 9 июля 1999 г. N 7/43-III, от 6 декабря 1999 г. N 56/698-3, от 25 апреля 2000 г. N 101/1131-3, от 24 января 2001 г. N 120/1206-3, от 10 декабря 2004 г. N 132/926-4, от 20 декабря 2006 г. N 192/1204-4, от 12 сентября 2007 г. N 29/210-5, от 20 ноября 2007 г. N 61/542-5, от 25 сентября 2008 г. N 132/968-5, от 24 марта 2009 г. N 153/1089-5, от 7 июля 2009 г. N 165/1182-5, от 21 августа 2009 г. N 168/1202-5, от 22 сентября 2009 г. N 173/1221-5.
3. Аппарату Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (Е.В. Мячин) в течение трех месяцев разработать проекты нормативных актов, определяющих порядок работы с электронными документами, документами по ведению кадрового делопроизводства, а также иные документы, предусмотренные настоящей Инструкцией.
4. Контроль за выполнением настоящего Постановления возложить на секретаря Центральной избирательной комиссии Российской Федерации Н.Е. Конкина.
5. Опубликовать настоящее Постановление в журнале "Вестник Центральной избирательной комиссии Российской Федерации".
Председатель Центральной
избирательной комиссии
Российской Федерации
В.Е.ЧУРОВ
Секретарь Центральной
избирательной комиссии
Российской Федерации
Н.Е.КОНКИН
УТВЕРЖДЕНА
Постановлением Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации
от 15 декабря 2010 г. N 231/1514-5
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации.
Порядок работы с электронными документами, документами по ведению кадрового делопроизводства определяется отдельными инструкциями. Работа с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 "Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти".
Инструкция разработана на основании Федеральных законов "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", "Об архивном деле в Российской Федерации", "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, с учетом Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76, Регламента Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Положения об Аппарате ЦИК России, а также иных постановлений и других нормативных актов ЦИК России, с использованием ГОСТа Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
1.2. Правила подготовки и оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для членов ЦИК России и федеральных государственных гражданских служащих Аппарата ЦИК России (далее - гражданские служащие).
Работники Федерального центра информатизации при ЦИК России (далее - ФЦИ при ЦИК России), Российского центра обучения избирательным технологиям при ЦИК России (далее - РЦОИТ при ЦИК России) и лица, привлекаемые по гражданско-правовым договорам, при подготовке постановлений (выписок из протокола заседания), распоряжений Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, при исполнении входящих документов с указаниями по исполнению документов Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, членов ЦИК России, при подготовке писем и телеграмм, отправляемых из ЦИК России, докладных записок в адрес должностных лиц ЦИК России и при оформлении дел для передачи их в Центральный архив ЦИК России (далее - Архив) должны руководствоваться настоящей Инструкцией.
Руководители ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России могут издавать нормативные документы по делопроизводству, уточняющие порядок работы с документами соответственно в ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России и не противоречащие настоящей Инструкции.
1.3. Работники, поступившие на федеральную государственную гражданскую службу в Аппарат ЦИК России, на работу в ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России, должны быть ознакомлены под роспись с текстом настоящей Инструкции соответствующей кадровой службой.
1.4. В случае ухода в отпуск, выезда в командировку, болезни исполнителя документов начальник управления (начальник отдела) Аппарата ЦИК России передает неисполненные документы другому исполнителю. При увольнении или переходе в другое управление Аппарата ЦИК России гражданский служащий передает дела и документы, находящиеся у него на исполнении, по акту ответственному за ведение делопроизводства в управлении Аппарата ЦИК России.
1.5. Организацию единой системы делопроизводства в ЦИК России, внедрение автоматизированных (компьютерных) технологий подготовки и обработки документов, формирование и поддержание единой базы данных о документах, методическое руководство организацией делопроизводства в управлениях Аппарата ЦИК России, контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляет Управление организационного и документационного обеспечения Аппарата ЦИК России.
1.6. Делопроизводство в ЦИК России осуществляется с использованием программного изделия "Дело" подсистемы автоматизации административной деятельности Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы", входящей в состав специального программного обеспечения (далее - ПИ "Дело").
Доступ к ПИ "Дело" осуществляется в соответствии с Регламентом использования информационных ресурсов комплекса средств автоматизации ЦИК России.
1.6.1. ПИ "Дело" содержит единую базу данных с информацией о:
входящих, внутренних и исходящих документах;
движении подлинников и копий документов в ЦИК России;
ходе исполнения документов;
списании документов в дело и передаче их в Архив.
ПИ "Дело" предоставляет возможность работать с электронными документами, осуществлять в базе данных автоматизированный поиск документов по различным критериям, организовывать контроль исполнения документов и поручений, а также получать статистические отчеты по документообороту в ЦИК России.
1.6.2. Основной единицей хранения информации в ПИ "Дело" является регистрационная карточка документа (далее - РК).
1.6.3. Работа в ПИ "Дело" основывается на принципе однократной регистрации документа. Зарегистрированный в ПИ "Дело" документ при поступлении к членам ЦИК России, Руководителю Аппарата ЦИК России, заместителям Руководителя Аппарата ЦИК России и в управления Аппарата ЦИК России повторно не регистрируется.
1.7. Изменения в настоящую Инструкцию вносятся постановлением ЦИК России после их согласования с Федеральным архивным агентством.
2. Основные понятия
В настоящей Инструкции используются следующие понятия:
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
внутренний документ - документ, подготовленный в ЦИК России (в управлении Аппарата ЦИК России), ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России, не выходящий за пределы ЦИК России;
входящий документ - документ, поступивший в ЦИК России;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;
докладная записка - внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот ЦИК России;
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;
дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
исходящий документ - документ, отправляемый из ЦИК России;
контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в Аппарате ЦИК России, ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;
нормативные документы - совокупность инструктивных материалов, рассчитанных на постоянное или многократное действие и содержащих какие-либо нормы, правила, предписания;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
письменное обращение гражданина - направленное в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменное предложение, заявление или жалоба;
письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, гражданами;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
поручение - документ, предписывающий выполнение тех или иных заданий;
регистрационная карточка документа (РК) - электронная регистрационно-учетная форма, создаваемая при регистрации документа с использованием ПИ "Дело";
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа;
срок исполнения документа - срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом, указаниями по исполнению документа или поручением;
указания по исполнению документа - реквизит, состоящий из надписи на документе или на отдельном листе установленной формы, сделанной должностным лицом;
учет документов - фиксация факта получения документов без проставления на них регистрационных штампов;
формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
электронный образ документа - документ на бумажном носителе, преобразованный в электронно-цифровую форму путем сканирования с сохранением всех его реквизитов.
3. Прием, регистрация и прохождение поступающих в ЦИК России документов
3.1. Документы в ЦИК России доставляются через отделение связи (почтой, телеграфом), фельдъегерской связью, нарочным или передаются на личном приеме граждан членам ЦИК России.
Документы могут поступать в ЦИК России по каналам связи Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" (далее - ГАС "Выборы") средствами электронной почты ПИ "Дело", на официальный почтовый ящик ЦИК России в сети Интернет и по факсимильной связи.
3.2. Прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение и регистрация поступающих в ЦИК России документов производится в централизованном порядке отделом прохождения документов Управления организационного и документационного обеспечения (далее - отдел прохождения документов) с использованием ПИ "Дело" ежедневно с 9 до 18 часов (в пятницу до 17 часов), кроме выходных и нерабочих праздничных дней.
Документы, доставленные фельдъегерской связью после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни, принимаются диспетчерами ЦИК России, записываются в журнал установленной формы (Приложение N 1) и передаются в отдел прохождения документов для регистрации на следующий рабочий день.
3.3. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации в ПИ "Дело" (Приложение N 2).
3.4. При вскрытии конвертов, поступающих фельдъегерской связью или по почте, проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
3.5. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, гражданским служащим отдела прохождения документов составляется акт установленной формы в двух экземплярах (Приложение N 3). Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.
На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".
3.6. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случае, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов, а также если они содержат документы, которые поступили из-за пределов территории Российской Федерации, из судов, следственных органов либо договоры, претензии, исковые заявления, документы, связанные с размещением заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд.
3.7. Конверты с заявками на участие в торгах на закупки товаров, выполнение работ, оказание услуг, поступившие нарочным, принимаются гражданским служащим управления Аппарата ЦИК России - организатора торгов, не вскрываются и учитываются в журнале.
Конверты с заявками на участие в торгах на закупки товаров, выполнение работ, оказание услуг, поступившие по почте, принимаются гражданским служащим отдела прохождения документов, не вскрываются, учитываются по пакетному журналу и передаются в управление Аппарата ЦИК России, ответственное за организацию торгов, под подпись.
3.8. Пакеты с пометкой "Лично" учитываются по пакетному журналу и передаются адресатам в закрытом виде под подпись.
Документы, адресованные лично Председателю ЦИК России, заместителям Председателя ЦИК России, секретарю ЦИК России, членам ЦИК России, Руководителю Аппарата ЦИК России, передаются им через их помощников (советников) или через гражданских служащих, работающих в соответствующих приемных, под подпись.
По письменному поручению Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, членов ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России конверты, поступившие с пометкой "Лично" на имя соответствующего должностного лица ЦИК России, вскрываются, регистрируются в ПИ "Дело" и докладываются Председателю ЦИК России, заместителям Председателя ЦИК России, секретарю ЦИК России в установленном порядке.
3.9. При регистрации поступившего документа в РК обязательно вводятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, данные о корреспонденте (адресанте) (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров, вид доставки.
На оборотной стороне первого листа зарегистрированного документа проставляется регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты и времени регистрации. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.
На копии документа входящий номер проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа.
При регистрации документа, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в РК делается соответствующая ссылка (связки).
К повторным документам прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения в виде распечатанной РК, которая передается ответственному за его исполнение.
3.10. Иностранная корреспонденция, поступающая в ЦИК России, передается для перевода в Управление внешних связей, затем ответственный за ведение делопроизводства указанного управления передает оригинал документа и его перевод в отдел прохождения документов для регистрации.
3.11. После регистрации документов в отделе прохождения документов их доклад осуществляется в соответствии с порядком, утвержденным Председателем ЦИК России.
3.12. Копии федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, поступившие в ЦИК России, регистрируются в отделе прохождения документов с использованием ПИ "Дело", к РК прикрепляется электронный образ документа.
Указанные в первом абзаце настоящего пункта документы, касающиеся деятельности ЦИК России, докладываются в порядке, установленном настоящей Инструкцией для входящих документов.
Информация об указанных выше документах ежедневно размещается на сетевом диске, их просмотр осуществляется с использованием ПИ "Дело".
3.13. После доклада документы с указаниями по исполнению документа Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России или секретаря ЦИК России направляются в отдел прохождения документов для внесения указаний по исполнению документов в РК.
Указания по исполнению документа с отметкой о срочности исполнения вносятся в РК незамедлительно.
Документы с пометками "Весьма срочно", "Срочно" передаются членам ЦИК России, в управления Аппарата ЦИК России, ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России незамедлительно, остальные документы - в день доклада, либо до 12.00 следующего рабочего дня.
3.14. Гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства в управлениях Аппарата ЦИК России, гражданские служащие, работающие в приемных секретаря ЦИК России, членов ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, заместителей Руководителя Аппарата ЦИК России, работники, ответственные за ведение делопроизводства в ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России, получают документы в отделе прохождения документов не реже трех раз в день, а при необходимости - немедленно, расписываясь за них в распечатанных РК.
3.15. Если в указании по исполнению документа Председателя ЦИК России (заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России) указаны заместители Председателя ЦИК России, секретарь ЦИК России, члены ЦИК России, Руководитель Аппарата ЦИК России, заместители Руководителя Аппарата ЦИК России, начальники управлений Аппарата ЦИК России, руководители ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России, то работу по исполнению документа координирует заместитель Председателя ЦИК России, секретарь ЦИК России, член ЦИК России, Руководитель Аппарата ЦИК России, указанный в указании по исполнению документа первым, - координатор исполнения.
Ответственным за исполнение является начальник управления Аппарата ЦИК России, Руководитель ФЦИ при ЦИК России, руководитель РЦОИТ при ЦИК России, указанный в указании по исполнению документа Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России первым после члена (членов) ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, заместителя Руководителя Аппарата ЦИК России, не являющегося одновременно начальником управления.
Гражданский служащий Аппарата ЦИК России, работник ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России, готовящие ответы на входящие документы, являются исполнителями.
Если в указании по исполнению документа Председателя ЦИК России (заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России) после координатора исполнения и ответственного за исполнение указаны заместители Председателя ЦИК России, секретарь ЦИК России, члены ЦИК России, Руководитель Аппарата ЦИК России, заместители Руководителя Аппарата ЦИК России, начальники управлений Аппарата ЦИК России, руководители ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России, то они являются соисполнителями.
Подлинник документа передается ответственному за исполнение. Координатору исполнения и соисполнителям передаются копии документа.
Если в указании по исполнению документа Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России указан только член ЦИК России, то ему передается подлинник документа, который после исполнения возвращается в отдел прохождения документов.
Ответственный за исполнение организует исполнение документа в сроки, установленные пунктами 11.5, 11.6 настоящей Инструкции. Соисполнители представляют все необходимые материалы ответственному за исполнение. Соисполнители несут равную ответственность за своевременную и качественную подготовку документов.
3.16. Документы, составляющие правовую основу внешних связей ЦИК России с зарубежными избирательными органами и международными организациями (договоры, соглашения, протоколы и иные подобные документы), а также документы, составляющие правовую основу взаимодействия ЦИК России с органами государственной власти Российской Федерации, иными государственными органами, российскими общественными и иными некоммерческими организациями (договоры, соглашения, протоколы и иные подобные документы), подлежат регистрации в отделе прохождения документов в порядке, установленном для входящих документов.
Подлинник зарегистрированного документа, указанного в настоящем пункте, в течение трех дней после дня регистрации передается на хранение в Архив исполнителем документа.
3.17. Особенности приема и регистрации документов в период подготовки и проведения федеральных избирательных кампаний могут определяться Председателем ЦИК России.
4. Основные требования к подготовке и оформлению документов
4.1. В ЦИК России используются следующие виды бланков, изготовленных типографским способом (Приложение N 4):
бланк протокола заседания ЦИК России;
бланк постановления ЦИК России;
бланк выписки из протокола заседания ЦИК России;
бланк распоряжения ЦИК России;
бланк Председателя ЦИК России;
бланк заместителя Председателя ЦИК России;
бланк секретаря ЦИК России;
бланк Руководителя Аппарата ЦИК России;
общий бланк ЦИК России (для подготовки любого вида документа, кроме письма);
бланк письма ЦИК России.
4.2. Бланки Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, общий бланк ЦИК России, бланк письма ЦИК России имеют нумерацию на обороте.
Выдача бланков управлениям Аппарата ЦИК России, а также контроль за правильным использованием бланков и их соответствием установленным образцам осуществляется протокольно-контрольным отделом Управления организационного и документационного обеспечения Аппарата ЦИК России (далее - протокольно-контрольный отдел).
Уничтожение испорченных бланков осуществляется в протокольно-контрольном отделе с составлением акта установленной формы (Приложение N 5).
4.3. При подготовке и оформлении документов члены ЦИК России и гражданские служащие Аппарата ЦИК России, работники ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России, а также лица, привлекаемые по гражданско-правовым договорам, должны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже.
4.3.1. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания, утверждения. Датой протокола является дата заседания, а акта - дата события.
Датой документа, изданного совместно двумя и более организациями, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например:
07.04.2010
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:
07 апреля 2010 г.
4.3.2. Регистрационный номер документа.
Например, для входящих документов - это порядковый номер, для исходящих документов - индекс дела по номенклатуре и, через косую черту, порядковый номер документа.
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.
4.3.3. Ссылка на исходящий номер и дату документа.
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
4.3.4. Адресат.
Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу.
Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:
Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. При этом инициалы указываются перед фамилией, например:
Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата, например:
Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
На документах, адресованных федеральным органам государственной власти и иным федеральным государственным органам, органам государственной власти субъектов Российской Федерации, избирательным комиссиям субъектов Российской Федерации, адрес не указывается.
Если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, их следует указывать обобщенно, например:
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывается.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки установленной формы (Приложение N 6), который подписывается исполнителем и начальником управления Аппарата ЦИК России (руководителями ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России).
При адресовании документа физическому лицу вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
4.3.5. Гриф утверждения документа.
Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек и прописными буквами и на следующей строке - наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, и дата утверждения, например:
При утверждении документа постановлением, протоколом, решением, распоряжением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) без кавычек и прописными буквами, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа. В грифе утверждения допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки.
4.3.6. Указания по исполнению документа.
Указания по исполнению документа оформляются на отдельном листе формата А6 (105 x 147) установленной формы (Приложение N 7), приложенном к документу, или наносятся на самом документе. Указания по исполнению документа включают фамилии и инициалы исполнителей, при необходимости - содержание, срок исполнения, подпись и дату, например:
4.3.7. Заголовок к тексту документа.
Заголовок к тексту документа должен кратко и точно раскрывать его содержание и быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:
"о чем (о ком)?", например:
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
Документы, оформленные на бланках формата А5, указания руководителей ЦИК России по исполнению документа, телеграммы не озаглавливаются.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок располагается на первом листе над текстом документа по центру, а при оформлении письма - от границы левого поля.
4.3.8. Текст документа.
Текст документа оформляют в виде связного текста, таблицы или в виде соединения этих структур.
Текст документа должен излагаться кратко и ясно, быть аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.
Текст документа должен, как правило, состоять из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст документа может содержать только заключительную часть (например, распоряжение - распорядительную часть без констатирующей, письмо, заявление - просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, ранее изданных ЦИК России, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.
Тексты документов большого объема могут делиться на разделы, подразделы и пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, например:
Абзацы внутри пунктов не нумеруются.
В письмах используют следующие формы изложения:
от 1-го лица множественного числа ("Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.);
от 3-го лица единственного числа ("ЦИК России не считает возможным...", "ЦИК России предлагает рассмотреть возможность...");
на должностных бланках - от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в...").
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
4.3.9. Отметка о наличии приложений.
Отметка о наличии приложений располагается от границы левого поля после текста перед подписью.
Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка об их наличии оформляется по следующей форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: на 6 л. в 2 экз. только в первый адрес.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
В постановлениях и распоряжениях сведения о наличии приложений указываются в тексте. Например:
"Разработать и представить проект плана по форме, указанной в приложении N 1."
или
"...делается запись в журнал установленной формы (приложение N 2)."
Если в документе, к которому относится приложение, оно не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем углу указывается, к какому постановлению (распоряжению) приложение относится, например:
При наличии нескольких приложений они нумеруются, например, приложение N 1, приложение N 2 и так далее.
4.3.10. Подпись должностного лица.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, которая оформляется синими или черными чернилами, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Если документ оформляется на бланке ЦИК России, то реквизит включает наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), например:
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает его заместитель или иное лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Если документ оформляется на бланке Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, то должность не указывается.
Если документ оформляется не на бланке, то реквизит содержит полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Например:
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне. Например:
В документе, подготовленном комиссией, подписи располагаются одна под другой. Первым указывается председатель комиссии, а фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Например:
Если документ составлен как прилагаемая к основному документу справка или информация, то он оформляется в соответствии с пунктом 4.3.9 настоящей Инструкции, а вместо подписи под текстом документа, как правило, указывается название соответствующего управления Аппарата ЦИК России, ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России, в котором подготовлена справка или информация.
4.3.11. Гриф согласования.
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек и прописными буквами), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования, например:
Если согласование осуществляется протоколом, письмом или другим документом, то согласование оформляется следующим образом:
Гриф согласования располагается под реквизитом "Подпись" в левом нижнем поле документа.
4.3.12. Виза.
Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, при необходимости может быть указана должность визирующего, например:
При наличии замечаний к документу виза оформляется следующим образом:
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Допускается полистное визирование документов и приложений к ним.
Для документа, подлинник которого остается в ЦИК России, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Порядок визирования постановлений и распоряжений установлен в соответствующих разделах настоящей Инструкции.
Для документа, подлинник которого отправляют из ЦИК России, визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа.
4.3.13. Оттиск печати.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.
4.3.14. Отметка о заверении копии.
Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется отметка о заверении копии - заверительная надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения, например:
При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная надпись удостоверяется печатью.
4.3.15. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона с кодом региона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу размером шрифта 10 пунктов, например:
А.П. Иванов
(495)202-13-13
4.3.16. Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и номер имеющегося документа об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись исполнителя или начальника управления Аппарата ЦИК России, в котором исполнен документ.
4.3.17. Идентификатор электронной копии документа (колонтитул).
Идентификатор (имя файла на машиночитаемом носителе) электронной копии документа (колонтитул) обязательно проставляется в левом углу нижнего поля каждой страницы документа размером шрифта 8 пунктов, например:
B0301012.doc
5. Организация работы с отправляемыми из ЦИК России документами
5.1. Отправляемые документы печатаются, как правило, в протокольно-контрольном отделе на бланках установленной формы и оформляются в соответствии с положениями настоящей Инструкции.
5.2. Отправка документов из ЦИК России осуществляется фельдъегерской связью, почтой, по телеграфу, каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ "Дело", каналам факсимильной связи, сети Интернет или нарочным.
Решение о способе доставки документа, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа средствами электронной почты ПИ "Дело", по факсимильной связи или сети Интернет принимает ответственный за исполнение документа.
5.3. При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый (включая индекс) адрес организации (кроме писем, адресованных в федеральные органы государственной власти и иные федеральные государственные органы, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, избирательные комиссии субъектов Российской Федерации).
5.4. Исходящие письма направляются за подписью Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России на соответствующих бланках.
Телеграммы категории "Правительственная" направляются только за подписью Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России и секретаря ЦИК России.
5.5. По согласованию с Председателем ЦИК России, заместителями Председателя ЦИК России или секретарем ЦИК России, либо по их указаниям по исполнению документов или поручениям, письма подписываются членами ЦИК России на бланке письма ЦИК России.
Ответ на входящий документ подписывается координатором исполнения, а в случае его отсутствия - автором указаний по исполнению документа.
По согласованию с Председателем ЦИК России, заместителями Председателя ЦИК России или с секретарем ЦИК России письма вправе подписывать:
Руководитель Аппарата ЦИК России - по направлениям своей деятельности в соответствии с должностным регламентом;
заместители Руководителя Аппарата ЦИК России, не являющиеся начальниками управлений Аппарата ЦИК России - по направлениям своей деятельности в соответствии с должностными регламентами (на бланке письма ЦИК России);
начальник Управления внешних связей - по вопросам поездок за пределы территории Российской Федерации, приема иностранных делегаций, иным вопросам международного сотрудничества в области избирательных систем, консульским и регистрационным вопросам (на бланке письма ЦИК России);
начальник Управления организационного и документационного обеспечения - при направлении обращений граждан, содержащих вопросы, не относящиеся к компетенции ЦИК России (на бланке письма ЦИК России);
начальник Управления делами - по вопросам материально-технического и социально-бытового обеспечения (на бланке письма ЦИК России);
начальник Управления общественных связей и информации - по вопросам взаимодействия со средствами массовой информации, а также пресс-службами федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, политических партий, образовательных и общественных организаций и по вопросам оформления пропусков для входа в здание ЦИК России представителей средств массовой информации (на бланке письма ЦИК России);
начальник Управления государственной службы и кадров - по вопросам проверки достоверности и полноты сведений, представляемых гражданами, претендующими на замещение должностей федеральной государственной службы, и федеральными государственными служащими, и соблюдения федеральными государственными служащими требований к служебному поведению (на бланке письма ЦИК России);
начальник Контрольного управления - по вопросам взаимодействия с правоохранительными органами (на бланке письма ЦИК России).
5.6. Подписанные письма и телеграммы вместе с копиями, завизированными исполнителем, ответственным за исполнение, соисполнителями, передаются для регистрации и отправки в отдел прохождения документов в открытом виде гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства в управлениях Аппарата ЦИК России, гражданскими служащими соответствующих приемных заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, членов ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, заместителей Руководителя Аппарата ЦИК России, а также работниками, ответственными за ведение делопроизводства в ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России.
Документы, содержащие вопросы финансового характера, должны быть завизированы начальником Планово-финансового управления.
Если отправляемый документ является ответом на входящий документ, исполнитель обязан приобщить подлинник входящего документа к копии отправляемого документа, остающейся в деле.
В случае если указание по исполнению документа или поручение Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России содержит требование о согласовании, внесении предложений или штамп "Контроль" Председателя ЦИК России, то на копии исходящего документа или докладной записки должна быть отметка о согласовании с автором указаний по исполнению документа или поручения.
5.7. С использованием ПИ "Дело" документам присваивается исходящий номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий номер указывается также на копии документа, остающейся в деле.
При регистрации исходящего документа в РК обязательно вводятся следующие реквизиты: данные об адресате (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение получателя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров, исполнитель документа, его соисполнители (визы), а также кем он подписан, вид документа.
Документ отправляется только при наличии его электронной версии, как правило, созданной в протокольно-контрольном отделе, которая присоединяется к РК в момент регистрации.
5.8. Отправка исходящих документов в избирательные комиссии субъектов Российской Федерации по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ "Дело" осуществляется отделом прохождения документов.
В этом случае после регистрации электронный образ документа присоединяется к РК и отправляется в формате pdf, при необходимости приложения к документу отправляются в формате MS Word(R) и MS Excel(R). Если электронная версия приложения изготовлена не в протокольно-контрольном отделе, то на бумажной копии документа должна быть отметка исполнителя о соответствии отправляемой электронной версии.
Документы по вопросам формирования избирательных комиссий и осуществления их финансирования, награждения и поощрения членов и работников аппаратов избирательных комиссий, участников референдума направляются фельдъегерской связью или почтой.
Иные документы могут быть отправлены фельдъегерской связью или почтой по указанию секретаря ЦИК России.
5.9. При необходимости отправка материалов информационного и справочного характера осуществляется по каналам связи ГАС "Выборы" через почтовые ящики, установленные на автоматизированных рабочих местах гражданских служащих в управлениях Аппарата ЦИК России.
5.10. По каналам факсимильной связи документы передаются исполнителями после их регистрации в отделе прохождения документов.
5.11. При отправке телеграммы более чем в четыре адреса в отдел прохождения документов представляются ее оформленный подлинник, копия и два экземпляра подписанного списка рассылки с указанием полных почтовых (включая почтовый индекс) адресов.
5.12. При отправке письма более чем в четыре адреса исполнитель составляет список рассылки установленной формы (Приложение N 6). Список рассылки подписывается исполнителем, начальником управления Аппарата ЦИК России (его заместителем, руководителями ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России). Письмо и список рассылки передаются гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства в управлении Аппарата ЦИК России, работниками, ответственными за ведение делопроизводства в ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России в отдел прохождения документов для регистрации. После регистрации письма исполнитель тиражирует его и передает на отправку в отдел прохождения документов.
Если письмо направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый экземпляр.
5.13. Контроль за введением в ПИ "Дело" и актуальностью адресов, сведений об избирательных комиссиях субъектов Российской Федерации, о законодательных и исполнительных органах государственной власти субъектов Российской Федерации, их руководителях, политических партиях и их лидерах осуществляет Управление организации избирательного процесса; о федеральных органах государственной власти и иных федеральных государственных органах, их руководителях - Управление организационного и документационного обеспечения; о средствах массовой информации и их руководителях - Управление общественных связей и информации; о правильности адресов иностранных посольств в Москве, адресов международных организаций - Управление внешних связей.
5.14. Отправка из ЦИК России документов производится отделом прохождения документов ежедневно с 9 до 18 часов (в пятницу до 17 часов) кроме выходных и нерабочих праздничных дней.
Документы, переданные для отправки до 17 часов (в пятницу до 16 часов), оформляются в тот же день, остальные - на следующий рабочий день.
В период между федеральными избирательными кампаниями исходящие документы отправляются фельдъегерской связью по Москве до 15 часов текущего рабочего дня, в другие субъекты Российской Федерации - один раз в неделю по средам. Отправка документов в иные сроки осуществляется по разрешению секретаря ЦИК России на основании докладной записки.
Отправка исходящих документов после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни осуществляется в соответствии с порядком, утвержденным Председателем ЦИК России.
5.15. Документы с отметкой о срочности доставки "Весьма срочно" и "Срочно" оформляются незамедлительно и передаются в отдел фельдъегерской связи для доставки в первую очередь в соответствии с графиком городских маршрутов фельдъегерей.
5.16. Документы без отметок оформляются по мере поступления в отдел прохождения документов и передаются в отдел доставки фельдъегерской связи, где отправка осуществляется в соответствии с графиком выполнения фельдъегерских маршрутов в оптимальные сроки.
5.17. Документы, направляемые гражданам по домашнему адресу, отправляются отделом прохождения документов через почтовое отделение связи заказными письмами.
В организации, расположенные не на территории административных центров субъектов Российской Федерации (кроме Москвы и Санкт-Петербурга), документы отправляются также заказными письмами.
5.18. Исходящие документы, оформленные с нарушением требований настоящей Инструкции, к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку. Корреспонденция неслужебного характера, в том числе личная корреспонденция, художественная, учебная, научная и иная литература, периодические издания, аудио- и видеокассеты, CD-диски к отправке не принимаются.
6. Особенности работы с обращениями граждан
6.1. Организация работы с обращениями граждан осуществляется в соответствии с разделом 3 настоящей Инструкции с учетом особенностей, указанных в данном разделе.
6.2. Письменные обращения граждан (далее - обращения), поступившие в ЦИК России, регистрируются в отделе прохождения документов с использованием ПИ "Дело" отдельно от других видов документов не позднее трех дней с момента поступления. Обращения, касающиеся нарушений избирательных прав граждан в период подготовки и проведения выборов и референдумов, регистрируются в день поступления в ЦИК России или на следующий рабочий день.
6.3. При вскрытии конвертов проверяется наличие всех вложений. Конверт обязательно сохраняется.
Обращения, содержащие в адресной части пометку "Лично", рассматриваются в общем порядке в соответствии с настоящей Инструкцией.
При регистрации повторных обращений им присваивается очередной регистрационный номер, в РК делается отметка "Повторно" и прикладываются регистрационные карточки по первичным обращениям, подобранные с использованием ПИ "Дело".
Если обращение поступило от коллектива граждан, то при регистрации в РК ставится отметка "Коллективное".
6.4. Регистрационный штамп, состоящий из порядкового номера обращения и даты регистрации, ставится, как правило, на первом листе обращения в правом нижнем углу или на свободном от текста месте.
6.5. Обращения после регистрации в отделе прохождения документов докладываются в соответствии с порядком, утвержденным Председателем ЦИК России.
6.6. Обращения с указаниями по исполнению документа Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России или секретаря ЦИК России направляются в отдел прохождения документов для внесения указаний по исполнению документов в РК. Гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства в управлениях Аппарата ЦИК России, гражданские служащие, работающие в приемных заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, членов ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, заместителей Руководителя Аппарата ЦИК России, работники, ответственные за ведение делопроизводства в ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России, получают обращения в отделе прохождения документов под подпись в распечатанной РК.
Обращения, адресованные членам ЦИК России, регистрируются, докладываются и передаются в соответствии с порядком, установленным настоящей Инструкцией.
Обращения рассматриваются в соответствии с указаниями по исполнению документа Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России или секретаря ЦИК России в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
6.7. Обращения, содержащие вопросы, решение которых не относится к компетенции ЦИК России, докладываются секретарю ЦИК России и по его указанию по исполнению документа в течение семи календарных дней со дня регистрации направляются с сопроводительным письмом за подписью начальника Управления организационного и документационного обеспечения в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением граждан, направивших обращения, о переадресации обращений. В сопроводительном письме оговаривается порядок направления ответа автору обращения, а при необходимости - и в ЦИК России.
В случае если решение поставленных в обращениях вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов или должностных лиц, копия обращения в течение семи календарных дней со дня регистрации направляется в соответствующие органы или соответствующим должностным лицам.
6.8. Запрещается направлять обращение на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления (муниципальные органы) или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется, за исключением случаев, указанных в пункте 6 статьи 75 Федерального закона "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".
6.9. В случае если в соответствии с запретом, указанным в пункте 6.8 настоящей Инструкции, невозможно направить обращение на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, обращение возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие в установленном порядке в суд.
6.10. Обращения рассматриваются в сроки, установленные пунктами 11.5, 11.6 настоящей Инструкции.
В период подготовки и проведения выборов и референдумов сроки исполнения обращений устанавливаются в соответствии с законодательством о выборах и референдумах.
Если необходимо продлить срок рассмотрения обращения, исполнитель не позднее чем за три дня до истечения срока подготовки ответа представляет на имя автора указания по исполнению документа докладную записку с объяснением, по какой причине невозможно дать ответ в установленный срок. Максимальное продление срока исполнения обращения составляет 30 календарных дней.
Заявителю направляется уведомление о продлении срока рассмотрения его обращения.
Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.
6.11. В случае поступления в ЦИК России в установленном порядке запроса государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, представляются в течение 15 календарных дней.
6.12. Ответ на обращение, в котором не указаны фамилия гражданина и его почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, не дается. Такое обращение списывается "В дело" секретарем ЦИК России по представлению начальника Управления организационного и документационного обеспечения. Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
Если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи календарных дней со дня регистрации сообщается гражданину, направившему обращение (если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению).
6.13. Обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, остаются без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а заявителям сообщается о недопустимости злоупотребления правом.
6.14. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи календарных дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
6.15. Если в обращении содержится вопрос, на который гражданину неоднократно (два раза и более) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства, то переписка по данному вопросу с гражданином прекращается, о чем ему направляется уведомление.
6.16. Обращения, поступившие на официальный почтовый ящик ЦИК России в сети Интернет, регистрируются с использованием ПИ "Дело" и рассматриваются в установленном порядке. Ответы на такие обращения направляются по адресам электронной почты или по почтовым адресам, указанным в обращениях.
6.17. Личный прием граждан ведется членами ЦИК России по предварительной записи по графику, утвержденному Председателем ЦИК России, с учетом содержания обращения и в соответствии с направлениями деятельности членов ЦИК России.
При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
Ведение личного приема граждан может сопровождаться аудио- и видеозаписью, о чем гражданин уведомляется до начала приема.
Во время приема граждан ведется журнал учета, в который вносятся данные о гражданине, краткое содержание обращения, результаты рассмотрения, а также должность и фамилия лица, которое ведет прием.
Если изложенные в устном обращении факты не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в журнале учета. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
В случае грубого, агрессивного поведения гражданина прием может быть прекращен. При необходимости может быть вызван сотрудник охраны. Информация о поведении гражданина отражается в журнале учета.
6.18. Переданные на приеме гражданами обращения регистрируются с использованием ПИ "Дело" и рассматриваются в порядке, установленном настоящим разделом.
7. Подготовка, оформление, выпуск, учет документов, рассматриваемых на заседаниях ЦИК России
7.1. Формирование проекта повестки дня заседания ЦИК России
7.1.1. Проект повестки дня заседания ЦИК России формируется по поручению секретаря ЦИК России протокольно-контрольным отделом не позднее чем за 7 календарных дней до предполагаемой даты его проведения (в период федеральной избирательной кампании - не позднее чем за 3 дня) на основании планов работы и постановлений ЦИК России и согласовывается с членами ЦИК России, начальниками управлений Аппарата ЦИК России, руководителями ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России, ответственными за подготовку выносимых на заседание вопросов, и представляется на подпись секретарю ЦИК России.
7.1.2. Члены ЦИК России, Руководитель Аппарата ЦИК России вправе предложить внести в повестку дня заседания вопросы, не предусмотренные планами работы и постановлениями ЦИК России, при условии наличия подготовленных по этому вопросу документов.
Вопросы, не предусмотренные планами работы и постановлениями ЦИК России, включаются в проект повестки дня заседания ЦИК России при письменном обращении члена ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, по инициативе которых вопрос выносится на заседание ЦИК России, на имя секретаря ЦИК России, в котором указываются название вопроса, докладчик и дата передачи согласованного проекта и материалов к нему в протокольно-контрольный отдел.
7.1.3. Согласованный с Председателем ЦИК России и подписанный секретарем ЦИК России проект повестки дня заседания ЦИК России тиражируется протокольно-контрольным отделом (как правило, не позднее чем за четыре дня до дня заседания, а в период федеральной избирательной кампании не позднее дня, предшествующего заседанию) для рассылки членам ЦИК России, Руководителю Аппарата ЦИК России, заместителям Руководителя Аппарата ЦИК России, начальникам управлений Аппарата ЦИК России, руководителям ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России и размещается в электронном виде в соответствующей подсистеме ГАС "Выборы".
7.1.4. Членам ЦИК России с правом совещательного голоса и представителям политических партий проект повестки дня заседания ЦИК России рассылается на указанные ими электронные почтовые ящики в сети Интернет.
7.2. Подготовка документов по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания ЦИК России
7.2.1. Документы по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания ЦИК России, готовятся управлениями Аппарата ЦИК России, ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России под руководством члена ЦИК России, ответственного за подготовку вопроса.
7.2.2. Представляемые к рассмотрению документы должны включать озаглавленный проект постановления (выписки из протокола заседания) с приобщенными к нему подлинниками документов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании ЦИК России, либо проект письма, подлежащего согласованию на заседании ЦИК России, а при необходимости - пояснительную записку по рассматриваемому вопросу.
7.2.3. Проекты документов (включая приложения), представляемые для рассмотрения на заседании ЦИК России, печатаются, как правило, в протокольно-контрольном отделе, визируются исполнителем, начальниками управлений Аппарата ЦИК России, руководителями ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России, ответственными за его подготовку, начальником Правового управления и гражданским служащим редакционно-издательского отдела Управления общественных связей и информации (далее - редакционно-издательский отдел), Руководителем Аппарата ЦИК России.
Проекты документов (включая приложения), содержащие вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности избирательных комиссий, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и иных участников избирательного процесса, визируются начальником Планово-финансового управления.
После визирования Руководителем Аппарата ЦИК России проект документа представляется на визирование члену ЦИК России, руководящему его подготовкой, и заместителю Председателя ЦИК России в соответствии с распределением полномочий.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта документа (включая приложения) по форме (Приложение N 8).
7.2.4. Проекты документов для визирования должны представляться в управления Аппарата ЦИК России и членам ЦИК России, как правило, не позднее чем за 5 дней до дня заседания ЦИК России (в период проведения федеральных избирательных кампаний данный срок может сокращаться).
7.2.5. Исполнитель обеспечивает комплектность всех документов, обозначенных как в проекте постановления (выписки из протокола заседания), так и в приложениях к нему.
7.2.6. Подготовленные и оформленные для рассмотрения на заседании проекты документов передаются исполнителем в протокольно-контрольный отдел для последующего их представления секретарю ЦИК России. После просмотра, а в необходимых случаях внесения поправок, секретарь ЦИК России проставляет на проектах представленных документов надпись "На заседание", ставит подпись и дату и передает весь комплект документов в протокольно-контрольный отдел для тиражирования.
При необходимости документы могут быть возвращены секретарем ЦИК России для доработки.
7.2.7. Протокольно-контрольный отдел комплектует папки с документами, подлежащими рассмотрению, в соответствии с проектом повестки дня заседания ЦИК России, раздает их членам ЦИК России, Руководителю Аппарата ЦИК России, заместителям Руководителя Аппарата ЦИК России, начальникам управлений Аппарата ЦИК России, руководителям ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России, Управлению общественных связей и информации для представителей средств массовой информации в срок, установленный Регламентом Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, а также размещает электронные образы документов (документы в электронном виде) в подсистемах ГАС "Выборы", обеспечивающих автоматизацию процесса подготовки и проведения заседания ЦИК России.
Если член ЦИК России находится в отпуске, командировке или отсутствует по болезни, предназначенная для него папка с документами передается помощнику члена ЦИК России, а в случае отсутствия помощника остается в протокольно-контрольном отделе.
Членам ЦИК России с правом совещательного голоса, представителям политических партий материалы передаются протокольно-контрольным отделом на указанные ими электронные почтовые ящики в сети Интернет и перед началом заседания, а лицам, приглашенным на заседание, материалы по вопросу, на который они приглашены, передаются при регистрации перед началом заседания.
7.2.8. Проекты документов могут готовиться и согласовываться с использованием подсистем ГАС "Выборы", обеспечивающих автоматизацию процесса подготовки и проведения заседания ЦИК России, в соответствии с инструкцией, определяющей порядок работы с электронными документами.
7.3. Подготовка заседаний ЦИК России
7.3.1. Управление общественных связей и информации, получив проект повестки дня заседания ЦИК России, информирует средства массовой информации о дате и времени заседания ЦИК России, а также о вопросах, включенных в повестку дня.
7.3.2. В день, предшествующий дню заседания, исполнитель документа представляет в протокольно-контрольный отдел список лиц, приглашенных на заседание ЦИК России. В списке приглашенных указываются вопрос повестки дня заседания, фамилии, имена, отчества приглашенных, их должности, официальное название организации. Список подписывается начальником соответствующего управления Аппарата ЦИК России (Руководителем ФЦИ при ЦИК России, руководителем РЦОИТ при ЦИК России) и согласовывается с секретарем ЦИК России.
Размещение лиц, приглашенных на заседание ЦИК России, в помещении, где проводится заседание, определяется секретарем ЦИК России.
7.3.3. В случае сопровождения вопроса повестки дня заседания ЦИК России видеорядом или его рассмотрения в режиме видеоконференции информация об этом сообщается в протокольно-контрольный отдел до формирования повестки дня заседания ЦИК России.
Материалы, необходимые для создания видеоряда или подготовки проведения заседания ЦИК России в режиме видеоконференции, передаются в ФЦИ при ЦИК России не позднее чем за три дня до проведения заседания.
Перед заседанием доклад о готовности технических средств к демонстрации видеоряда (проведению видеоконференции) представляется Руководителем ФЦИ при ЦИК России секретарю ЦИК России.
7.3.4. Перед началом заседания ЦИК России гражданский служащий протокольно-контрольного отдела регистрирует приглашенных на заседание ЦИК России лиц, список которых представляется Председателю ЦИК России и секретарю ЦИК России.
7.3.5. Гражданские служащие Управления общественных связей и информации организуют доступ на заседание аккредитованных представителей средств массовой информации, обеспечивают их необходимыми материалами, полученными из протокольно-контрольного отдела, а также осуществляют контроль за их размещением в зале заседаний ЦИК России.
7.4. Выпуск документов, рассмотренных на заседании ЦИК России
7.4.1. В ходе заседания ЦИК России члены ЦИК России уточняют вид документа (постановление, выписка из протокола заседания, протокольное поручение), которым оформляется решение, принятое по вопросу, обозначенному в повестке дня заседания ЦИК России.
7.4.2. Документы, рассмотренные на заседании ЦИК России, должны быть при необходимости доработаны, а затем подписаны, зарегистрированы и разосланы.
7.4.3. Срок доработки документов не должен превышать трех рабочих дней после дня заседания ЦИК России, если иной срок не определен федеральными законами или не оговорен на заседании ЦИК России.
7.4.4. При доработке документа исполнитель вносит в текст согласованные в ходе заседания ЦИК России изменения. В случае принятия ЦИК России решения о необходимости контроля за исполнением постановления, его текст дополняется пунктом, в котором назначаются лица, ответственные за исполнение, и определяется срок исполнения. Например: "Возложить контроль за исполнением постановления на члена ЦИК России (инициалы, фамилия) и Правовое управление (инициалы, фамилия начальника управления Аппарата ЦИК России). О результатах исполнения проинформировать ЦИК России до (ставится конкретная дата)".
7.4.5. Текст постановления (выписки из протокола заседания), а также приложения к нему в обязательном порядке печатаются в протокольно-контрольном отделе на бланке установленного образца и сохраняются в течение года в машиночитаемом виде в виде файлов формата MS Word(R) (для таблиц допускаются файлы формата MS Excel(R)).
Приложения, созданные в ФЦИ при ЦИК России при помощи программных средств ГАС "Выборы", преобразуются в файлы формата MS Word(R) и по локальной вычислительной сети комплекса средств автоматизации ЦИК России передаются в протокольно-контрольный отдел.
7.4.6. Документ, подлежащий подписанию (включая приложения), визируется исполнителем, начальниками управлений Аппарата ЦИК России, руководителями ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России, ответственными за его подготовку и доработку, начальником Правового управления, гражданским служащим редакционно-издательского отдела, Руководителем Аппарата ЦИК России.
Документы (включая приложения), содержащие вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности избирательных комиссий, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и иных участников избирательного процесса, визируются начальником Планово-финансового управления.
После визирования Руководителем Аппарата ЦИК России документы представляются на визирование члену ЦИК России, руководящему их подготовкой, и заместителю Председателя ЦИК России в соответствии с распределением полномочий.
В случае внесения в документ согласованных на заседании ЦИК России изменений, он визируется у членов ЦИК России, внесших на заседании ЦИК России соответствующие предложения.
Если в ходе заседания в проект документа не вносились изменения или дополнения, допускается упрощенный порядок визирования документов, определяемый секретарем ЦИК России.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (постановления, выписки из протокола заседания, приложения) по установленной форме (Приложение N 8).
7.4.7. Исполнитель следит за комплектностью прилагаемых к постановлению (выписке из протокола заседания) документов и располагает их в той последовательности, в которой они упоминаются в тексте, а также проставляет визу на оборотной стороне каждого листа постановления и приложений к нему.
7.4.8. К оформленному для подписания постановлению (выписке из протокола заседания) исполнитель прилагает список должностных лиц (организаций), которым направляется постановление (выписка из протокола заседания) Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (Приложение N 9). В данный список включаются должностные лица (организации), которые задействованы в реализации принятого документа или должны быть проинформированы о его содержании.
Список подписывается исполнителем, начальником управления Аппарата ЦИК России (Руководителем ФЦИ при ЦИК России, руководителем РЦОИТ при ЦИК России), ответственным за подготовку постановления, и утверждается секретарем ЦИК России.
7.4.9. Процедура доработки и согласования документов, рассмотренных на заседании ЦИК России, может проводиться в электронном виде с использованием подсистем ГАС "Выборы", обеспечивающих автоматизацию процесса подготовки и проведения заседания ЦИК России, в соответствии с инструкцией, определяющей порядок работы с электронными документами.
7.4.10. Оформленный комплект документов (постановление (выписка из протокола заседания ЦИК России), обозначенные в его тексте приложения, список рассылки) исполнитель передает в протокольно-контрольный отдел для проверки правильности оформления документов и последующего их представления на подпись секретарю ЦИК России и Председателю ЦИК России.
7.4.11. Если на заседании ЦИК России председательствовал один из заместителей Председателя ЦИК России, секретарь ЦИК России или один из членов ЦИК России с правом решающего голоса, а также если полномочия секретаря ЦИК России осуществлял один из членов ЦИК России с правом решающего голоса, то подписи в протоколе, на постановлении (выписке из протокола заседания ЦИК России), поручении, сделанном в ходе заседания, оформляются следующим образом:
"Заместитель Председателя Центральной избирательной комиссии Российской Федерации" - в случае временного отсутствия Председателя ЦИК России;
"Исполняющий обязанности Председателя Центральной избирательной комиссии Российской Федерации" - в случае отсутствия заместителей Председателя ЦИК России и при наличии решения ЦИК России о возложении на секретаря ЦИК России либо одного из членов ЦИК России с правом решающего голоса функций Председателя ЦИК России;
"Исполняющий обязанности секретаря Центральной избирательной комиссии Российской Федерации" - в случае наличия распоряжения Председателя ЦИК России или исполняющего обязанности Председателя ЦИК России о возложении на одного из членов ЦИК России с правом решающего голоса функций секретаря ЦИК России.
7.4.12. После подписания документы регистрируются в протокольно-контрольном отделе с использованием ПИ "Дело". На документах и списках рассылки проставляется регистрационный номер.
7.4.13. Постановления, выписки из протокола заседания ЦИК России нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий действующего состава ЦИК России.
Номер постановления состоит из номера протокола заседания ЦИК России и порядкового номера постановления, разделенных косой чертой и отделенной от них дефисом цифры, обозначающей порядковый номер состава ЦИК России (например: 3/7-5).
Номер выписки из протокола заседания ЦИК России состоит из номера протокола заседания ЦИК России, порядкового номера выписки из протокола данного заседания ЦИК России, разделенных дефисом, и отделенной от них вторым дефисом цифры, обозначающей порядковый номер состава ЦИК России (например: 2-1-5).
Соответствующие реквизиты вносятся в электронные версии документов (файл документа в формате MS Word(R)).
7.4.14. В случае принятия в ходе заседания ЦИК России решения о даче поручения оно оформляется в виде протокольного поручения.
Протокольное поручение печатается в протокольно-контрольном отделе на листе формата А4, визируется членами ЦИК России, внесшими предложение о протокольном поручении и (или) ответственными за его исполнение, начальником управления Аппарата ЦИК России (руководителями ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России), ответственным за подготовку вопроса повестки дня заседания, в ходе рассмотрения которого было принято протокольное поручение, начальником протокольно-контрольного отдела, гражданским служащим редакционно-издательского отдела.
Если протокольное поручение содержит вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности избирательных комиссий, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и иных участников избирательного процесса, оно визируется начальником Планово-финансового управления.
7.4.15. Протокольное поручение подписывается секретарем ЦИК России и ему присваивается номер, который состоит из номера протокола заседания ЦИК России, порядкового номера протокольного поручения, перед которым ставится заглавная буква "П", разделенные дефисом, и отделенной от них вторым дефисом цифры, обозначающей порядковый номер состава ЦИК России (например: 2-П1-5).
7.4.16. Указанные выше реквизиты постановления, выписки из протокола заседания, протокольного поручения вносятся в РК, к которой прикрепляется файл документа в формате MS Word(R) и электронный образ документа в формате Adobe PDF, а также делается связка с документами, послужившими основанием для рассмотрения вопроса на заседании ЦИК России.
7.4.17. В протокольно-контрольном отделе документы тиражируются в соответствии со списком рассылки, на каждой копии документа проставляется печать с надписью "Центральная избирательная комиссия Российской Федерации. Управление организационного и документационного обеспечения N 1", удостоверяющая подписи Председателя ЦИК России и секретаря ЦИК России (без воспроизведения подписей).
7.4.18. Копии постановлений (выписок из протокола заседания) направляются на бумажном носителе Председателю ЦИК России, заместителям Председателя ЦИК России, секретарю ЦИК России. Электронные файлы документов или их электронные образы, размещенные в ПИ "Дело" и подсистемах ГАС "Выборы", при необходимости распечатываются на бумажном носителе каждым пользователем указанных систем.
По указанию Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России заверенные в установленном порядке копии постановлений (выписок из протокола заседания) передаются членам ЦИК России, в управления Аппарата ЦИК России, в ФЦИ при ЦИК России и в РЦОИТ при ЦИК России протокольно-контрольным отделом.
7.4.19. Копии постановлений направляются гражданину в случае, если его обращение в ЦИК России послужило основанием для рассмотрения вопроса на заседании ЦИК России.
7.4.20. Рассылка копий постановлений (выписок из протокола заседания) в организации и гражданам фельдъегерской связью и почтой осуществляется отделом прохождения документов.
7.4.21. Рассылка копий постановлений (выписок из протокола заседания) в избирательные комиссии по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ "Дело" осуществляется протокольно-контрольным отделом.
Постановления по вопросам формирования избирательных комиссий, их финансирования, награждения и поощрения организаторов выборов и других участников избирательного процесса направляются также фельдъегерской связью.
7.4.22. Гражданские служащие протокольно-контрольного отдела передают перечень вопросов, рассмотренных на заседании ЦИК России, и электронные файлы постановлений в ФЦИ при ЦИК России по локальной вычислительной сети комплекса средств автоматизации ЦИК России для размещения их в подсистемах ГАС "Выборы" и в сети Интернет.
Электронные файлы постановлений (выписок из протокола заседания) и их бумажные копии передаются в редакционно-издательский отдел для опубликования в журнале "Вестник Центральной избирательной комиссии Российской Федерации". Гражданские служащие протокольно-контрольного отдела контролируют полноту и идентичность текстов документов на бумажном носителе и переданных электронных файлов.
7.5. Протокол заседания ЦИК России
7.5.1. В ходе заседания ЦИК России ведется протокол и аудиозапись.
Протоколы заседаний ЦИК России оформляются на бланках протокольно-контрольным отделом в срок, не превышающий двух недель после дня заседания ЦИК России.
7.5.2. Текст протокола заседания ЦИК России состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части протокола указываются фамилия и инициалы Председателя ЦИК России (председательствующего), а также присутствующих заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России и членов ЦИК России, в том числе с правом совещательного голоса, представителей политических партий, Руководителя Аппарата ЦИК России, его заместителей, начальников управлений Аппарата ЦИК России, руководителей ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России.
Если на заседание ЦИК России приглашены лица, не являющиеся гражданскими служащими Аппарата ЦИК России, работниками ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России, их инициалы и фамилии вносятся в прилагаемый к протоколу список.
7.5.3. В основной части протокола перечисляются вопросы повестки дня заседания ЦИК России, инициалы и фамилии лиц, выступивших при их обсуждении, констатируется решение ЦИК России по каждому вопросу, фиксируются результаты голосования.
7.5.4. Протокол заседания ЦИК России визируется гражданским служащим протокольно-контрольного отдела и передается на подпись председательствовавшему на заседании ЦИК России и секретарю ЦИК России (или члену ЦИК России, исполняющему обязанности секретаря ЦИК России).
7.5.5. После подписания протоколы регистрируются в протокольно-контрольном отделе с использованием ПИ "Дело", электронный файл присоединяется к РК. Протоколы заседаний ЦИК России нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий ЦИК России.
7.5.6. Протоколы заседаний ЦИК России, приобщенные к ним постановления (вместе с материалами, послужившими основанием для их принятия) в течение одного года хранятся в протокольно-контрольном отделе, а затем, оформленные в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, передаются в Архив.
В случае если постановление визировалось в порядке, установленном абзацем 4 пункта 7.4.6, к постановлению прикладывается проект, рассмотренный на заседании ЦИК России, с визами лиц, его согласовавших.
8. Оформление распоряжений
8.1. Проекты распоряжений готовятся в управлениях Аппарата ЦИК России, в ФЦИ при ЦИК России, в РЦОИТ при ЦИК России по поручению Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России или секретаря ЦИК России, членов ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России либо по инициативе управлений Аппарата ЦИК России, руководителей ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России.
8.2. Текст распоряжения состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей и должен иметь заголовок.
8.3. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию распоряжения является нормативный правовой акт или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются его название, дата, номер, заголовок.
8.4. В распорядительной части содержится перечисление предписываемых действий, сроки и исполнители. Пункты распоряжения нумеруются арабскими цифрами с точкой и не имеют заголовков.
8.5. Если распоряжение изменяет, отменяет или дополняет ранее изданное распоряжение или его отдельные пункты, то это оговаривается в тексте распоряжения.
8.6. В последнем пункте распорядительной части, при необходимости, указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения.
8.7. Проект распоряжения печатается на бланке в протокольно-контрольном отделе.
8.8. При наличии приложений к распоряжению в тексте на них обязательно делается ссылка.
8.9. Проект распоряжения и приложения к нему визируются исполнителем, начальниками управлений Аппарата ЦИК России, руководителями ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России, ответственными за его подготовку и исполнение, начальником Правового управления, Руководителем Аппарата ЦИК России, гражданским служащим редакционно-издательского отдела, членом ЦИК России, курирующим соответствующее направление работы, секретарем ЦИК России и заместителями Председателя ЦИК России в соответствии с распределением полномочий.
Если в распоряжении содержатся вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности избирательных комиссий, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и иных участников избирательного процесса, то оно визируется у начальника Планово-финансового управления.
Проекты распоряжений, за исключением распоряжений по вопросам, указанным во втором абзаце настоящего пункта, визируются начальником протокольно-контрольного отдела.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (распоряжения, приложения к нему) по установленной форме (Приложение N 8).
К проекту распоряжения прикладывается список должностных лиц (организаций), которым оно направляется, установленной формы (Приложение N 10), подписанный исполнителем, начальником управления Аппарата ЦИК России, руководителями ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России, ответственным за подготовку распоряжения, и утвержденный Руководителем Аппарата ЦИК России.
8.10. Распоряжения подписывает Председатель ЦИК России. По согласованию с Председателем ЦИК России распоряжения могут подписывать заместители Председателя ЦИК России.
8.11. Представление проектов распоряжений на подпись Председателю ЦИК России, заместителям Председателя ЦИК России осуществляется в соответствии с порядком доклада документов, утвержденным Председателем ЦИК России.
8.12. Распоряжения регистрируются в протокольно-контрольном отделе с использованием ПИ "Дело" и формируются в дела вместе с документами, послужившими основанием для издания распоряжения. К РК присоединяются файл распоряжения в формате MS Word(R), электронный образ распоряжения в формате Adobe PDF и создаются ссылки на документы, послужившие основанием для издания распоряжения.
8.13. Распоряжениям присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру через дефис проставляется индекс "р".
8.14. Копии распоряжений заверяются печатью с надписью "Центральная избирательная комиссия Российской Федерации. Управление организационного и документационного обеспечения N 1" и передаются согласно списку рассылки. Отправка копий распоряжений в избирательные комиссии по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ "Дело" осуществляется протокольно-контрольным отделом.
8.15. Распоряжения и материалы к ним в течение одного года хранятся в протокольно-контрольном отделе, а затем, оформленные в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, передаются в Архив.
9. Оформление протоколов заседаний рабочих, экспертных групп, консультативных органов, организационных советов, комиссий ЦИК России
9.1. Протоколы заседаний рабочих, экспертных групп, консультативных органов, организационных советов, комиссий (далее - рабочая группа) оформляются по установленной форме (Приложение N 11).
9.2. Текст протокола заседания рабочей группы состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части протокола указываются фамилии и инициалы председателя заседания (руководителя рабочей группы) и секретаря заседания.
С новой строки после слова "Присутствовали" перечисляются инициалы и фамилии членов рабочей группы, приглашенных на заседание членов ЦИК России, не являющихся членами рабочей группы, иных приглашенных. При перечислении приглашенных обязательно указывается наименование их должностей.
Допускается оформление присутствующих отдельным списком с указанием инициалов, фамилий и должностей. Список прилагается к протоколу заседания.
9.3. Повестка дня включается в вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии докладчиков (выступающих).
Каждый вопрос повестки дня заседания нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога "О" или "Об". По каждому пункту указывается докладчик и форма представления вопроса (доклад, отчет, сообщение, информация).
9.4. Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.
Каждый раздел состоит из трех частей: "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", которые печатаются от границы левого поля прописными буквами.
В части "СЛУШАЛИ" кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются с красной строки в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии дефисом.
Если текст доклада прилагается к протоколу, то используется ссылка "Текст доклада прилагается".
В части "ВЫСТУПИЛИ" перечисляются выступающие и авторы вопросов. Инициалы и фамилия выступающего печатаются с красной строки в именительном падеже. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса (по решению председательствующего либо по решению рабочей группы) излагается от третьего лица единственного числа.
Если текст выступления прилагается к протоколу, то используется ссылка "Текст выступления прилагается".
В части "РЕШИЛИ" отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью. Если решение по одному вопросу повестки дня заседания состоит из нескольких пунктов, то пункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками: 1.1. - первый пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания, 1.2. - второй пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания и т.д.
Тексты пунктов решения излагаются с использованием неопределенной формы глагола: возложить, поручить, организовать и т.д.
Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании документа, этот документ становится приложением к протоколу и на нем оформляется ссылка на номер и дату протокола. Приложение оформляется на отдельном листе. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.
9.5. Протокол заседания рабочей группы подписывается председателем (руководителем рабочей группы) и секретарем заседания. В случае отсутствия в составе рабочей группы секретаря протоколы и решения рабочей группы визируются начальником управления Аппарата ЦИК России, обеспечивающего ее деятельность, и подписываются председателем заседания (руководителем рабочей группы). Подписи отделяют от текста тремя межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.
9.6. Протоколы заседаний рабочей группы нумеруются в хронологической последовательности в пределах календарного года.
9.7. Протоколы совместных заседаний нескольких рабочих групп оформляются на листах бумаги формата А4 с соблюдением реквизитов протокола. В реквизите "Председатель" указываются фамилия и инициалы лица (инициалы и фамилии лиц), председательствовавшего (председательствовавших) на заседании. В реквизите "Подпись" наименования должностей располагаются на одном уровне.
9.8. Решения, принятые рабочей группой по вопросам, рассматриваемым на заседании, оформляются по установленной форме (Приложение N 12) и подписываются председателем (руководителем рабочей группы) и секретарем заседания. В случае отсутствия в составе рабочей группы секретаря указанные выше документы визируются начальником управления Аппарата ЦИК России, обеспечивающего ее деятельность, и подписываются председателем заседания (руководителем рабочей группы).
9.9. Протоколы заседаний и решения рабочей группы включаются в номенклатуру дел управления Аппарата ЦИК России, обеспечивающего ее деятельность.
После подписания протоколы заседаний и решения рабочих групп регистрируются в управлении Аппарата ЦИК России, обеспечивающем деятельность рабочей группы, с использованием ПИ "Дело" как внутренние документы.
9.10. Если в протоколе есть поручение со сроком исполнения, то оно ставится на контроль в соответствии с разделом 11 настоящей Инструкции.
9.11. Протоколы заседаний и решения рабочей группы вместе с приложенными к ним документами в течение одного года хранятся в управлении Аппарата ЦИК России, обеспечивающем ее деятельность, а затем, оформленные в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, передаются в Архив.
В случае рассмотрения вопроса на заседании ЦИК России подлинные экземпляры протоколов и решений рабочей группы в соответствии с пунктом 7.2.2 настоящей Инструкции приобщаются к документам заседания, а заверенные протокольно-контрольным отделом копии протоколов и решений рабочей группы передаются в управление Аппарата ЦИК России, обеспечивающее деятельность рабочей группы, где они хранятся в соответствии с настоящим пунктом.
10. Организация работы с поручениями Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, членов ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, заместителей Руководителя Аппарата ЦИК России
10.1. Поручения готовятся по инициативе Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России и членов ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, его заместителей, начальников управлений Аппарата ЦИК России во исполнение постановлений и иных нормативных документов ЦИК России, протоколов совещаний, проводимых в ЦИК России, планов, решений рабочих групп.
10.2. Поручения Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, членов ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, его заместителей оформляются на бланках установленной формы формата А5 или А6 (Приложение N 13) и регистрируются с использованием ПИ "Дело" гражданскими служащими, работающими в соответствующих приемных.
10.3. Указания по исполнению документа Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, членов ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России и его заместителей регистрируются как поручения с использованием ПИ "Дело" гражданскими служащими, работающими в соответствующих приемных, в случае если указанный реквизит содержится на представленных в их адрес в установленном порядке докладных записках и предписывает выполнение тех или иных заданий.
10.4. Поручениям присваивается регистрационный номер, состоящий из буквенного индекса "П", буквенного индекса названия должности и отделенного от них дефисом порядкового номера (например, поручение Председателя ЦИК России - "N ПП-1", заместителя Председателя ЦИК России - "N ПЗП-1", секретаря ЦИК России - "N ПС-1", члена ЦИК России - "N ПЧ-1", Руководителя Аппарата ЦИК России - "N ПРА-1", заместителя Руководителя Аппарата ЦИК России - N ПЗРА-1").
10.5. Если в поручении Председателя ЦИК России (заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, члена ЦИК России) указаны заместители Председателя ЦИК России, секретарь ЦИК России, члены ЦИК России, Руководитель Аппарата ЦИК России, заместители Руководителя Аппарата ЦИК России, начальники управлений Аппарата ЦИК России, руководители ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России, то работу по исполнению документа координирует заместитель Председателя ЦИК России, секретарь ЦИК России, член ЦИК России, Руководитель Аппарата ЦИК России, заместитель Руководителя Аппарата ЦИК России, не являющийся одновременно начальником управления, указанный в поручении первым, - координатор исполнения.
Ответственным за исполнение является начальник управления Аппарата ЦИК России, Руководитель ФЦИ при ЦИК России, руководитель РЦОИТ при ЦИК России, указанный в поручении Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России первым после члена (членов) ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, заместителя Руководителя Аппарата ЦИК России, не являющегося одновременно начальником управления.
Гражданский служащий Аппарата ЦИК России, работник ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России, готовящие ответы на поручения, являются исполнителями.
Если в поручении Председателя ЦИК России (заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России) после координатора исполнения указаны заместители Председателя ЦИК России, секретарь ЦИК России, члены ЦИК России, Руководитель Аппарата ЦИК России, заместители Руководителя Аппарата ЦИК России, а после ответственного за исполнение указаны начальники управлений Аппарата ЦИК России, руководители ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России, то они являются соисполнителями.
Если в поручении Руководителя Аппарата ЦИК России указаны заместители Руководителя Аппарата ЦИК России, начальники управлений Аппарата ЦИК России, то работу по исполнению документа координирует заместитель Руководителя Аппарата ЦИК России, не являющийся одновременно начальником управления, указанный в поручении первым, - координатор исполнения. В этом случае начальник управления, указанный первым или после заместителя Руководителя Аппарата ЦИК России - координатора исполнения, является ответственным за исполнение, остальные начальники управлений Аппарата ЦИК России являются соисполнителями.
Подлинник поручения передается ответственному за исполнение. Координатору исполнения и соисполнителям передаются копии документа.
Если в поручении Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России указан только член ЦИК России, то ему передается подлинник документа, который после исполнения возвращается в отдел прохождения документов.
Ответственный за исполнение организует исполнение поручения в сроки, установленные пунктами 11.4, 11.5 настоящей Инструкции. Соисполнители согласно поручению представляют все необходимые материалы ответственному за исполнение. Соисполнители несут равную ответственность за своевременное и качественное исполнение поручения.
10.6. Поручения передаются координатору исполнения, ответственному за исполнение, соисполнителям гражданскими служащими, работающими в приемных, через ответственных за делопроизводство в управлениях Аппарата ЦИК России, а в ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России - через работников, ответственных за ведение делопроизводства соответственно в ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России под подпись.
10.7. Поручения Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, данные на оперативных совещаниях, оформляются на основании аудиозаписи в протокольно-контрольном отделе и регистрируются с использованием ПИ "Дело".
Поручения, данные на оперативных совещаниях, передаются координатору исполнения, соисполнителям, ответственному за исполнение протокольно-контрольным отделом через ответственных за делопроизводство в управлениях Аппарата ЦИК России и гражданских служащих, работающих в приемных, и через работников, ответственных за ведение делопроизводства соответственно в ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России.
11. Контроль исполнения документов и поручений
11.1. Контролю исполнения подлежат:
поручения, содержащиеся в постановлениях (выписках из протокола заседания) ЦИК России;
протокольные поручения, данные на заседании ЦИК России;
поручения, содержащиеся в распоряжениях Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России;
письменные поручения Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, членов ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, заместителей Руководителя Аппарата ЦИК России;
поручения Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, высказанные на оперативных совещаниях;
входящие документы, в том числе письменные обращения граждан, указанные в Перечне подлежащих контролю документов с указанием сроков исполнения (Приложение N 14), в соответствии с указаниями по исполнению документа Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России или секретаря ЦИК России;
исходящие документы, требующие ответа;
поручения, содержащиеся в протоколах заседаний и решениях рабочих групп.
11.2. Контроль исполнения документов, указанных в пункте 11.1 настоящей Инструкции (за исключением исходящих документов), по существу затронутых в них вопросов осуществляют заместители Председателя ЦИК России, секретарь ЦИК России, члены ЦИК России, Руководитель Аппарата ЦИК России, заместители Руководителя Аппарата ЦИК России, начальники управлений Аппарата ЦИК России, руководители ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России, на которых соответствующим документом возложен контроль за его исполнением либо которые являются координаторами исполнения и (или) ответственными за исполнение соответствующих документов.
11.3. Контроль исполнения исходящих документов, в том числе за своевременностью получения ответов на запросы ЦИК России, осуществляют начальники управлений Аппарата ЦИК России, руководители ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России, ответственные за подготовку данных документов.
11.4. Сроки исполнения поручений, содержащихся в постановлениях (выписках из протокола заседания) ЦИК России, распоряжениях Председателя ЦИК России или заместителей Председателя ЦИК России, протокольных поручений, письменных поручений Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, членов ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, заместителей Руководителя Аппарата ЦИК России, а также поручений Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, высказанных на оперативных совещаниях, определяются этими документами.
11.5. Документ подлежит исполнению в течение 30 календарных дней со дня его регистрации, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 11.6 настоящего раздела.
Если последний день исполнения документа приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
Документы с пометками "Весьма срочно", "Срочно" исполняются в трехдневный срок, документы с пометками "Оперативно", "Контроль" - в десятидневный со дня указания по исполнению документа либо регистрации поручения.
Если последний день исполнения документа, содержащего пометку о срочности исполнения, приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в следующий за ним рабочий день.
11.6. Сроки исполнения входящих документов и обращений граждан устанавливаются исходя из сроков, предлагаемых организацией, направившей документ, или сроков, указанных в Приложении N 14.
Обращения по вопросам выборов и референдумов, поступившие в период избирательной кампании, исполняются в сроки, установленные Федеральным законом "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".
11.7. Ответственность за внесение в РК сроков исполнения документов возлагается:
на отдел прохождения документов при регистрации входящих и исходящих документов, письменных обращений граждан;
на гражданских служащих, работающих в приемных, при регистрации письменных поручений Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, членов ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, его заместителей;
на протокольно-контрольный отдел при регистрации поручений Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, высказанных на оперативных совещаниях, а также при постановке на контроль поручений, содержащихся в постановлениях ЦИК России, протокольных поручениях, распоряжениях Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России;
на гражданских служащих, ответственных за делопроизводство в управлениях Аппарата ЦИК России, обеспечивающих деятельность рабочих групп, при регистрации поручений, содержащихся в протоколах заседаний и решениях рабочих групп.
11.8. Ответственность за своевременное и полное внесение в РК информации о состоянии исполнения документов возлагается на ответственного за исполнение.
11.9. В планах мероприятий, утвержденных постановлениями ЦИК России, распоряжениями Председателя ЦИК России, заместителями Председателя ЦИК России, протоколами (решениями) рабочих групп, контролю подлежат сроки исполнения отдельных его пунктов. Сведения о ходе и состоянии их исполнения заносятся в РК.
11.10. При необходимости продления срока исполнения документа координатор исполнения, ответственный за исполнение, не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения документа представляет на имя должностного лица ЦИК России, давшего поручение, докладную записку с мотивированной просьбой о его продлении.
Регистрационный номер и дата докладной записки с указаниями по исполнению документа руководителя ЦИК России о согласовании продления срока исполнения документа незамедлительно вносится в РК. На основании указанной информации протокольно-контрольный отдел изменяет в РК срок исполнения документа.
11.11. Документ считается исполненным и снимается с контроля после решения всех поставленных в нем вопросов, сообщения результатов рассмотрения всем заинтересованным лицам и ввода в ПИ "Дело" отчета, содержащего информацию о документах, являющихся основанием для снятия документа с контроля.
11.12. Основаниями для снятия документа с контроля являются:
докладная записка о снятии документа (или отдельных его пунктов) с контроля или об исполнении документа на имя должностного лица ЦИК России, давшего поручение, подготовленная ответственным за исполнение и согласованная с координатором исполнения, с отметкой должностного лица ЦИК России, давшего поручение, о принятии исполнения (в связи с чем указанным лицом проставляются отметки "Согласен", "Рассмотрел", "Принято");
постановление (выписка из протокола заседания) ЦИК России, распоряжение Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России по результатам рассмотрения документа;
ответ на входящий документ;
ответы от организаций, в которые документ был направлен для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю;
направление обращения в другие организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и последующего информирования автора о результатах рассмотрения.
11.13. Перевод документа, подлежащего контролю исполнения, в разряд "Исполнен" осуществляет протокольно-контрольный отдел только на основании отметки об исполнении документа, сделанной в его РК по указанию координатора исполнения.
11.14. Документ не считается исполненным и остается на контроле:
если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения с целью получения ЦИК России информации, необходимой для рассмотрения поставленных в документе вопросов по существу. В случае необходимости координатор исполнения информирует об этом автора документа;
если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю с последующим информированием ЦИК России о результатах исполнения;
если на нем не стоит отметка должностного лица ЦИК России, давшего поручение, о принятии исполнения.
11.15. Контроль сроков исполнения документов централизованно осуществляет протокольно-контрольный отдел.
При осуществлении контроля сроков исполнения документов протокольно-контрольный отдел взаимодействует с управлениями Аппарата ЦИК России, ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России с использованием ПИ "ДЕЛО".
11.16. Протокольно-контрольный отдел еженедельно готовит информацию о состоянии исполнения поставленных на контроль входящих и внутренних документов с использованием ПИ "Дело" и представляет ее в соответствии с порядком, утвержденным секретарем ЦИК России.
12. Работа с документами в управлениях Аппарата ЦИК России
12.1. Начальник управления Аппарата ЦИК России определяет гражданского служащего, ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки (в том числе ввод в ПИ "Дело" информации о документах), информирует начальника управления Аппарата ЦИК России о состоянии их исполнения, организует справочно-информационную работу (в части документооборота) в управлении Аппарата ЦИК России, готовит проект номенклатуры дел управления Аппарата ЦИК России, ведет и формирует дела в соответствии с номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность, готовит и передает дела в Архив, выдает гражданским служащим документы и дела, контролирует их возврат, готовит заявки на изготовление печатей и штампов.
12.2. Входящие документы с указаниями по исполнению документа Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России и секретаря ЦИК России направляются в управления Аппарата ЦИК России только через отдел прохождения документов.
Зарегистрированные входящие документы в случае изменения указаний по исполнению документа передаются из одного управления Аппарата ЦИК России в другое только через отдел прохождения документов, где переадресование документов осуществляется с использованием ПИ "Дело".
12.3. Входящие документы, поступившие непосредственно в управления Аппарата ЦИК России, в обязательном порядке передаются на регистрацию в отдел прохождения документов.
12.4. В управлении Аппарата ЦИК России работа с документами ведется по РК.
Гражданский служащий, ответственный за ведение делопроизводства в управлении Аппарата ЦИК России, фиксирует в РК процесс прохождения и исполнения документов: вносит в РК указания по исполнению документа начальника управления Аппарата ЦИК России; проверяет наличие имеющихся документов по данному вопросу; после получения исполненного документа вносит в РК номер дела (по номенклатуре дел), в которое помещен документ, и количество листов документа.
12.5. Подготовленные в управлении Аппарата ЦИК России внутренние документы по вопросам служебной деятельности, адресованные Председателю ЦИК России, заместителям Председателя ЦИК России, секретарю ЦИК России, членам ЦИК России, Руководителю Аппарата ЦИК России, заместителям Руководителя Аппарата ЦИК России и другим управлениям Аппарата ЦИК России, ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России, регистрируются в соответствии с номенклатурой дел ЦИК России с использованием ПИ "Дело" гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства в управлении Аппарата ЦИК России.
Если в документе содержатся указания на связь с другими документами, то соответствующие данные вводятся в РК.
При этом к РК присоединяется файл документа в формате MS Word(R) или MS Excel(R).
Не рекомендуется вести переписку между управлениями Аппарата ЦИК России по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления.
12.6. Внутренние документы, представляемые на доклад Председателю ЦИК России, заместителям Председателя ЦИК России, секретарю ЦИК России должны быть подписаны координатором исполнения, завизированы исполнителем, ответственным за исполнение, и соисполнителями.
Документы, подготовленные с нарушением вышеустановленного порядка, на доклад не принимаются и возвращаются исполнителю.
12.7. После доклада внутренние документы с отметкой о принятии исполнения лиц, указанных в пункте 12.6 настоящей Инструкции, возвращаются в управление Аппарата ЦИК России, подготовившее документ, для внесения соответствующих сведений в РК.
В случае если документ содержит указания по исполнению документа, предписывающие выполнение тех или иных заданий, то они оформляются как поручение в порядке, предусмотренном пунктом 10.3 настоящей Инструкции.
12.8. Проекты внутренних и исходящих документов могут готовиться и согласовываться в управлениях Аппарата ЦИК России в электронном виде с использованием ПИ "Дело" в соответствии с порядком, определяющим работу с электронными документами.
12.9. Гражданский служащий, ответственный за ведение делопроизводства в управлении Аппарата ЦИК России, в первую очередь обрабатывает документы с отметками, свидетельствующими о срочности их исполнения.
12.10. Начальники управлений Аппарата ЦИК России дают указания по исполнению поступивших к ним документов.
12.11. Внутренние документы, подготовленные Председателем ЦИК России, заместителями Председателя ЦИК России, секретарем ЦИК России, Руководителем Аппарата ЦИК России, заместителями Руководителя Аппарата ЦИК России, доставляются исполнителям гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих управлениях Аппарата ЦИК России.
12.12. Внутренние документы, подготовленные членами ЦИК России, доставляются исполнителям гражданскими служащими, работающими в приемных членов ЦИК России, внутренние документы, подготовленные в управлениях Аппарата ЦИК России, - гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих управлениях Аппарата ЦИК России.
12.13. Документы в пределах управлений Аппарата ЦИК России доставляются в порядке, определенном начальником управления Аппарата ЦИК России.
12.14. Исполнители документов представляют информацию о ходе и результатах исполнения документов гражданскому служащему, ответственному за ведение делопроизводства в управлении Аппарата ЦИК России, для внесения всех необходимых данных в РК и передают ему исполненные документы для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.
12.15. В случае утраты или повреждения документа исполнитель немедленно докладывает об этом непосредственному руководителю и сообщает в отдел прохождения документов. По указанию начальника соответствующего управления Аппарата ЦИК России проводится проверка, о результатах которой информируется начальник Управления организационного и документационного обеспечения.
13. Изготовление и использование печатей и штампов
13.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам, проставления отметок о получении, регистрации документов в ЦИК России используются гербовые и другие печати и штампы.
13.2. Изготовление печатей и штампов осуществляется по указанию Руководителя Аппарата ЦИК России на основании заявок управлений Аппарата ЦИК России, согласованных с Управлением организационного и документационного обеспечения.
Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России изготовляются по их поручению.
Заказы на изготовление печатей и штампов размещает Управление делами.
13.3. Гербовая печать проставляется на финансовых документах, гарантийных письмах, договорах, государственных контрактах, доверенностях, сведениях об общей численности избирателей, участников референдума по состоянию на 1 января и 1 июля каждого года и в других предусмотренных законодательством случаях.
13.4. На рассылаемых копиях постановлений, выписок из протокола заседания ЦИК России, распоряжений Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России проставляется печать с надписью "Центральная избирательная комиссия Российской Федерации. Управление организационного и документационного обеспечения N 1".
При оформлении бухгалтерских документов проставляется печать с надписью "Центральная избирательная комиссия Российской Федерации. Для финансовых документов".
На документах по вопросам консульского и регистрационно-визового учета, удостоверениях об аккредитации в качестве международных (иностранных) наблюдателей на выборах проставляется печать с надписью "Центральная избирательная комиссия Российской Федерации. Управление внешних связей".
На пакетах при отправке документов проставляется оттиск печати с надписью "Центральная избирательная комиссия Российской Федерации. Управление организационного и документационного обеспечения".
При оформлении копий архивных документов проставляется штамп "Верно. Центральный архив ЦИК России".
При оформлении документов, содержащих информацию о федеральных государственных гражданских служащих, поставленных на учет в ЦИК России для получения единовременной субсидии по приобретению жилого помещения, для внесения в базу данных программного комплекса Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации в печатных формах, снабженных двухмерным кодом, проставляется печать с надписью "Центральная избирательная комиссия Российской Федерации. Комиссия по выдаче субсидий".
На копии распоряжения Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России "О постановке на учет федеральных государственных служащих Аппарата Центральной избирательной комиссии Российской Федерации для получения единовременной субсидии на приобретение жилого помещения" при отправке в Министерство здравоохранения и социального развития Российской Федерации проставляется штамп "Верно: Председатель комиссии для рассмотрения вопросов предоставления федеральным государственным служащим единовременной субсидии на приобретение жилого помещения, заместитель Председателя ЦИК России, инициалы, фамилия, дата".
При оформлении документов на прием товарно-материальных ценностей на склад в накладных проставляется печать с надписью "Центральная избирательная комиссия Российской Федерации. Управление делами. Склад". При оформлении документов на внос и вынос товарно-материальных ценностей в материальном пропуске проставляется печать с надписью "Центральная избирательная комиссия Российской Федерации. Управление делами. Материальный пропуск".
Штампы с факсимильным воспроизведением подписей Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России могут быть использованы для проставления на дубликатах и копиях подписанных в установленном порядке документов. В отдельных случаях гражданские служащие, ответственные за хранение и использование указанных штампов, определяют необходимость их проставления на документах, не имеющих подписи.
13.5. Печати и штампы подлежат учету в отделе прохождения документов. Печати и штампы выдаются гражданским служащим управлений Аппарата ЦИК России под подпись в журнале учета печатей и штампов. На журнале проставляется пометка "Для служебного пользования", его листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.
Печати и штампы должны храниться в надежно закрываемых и опечатываемых в нерабочее время сейфах или металлических шкафах.
Отдел прохождения документов осуществляет контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов.
13.6. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность начальник Управления организационного и документационного обеспечения.
13.7. Пришедшие в негодность печати и штампы сдаются в отдел прохождения документов, где их уничтожают, о чем составляется акт, а в журнале учета печатей и штампов ставится соответствующая отметка.
13.8. Ответственность за хранение и использование печатей и штампов возлагается непосредственно на гражданских служащих Аппарата ЦИК России, в пользовании которых находятся печати и штампы. При увольнении указанных гражданских служащих печати и штампы передаются ими в отдел прохождения документов, о чем ставится отметка в журнале учета печатей и штампов.
14. Техническое обеспечение работы с документами
14.1. Компьютерная обработка текстов документов и материалов
14.1.1. Тексты постановлений, распоряжений и других документов, отправляемых из ЦИК России, подготовленные в управлениях Аппарата ЦИК России, проходят компьютерную обработку (ввод текста, его форматирование и вывод на печатающее устройство) в протокольно-контрольном отделе в соответствии с Требованиями к документам, изготовленным с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов (Приложение N 15).
14.1.2. Документы, отправляемые из ЦИК России, могут готовиться и печататься в управлениях Аппарата ЦИК России, в ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России с соблюдением установленных правил. Файл с окончательным вариантом текста передается в отдел прохождения документов для последующего его прикрепления к РК.
14.1.3. Печатание текстов официальных документов на соответствующих бланках ЦИК России осуществляется по представлении в протокольно-контрольный отдел согласованных и завизированных в установленном порядке проектов этих документов с указанием должностного лица, подписывающего документ, "На бланк".
14.1.4. Для распечатки текстов документов используются бланки установленной формы и бумага формата А4. На каждой странице документа в левом нижнем углу указывается идентификатор электронной копии документа.
14.1.5. Для компьютерной обработки принимаются только документы ЦИК России.
14.1.6. Проекты документов для компьютерной обработки принимаются в папках, на которых обязательно указываются наименование управления, инициалы, фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.
Электронные версии текстов в формате файлов MS Word(R) (для таблиц допускаются файлы формата MS Excel(R) и бумага формата А3) передаются в протокольно-контрольный отдел по локальной вычислительной сети комплекса средств автоматизации ЦИК России или на съемном накопителе памяти, зарегистрированном в ФЦИ при ЦИК России, с письменным указанием идентификатора электронной копии документа и его местонахождения.
14.1.7. Тексты документов обрабатываются, как правило, в порядке их поступления. Проекты документов, выносимые на заседание ЦИК России, обрабатываются в первую очередь.
14.1.8. Передаваемые для компьютерной обработки рукописи, а также вставки, поправки, сноски должны быть написаны разборчиво на одной стороне листа ручкой с синими или черными чернилами с соблюдением правил орфографии и пунктуации. Для компьютерной обработки не принимаются вырезки из газет и журналов. При подготовке для компьютерной обработки рукописных текстов особое внимание следует обращать на то, чтобы были разборчиво написаны фамилии, наименования организаций, их адреса, специальные термины, географические названия и иностранные слова.
14.2. Копирование и тиражирование документов
14.2.1. Копирование документов объемом до пяти страниц формата А4 и в количестве до десяти экземпляров осуществляется на копировальных аппаратах, установленных в управлениях Аппарата ЦИК России. Копирование и тиражирование документов большего объема осуществляется в протокольно-контрольном отделе.
Для копирования и тиражирования принимаются только документы ЦИК России. Копирование и тиражирование иных документов осуществляется по согласованию с начальником Управления организационного и документационного обеспечения.
14.2.2. Документы, передаваемые для копирования и тиражирования, должны быть четко отпечатаны (как правило, первые экземпляры).
14.2.3. Для копирования и тиражирования в протокольно-контрольном отделе не принимаются:
копии федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;
копии постановлений ЦИК России;
копии распоряжений Председателя (заместителя Председателя) ЦИК России;
бланки ЦИК России;
документы с помарками и вклейками, загрязненные документы, документы в рукописном виде (за исключением обращений граждан);
книги, журналы, брошюры, газеты и газетные вырезки;
документы и материалы, розданные на заседании ЦИК России, а также размещенные в ПИ "Дело" и в подсистемах ГАС "Выборы";
информационные материалы, размноженные ранее для направления в соответствии со списком рассылки документов или указанием Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, заместителей Руководителя Аппарата ЦИК России и повторно представленные для тиражирования.
При необходимости копирование и тиражирование указанных выше материалов производится по согласованию с начальником протокольно-контрольного отдела.
14.2.4. Изготовление больших тиражей (более 100 экз.) или тиражирование объемных документов (более 100 л.), а также копирование и тиражирование документов в цветном изображении производится по согласованию с начальником протокольно-контрольного отдела.
14.2.5. Документы для копирования и тиражирования принимаются только вместе с бланком заказа установленной формы (Приложение N 16), заполненным исполнителем и подписанным членом ЦИК России (Руководителем Аппарата ЦИК России, заместителями Руководителя Аппарата ЦИК России, начальником управления Аппарата ЦИК России, его заместителями), в котором необходимо указать, как должна быть выполнена работа: с оборотом, уменьшением, увеличением, со сшиванием или брошюрованием.
14.2.6. Копирование и тиражирование документов выполняется, как правило, в порядке их поступления. Документы, выносимые на рассмотрение ЦИК России, тиражируются в первую очередь.
14.2.7. Переданные в протокольно-контрольный отдел для копирования и тиражирования документы и материалы по заявке заказчика могут быть отсканированы с получением графического образа (файла) в формате Adobe PDF. Файл отсканированных документов и материалов может быть записан на электронный носитель заказчика (CD-R, CD-RW или флэш-накопитель).
14.3. Ведение аудиозаписи мероприятий, проводимых в ЦИК России
14.3.1. Аудиозапись заседаний ЦИК России, совещаний и других мероприятий, проводимых в ЦИК России, осуществляется протокольно-контрольным отделом.
14.3.2. При необходимости по решению ЦИК России, указанию Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России или секретаря ЦИК России в протокольно-контрольном отделе производится расшифровка аудиозаписи заседаний ЦИК России, совещаний и других мероприятий, проводимых в ЦИК России.
Аудиозаписи заседаний ЦИК России расшифровываются в первую очередь.
14.3.3. Управления Аппарата ЦИК России и должностные лица, ответственные за проведение совещаний и других мероприятий, не позднее чем за три дня уведомляют начальника Управления организационного и документационного обеспечения о необходимости аудиозаписи проводимых мероприятий.
При необходимости расшифровки аудиозаписи совещания или другого мероприятия в протокольно-контрольный отдел представляется список его участников и порядок их выступлений.
14.3.4. Аудиозаписи заседаний ЦИК России, совещаний и иных мероприятий по миновании надобности, но не ранее чем через семь дней, стираются.
14.3.5. Выступления участников мероприятия без микрофона или при выключенном микрофоне, а также одновременные выступления сразу нескольких участников мероприятия не расшифровываются.
14.3.6. Кассеты с магнитными записями, произведенными вне рабочих помещений ЦИК России, и на носителях, не принятых к использованию в Аппарате ЦИК России, к расшифровке не принимаются.
15. Формирование дел, передача их в Архив, использование архивных документов
15.1. Составление и утверждение номенклатуры дел
15.1.1. Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (5 лет и более) хранения.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы управления Аппарата ЦИК России, в том числе личные дела, справочные и учетные картотеки и другие учетные формы.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением об управлении Аппарата ЦИК России, штатным расписанием управления Аппарата ЦИК России, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации (далее - Перечень), номенклатурами дел управления Аппарата ЦИК России за предшествующие годы.
Номенклатура дел управления Аппарата ЦИК России на предстоящий календарный год составляется при помощи ПИ "Дело" гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства в управлении Аппарата ЦИК России, до 1 ноября текущего года, подписывается начальником управления Аппарата ЦИК России и после согласования с Архивом представляется в отдел прохождения документов (Приложение N 17).
Во вновь созданном управлении Аппарата ЦИК России номенклатура дел разрабатывается в месячный срок и после согласования с Архивом представляется в отдел прохождения документов.
15.1.2. Сводная номенклатура дел ЦИК России составляется отделом прохождения документов совместно с Архивом на основании номенклатур дел управлений Аппарата ЦИК России, подписывается начальником Управления организационного и документационного обеспечения, рассматривается на заседании Центральной экспертной комиссии ЦИК России по определению исторической, научной и практической значимости документов (далее - ЦЭК), утверждается секретарем ЦИК России и вводится в действие с 1 января следующего года (Приложение N 18).
Сводная номенклатура дел ЦИК России не реже одного раза в пять лет согласовывается с Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации.
После утверждения сводной номенклатуры дел ЦИК России в управления Аппарата ЦИК России направляются выписки из соответствующих разделов, заверенные печатью "Центральная избирательная комиссия Российской Федерации. Управление организационного и документационного обеспечения".
Сводные номенклатуры дел ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России разрабатываются аналогично номенклатуре дел ЦИК России и утверждаются руководителями ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России.
15.1.3. В случае возникновения в течение года новых дел, они дополнительно вносятся в утвержденную номенклатуру дел соответствующего управления Аппарата ЦИК России по указанию секретаря ЦИК России на основании докладной записки, согласованной с Архивом и отделом прохождения документов.
15.1.4. По окончании календарного года гражданский служащий, ответственный за ведение делопроизводства в управлении Аппарата ЦИК России, в конце выписки из номенклатуры дел составляет итоговую запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи, в обязательном порядке сообщаются в Архив и отдел прохождения документов. На основании этих сведений в сводной номенклатуре дел отделом прохождения документов составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.
15.1.5. Графы сводной номенклатуры дел, номенклатуры дел управления Аппарата ЦИК России заполняются следующим образом.
В графе 1 "Индекс дела" проставляются цифровые обозначения, состоящие из индекса управления Аппарата ЦИК России и порядкового номера дела.
В графу 2 "Заголовок дела" включаются заголовки дел.
Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление неконкретных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.
Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дело, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел в соответствии с фактическим составом и содержанием документов.
Графа 3 "Количество дел (томов, частей)" заполняется по окончании календарного года.
Срок хранения документов указывается в графе 4 номенклатуры дел со ссылкой на статью Перечня. Срок хранения документов, не указанных в данном Перечне, устанавливается ЦЭК по представлению Архива по согласованию с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства.
Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.
В графе 5 "Примечание" приводятся дополнительные сведения о делах (о переходящих делах, передаче дел в другое подразделение, о месте хранения дела, о заведении дела в электронном виде, о выделении дел к уничтожению и так далее).
15.2. Оформление документов, законченных делопроизводством, формирование и текущее хранение дел в управлениях Аппарата ЦИК России
15.2.1. Законченные делопроизводством документы оформляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, списываются исполнителем в дело и сдаются гражданскому служащему, ответственному за ведение делопроизводства в управлении Аппарата ЦИК России, не позднее чем через десять дней после исполнения документа. При этом в нижней части лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте ставится отметка о его исполнении, делается надпись "В дело", расшифровывается подпись исполнителя, указывается номер дела по номенклатуре, в котором будет храниться документ, и дата списания. При необходимости отметка об исполнении может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа. В РК вносится отметка о списании документа в дело с указанием номера дела согласно номенклатуре дел.
Неисполненные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
15.2.2. Исполненные документы формируются в дела гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства в управлении Аппарата ЦИК России, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел при методической помощи Архива.
Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.
Законченные делопроизводством электронные документы формируются в электронные дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел.
15.2.3. При формировании дела проверяется правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, виз, регистрационных номеров, справок или отметок об исполнении, о списании в дело и других. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем помещены в дело.
Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.
15.2.4. При формировании дел соблюдаются следующие требования:
документы постоянного и временного хранения формируются в дела раздельно;
в дело включаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре;
все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;
документы, подлежащие возврату, в дело не помещаются;
в дело помещается только один экземпляр документа, черновики и варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, указания по исполнению документов и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);
в дело включаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);
каждое дело не должно превышать 250 листов, при большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей).
15.2.5. В случае необходимости документы по одному и тому же вопросу, но с различным сроком хранения могут находиться в одном деле до конца текущего года или до завершения исполнения документа, а затем переформировываются в дела постоянного и временного хранения.
15.2.6. В дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа; при отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении.
15.2.7. Документы внутри дела располагаются в хронологической или вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Нормативные и организационно-распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам документов и по хронологии.
Протоколы заседаний ЦИК России располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию ЦИК России помещаются после соответствующего протокола.
В дело включаются документы, объединенные одним заседанием, а именно: протокол заседания ЦИК России, список приглашенных, прилагаемые к протоколу подлинные экземпляры постановлений (выписок из протокола заседания) с соответствующими приложениями, протокольные поручения, документы, послужившие основанием для рассмотрения вопроса на заседании ЦИК России, расшифрованная аудиозапись заседания (при ее наличии), списки рассылки постановлений.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Плановая и отчетная документация независимо от даты ее составления включается в дело того года, к которому она относится.
В деле "Переписка" исходящий (ответный) документ помещается после входящего. При возобновлении переписки по вопросу, начавшемуся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года и указывается индекс того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в котором находятся предшествующие документы по этому вопросу.
Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий авторов обращений.
15.2.8. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в Архив дела с документами постоянного и временного (5 лет и более) хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху, первым.
15.2.9. Дела с момента их заведения и до передачи в Архив или уничтожения в связи с истечением сроков хранения находятся по месту их формирования - в управлениях Аппарата ЦИК России.
За сохранность документов и дел ответственность несут начальники управлений Аппарата ЦИК России и гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства.
Дела должны находиться в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях и храниться в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел управления Аппарата ЦИК России, копия которой помещается на внутренней стороне дверцы шкафа.
На корешках обложек дела указываются индексы дел по номенклатуре дел.
15.2.10. Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Перед передачей документов в Архив проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, возврате дел, смене начальника управления Аппарата ЦИК России, реорганизации или ликвидации управления Аппарата ЦИК России.
Проверка проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
15.2.11. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
15.2.12. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящиеся на текущем хранении в управлении Аппарата ЦИК России, временно требуются гражданским служащим управления Аппарата ЦИК России, они могут быть выданы из дела гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ.
15.3. Экспертиза ценности документов
15.3.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности ЦИК России, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.
Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в Архив, а также в Архиве в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.
15.3.2. Для рассмотрения проектов нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, описей дел постоянного и временного (5 лет и более) хранения, актов на уничтожение дел и документов, не имеющих научной ценности и практического значения, распоряжением Председателя ЦИК России создается ЦЭК.
В ее функции входит также рассмотрение и одобрение сводной номенклатуры дел ЦИК России.
В состав ЦЭК включаются представители управлений Аппарата ЦИК России, ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России. В ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России могут быть созданы постоянно действующие экспертные комиссии по определению научной, исторической и практической ценности документов. Решения этих комиссий подлежат согласованию с ЦЭК.
15.3.3. Экспертиза ценности документов осуществляется гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства в управлении Аппарата ЦИК России, под методическим руководством Архива.
При проведении экспертизы ценности документов в управлениях Аппарата ЦИК России осуществляется отбор дел постоянного и временного (5 лет и более) хранения для передачи в Архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в управлениях Аппарата ЦИК России; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.
15.3.4. Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения или к уничтожению только на основании заголовков дел.
15.3.5. Документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению.
Акты о выделении к уничтожению дел и документов рассматриваются на заседаниях ЦЭК одновременно со сводными описями дел. Уничтожение дел и документов до утверждения актов запрещается.
15.3.6. По результатам экспертизы ценности документов Архивом составляются сводные описи дел постоянного и временного (5 лет и более) хранения (Приложения N 19, 20) и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (Приложение N 21).
Описи дел постоянного и временного (5 лет и более) хранения, а также акты о выделении к уничтожению этих дел рассматриваются на ЦЭК и утверждаются секретарем ЦИК России.
15.3.7. При уничтожении документов со сроком хранения "До минования надобности", "1 год", "3 года" в управлении Аппарата ЦИК России составляется акт, который подписывается не менее чем двумя гражданскими служащими соответствующего управления Аппарата ЦИК России и утверждается начальником этого управления Аппарата ЦИК России без рассмотрения на ЦЭК.
15.3.8. Черновики и рукописи подготавливаемых документов, копии информационных и других материалов, не подлежащих включению в номенклатуру дел, по миновании в них надобности могут уничтожаться без составления акта.
15.3.9. Брошюровка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.
15.4.1. Дела, подлежащие передаче на хранение в Архив, должны быть оформлены соответствующим образом гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства в управлении Аппарата ЦИК России.
Оформление дела включает в себя проверку систематизации документов внутри дела, нумерацию листов, составление внутренней описи документов дела (Приложение N 22), листа-заверителя дела (Приложение N 23), оформление реквизитов обложки, подшивку (переплетение) дела.
15.4.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает проверку систематизации документов внутри дела, правильности их оформления (наличие необходимых подписей, виз, отметок о регистрации и исполнении, приложений), нумерацию листов, составление внутренней описи документов дела, составление листа-заверителя дела, оформление реквизитов обложки, подшивку (переплетение) дела.
Проверка систематизации документов внутри дела, составление внутренней описи, листа-заверителя дела проводятся при помощи ПИ "Дело".
Дела временного (более 5 лет) хранения подлежат частичному оформлению. При этом документы допускается хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках; документы перекладываются по хронологии сверху вниз, нумеруются и подшиваются. Оформляются обложка и лист-заверитель дела.
15.4.3. Обложка дела оформляется по установленной форме (Приложение N 24). Сведения на обложку переносятся из номенклатуры дел с уточнениями, отражающими фактический состав помещенных в дело документов.
Обложка дела надписывается черными светостойкими чернилами, разборчиво, без сокращений.
На обложке дела указываются реквизиты: Центральная избирательная комиссия Российской Федерации, название управления Аппарата ЦИК России, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
название управления Аппарата ЦИК России указывается в соответствии с утвержденной структурой Аппарата ЦИК России. При изменении названия управления Аппарата ЦИК России в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое управление Аппарата ЦИК России, на обложке к старому названию приписывается новое;
делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел и указывается номер тома (части);
заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения);
дата дела - на обложке дела указываются две даты, которые называются крайними датами и соответствуют году заведения и окончания дела. Начальная дата - это дата самого раннего, а конечная дата - дата самого позднего документа в деле. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия - даты регистрации документов), справок управления Аппарата ЦИК России и не учитываются даты списания документов в дело и сдачи дела в Архив, указаний по исполнению документов, отметок исполнителя (за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных).
При написании крайних дат на обложках дел постоянного хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного хранения указывается только год.
На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).
Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа-заверителя дела.
Срок хранения переносится на обложку дела из номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: "Постоянно".
Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи, номера дела по описи и проставляется в Архиве.
На корешке дела указываются заголовок дела, индекс дела по номенклатуре, дата дела и срок хранения.
15.4.4. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме чистых, листа-заверителя дела и листов внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами, чернилами и нумераторами не допускается.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.
Сложенный лист большого формата (А2, А3) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Если в деле есть конверт с вложениями, то сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение.
Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, фотографиями и др.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы и т.п.), то каждый лист нумеруется отдельно.
Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в Архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.
15.4.5. В делах постоянного хранения для учета и поиска документов в начале дела помещается внутренняя опись (Приложение N 22).
Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
15.4.6. Каждое дело заканчивается листом-заверителем дела установленной формы (Приложение N 23).
В листе-заверителе дела цифрами и прописью указывается фактическое количество листов в данном деле, а также наличие литерных и пропущенных номеров листов, количество листов внутренней описи и наличие среди документов газет, книг, брошюр, чертежей, фотографий, рисунков и т.д., ставится дата и подпись работника, сформировавшего дело, указывается его должность, инициалы и фамилия. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется вновь.
Остальные реквизиты листа-заверителя дела заполняются в Архиве.
15.4.7. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления из документов удаляются.
Документы подшиваются таким образом, чтобы можно было свободно прочитать текст каждого документа, визы и указания по исполнению документа.
15.5.1. Законченные делопроизводством дела в течение одного года хранятся в управлении Аппарата ЦИК России. Затем дела постоянного и временного (5 лет и более) хранения сдаются в Архив по графику, согласованному с начальниками управлений Аппарата ЦИК России и утвержденному Руководителем Аппарата ЦИК России.
Порядок и сроки сдачи в Архив законченных делопроизводством дел ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России определяется их руководителями.
15.5.2. Дела с пометкой "До минования надобности" и со сроками хранения до 5 лет хранятся в управлениях Аппарата ЦИК России до истечения сроков их хранения и уничтожаются в установленном порядке.
15.5.3. В случае ликвидации или реорганизации управления Аппарата ЦИК России гражданский служащий, ответственный за ведение делопроизводства, в течение одного месяца с момента ликвидации или реорганизации формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет их и передает в Архив независимо от сроков хранения.
15.5.4. В управлениях Аппарата ЦИК России на дела постоянного и временного (5 лет и более) хранения, подлежащие сдаче в Архив, гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства, составляются отдельные сдаточные описи дел по установленной форме в двух экземплярах (Приложения N 25, 26). Методическую помощь в проведении этой работы оказывает Архив.
Передача дел в Архив осуществляется по сдаточным описям дел. Один экземпляр описи хранится в Архиве, а другой - в управлении Аппарата ЦИК России, сдавшем дела.
При передаче дел на обоих экземплярах описи дел против каждого включенного в нее дела в графе "Примечание" ставится отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел указываются цифрами и прописью количество фактически принятых (переданных) в Архив дел, инициалы и фамилии гражданских служащих управления Аппарата ЦИК России и Архива, осуществляющих прием-передачу дел, ставятся их подписи и дата.
15.5.5. При приеме дел в Архиве проверяется правильность их оформления. Дела, оформленные с нарушением правил, установленных настоящей Инструкцией, возвращаются в управление Аппарата ЦИК России с указанием недостатков для их устранения.
15.5.6. В исключительных случаях по согласованию с начальником Управления организационного и документационного обеспечения допускается прием в Архив неупорядоченных (неоформленных) дел по актам (Приложение N 27).
15.5.7. На основании описей дел управлений Аппарата ЦИК России Архив составляет годовые разделы сводных описей дел ЦИК России постоянного и временного хранения (Приложения N 19, 20), которые рассматриваются на ЦЭК.
Описи дел постоянного хранения подлежат утверждению Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации.
15.5.8. По указанию начальника управления Аппарата ЦИК России к сданному в Архив делу могут быть приобщены дополнительные документы с соответствующей записью в листе-заверителе дела. Эти документы подшиваются в дело непосредственно в Архиве гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства в этом управлении.
15.5.9. Отбор, прием в Архив электронных документов и баз данных на документы, создание электронной библиотеки в Архиве с использованием ПИ "Дело" регулируются отдельной инструкцией.
15.5.10. Дела постоянного хранения по истечении установленного срока передаются Архивом на хранение в Государственный архив Российской Федерации.
15.6. Использование документов Архива
15.6.1. К каждому делу, находящемуся на хранении в Архиве, составляется лист использования, который помещается в начале дела (Приложение N 28).
15.6.2. Документы и дела, находящиеся на хранении в Архиве, предоставляются членам ЦИК России, гражданским служащим управлений Аппарата ЦИК России, работникам ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России как для работы в помещении Архива, так и во временное пользование (не более одного месяца) вне Архива, на рабочее место, по требованию, подписанному начальником управления Аппарата ЦИК России (Руководителем ФЦИ при ЦИК России, руководителем РЦОИТ при ЦИК России) (Приложение N 29).
При необходимости срок временного пользования может быть продлен с разрешения начальника Управления организационного и документационного обеспечения.
Члены ЦИК России, гражданские служащие Аппарата ЦИК России, руководители и работники ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России несут ответственность за сохранность и правильное использование полученных архивных документов.
15.6.3. Изъятие документов из архивных дел, передача членами ЦИК России, гражданскими служащими управлений Аппарата ЦИК России, руководителями и работниками ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России архивных документов или их копий другим лицам или организациям не допускаются.
При работе с архивными документами не разрешается вносить в них правки, делать пометки.
15.6.4. Подлинные экземпляры протоколов заседаний ЦИК России, выписок из протоколов заседаний ЦИК России, постановлений ЦИК России, протоколов об итогах выборов, референдума, распоряжений, подписанных Председателем ЦИК России или заместителями Председателя ЦИК России, выдаются с разрешения Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России.
15.6.5. Документы Архива предоставляются государственным учреждениям, общественным организациям и гражданам по их письменным запросам с разрешения Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России.
Под письменным запросом о допуске к работе с документами Архива подразумевается обращение гражданина или официальное письмо за подписью руководителя государственного органа или общественной организации. В обращении или письме обосновывается необходимость использования документов Архива, указывается тематика документов или их поисковые данные.
Пользователь знакомится с распорядком работы Архива и заполняет анкету (Приложение N 30).
Пользователь несет ответственность за нарушение правил использования полученной информации.
Работать с предоставленными для пользования документами вне помещения Архива запрещается.
Архив, исходя из возможностей информационного обслуживания пользователей, организует их работу, определяя время, очередность и продолжительность посещения.
Пользователю предоставляется право заказать в Архиве копии документов. Копии с отобранных пользователем документов могут быть изготовлены с разрешения секретаря ЦИК России.
15.6.6. Гражданские служащие Архива заверяют копии документов, находящихся в Архиве, проставляя штамп "Верно. Центральный архив ЦИК России", должность лица, заверившего копию, его личную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.
Заверенные копии документов направляются в адрес организации, обратившейся с запросом, или выдаются заявителю под роспись.
15.6.7. Пользователь имеет право публиковать документы Архива или содержащуюся в них информацию только с разрешения Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России или секретаря ЦИК России.
В целях учета опубликованных документов Архива пользователь уведомляет Архив о дате публикации, ее названии и обязательно представляет в Архив экземпляр издания, в котором опубликован материал.
При публикации архивных документов ЦИК России или содержащейся в них информации ссылка на Архив обязательна.
15.6.8. ЦИК России имеет приоритетное право на использование документов, переданных ею на государственное хранение, в том числе на их первую публикацию.
16. Ответственность
16.1. Члены ЦИК России и гражданские служащие Аппарата ЦИК России, работники ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов.
16.2. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в управлениях Аппарата ЦИК России, ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России возлагается на начальников управлений Аппарата ЦИК России и руководителей центров.
16.3. Ответственность за нарушение порядка подготовки документов, определенного пунктами 5.6, 12.6 настоящей Инструкции, возлагается на начальников управлений Аппарата ЦИК России, руководителей ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России, ответственных за их исполнение.
По фактам указанных нарушений секретарем ЦИК России может быть назначено служебное расследование, которое проводится в установленном порядке.
16.4. Ответственность за организацию делопроизводства в ЦИК России возлагается на начальника Управления организационного и документационного обеспечения.
16.5. Контроль за состоянием делопроизводства в ЦИК России и его совершенствованием возлагается на секретаря ЦИК России.
Согласовано
Заместитель Руководителя
Федерального архивного агентства
В.П.ТАРАСОВ
Приложение N 1
к Инструкции
по делопроизводству
в Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации
ЖУРНАЛ
РЕГИСТРАЦИИ ДИСПЕТЧЕРАМИ ЦИК РОССИИ ДОКУМЕНТОВ, ДОСТАВЛЕННЫХ ФЕЛЬДЪЕГЕРСКОЙ СВЯЗЬЮ ПОСЛЕ ОКОНЧАНИЯ РАБОЧЕГО ДНЯ, В ВЫХОДНЫЕ И НЕРАБОЧИЕ ПРАЗДНИЧНЫЕ ДНИ
Приложение N 2
к Инструкции
по делопроизводству
в Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации
ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ В ПИ "ДЕЛО"
1. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.
2. Учебные программы, планы (учитываются в Управлении государственной службы и кадров).
3. Рекламные извещения, плакаты (учитываются в управлениях по направлению деятельности).
4. Поздравительные письма и телеграммы.
6. Бухгалтерские документы (учитываются в Планово-финансовом управлении).
7. Печатные издания (учитываются в Управлении общественных связей и информации).
8. Стенограммы заседаний Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации.
9. Документы, адресованные в профсоюзный комитет ЦИК России (регистрируются в профкоме).
10. Документы, поступившие от средств массовой информации с просьбой об интервью, перечень вопросов для интервью, тексты материалов, готовящихся к опубликованию в средствах массовой информации, и т.п. (учитываются в Управлении общественных связей и информации).
11. Оперативная информация, поступающая по каналам связи ГАС "Выборы" на почтовый ящик гражданского служащего Аппарата ЦИК России, факсограммы, поступающие в управления Аппарата ЦИК России.
Приложение N 3
к Инструкции
по делопроизводству
в Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации
АКТ Мы, нижеподписавшиеся государственные гражданские служащие отдела прохождения документов Управления организационного и документационного обеспечения Аппарата ЦИК России ________________ __________________________________________________________________ _________________________________________________________________, составили акт о том, что "__" ________________________ 20__ г. при вскрытии пакета __________________________________________________ в нем не оказалось _______________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ _________________________________________________________________. Настоящий акт составлен в двух экземплярах. Подписи: __________________ __________________
Приложение N 4
к Инструкции
по делопроизводству
в Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации
ФОРМЫ БЛАНКОВ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ В ЦИК РОССИИ
| Герб РФ | ||||
| ЦЕНТРАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ | ||||
| РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ | ||||
| ПРЕДСЕДАТЕЛЬ | ||||
| Большой Черкасский переулок, дом 9, Москва, 109012, телефон (495)606-79-57, факс (495)606-97-69, www.cikrf.ru | ||||
| Герб РФ | ||||
| ЦЕНТРАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ | ||||
| РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ | ||||
| ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ | ||||
| Большой Черкасский переулок, дом 9, Москва, 109012, телефон (495)606-79-57, факс (495)606-97-69, www.cikrf.ru | ||||
| Герб РФ | ||||
| ЦЕНТРАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ | ||||
| РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ | ||||
| СЕКРЕТАРЬ | ||||
| Большой Черкасский переулок, дом 9, Москва, 109012, телефон (495)606-79-57, факс (495)606-97-69, www.cikrf.ru | ||||
| Герб РФ | ||||
| ЦЕНТРАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ | ||||
| РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ | ||||
| РУКОВОДИТЕЛЬ АППАРАТА | ||||
| Большой Черкасский переулок, дом 9, Москва, 109012, телефон (495)606-79-57, факс (495)606-97-69, www.cikrf.ru | ||||
| Герб РФ | ||||
| ЦЕНТРАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ | ||||
| РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ | ||||
| Большой Черкасский переулок, дом 9, Москва, 109012, телефон (495)606-79-57, факс (495)606-97-69, www.cikrf.ru | ||||
Приложение N 5
к Инструкции
по делопроизводству
в Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации
Мы, нижеподписавшиеся государственные гражданские служащие протокольно-контрольного отдела Управления организационного и документационного обеспечения Аппарата ЦИК России, составили настоящий акт в том, что нами отобраны к уничтожению утратившие практическое значение бланки в количестве _______ штук за N _______.
Приложение N 6
к Инструкции
по делопроизводству
в Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации
СПИСОК РАССЫЛКИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
Приложение N 7
к Инструкции
по делопроизводству
в Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации
ФОРМЫ УКАЗАНИЙ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ДОКУМЕНТА
Приложение N 8
к Инструкции
по делопроизводству
в Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
Приложение N 9
к Инструкции
по делопроизводству
в Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации
СПИСОК
ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ (ОРГАНИЗАЦИЙ), КОТОРЫМ НАПРАВЛЯЕТСЯ ПОСТАНОВЛЕНИЕ (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ) ЦЕНТРАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
N _____ от "__" ____________ 20__ года
Приложение N 10
к Инструкции
по делопроизводству
в Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации
СПИСОК
ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ (ОРГАНИЗАЦИЙ), КОТОРЫМ НАПРАВЛЯЕТСЯ РАСПОРЯЖЕНИЕ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ (ЗАМЕСТИТЕЛЯ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ) ЦЕНТРАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
N _____ от "__" ____________ 20__ года
Приложение N 11
к Инструкции
по делопроизводству
в Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации
Председатель (руководитель рабочей группы)
Секретарь
Присутствовали:
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1.
2.
1. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:
Председатель (руководитель рабочей группы)
Секретарь
Приложение N 12
к Инструкции
по делопроизводству
в Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации
Приложение N 13
к Инструкции
по делопроизводству
в Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации
ФОРМЫ ПОРУЧЕНИЙ
ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ЦИК РОССИИ, ЗАМЕСТИТЕЛЯ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ЦИК РОССИИ, СЕКРЕТАРЯ ЦИК РОССИИ, ЧЛЕНА ЦИК РОССИИ, РУКОВОДИТЕЛЯ АППАРАТА ЦИК РОССИИ, ЗАМЕСТИТЕЛЯ РУКОВОДИТЕЛЯ АППАРАТА ЦИК РОССИИ
Приложение N 14
к Инструкции
по делопроизводству
в Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации
ПЕРЕЧЕНЬ
ПОДЛЕЖАЩИХ КОНТРОЛЮ ДОКУМЕНТОВ С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ИСПОЛНЕНИЯ
1. Федеральные конституционные законы, федеральные законы - согласно указанному в них сроку.
2. Указы Президента Российской Федерации - согласно указанному в них сроку.
3. Распоряжения Президента Российской Федерации - согласно указанному в них сроку.
4. Постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации - согласно указанному в них сроку.
5. Парламентские запросы Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - не позднее чем через 15 календарных дней со дня получения парламентского запроса или в иной установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок.
6. Запросы членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - не позднее чем через 30 календарных дней со дня получения или в иной согласованный с инициатором запроса срок.
7. Обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по вопросам, связанным с их деятельностью, - безотлагательно (а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее чем через 30 календарных дней со дня получения).
8. Письма из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации в соответствии с указаниями по исполнению документа Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, если в них не указан срок, - не позднее чем через 30 календарных дней.
9. Протест прокурора - в течение 10 календарных дней со дня поступления.
10. Представление прокурора - в течение 30 календарных дней со дня поступления.
11. Обращения организаций, избирательных комиссий - не позднее чем через 30 календарных дней; в период подготовки и проведения выборов - в соответствии с Федеральным законом "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".
12. Обращения граждан по вопросам выборов и референдумов - в течение 30 календарных дней со дня регистрации, а поступившие в период избирательной кампании - в соответствии с Федеральным законом "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".
13. Пересылка обращений граждан, содержащих вопросы, решение которых не относится к компетенции ЦИК России, осуществляется в течение семи календарных дней.
14. Обращения средств массовой информации по вопросам предоставления информации - семь календарных дней. Если требуемые сведения не могут быть представлены в указанный срок, то допускается отсрочка в предоставлении запрашиваемой информации с вручением в трехдневный срок со дня получения письменного запроса информации уведомления об отсрочке представителю редакции, в котором указывается причины отсрочки, дата, к которой будет предоставлена запрашиваемая информация, должностное лицо, установившее отсрочку, дата принятия решения об отсрочке.
15. Запрос государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающего обращение гражданина, - документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, предоставляются в течение 15 дней, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.
Приложение N 15
к Инструкции
по делопроизводству
в Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации
ТРЕБОВАНИЯ
К ДОКУМЕНТАМ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫМ С ПОМОЩЬЮ ПЕЧАТАЮЩИХ УСТРОЙСТВ, И К ФАЙЛАМ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
1. Тексты документов на бланках формата А4 печатаются через 1,5 межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через 1 межстрочный интервал.
Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, печатаются через два межстрочных интервала.
2. Название вида документа печатается прописными буквами.
3. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), допускается продлевать его до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.
4. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" печатается на уровне последней строки наименования должности с использованием комбинации клавиш Shift - Ctrl - Пробел между инициалами и фамилией.
5. Создание, форматирование и вывод на печать документов производится на компьютерах с использованием текстового процессора MS Word. Внедрение электронных таблиц, созданных в табличных процессорах, в документы MS Word не допускается. Допускается, при необходимости, создание, форматирование и вывод на печать таблиц посредством табличного процессора MS Excel.
6. При форматировании документов обязательно работать с включенной кнопкой ("Непечатаемые знаки"), чтобы видеть на экране все служебные символы.
7. При форматировании текста документов используется стиль "Документ ЦИК", который имеет следующие параметры:
8. При форматировании таблиц необходимо соблюдать следующие требования:
таблица всегда должна иметь название, которое выравнивается по правому полю документа;
таблица выравнивается по центру листа;
заголовки столбцов и строк выравниваются по центру ячейки;
данные в ячейках таблицы выравниваются сверху по левому краю;
продолжение таблицы на новом листе всегда начинается с заголовков ее столбцов (или номеров столбцов);
строки таблицы переносятся на новый лист документа исключительно целиком;
ширина и высота таблицы не должны превышать размеры полей документа.
9. Размеры полей документа должны иметь следующие параметры:
10. При подготовке документов используют следующие реквизиты:
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- ссылка на регистрационный номер и дату документа;
- место составления или издания документа;
- адресат;
- гриф утверждения документа;
- заголовок к тексту;
- текст документа;
- отметка о наличии приложения;
- подпись;
- гриф согласования документа;
- отметка об исполнителе;
- идентификатор электронной копии документа.
11. Реквизиты (кроме текста документа и адресата), состоящие из нескольких строк, печатают со следующими параметрами:
12. Реквизит "Адресат" печатают со следующими параметрами:
Если составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Гриф согласования документа", "Отметка о наличии приложения" не умещаются на одной строке, то разрыв строки в нужном месте производится с помощью символа "Разрыв строки" (комбинация клавиш Shift - Enter), например:
13. Идентификатор электронной копии документа (колонтитул) печатается в левом углу нижнего поля каждой страницы документа размером шрифта 8 пунктов, например:
В0301012
Если документ печатается в протокольно-контрольном отделе, то первый символ в идентификаторе означает код исполнителя, напечатавшего документ, два следующих соответствуют виду документа или коду управления Аппарата ЦИК России, два следующих - текущий месяц, три следующих - порядковый номер документа.
Если документ печатается в управлении Аппарата ЦИК России, то первый номер означает код управления Аппарата ЦИК России, следующий - текущий месяц, затем порядковый номер напечатанного документа.
14. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без знаков препинания.
Если документ имеет приложение, то оно печатается с новой страницы.
15. Для выявления и исправления возможных ошибок в правописании в сформированных файлах рекомендуется осуществлять проверку документов, используя системы проверки правописания.
16. Каждый документ со всеми приложениями к нему помещают в отдельный файл (если приложения созданы одним процессором). Внутри файла сам документ и каждое приложение помещают в отдельные разделы.
17. Все реквизиты документа отделяют друг от друга одной пустой строкой, образуемой символом абзаца (клавиша Enter). В тексте не должно встречаться более двух символов абзаца подряд.
18. Не допускается писать слова с разрядкой, вставляя пробелы между буквами в словах. Не допускается использование пробелов для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. В тексте не должно встречаться подряд более одного символа пробела. Разделение инициалов и фамилии делается с использованием неразделяемого пробела (сочетание клавиш Shift - Ctrl - Пробел). Разделение символа N и номера документа делается с использованием неразделяемого пробела (сочетание клавиш Shift - Ctrl - Пробел).
19. Не допускается включать в текст документа разделительные линии, составленные из цепочек символов (*, =, -, "длинное тире" и др.).
20. Не допускается использование в русских словах сходных по начертанию латинских букв (A, a, B, C, c, E, e, H, K, M, O, o, P, p, r, X, x, y).
21. Не допускается использование символа табуляции (->) для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. Абзацный отступ устанавливают в меню Формат/Абзац или с помощью верхнего движка на горизонтальной линейке.
22. Не допускается использование символа "-" для обозначения переноса. Вместо него следует использовать символ мягкого переноса (комбинация клавиш Ctrl - "-").
23. Для написания римских цифр должны использоваться заглавные буквы латинского алфавита (I, V, X, C, D, L, M). Использование для этой цели русских букв и арабских цифр не допускается.
24. Вместо буквы "Ё" должна употребляться буква "Е" (кроме имен собственных при наличии подтверждающих документов).
25. Реквизит "Заголовок к тексту документа" должен быть выровнен по центру и представлять собой один абзац, то есть внутри текста реквизита не должно быть символов абзаца ("непечатаемые знаки"). Не допускается использование символа абзаца для прерывания строки в нужном месте, для этого следует использовать символ разрыва строки (комбинация клавиш Shift - Enter).
Приложение N 16
к Инструкции
по делопроизводству
в Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации
БЛАНК ЗАКАЗА
НА КОПИРОВАНИЕ И ТИРАЖИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ И МАТЕРИАЛОВ
Приложение N 17
к Инструкции
по делопроизводству
в Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
_____________ N ____________
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________ году в управлении Аппарата ЦИК России
Приложение N 18
к Инструкции
по делопроизводству
в Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации
Приложение N 19
к Инструкции
по делопроизводству
в Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации
с N _______________________________ по N ___________________________________, в том числе:
Приложение N 20
к Инструкции
по делопроизводству
в Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации
с N _______________________________ по N ___________________________________, в том числе:
Приложение N 21
к Инструкции
по делопроизводству
в Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации
Центральная избирательная комиссия УТВЕРЖДАЮ
Российской Федерации
АКТ Секретарь
Центральной избирательной комиссии
____________ N __________ Российской Федерации
Москва
Подпись Расшифровка подписи
О выделении к уничтожению Дата
документов, не подлежащих
хранению
На основании Перечня типовых управленческих архивных документов,
образующихся в процессе деятельности государственных органов,
органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков
хранения и Номенклатуры дел Центральной избирательной комиссии
Российской Федерации отобраны к уничтожению как не имеющие
научно-исторической ценности и утратившие практическое значение
документы.
Итого: __________________________ ед. хр. за ________________ годы (цифрами и прописью) Описи дел постоянного хранения за ____ годы утверждены, по личному составу согласованы с ЭПК ________________________________________ (наименование архивного учреждения) (протокол от "__" _______________ г. N _________) __________________________________________________________________ (наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов) __________________________ _____________________________ (подпись) (инициалы, фамилия) Дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК ЦИК России от ________________ N _________ Документы в количестве ________________________________ дел, томов весом ____________ кг сданы в ____________________________________ (наименование организации) на переработку по приемосдаточной накладной от ________ N ________ (дата) Наименование должности государственного гражданского служащего, сдавшего документы Дата Подпись Расшифровка подписи Изменения в учетные документы внесены. Наименование должности государственного гражданского служащего Архива, внесшего изменения в учетные документы Дата Подпись Расшифровка подписи
Приложение N 22
к Инструкции
по делопроизводству
в Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА N ______________
Приложение N 23
к Инструкции
по делопроизводству
в Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _______
Приложение N 24
к Инструкции
по делопроизводству
в Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации
Приложение N 25
к Инструкции
по делопроизводству
в Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации
СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
за ____________ год
Приложение N 26
к Инструкции
по делопроизводству
в Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации
СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 5 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
за ________________ год
Приложение N 27
к Инструкции
по делопроизводству
в Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации
АКТ N __________
ПЕРЕДАЧИ В АРХИВ ДЕЛ (ДОКУМЕНТОВ)
Мы, нижеподписавшиеся, государственный гражданский служащий (должность, инициалы, фамилия) управления Аппарата ЦИК России (название) и государственный гражданский служащий (должность, инициалы, фамилия) отдела архивных документов составили настоящий акт в том, что первый сдал, а второй принял:
Приложение N 28
к Инструкции
по делопроизводству
в Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации
ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА N ___ ТОМ N ___
Приложение N 29
к Инструкции
по делопроизводству
в Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации
ТРЕБОВАНИЕ N __________
НА ВЫДАЧУ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ, ХРАНЯЩИХСЯ В АРХИВЕ
Приложение N 30
к Инструкции
по делопроизводству
в Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации
АРХИВ
АНКЕТА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
Фамилия __________________________________________________________
Имя ______________________________ Отчество ______________________
Год рождения _____________________________________________________
Место работы, должность __________________________________________
__________________________________________________________________
Образование _________________ Специальность ______________________
Ученая степень, звание ___________________________________________
Цель работы ______________________________________________________
Тема запроса (исследования) ______________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Телефоны: служебный ___________________ домашний _________________
С требованиями Инструкции по делопроизводству и распорядком работы
Архива ознакомлен и обязуюсь их выполнять.
Дата Подпись
Основание для работы в Архиве __________________________________________________________________
(заполняется гражданским служащим отдела архивных документов)
Дата и номер запроса _____________________________________________
Разрешение на ознакомление с документами _________________________
Регистрационный номер _____________________________
Отметки о посещении Архива