ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА
ПИСЬМО
от 10 ноября 2015 г. N ЕД-4-15/19671
ОБ ИСПОЛЬЗОВАНИИ САМОСТОЯТЕЛЬНО РАЗРАБОТАННЫХ ФОРМАТОВ ДОКУМЕНТОВ
Федеральная налоговая служба рассмотрела вопрос использования самостоятельно разработанных организацией форматов первичных учетных документов и сообщает следующее.
В соответствии с пунктом 2 статьи 160 Гражданского кодекса Российской Федерации использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
При этом действующее законодательство в области бухгалтерского учета и налоговое законодательство не содержат ограничений прав, субъектов экономической деятельности для оформления любых фактов хозяйственной жизни использовать самостоятельно разработанные форматы первичных учетных документов.
Условия использования электронного документооборота, порядок создания документов в электронной форме, их легитимного оборота и хранения регулируется Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ). Согласно статье 1 Закона N 63-ФЗ сфера его действия распространяется на регулирование отношений в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, а также при совершении иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами.
Таким образом, первичные учетные документы в электронной форме могут подтверждать доходы и расходы, факты принятия ценностей на учет для целей налогообложения в случаях, когда информация в электронной форме, подписанная электронной подписью, по правилам Закона N 63-ФЗ признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.
В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета. В этой связи, до принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный Законом N 63-ФЗ вид электронной подписи.
Налоговое законодательство не содержит специальных требований закреплять используемые форматы электронных первичных учетных документов в учетной политике для целей налогообложения.
Если документ в электронной форме составлен не по формату, установленному ФНС России, то такие документы в случае истребования в рамках налоговых проверок представляются в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа электронной подписью.
Из части 4 статьи 9, части 4 статьи 7 Закона N 402-ФЗ следует, что с 2013 года определение названия и состава показателей первичных учетных документов, а также формы их представления на бумажном носителе находится в компетенции руководителей экономических субъектов.
В такой ситуации утверждение ФНС России форматов форм первичных учетных документов из альбомов унифицированных форм, утративших обязательность применения, не является целесообразным.
Вместе с тем, в целях поддержки расширения электронного документооборота документами, которые налогоплательщики в соответствии с пунктом 7 статьи 80 и пунктом 2 статьи 93 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) смогут представлять в налоговые органы по процедурам истребования (или вместе с налоговой декларацией) по телекоммуникационным каналам связи, ФНС России подготовлены для направления на государственную регистрацию в Минюст России проекты приказов "Об утверждении документа о передаче результатов работ (об оказании услуг)" и "Об утверждении формата документа о передаче товаров при торговых операциях".
Кроме того, подготовлен к размещению по процедуре оценки регулирующего воздействия согласно постановлению Правительства Российской Федерации от 17.12.2012 N 1318 "О порядке проведения федеральными органами исполнительной власти оценки регулирующего воздействия проектов нормативных правовых актов, проектов поправок к проектам федеральных законов и проектов решений Евразийской экономической комиссии, а также о внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации" документ о передаче товаров (работ, услуг, имущественных прав) (корректировочный документ), который может использоваться как:
- счет-фактура (корректировочный счет-фактура), выставляемый продавцом при исполнении обязанности, предусмотренной пунктом 1 статьи 169 Кодекса, и который является подтверждением права на применение налоговых вычетов по НДС;
- счет-фактура (корректировочный счет-фактура) с расширенным набором реквизитов, позволяющих применять электронный документ как основание для применения вычетов по НДС, и как первичный учетный документ, соответствующий требованиям Закона N 402-ФЗ для целей бухгалтерского учета;
- первичный учетный документ для оформления факта хозяйственной жизни в виде передачи товаров (работ, услуг, имущественных прав) в соответствии с требованиями Закона N 402-ФЗ (с набором реквизитов, удовлетворяющим требованиям к показателям первичного учетного документа).
Универсальность разрабатываемых форматов определяется включением в них элементов "свободных полей", которые могут заполняться налогоплательщиками наименованиями любых учитывающих специфику оформляемого события дополнительных реквизитов (50 символов) и значениями этих реквизитов (2000 символов). Кроме того, налогоплательщикам предоставляется возможность включения в первичный учетный документ отдельного файла любой структуры и вида, реализующего возможность отражения в документе более полной информации о факте хозяйственной жизни.
В ранее рекомендованных ФНС России форматах Товарной накладной (ТОРГ-12) и Акта приемки-сдачи работ предусмотрены аналогичные возможности (до 2000 символов с возможностью использования отдельного файла).
Действительный
государственный советник РФ
2-го класса
Д.В. ЕГОРОВ