Утверждена
Приказом по Минвнешторгу СССР
от 24 апреля 1981 г. N 216
ИНСТРУКЦИЯ
О ПРЕТЕНЗИОННОЙ РАБОТЕ ВО ВСЕСОЮЗНЫХ ХОЗРАСЧЕТНЫХ ВНЕШНЕТОРГОВЫХ ОБЪЕДИНЕНИЯХ СИСТЕМЫ МИНИСТЕРСТВА ВНЕШНЕЙ ТОРГОВЛИ
I. Общие положения
1. Общее руководство претензионной работой во всесоюзном хозрасчетном внешнеторговом объединении* и ответственность за ее состояние несет генеральный директор: координацию этой работы в специализированных фирмах** и отделах Объединения осуществляет заместитель генерального директора. Директора фирм и начальники отделов Объединения несут ответственность за организацию и ведение претензионной работы в фирмах и отделах, проводят анализ причин возникновения претензий и не реже одного раза в квартал докладывают заместителю генерального директора, на которого возложена координация претензионной работы, о ее состоянии с представлением предложений по устранению причин возникновения претензий.
Юридический отдел осуществляет методическое руководство претензионной работой в фирмах и отделах Объединения и контроль за ее постановкой и, в случае необходимости, докладывает руководству Объединения о выявленных в этой работе недостатках с внесением предложений по их устранению. В необходимых случаях юридический отдел принимает участие в подготовке претензионных писем и ответов на наиболее сложные претензии, консультирует работников фирм и отделов по правовым вопросам, возникающим в претензионной работе.
Работа по претензиям, возникающим из нарушений прав на промышленную собственность и "ноу-хау", ведется по согласованию с Главным инженерно-техническим управлением.
2. Поступающие в Объединение и предъявляемые Объединению претензии, в надлежащих случаях, предусмотренных "Положением о бухгалтерских отчетах и балансах", утвержденным постановлением Совета Министров СССР от 29 июня 1979 г. N 633, (объявлено приказом по Министерству от 18 октября 1979 г. N 450) отражаются в бухгалтерском учете и в бухгалтерском балансе Объединения в соответствии с порядком, установленным "Инструкцией по бухгалтерскому учету экспортных и импортных операций".
При этом претензии, поступающие от советских организаций, не принимаемые за счет Объединения, а предъявляемые в порядке регресса (по одной и той же операции) к другой советской организации на счете прибылей и убытков не отражаются, а учитываются на соответствующих расчетных статьях баланса.
В остальных случаях поступившие и предъявленные претензии учитываются оперативно.
Порядок оперативного учета изложен в разделе V настоящей Инструкции.
3. Не реже одного раза в полугодие организация и ведение претензионной работы в фирмах и отделах рассматриваются на заседании Совета директоров Объединения с разработкой конкретных мероприятий по их улучшению, а также мероприятий по предотвращению возникновения претензий.
4. Контроль за состоянием и постановкой претензионной работы в Объединениях осуществляют соответствующие главные управления Министерства, Управления бухгалтерского учета, отчетности и контроля и Договорно-правовое управление при проведении плановых и внеплановых ревизий и проверок. Методическое руководство постановкой претензионной работы в объединениях осуществляет Договорно-правовое управление.
5. На основе обобщения отчетов фирм и отделов Объединение подготавливает квартальный отчет и сводную ведомость проработки претензий в Объединении не позднее 25-го числа следующего за отчетным кварталом месяца высылает их за подписью генерального директора Объединения или его заместителя в главное управление, осуществляющее контроль за состоянием претензионной работы в Объединении*.
Схема отчета и форма свободной ведомости утверждаются соответствующим главным управлением.
6. В объединениях, где отдельные фирмы и организации пользуются правами юридических лиц, претензионная работа ведется в соответствии с приказами по объединениям, в которых на основании настоящей инструкции определяется порядок ведения претензионной работы применительно к деятельности указанных фирм и организаций.
* Далее по тексту - Объединение
*** Отчетность о качестве экспортных товаров направляется в соответствии с приказом ЦСУ от 4 июня 1980 г. N 251 (объявлен приказом по Министерству от 6 августа 1980 г. N 399) и дополнениями к нему (Объявлены приказом по Министерству от 20 февраля 1983 г.)
II. Общие положения о сроках и порядке предъявления и рассмотрения претензий
7. Претензии по количеству и по качеству экспортных и/или импортных товаров , если из обстоятельства дела не усматривается ответственность транспортной организации, а также претензий по штрафам за нарушение условий поставок по экспортно-импортным операциям предъявляются и рассматриваются:
а) по торговле со странами-членами Совета Экономической Взаимопомощи - в сроки и в порядке, которые предусмотрены действующими Общими условиями поставок, Общими условиями монтажа, Общими условиями технического обслуживания и другими документами СЭВ, а также внешнеторговыми контрактами;
б) по торговле с Социалистической Республикой Вьетнам, а также социалистическими странами, не являющимися членами Совета Экономической Взаимопомощи, - в сроки и в порядке, которые предусмотрены Общими условиями поставок, заключенными СССР с этими странами, и внешнеторговыми контрактами;
в) по торговле с развивающимися и промышленно-развитыми капиталистическими странами - в сроки и в порядке, которые предусмотрены во внешнеторговых контрактах с организациями и фирмами этих стран, или в соответствии с правом, подлежащим применению по контракту.
8. Претензии, возникающие по товарным операциям с советскими организациями, предъявляются в сроки и в порядке, которые установлены действующими Условиями поставки товаров для экспорта, Условиями выполнения объединениями заказов советских организаций на импорт товаров и другими нормами действующего законодательства СССР, а претензии по транспортным операциям с советскими организациями в международных перевозках, в которых участвует СССР, транспортными уставами (кодексами) и другими нормами действующего законодательства СССР.
9. Объединение обязано своевременно информировать советские организации, являющиеся заказчиками импортных товаров, о сроках предъявления претензий, установленных внешнеторговыми контрактами.
10. Претензии, связанные с экспортными и импортными операциями, предъявляемые к иностранным организациям и фирмам, исчисляются в контрактных ценах, а претензии, возникающие из операций с советскими организациями, - во внутренних ценах.
Признанные Объединением суммы претензий иностранных фирм и организаций должны выплачиваться этим фирмам и организациям, не ожидая получения возмещения от советских организаций.
По признанным претензиям, возникающим вследствие нарушений, допущенных работниками Объединения, надлежит установить лиц, ответственных за эти нарушения, для привлечения их к дисциплинарной или материальной ответственности в соответствии с действующим Законодательством СССР и для учета допущенных нарушений при решении вопроса о материальном поощрении и премировании соответствующих фирм, отделов и работников.
11. Претензии на сумму до 10 рублей (по контрактным ценам), возникающие из поставок товаров со странами-членами СЭВ, КНР, и КНДР, не предъявляются и не удовлетворяются*.
Также не предъявляются и не удовлетворяются (ни по внутренним, ни по контрактным ценам) претензии между Объединением и советскими организациями в случаях, непосредственно связанных с претензиями, указанными в абзаце первом настоящего пункта.
Претензии на сумму до ста рублей, возникающие из отношений с советскими организациями, предъявляются и рассматриваются в соответствии с Инструкцией о порядке разрешения споров на сумму до ста рублей, в которых стороной является организация, подведомственная Министерству внешней торговли (объявлена приказом по Министерству от 10 февраля 1972 г. N 56).
* Данное положение не распространяется на требования по расчетам с организациями стран-членов СЭВ в связи с арифметическими ошибками и на претензии, без удовлетворения которых товар не может быть использован покупателем.
III. Порядок рассмотрения претензий, возникающих из отношений между объединениями и поставщиками продукции для экспорта
12. Объединение обязано предъявить претензию к поставщику экспортной продукции, в частности, по следующим основаниям:
за просрочку поставки или недопоставку продукции в установленные заказом-нарядом сроки;
за поставку без согласия Объединения продукции, не предусмотренной заказом-нарядом, которая была принята Объединением на ответственное хранение;
за поставку продукции, не соответствующей по качеству или комплектности (ассортименту) условиям заказа-наряда;
за поставку продукции с нарушением требований заказа -наряда в отношении тары, упаковки и маркировки;
за невыдачу стокнотов в установленные сроки;
за несвоевременную отправку предусмотренных заказом-нарядом документов или за отправку неправильно оформленных документов.
13. Объединению могут быть предъявлены поставщиком экспортной продукции претензии, в частности, по следующим основаниям:
за невыдачу заказов-нарядов и незаявление об отказе от использования фондов в установленные сроки;
за задержку по вине Объединения отгрузки экспортной продукции, подготовленной к отправке в соответствии с заказом нарядом;
за неправильное или неполное указание реквизитов в заказе-наряде, вызвавшее для поставщика экспортной продукции дополнительные расходы;
за несвоевременную оплату или за необоснованный полный или частичный отказ от акцепта платежного требования поставщика экспортной продукции;
за непредставление в установленный срок обоснованных возражений против выданных стокнотов.
14. Объединение обязано рассмотреть предъявленные претензии не позднее 15-дневного срока со дня получения претензии.
Запрещается взаимная "амнистия" имеющихся у Объединения и поставщика экспортной продукции претензий без должного их оформления с указанием суммы согласованных взаимных претензий.
15. Претензии на уплату штрафов за просрочку в поставке товаров для экспорта должны предъявляться поставщикам экспортной продукции Объединения, как только у Объединения в соответствии с действующим законодательством СССР возникло право на предъявление требований об уплате штрафов. При этом необходимо соблюдать сроки исковой давности.
16. В случае оплаты Объединением экспортной продукции, не соответствующей по качеству или комплектности условиям заказа-наряда, Объединение вправе в течение 10 дней после получения составленных в установленном порядке документов, подтверждающих ненадлежащее качество или комплектность продукции, предъявить в банк платежное требование на списание в безакцептном порядке со счета поставщика экспортной продукции излишне уплаченных сумм с одновременным направлением поставщику копий предъявленных в банк документов.
Претензии на возврат премий, выплаченных поставщикам экспортных товаров, в случае получении рекламации инопокупателя, предъявляются в бесспорном порядке и могут быть удержаны при оплате очередных счетов данного поставщика.
IV. Порядок предъявления и рассмотрения претензий, возникающих из отношений между объединением и заказчиками импортных товаров
17. Объединение обязано предъявить претензии заказчику (плательщику) импортных товаров, в частности, по следующим основаниям:
за просрочку представления надлежаще оформленного поручения на импорт и других необходимых документов;
за задержку отгрузки сырья или заготовок или отгрузку некачественного сырья или заготовок за границу, необходимых для испытания импортного оборудования;
за просрочку оплаты счета-платежного требования на импортные товары;
за необоснованный отказ полностью или частично от акцепта счета-платежного требования.
18. Объединению могут быть предъявлены заказчиками импортных товаров претензии, в частности, по следующим основаниям:
за убытки, понесенные заказчиком, когда по вине Объединения была утрачена возможность получения компенсации от иностранной фирмы или организации;
за задержку по вине Объединения сроков ввоза импортных товаров;
за просрочку в высылке подтверждения о принятии поручения на импорт к исполнению и других необходимых документов;
за нарушение условий поручения на импорт товаров в отношении качества или ассортимента товаров, допущенное при заключении контракта и вызвавшее убытки для заказчика.
19. В тех случаях, когда претензия заказчика возникает не по вине Объединения, а вследствие нарушения, допущенного иностранным поставщиком, Объединение возмещает убытки заказчика в пределах сумм, полученных от иностранного поставщика, не позднее 15 дней с даты их получения. При этом заказчик обязан представить Объединению необходимы документы, подтверждающие обоснованность претензии к иностранной организации.
20. В рекламационных актах и других документах, подтверждающих обоснованность претензии*, направляемых иностранным фирмам и организациям, не указываются номера советских заводов, их местонахождение, а также стоимость товара и оборудования и сумма претензии во внутренних ценах СССР.
Сроки и порядок составления советскими организациями претензионных материалов на импортные товары и направления этих материалов объединениям определяются действующей инструкцией Минвнешторга, Госарбитража СССР и Госснаба СССР.
21. Объединение не позднее чем в 20-дневный срок со дня получения от заказчика всех необходимых и надлежаще оформленных документов обязано их рассмотреть и при наличии на то оснований предъявить претензию иностранному поставщику.
22. Предъявление претензий к иностранной организации или фирме производится Объединением по требованию заказчика, а при наличии на то оснований - независимо от требований заказчика.
* Далее по тексту - "претензионные материалы".
V. Порядок оперативного учета и оформления претензий
23. Вся документация по претензиям хранится, и делопроизводство по ним ведется (до передачи дел в судебные или арбитражные органы) в фирмах или отделах, которые являются исполнителями по данной претензии. Каждая фирма или отдел должны иметь специальные досье, в которых концентрируется документация и переписка по каждой возникшей претензии с присвоением каждой претензии регистрационного номера.
24. Оперативный учет предъявляемых Объединением и предъявляемых Объединению претензий осуществляется по поручению директора фирмы или начальника отдела одним из работников*. Непосредственное ведение претензионных дел поручается соответствующим оперативным работникам по закрепленным за ними участкам. Контроль за исполнением предъявляемых Объединением и предъявляемых Объединению претензий осуществляет директор фирмы (заместитель директора фирмы) или начальник отдела.
25. Работник фирмы или отдела, на которого возложена работа по оперативному учету претензий, осуществляет эту работу в следующем порядке:
а) регистрирует поступающие в фирму или отдел претензии и претензионные материалы и предъявляемые фирмой или отделом претензии в специальной книге и/или карточках учета** исполнения со следующими примерными данными:
порядковый учетный номер претензии (комплекта претензионных материалов);
номера рекламационных актов (актов экспертизы);
дата поступления претензии или претензионных материалов в Объединение или дата предъявления претензии Объединением и регистрационный номер экспедиции Объединения;
от кого поступили претензии или претензионные материалы (кому предъявлена претензия);
краткое содержание претензии (за что предъявлена претензия);
кому переданы на исполнение (для поступивших претензий или претензионных материалов); у кого находились на исполнении (для предъявленных претензий);
сумма претензии (в советской и/или иностранной валюте);
срок исполнения претензии;
расписка исполнителя в принятии документации по претензии.
б) проставляет учетные номера на относящейся к каждой претензии документации;
в) открывает карточки учета исполнения претензий по прилагаемой форме и хранит эти карточки в картотеке в порядке учетных номеров претензий;
г) в соответствии с указаниями директора фирмы или начальника отдела передает претензии для исполнения соответствующим оперативным работникам, исполняющим контракты (заказы), из которых возникли претензии;
д) ежеквартально, не позднее 5-го числа следующего за отчетным кварталом месяца, проверяет записи в книгах учета исполнения претензий и/или в карточках учета исполнения претензий, устанавливает просроченные исполнением претензии и докладывает директору фирмы или начальнику отдела для принятия мер к их надлежащему урегулированию;
е) в срок, указанный в п. "д" составляет сводку о движении претензий по фирме или отделу за квартал и с начала года и, после утверждения сводки директором фирмы или начальником отдела, направляет ее заместителю генерального директора и в копии юридическому отделу:
26. Исполнители претензий подготавливают необходимые материалы и письма по претензиям и немедленно отмечают в соответствующих учетных карточках ход рассмотрения и всю переписку.
По предъявленным Объединению претензиям фирма или отдел обязаны:
а) проверить обоснованность претензии;
б) в случаях установления ответственности по претензиям советских организаций, определить сумму претензии во внутренних ценах и своевременно предъявить претензию соответствующей советской организации, установив контроль за сроками разрешения претензии;
в) по претензиям, из которых усматривается ответственность транспортной организации, и обязанность организации, предъявившей претензию к Объединению, самостоятельно урегулировать претензию с транспортной организацией, все полученные подлинные транспортные документы должны быть незамедлительно возвращены заявителю с обоснованием мотивов возврата;
г) дать ответ на претензию в установленные сроки.
27. Ответные письма на претензии должны содержать ответ по существу. В случае признания претензии в письме должны указываться время и способ погашения задолженности. В случае частичного или полного отказа в удовлетворении претензии указываются мотивы и правовое обоснование отказа. В случае необходимости получения дополнительных документов в письме излагается просьба об их направлении в адрес Объединения.
28. Оставление претензии без ответа не допускается.
В ответе на претензию должны быть, в частности, указаны:
а) наименование Объединения, дата и номер ответа, наименование предприятия, организации, учреждения, которому дается ответ, дата и номер претензии, на которую дается ответ;
б) при полном или частичном удовлетворении претензии - признанная сумма, номер и дата платежного поручения на перечисление этой суммы или срок и способ удовлетворения претензии, если она не подлежит денежной оценке;
в) перечень прилагаемых к ответу на претензии документов, а также других доказательств.
При полном или частичном отказе в удовлетворении претензии должны быть возвращены подлинные транспортные документы, которые были приложены к претензии.
29. В письмах Объединения, содержащих претензии, должны содержаться, в частности:
а) четкое изложение сущности каждой претензии;
б) ее правовое и документальное обоснование;
в) точный и подробный расчет претензионных сумм;
г) конкретные предложения о способе и порядке удовлетворения претензий.
30. Претензии, предъявляемые Объединением, а также ответы на претензии, предъявленные Объединению, составляются фирмами и отделами и подписываются заместителем генерального директора Объединения или директором фирмы от имени Объединения.
31. Претензии, предъявляемые Объединением, а также ответы на претензии, предъявленные Объединению, и претензионные материалы отправляются по назначению через экспедицию Объединения только заказными письмами с вручением исполнителю претензии квитанции об отправке.
* В фирмах или отделах, на рассмотрении которых находится большое количество претензий, могут создаваться претензионные группы из двух или более работников.
** Карточки учета заполняются только на претензии по качеству.
VI. Судебно-арбитражное рассмотрение споров с иностранными контрагентами и советскими организациями
32. Вопрос о передаче в суд или арбитраж исков по спорам с советскими организациями, а также вопрос о спорах с организациями стран-членов СЭВ о взыскании конвенционального штрафа при сумме иска до 50 тысяч переводных рублей решается руководством Объединения самостоятельно.
Во всех остальных случаях вопрос передаче исков в суд или арбитраж производится с предварительного разрешения Договорно-правового управления.
33. Претензии, по которым возбуждаются судебные или арбитражные дела, со всеми относящимися к ним документами в подлиннике и необходимым количеством надлежаще оформленных копий, соответствующей перепиской и служебной запиской директора фирмы или начальника отдела на имя заместителя генерального директора передаются в юридический отдел не позднее 15 дней до истечения срока исковой давности по искам к советским организациям и не позднее 2 месяцев до истечения срока исковой давности по искам к иностранным фирмам и организациям.