Утверждено
Приказом
Генерального директора
Российского космического агентства
от 14.12.93 N 79
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ (ЦЭК) РОССИЙСКОГО КОСМИЧЕСКОГО АГЕНТСТВА (РКА)
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящее Положение разработано на основании Примерного положения о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства, ведомства Российской Федерации, одобренного Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) при Росархиве и утвержденного приказом Государственной архивной службы России (Росархив) от 8 октября 1993 г. N 84.
1.2. Постоянно действующая ЦЭК создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на государственное хранение документов Российского космического агентства, включая управленческую, научно-техническую, кинофотофоновидео, машиночитаемую и другую специальную документацию, находящуюся на хранении в РКА, его структурных подразделениях и в организациях Российского космического агентства.
1.3. Постоянно действующая ЦЭК является совещательным органом при руководстве Российского космического агентства. Решения Комиссии вступает в силу после их утверждения руководством РКА.
1.4. Персональный состав ЦЭК назначается приказом Генерального директора РКА из числа руководителей и специалистов структурных подразделений центрального аппарата РКА под председательством одного из заместителей Генерального директора РКА.
В качестве экспертов и консультантов к работе ЦЭК могут привлекаться специалисты научных, общественных и других сторонних организаций.
1.5. В своей работе ЦЭК руководствуется законодательством России, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, нормативно-методическими документами Росархив, приказами и указаниями руководства РКА и настоящим Положением.
2. ФУНКЦИИ ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
Центральная экспертная комиссия РКА осуществляет следующие функции:
2.1. Рассматривает методические и практические вопросы экспертизы ценности документов, образующихся в процессе деятельности центрального аппарата РКА, проекты инструкций и методических рекомендаций по делопроизводству, а также вопросы организации документов в делопроизводстве и архивном деле и принимает соответствующие решения.
2.2. Рассматривает вопросы организации отбора документов на хранение или уничтожение в структурных подразделениях центрального аппарата и в организациях РКА и дает рекомендации.
2.3. Представляет на рассмотрение Государственной архивной службы России списки организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования Архивного фонда России, а также проекты перечней документов, классификаторов, примерных номенклатурных дел, примерных положений об ЭК организаций РКА, других нормативно-методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и их подготовки к архивному хранению.
2.4. Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, а также решения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями.
2.5. Осуществляет методическое руководство работой ЭК организаций РКА.
2.6. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Архивного фонда России, образующихся в процессе деятельности РКА и организаций Российского космического агентства.
2.7. Рассматривает предложения и дает рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.
2.8. Организует и координирует работу по подготовке нормативно-методических пособий по экспертизе ценности документов и отбору их в состав Архивного фонда России (в том числе НТД и спецдокументации) в центральном аппарате и в организациях РКА.
2.9. Оказывает содействие и методическую помощь работе специалистов РКА:
по выявлению владельцев личных архивов по тематике РКА, по возможности передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда России;
по выявления и возврату в Россию документов по истории России и РКА, которые по различным причинам оказались за границей России;
по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников отрасли всех уровней) с целью создания устной истории РКА.
2.10. Рассматривает и выносит решения об одобрении:
сводных записей дел на документы постоянного срока хранения, в том числе на спецдокументацию;
перечней проектов, проблем (тем) научно-технической документации постоянного срока хранения;
актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу;
описей на документы по личному составу;
графиков подготовки и передачи документов на госхранение (для источников комплектования государственной формы собственности);
нормативно-методических пособий по работе с документами (перечни документов со сроками хранения, классификаторы, инструкции о делопроизводстве, номенклатуры дел, памятки и правила по работе с документами);
списков организаций РКА, являющихся и не являющихся источниками комплектования Архивного фонда России.
2.11. Обязательному утверждению учреждениями системы Росархива подлежат:
описи дел на документы постоянного срока хранения (управленческая и специальная документация);
перечни проблем (тем) научно-технической документации постоянного срока хранения;
акты на уничтожение документов, созданных до 1945 года включительно;
предложения и решения ЦЭК об установлении, уничтожении или изменении сроков хранения документов;
перечни документов постоянного срока хранения и перечни документов с указанием сроков хранения;
списки организаций РКА, являющихся и не являющихся источниками комплектования Архивного фонда России.
2.12. Согласованию (перед утверждением руководством РКА) с утверждениями Росархива подлежат:
положения о ЦЭК,
примерные и индивидуальные номенклатуры дел,
описи на документы по личному составу.
2.13. Совместно со службами делопроизводства и кадров организует для сотрудников центрального аппарата и подведомственных организаций консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.
3. ПРАВА ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРИМЕНТАЛЬНОЙ КОМИССИИ
При выполнении возложенных на нее задач ЦЭК имеет право:
3.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям центрального аппарата и организациям РКА по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, порядка упорядочения и оформления документов и др.
3.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений центрального аппарата и организаций РКА:
письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу;
документы, необходимые для определения сроков хранения документов.
3.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений центрального аппарата и организаций РКА о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечении сохранности документов, о причинах утраты документов.
3.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений центрального аппарата и организаций РКА, а также представителей Государственной архивной службы России.
3.5. Информировать руководство Российского космического агентства и организаций РКА по вопросам своей компетенции.
3.6. Представлять в установленном порядке Российское космическое агентство в учреждениях Государственной архивной службы России.
4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
4.1. ЦЭК РКА работает в контакте с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Росархиве и ЭПК РНИЦ КД.
4.2. ЦЭК работает по планам, утвержденным руководством РКА.
4.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Все заседания Комиссии протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем Комиссии.
4.4. Заседания ЦЭК и принятые на них решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЦЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЦЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решения принимаются простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решения принимает председатель ЦЭК и руководство РКА (в необходимых случаях по согласованию с учреждениями Росархива). Особое мнение членов Комиссии отражается в протоколе или в приложении к нему.
4.5. Решения ЦЭК по результатам рассмотрения работы экспертных комиссий организаций РКА доводятся до сведения их руководителей.
4.6. ЦЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря Комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.7. Ведение делопроизводства ЦЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагается на секретаря Комиссии.
Управляющий делами РКА
А.И.ЗАЙЦЕВ