МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 13 апреля 2000 г. N 01-67/16-21
Министерство культуры Российской Федерации направляет для сведения и руководства, согласованные с Министерством финансов Российской Федерации Методические указания о порядке учета, хранения и уничтожения бланков строгой отчетности организациями и учреждениями Министерства культуры Российской Федерации.
Заместитель Министра
В.Н.АНТОНОВ
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
О ПОРЯДКЕ УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЯМИ И УЧРЕЖДЕНИЯМИ СИСТЕМЫ МИНИСТЕРСТВА КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (УТВ. МИНКУЛЬТУРЫ РФ 5 АПРЕЛЯ 1999 Г.)
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Организации и учреждения, оказывающие услуги в сфере культуры и искусства в соответствии с Законом Российской Федерации "О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением" от 18 июня 1993 г. и "Перечнем отдельных категорий предприятий (в том числе физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в случае осуществления ими торговых операций или оказания услуг), организаций и учреждений, которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения контрольно-кассовых машин", утвержденным Постановлением Совета Министров - Правительства Российской Федерации от 30 июля 1993 г. N 745 (в редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 3 сентября 1998 г. N 1027) обязаны использовать при осуществлении денежных расчетов с населением квитанции, путевки, билеты, талоны и другие приравненные к чекам документы строгой отчетности, утвержденные Минфином России.
1.2. Минфин России по предоставлению заинтересованных министерств, ведомств и организаций утверждает формы бланков строгой отчетности (квитанции, билеты, абонементы, путевки и т.д.), которые могут использоваться при расчетах с населением за услуги в сфере культуры и искусства.
1.3. К бланкам строгой отчетности, применяемым при оказании услуг в сфере культуры и искусства для расчета с населением без использования контрольно-кассовых машин относятся:
квитанция, утвержденная письмом Минфина России от 11.05.95 г. (Приложение N 1);
билет для театрально-концертных и культурно-просветительных организаций и учреждений системы Минкультуры России (Приложение N 2);
абонемент на посещение концертов и спектаклей (Приложение N 3);
экскурсионная путевка в музей (на выставку) (Приложение N 4);
1.4. Билеты, путевки, абонементы и квитанции печатаются типографским способом с обозначением серии и порядкового номера, или изготавливаются самостоятельно, с помощью имеющихся в наличии технических средств (персональных компьютеров и пр.), с соблюдением нумерации с помощью нумератора и применением специальной программы автонумерации, исключающей возможность повтора в использовании номера.
1.5. Художественное оформление билетов (абонементов, путевок) определение характера и содержания необходимой информации на них, а также их техническое редактирование производится организацией, учреждением культуры и искусства самостоятельно.
II. Приемка, хранение и порядок учета бланков строгой отчетности
2.1. Приемка изготовленных в типографии бланков строгой отчетности производится по накладной и счету типографии представителем заказчика по доверенности.
При приемке изготовленных бланков строгой отчетности производится полная проверка, сличается фактическое количество бланков строгой отчетности, их серии, номера по данным, указанным в накладных (квитанциях и т.п.) и составляется акт о приеме готового заказа (Приложение N 5).
2.2. Должностные лица в организации, которым поручается получение, хранение, выдача и использование бланков строгой отчетности, заключает с руководителем организации (учреждения) договор о полной индивидуальной материальной ответственности (Приложение N 6).
2.3. Работникам, связанным с выдачей, хранением, использованием бланков строгой отчетности и приемом выручки, руководителем организации (учреждения) должны быть созданы условия, обеспечивающие сохранность бланков строгой отчетности и денежных средств. В отношении оформления приема, хранения, выдачи, использования и учета бланков строгой отчетности эти работники руководствуются настоящими Методическими указаниями.
2.4. Бланки строгой отчетности хранятся в несгораемых шкафах, металлических и деревянных ящиках, обшитых железом. В организации (учреждении), получающей бланки строгой отчетности в больших количествах, допускается хранение их в специально оборудованных кладовых в условиях, исключающих порчу и хищение бланков. По окончании рабочего дня места хранения бланков строгой отчетности опечатываются сургучной печатью или опломбируются.
2.5. Организация ведет бухгалтерский учет бланков строгой отчетности по цене заготовления на счете "Материалы", выданные под отчет бланки строгой отчетности со склада (кладовой) списываются со счета "Материалы" на субсчет "Общехозяйственные расходы" и принимаются на забалансовый учет на счет "Бланки строгой отчетности".
В качестве регистра аналитического учета к забалансовому счету "Бланки строгой отчетности" служат Заборно-контрольные листы, по которым ежемесячно составляться оборотные ведомости по видам бланков и листам их хранения. Данные оборотных ведомостей должны ежемесячно сверяться с записями по Книге учета бланков строгой отчетности.
2.6. При получении бланков строгой отчетности получателя обязаны проверить в присутствии должностного лица наличие всех экземпляров, их серии и номера и пригодность получаемых бланков строгой отчетности для оформления заказов.
2.7. Должностные лица (п.2.2) отчитываются за полученные и использованные бланки строгой отчетности корешками квитанций, копиями кассовых ведомостей и кассовыми отчетами по отрывным билетам в день сдачи выручки, отметкой в Заборно-контрольных листах о получении и использовании, неся ответственность за использование какого полученного ими бланка строгой отчетности.
Отчеты должностных лиц служат основанием для оприходования выручки по приходному ордеру.
III. ЗАГОТОВКА БИЛЕТОВ НА СПЕКТАКЛИ, КОНЦЕРТЫ, ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ДЛЯ ПРОДАЖИ
3.1. Получение комплектов билетов, абонементов со склада для заготовок к продаже производится штатным работником организации, уполномоченным на это приказом руководителя.
3.2. Выдача комплектов билетов, абонементов со склада оформляется требованием (Приложение N 7), подписанным руководителем организации или его заместителем и главным бухгалтером и производится под расписку на этом требовании лица, получающего билеты, абонементы.
Подчистки, помарки и исправления в требовании не допускаются.
Указанное требование выписывается в двух экземплярах, один экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у лица, получившего билеты, абонементы.
3.3. При заготовке билетов к продаже на спектакли, концерты, представления, проводимые на стационаре, а также гастрольные спектакли, проводимые на площадках других театров, где сохраняется порядок реализации билетов с типографским обозначением места, ряда, на билетах специальным штампом проставляется дата проведения спектакля, его название и цена.
При заготовке билетов для выездных и гастрольных спектаклей билетные книжки, после регистрации в бухгалтерии, выдаются кассирам или уполномоченным без проставления на них даты, ряда, места, названия спектакля, времени его начала и цены. Эти обозначения проставляются кассиром (уполномоченным) в момент подготовки к реализации билетов.
3.4. Заготовленные к продаже билеты, абонементы проверяются бухгалтерией организации и записываются в особый регистрационный журнал (Приложение N 8). При этом на титульном листе каждого билетного комплекта (книжки) проставляется регистрационный номер, дата регистрации и подпись работника бухгалтерии, проверившего и зарегистрировавшего комплект (книжку).
3.5. Заготовленные к продаже билеты сдаются под расписку в регистрационном журнале лицу, ответственному за реализацию билетов.
Лицо, ответственное за реализацию билетов, абонементов, выдает зарегистрированные билеты, абонементы по накладным (Приложение N 9) кассиру билетной кассы, нештатным уполномоченным, городским театральным кассам для регистрации.
Накладная выписывается в двух экземплярах - один выдается вместе с билетами получателю, второй передается в бухгалтерию организации по реестру.
3.6. Категорически запрещается расшивать билетные книжки и вырывать из них страницы. В случае порчи билетных книжек должен быть составлен акт о причинах порчи с указанием лица, виновного в порче билетов. Эти книжки погашаются специальным штампом, сохраняются до уничтожения в установленном порядке и должны представляться при проверках.
Вырезка билетов для передачи их на реализацию городским театральным кассам и нештатным уполномоченным по реализации билетов производится без расшивки билетных книжек, с оставлением в книжках корешков.
3.7. Выданные для продажи, но нереализованные билеты должны возвращаться городской театральной кассой и нештатными уполномоченными по распространению билетов лицу, от которого получены билеты, в установленное руководством организации время, но не позднее чем за 2 часа до начала спектакля, концерта, представления, для продажи этих билетов через кассу организации.
Невозвращенные своевременно билеты считаются проданными, и городская театральная касса или нештатный уполномоченный оплачивают их номинальную стоимость, возврат билетов оформляется накладной. (Приложение N 10).
3.8. Выданные для реализации и непроданные абонементы должны возвращаться лицу, выдавшему их, в установленный руководством организации срок, но не позднее чем за день до проведения первого объявленного по данному абонементу концерта.
На основании возвращенных абонементов стол заготовок составляет опись (Приложение N 11) непроданных мест, выписывает со склада по требованию билетную книжку, гасит места, соответствующие проданным по абонементам, а не проданные готовит к продаже и выдает по накладной кассиру, городской кассе или нештатному уполномоченному для реализации.
3.9. Нештатные уполномоченные по реализации билетов, абонементов и билетные кассиры организации обязаны в срок, установленный приказом руководителя организации сдать в кассу организации или перечислить на его расчетный счет вырученные деньги за реализованные билеты и представить отчет по проведенным операциям по продаже билетов, абонементов.
В отчете по проведенным операциям (Приложение N 12, 12а) должны отражаться все обороты по полученным для реализации, проданным и возвращенным билетам. Остаток непроданных билетов, абонементов, показанный в отчете, должен соответствовать данным накладных по возврату билетов, абонементов.
3.10. Сводный отчет о продаже билетов по каждому спектаклю, концерту, представлению должны составляться кассой организации (Приложение N 13) на основании данных о регистрации билетов, абонементов, накладных на их отпуск для реализации, накладных на возврат непроданных билетов. Разница по итогам между графами "к продаже" и "остались непроданными" должна соответствовать итогу по графе "продано".
Сводный отчет о продаже билетов, абонементов должен поступать в бухгалтерию организации для проверки и обработки не позднее следующего дня после спектакля, концерта, представления при проведении на стационаре. К этому отчету должны быть приложены корешки билетов использованного комплекта в сброшюрованном виде и все оставшиеся непроданными билеты, погашенные специальным штампом с описью (Приложение N 14). Погашение билетов производится кассиром при составлении сводного отчета.
IV. КОНТРОЛЬ ЗА СОХРАННОСТЬЮ БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ
4.1. Бланки строгой отчетности, хранящиеся у должностных лиц, подвергаются проверки одновременно с ревизией денежных средств в кассе в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 г. N 40.
4.2. Кроме обязательных инвентаризаций бланков строгой отчетности в соответствии с действующим законодательством, необходимо, в сроки установленные руководством организации (учреждения) проводить внезапные контрольные проверки их наличия, правильности заполнения и использования.
4.3. О случаях выявленных расхождений или недостач бланков строгой отчетности главный бухгалтер немедленно письменно докладывает руководителю организации для принятия мер.
4.4. Ответственность за хранение бланков строгой отчетности несет руководитель организации или другие работники по письменному указанию руководителя организации.
V. ПОРЯДОК СПИСАНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ
5.1. Копии квитанций, корешки билетов и абонементов подтверждающие суммы принятых наличных денег, должны храниться в организации (учреждении) в упакованном виде в архиве или на складе. По истечении 5 летнего срока хранения, но обязательно после истечения месяца со дня проведения последней инвентаризации они сдаются в качестве макулатуры на пункты вторсырья или уничтожаются самостоятельно.
После окончания установленного срока хранения, использованные бланки строгой отчетности, их копии сдаются по акту об их списании (уничтожении) организациям по заготовке вторичного сырья или уничтожаются самостоятельно.
В таком же порядке изымаются и уничтожаются некомплектные или испорченные при изготовлении, хранении и пересылке бланки строгой отчетности.
5.2. Нереализованные билеты, абонементы списываются и уничтожаются в соответствии с установленным для бланков строгой отчетности порядке, в сроки, утвержденные приказом руководителя организации.
5.3. Списание изъятых из обращения бланков строгой отчетности производится на основании составленного комиссией акта, утвержденного руководителем организации (учреждения). При этом к данному акту прилагаются документы (акты) об уничтожении.
Первый заместитель Минкультуры России
Н.Л.ДЕМЕНТЬЕВА
СОГЛАСОВАНО:
Руководитель Департамента методологии
бухгалтерского учета и отчетности
Минфина
РФ А.С.БАКАЕВ
12 апреля 2000 г.
Приложение N 1
к Методическим указаниям
о порядке учета,хранения
и уничтожения бланков
строгой отчетности организациями
и учреждениями Министерства культуры
Российской Федерации
________________________________________ Форма N наименование предприятия, организации Утверждена Минфином РФ ________________________________________ письмом от 20.04.95 г. структурного подразделения N 16-00-30-35 ________________________________________ адрес 1 экз. Приходный кассовый ордер 2 экз. Отчетный документ материальноответственного лица 3 экз. Заказчику КВИТАНЦИЯ ф., и., о. заказчика ___________________ N телефона _______________ Адрес _____________________________________________________________ Дата выполнения заказа ____________________________________________ ___________________________________________________________________
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ Всего по квитанции _____________________ Сумма прописью ____________________________________________________ Оплатил заказчик __________________________________________________ (подпись) Получил кассир (материально-ответственное лицо) ___________________ (подпись) ф.и.о. "______"_______________ 19 __ г.
дата оплаты
Квитанция является бланком строгой отчетности
Приложение N 2
к Методическим указаниям
о порядке учета, хранения и уничтожения
бланков строгой отчетности организациями и учреждениями
Министерства культуры Российской Федерации
_________________________________________________________________
Наименование Утверждена приказом Министерства
организации финансов Российской Федерации
от 25 февраля 2000 г. N 20н Контроль
Корешок Код формы по ОКУД
билета 0793001
Билет
Серия ВО N 000000
Серия ВО Орган управления культуры
N 000000 Российской Федерации
Цена Наименование организации
_____руб.____коп.
_______________________________________________________
Цена ____руб. ____коп.
Приложение N 3
к Методическим указаниям о порядке учета,
хранения и уничтожения бланков строгой отчетности
организациями и учреждениями
Министерства культуры Российской Федерации
Утверждена приказом Министерства финансов Российской Федерации от 25 февраля 2000 г. N 20н Код формы по ОКУД 0793005 Наименование Орган управления культуры организации, где Российской Федерации состоится Наименование организации, где мероприятие состоится мероприятие ____________________ ___________________________________________ Корешок Адрес проведения мероприятия абонемента тел. _________________ Серия ВО N 000000 Абонемент Организация, Серия ВО N 000000 проводящая Наименование организации, мероприятие проводящей мероприятие ____________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ряд место ряд место Цена ____руб. ___коп. Цена _____руб. ___коп. ___________________________________________ Сезон _________ г.г. При утере не возобновляется Ф.И.О., адрес, тел. ___________________________________________ владельца абонемента Сезон ___________ г.г. ____________________ Ф.И.О., адрес, тел. владельца абонемента ____________________ ___________________________________________ ____________________ ___________________________________________
Приложение N 4
к Методическим указаниям
о порядке учета, хранения
и уничтожения бланков строгой
отчетности организациями
и учреждениями Министерства культуры
Российской Федерации
Утверждена приказом Министерства финансов Российской Федерации от 25 февраля 2000 г. N 20н Код формы по ОКУД 0793007 Орган управления культуры Российской Федерации
______________________________________________________________
Штамп организации
______________________________________________________________ Экскурсионная путевка Серия ВР N 000000 Корешок путевки Серия ВР Тема экскурсии ____________________________________ N 000000 ___________________________________________________ Цена Ф.И.О. экскурсовода _______________________________ ____ руб. коп. Организация _______________________________________ Состав группы _____________________________________ Дата Число участников группы ___________________________ экскурсии Дата экскурсии "___" ___________ ____ г. ___________ Время проведения экскурсии ________________________ Ф.И.О. Цена _________ руб. _______ коп. экскурсовода ___________________________________________________ ___________ Входная плата вносится отдельно Подпись лица, Входная плата включена выдавшего в стоимость путевки путевку (ненужное вычеркнуть) ___________ Подпись Подпись лица, выдавшего путевку ___________________ экскурсовода ___________ Подпись экскурсовода ______________________________
Приложение N 5
к Методическим указаниям
о порядке учета, хранения
и уничтожения бланков строгой
отчетности организациями
и учреждениями Министерства культуры
Российской Федерации
Акт
"____"__________19__ г.
Уполномоченный от ________________________________________________
наименование организации
__________________________________________________________________
фамилия, имя, отчество
действующий по доверенности от " "______________19 г.
N________________и от ____________________________________________
N и наименование типографии
__________________________________________________________________
должность, фамилия, имя, отчество
составили настоящий акт в следующем.
Изготовленные типографией по договору (заказу)
от " " ____________ 19 г.
Наименование бланков
строгой отчетности для ___________________________________________
наименование организации
_____________________________________________ приняты в количестве
__________________________________________________________________
Кроме того, типографией предъявлены: испорченная в производстве специальная бумага в количестве ____кг. ______ метр. и испорченные при печатании бланки строгой отчетности (брак), которые уничтожены на месте в присутствии лиц, подписавших настоящий акт. Акт составлен в двух экземплярах: один - для __________________________________________ и второй для наименование организации типографии.
Уполномоченный от ___________________________________ подпись наименование организации Уполномоченный от _______________________________________ подпись наименование типографии
Приложение N 6
к Методическим указаниям
о порядке учета, хранения
и уничтожения бланков строгой
отчетности организациями
и учреждениями Министерства культуры
Российской Федерации
Обязательство
Гор._____________________ " "__________________ 19 г. Я, нижеподписавшийся, _____________________________________________ должность, фамилия, имя, отчество принимаю на себя материальную ответственность за все порученные мне ___________________________________________________________________ полное наименование организации, учреждения бланки строгой отчетности - билеты, абонементы, путевки и другие бланки и денежные суммы от их продажи. В случае, если я по моей халатности, небрежности или неосторожности причиню материальный ущерб, ________________________ наименование ___________________________________________________________________ организации, учреждения я обязан возместить его в полном размере по номинальной стоимости. Я обязуюсь точно выполнять установленные правила ведения билетного хозяйства и кассовых операций и несу полную ответственность за их нарушения. Подпись __________________________
Приложение N 7
к Методическим указаниям
о порядке учета, хранения
и уничтожения бланков строгой
отчетности организациями
и учреждениями Министерства культуры
Российской Федерации
ТРЕБОВАНИЕ N _________ отпустите из кладовой комплекты билетов (абонементы) для заготовки и регистрации тов. _____________________________________________________________ фамилия, имя, отчество на спектакли-концерты в ________ декаде ___________19 г. месяца вид билетов (абонементов)
Директор организации _________________подпись Главный (старший) бухгалтер Указанные в требовании билеты (абонементы) выдал _________________подпись Получил _________________подпись " " ___________19 г.
Приложение N 8
к Методическим указаниям
о порядке учета, хранения
и уничтожения бланков строгой
отчетности организациями
и учреждениями Министерства культуры
Российской Федерации
ЖУРНАЛ
РЕГИСТРАЦИИ БИЛЕТОВ __________________________________________________________________ Наименование организации
Приложение N 9
к Методическим указаниям
о порядке учета, хранения
и уничтожения бланков строгой
отчетности организациями
и учреждениями Министерства культуры
Российской Федерации
"____"______________ 19____ г.
билетов
Накладная N __________________ на выдачу _________________________
абонементов
Выдал ____________________________________________________________
фамилия, имя, отчество
Получил __________________________________________________________
фамилия
Дата _____________________________
спектакля (концерта)
Спектакль (концерт) __________________ начало ____________________
название спектакля, концерта
Абонемент N ___________________
_______________________________ Итого Итого на сумму ________________ (прописью) Сдал ______________________ Принял ________________ подпись подпись
Приложение N 10
к Методическим указаниям
о порядке учета, хранения
и уничтожения бланков строгой
отчетности организациями
и учреждениями Министерства культуры
Российской Федерации
"____"______________ 19____ г.
билетов
Накладная N __________________ на возврат ________________________
абонементов
Кому ____________________________________________________________
(фамилия)
Кто ____________________________________________________________
(фамилия)
Спектакль (концерт) ______________________________________________
название
Дата __________________________
спектакля, концерта
Абонемент N ___________________ Начало _______________
__________________________________ Итого ....... Итого на сумму ___________________ прописью Сдал ______________________ Принял ___________________
Примечание печатается с красной полосой
Приложение N 11
к Методическим указаниям
о порядке учета, хранения
и уничтожения бланков строгой
отчетности организациями
и учреждениями Министерства культуры
Российской Федерации
ОПИСЬ
ПРОДАННЫХ И НЕПРОДАННЫХ МЕСТ ПО АБОНЕМЕНТАМ
Абонемент N ___________
Приложение N 12
к Методическим указаниям
о порядке учета, хранения
и уничтожения бланков строгой
отчетности организациями
и учреждениями Министерства культуры
Российской Федерации
_______________________________________________
наименование организации
Отчет о продаже билетов N __________
за " " ______________ 19 года
От кого __________________________________________________________
(должность, фамилия, имя, отчество)
Подпись лица, представляющего отчет ______________________________________ Отчет проверил и принял ______________________________________ должность подпись " " ____________ 19 г.
Приложение N 12а
к Методическим указаниям
о порядке учета, хранения
и уничтожения бланков строгой
отчетности организациями
и учреждениями Министерства культуры
Российской Федерации
Утверждаю Директор _________________________________________________________ наименование учреждения, организации Кассовый отчет N _____________ о продаже билетов, путевок, абонементов за " "__________ 19 г. (ненужное зачеркнуть) кассиром _________________________________ (фамилия и инициалы) Начало таблицы. См. окончание таблицы
Кассир ______________________________ (подпись) Кассовый отчет проверил бухгалтер ______________________ (подпись) В кассу выручку по отчету оприходовать в сумме ____ руб. ____ коп. Номер кассовой квитанции __________________ Главный _______ бухгалтер ______________________________ (подпись) Старший Принял ст.кассир ______________________ (подпись)
Приложение N 13
к Методическим указаниям
о порядке учета, хранения
и уничтожения бланков строгой
отчетности организациями
и учреждениями Министерства культуры
Российской Федерации
СВОДНЫЙ ОТЧЕТ О ПРОДАЖЕ БИЛЕТОВ N ______ за " " _____________ 19 г. Название спектакля (концерта) ____________________________________
Кассы театра Предварительная Суточная ______________________________________________________ Итого Организации и лица УТК, ГТК Уполномоченные _________________ _________________ _________________ __________________________________________________________ Итого Всего Приложение: использованный комплект с погашенными непроданными билетами на сумму ________________________________________________ (прописью) Ст.кассир ___________________________________ (подпись) Отчет проверил, выручка верна % отношение фактического сбора к валовому (аншлагу) ______________ % отношение к общему числу мест в продаже ________________________ Главный _______ бухгалтер ______________________________ (подпись) Старший
Приложение N 14
к Методическим указаниям
о порядке учета, хранения
и уничтожения бланков строгой
отчетности организациями
и учреждениями Министерства культуры
Российской Федерации
ПРИЛОЖЕНИЕ К СВОДНОМУ ОТЧЕТУ О ПРОДАЖЕ БИЛЕТОВ
на спектакль-концерт ___________________ " "__________ 19 г.
название