Перейти к содержанию:
Договоры ГПХ
Как составить идеальные акты выполненных работ и оказанных услуг
Расходы в бухгалтерском и налоговом учете можно списать на основании правильно оформленной первичной документации. В статье расскажем, какую форму использовать для актов выполненных работ или оказанных услуг, какие сведения в них указывать обязательно и как описать возможные недочеты.
Обязательно ли составлять акты
В актах фиксируют факт выполнения работ и оказания услуг, а также претензии по объему, качеству и срокам, если они есть. По вопросу о том, является ли этот документ обязательным, есть разные точки зрения. Зачастую это зависит от вида договора.
Акт о выполнении работ
Гражданское законодательство прямо обязывает составлять акт выполненных работ только при их сдаче-приемке по договору строительного подряда (п. 4 ст. 753 ГК РФ). Но некоторые суды считают, что подрядные договоры предусматривают оплату после сдачи работ заказчику, поэтому составлять акты сдачи-приемки выполненных работ нужно обязательно по всем видам таких договоров (п. 1 ст. 702 ГК РФ, постановление АС Центрального округа от 25.06.2021 по делу № А14-5276/2020).
На практике такой акт — наиболее распространенный документ, которым пользуются заказчики и подрядчики. Однако подтвердить выполнение работ можно и другими документами ⎯ например, накладными или ТТН с отметками о приемке работ (Определения ВС РФ от 12.11.2019 № 77-КГ19-17, 2-971/2018, от 30.07.2015 № 305-ЭС15-3990 по делу № А40-46471/2014, Определения ВАС РФ от 13.04.2010 по делу № А51-12704/2008, от 29.10.2010 по делу № А40-79160/09-63-641).
Акт об оказании услуг
Составлять акт об оказании услуг закон строго не обязывает. В отличие от договора подряда, оплата по договору возмездного оказания услуг производится в порядке, который предусмотрен этим договором (ст. 781 ГК РФ). Если исполнитель совершил действия, которые перечислены в договоре, считается, что он выполнил свои обязательства. Следовательно, заказчик должен оплатить оказанные услуги без подписания отдельного акта (постановление АС Центрального округа от 25.06.2021 по делу № А14-5276/2020).
Стороны вправе предусмотреть в договоре необходимость в определенный срок составить акт приема-передачи оказанных услуг. Если такого условия нет, отсутствие акта не свидетельствует о том, что услуги фактически не оказаны (постановления АС Центрального округа от 25.06.2021 по делу № А14-5276/2020, Московского округа от 18.02.2016 по делу № А40-43402/2011, ФАС Западно-Сибирского округа от 23.09.2011 по делу № А46-1574/2011).
Факт оказания услуг можно подтвердить другими документами ⎯ например, заключить дополнительное соглашение к договору и указать в нем, что обязательства исполнены в полном объеме и подлежат оплате (постановление АС Западно-Сибирского округа от 24.09.2018 по делу № А70-11600/2017).
Для целей бухгалтерского и налогового учета можно не составлять акт в случае передачи имущества в аренду (письма Минфина РФ от 25.03.2019 № 03-03-06/1/20067, от 15.06.2015 № 03-07-11/34410 и от 24.03.2014 № 03-03-06/1/12764, постановление АС Западно-Сибирского округа от 04.04.2016 по делу № А27-12070/2015). Если в договоре аренды нет требования ежемесячно выставлять арендатору акт об оказании услуг, подтвердить расходы можно на основании акта приемки-передачи имущества. Чтобы подстраховаться, в договоре лучше прописать отдельной строкой, что стороны не подписывают ежемесячные акты.
Почему акты все же лучше составлять
В любом случае целесообразно составлять акты выполненных работ и оказанных услуг. Это связано не только с тем, что исполнение обязательств, возможно, придется доказывать в суде, но и с важнейшим правилом бухгалтерского учета ⎯ каждый факт хозяйственной жизни необходимо оформлять первичным учетным документом (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ)).
Какую форму использовать
Организации и ИП вправе воспользоваться унифицированными формами. Например, для приемки строительно-монтажных работ обычно используют форму КС-2, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 11.11.1999 № 100. Также они могут самостоятельно разрабатывать и утверждать формы первичных документов. Для принятия расходов по услугам или работам унифицированной формы нет, поэтому такой акт должен разработать исполнитель или подрядчик.
Чтобы акт соответствовал всем требованиям законодательства, его бланк можно согласовать в договоре (п. 4 ст. 421 ГК РФ). При необходимости в бланк можно внести недостающие реквизиты и уже после этого подписать договор. Если форма акта не зафиксирована в договоре, нужно тщательно проверить документ на соответствие букве закона. При выявлении неточностей лучше переделать акт.
|
Первичные учетные документы можно составлять как в бумажном, так и в электронном виде. Если стороны хотят использовать электронные акты, необходимо (письмо Минфина РФ от 23.04.2018 № ЕД-4-15/7760):
|
Какие реквизиты обязательны
Так как акт является первичным документом, в нем должны присутствовать все обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:
| 1. | Название документа. Здесь можно прописать общее название ⎯ акт о выполнении работ или оказании услуг. Также допустимо прямо в заголовке указать вид услуги или работы. |
| 2. | Дата составления. Нужно следить за тем, чтобы дата акта соответствовала периоду оказания услуги. Если в акте прямо сказано, что услуга за август, документ датируют этим месяцем. Если акт выставлен в сентябре, расходы нужно принять в месяце их фактического совершения — в августе (письма Минфина РФ от 27.07.2015 № 03-03-05/42971, ФНС РФ от 21.08.2015 № ГД-4-3/14815@). |
| 3. | Наименование исполнителя (подрядчика). |
| 4. | Описание оказанных услуг (выполненных работ). Наименование работы или услуги и их стоимость в договоре и в акте указывают одинаково. Если в договоре речь идет об услугах по доставке и выгрузке товаров, в акте стоит написать точно так же. Если указать в наименовании, например, транспортные услуги, у налогового органа могут возникнуть вопросы. Подробнее о том, как описывать услуги и работы в акте, читайте ниже. |
| 5. | Стоимость. На практике принято указывать ее цифрами и прописью в рублях и копейках. Компании на ОСНО также прописывают в акте сумму НДС. Если в договоре дана приблизительная стоимость услуг или работ, в акте необходимо указать их окончательную цену (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 20.07.2012 по делу № А79-6052/2011). |
Указывать нужно не только стоимость услуги, но и ее измерение в натуральном выражении — часы, сутки, количество вагонов и т. п. Если услугу измерить невозможно, разрешается не прописывать натуральную величину (пп. 5 п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
| 6. | Должности лиц, которые подписывают акт со стороны исполнителя (подрядчика) и заказчика. |
| 7. | Личные подписи, фамилии и инициалы лиц, совершивших сделку. Право подписи первичных документов доверяют уполномоченным лицам. Их имена в договоре можно не прописывать. Чтобы подтвердить полномочия подписанта, следует запросить у заказчика соответствующий приказ или доверенность (п. 1 ст. 53, 182, 185 ГК РФ). Проверить полномочия директора, который указан в договоре, можно самостоятельно с помощью выписки из ЕГРЮЛ. Помимо ФИО подписанта, в акт желательно включить реквизиты приказа на право подписи или доверенности. |
|
Закон № 402-ФЗ не требует указывать в первичном документе наименование заказчика. Но безопаснее вписать его в акт, чтобы было ясно, в чью пользу выполнены работы или оказаны услуги. По этой же причине лучше включить в текст акта реквизиты договора подряда или оказания услуг, чтобы у налогового органа не возникли вопросы и сомнения. Печать не относится к обязательным реквизитам первичного документа, с 7 апреля 2015 года ее можно вообще не использовать (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ, письмо Минфина РФ от 30.08.2018 № 03-01-10/61983). |
Как указать содержание услуги или работы
Описание услуги или работы — важная часть акта, ведь именно по ней можно определить, насколько правомерно списаны суммы в расходы предприятия.
Чем подробнее будет изложена суть работы или услуги, тем безопаснее для налогоплательщика. У налогового органа, вероятнее всего, возникнут вопросы, если вместо описания он увидит краткую фразу «Услуги по договору № __ от __».
Судебная практика относительно описания услуг и работ не всегда складывается в пользу компаний. Суды поддерживают налоговые органы и требуют детального описания (постановления АС Поволжского округа от 04.05.2017 по делу № А65-29333/2015, Уральского округа от 12.12.2016 по делу № А47-3690/2016, ФАС Северо-Западного округа от 27.02.2014 № А42-7952/2012, Уральского округа от 06.09.2013 № А76-16958/2012).
Если не принять во внимание эти доводы, есть риск потерять часть расходов. Тогда налогоплательщик не сможет уменьшить облагаемую базу на такие затраты.
Но есть и положительные судебные решения. Суды разрешают принять расходы, если услуги или работы подробно описаны в договоре (постановления АС Северо-Кавказского округа от 14.12.2016 по делу № А53-24140/2015, от 17.05.2016 № А32-6796/2014). Такой же позиции придерживается Министерство финансов (письмо Минфина РФ от 09.04.2014 № 02-06-10/16186).
В акте целесообразно указать номер и дату договора, подробное описание услуги или работы, период их оказания или выполнения. Например, так: «Услуги по организации доставки товара за май 2023 года согласно договору № 1 от 01.01.2023».
Включать ли информацию о недостатках
Если во время приемки услуг или работ заказчик обнаружил явные недостатки, их надо зафиксировать в акте или другом документе, удостоверяющем приемку (п. 2–4 ст. 720, ст. 783 ГК РФ). Лучше всего заранее предусмотреть в форме акта место для указания недостатков. Если такой графы не будет, а у заказчика возникнут претензии по качеству, объему или срокам оказания услуг либо выполнения работ, в некоторых случаях ему может быть трудно доказать свою правоту (постановления АС Московского округа от 31.08.2018 по делу № А40-207894/2017, Северо-Западного округа от 10.04.2017 по делу № А56-20950/2016, ФАС Западно-Сибирского округа от 31.07.2014 по делу № А03-8273/2013).
Смотрите также:
Елена Рогачева, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению
Елизавета Аришак, эксперт по юридическим вопросам
Катерина Кайгородова, редактор