Грубые нарушения при расчете отпускных

Лето — по традиции сезон отпусков. Значит, бухгалтерам предстоит массово рассчитывать отпускные. Как не ошибиться в расчетах, какие нюансы учесть, как не нарушить законодательство, расскажем в статье.

Для расчета среднего заработка нужно безошибочно определить расчетный период и включаемые в него выплаты. Не нужно забывать и о том, что отпуск работодатель обязан предоставлять систематически согласно ТК РФ. Какие ошибки чаще всего допускают бухгалтеры, вы узнаете ниже.

Ошибка № 1. Неверно определен расчетный период

Для расчета отпускных бухгалтеру нужно определить среднедневной заработок работника. Для этого берутся данные за 12 месяцев, предшествующих отпуску. Предшествующий год и является расчетным периодом.

Если допустить ошибки на данном этапе, работник получит неверную сумму отпускных. Связано это с тем, что не все периоды следует учитывать при расчете (п. 5 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

Из расчетного периода нужно исключить дни и начисленные суммы за период, если:

работник болел или находился в декрете;
за работником сохранялся средний заработок (например, дни отпуска или командировки). При этом перерывы на кормление ребенка включить в расчетный период необходимо — это исключение из правил;
сотрудник не ходил на работу из-за простоя по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
работник использовал дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
работник не работал из-за забастовки, в которой сам не принимал участия;
работник был освобожден по другим причинам, предусмотренным законодательством РФ (например, был в отпуске без содержания).

Нельзя исключать из расчетного периода:

дни неявок по невыясненным причинам;
перерывы на кормление;
простои по вине работника;
время участия работника в забастовке.

Ошибка № 2. При расчете отпускных учтены лишние выплаты

В средний заработок бухгалтер должен включить все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда (п. 2 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

Учитываемые выплаты для расчета отпуска:

заработная плата (оклад, сдельная оплата и т. п.);
надбавки и доплаты за выслугу лет, ученое звание, совмещение должностей и т. п.;
районные коэффициенты;
оплата за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, за сверхурочную работу;
премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда, и т. д.

Подробный порядок учета премий различного характера изложен в пункте 15 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

Не нужно брать в расчет следующие выплаты:

социальные выплаты, не связанные с оплатой труда (матпомощь, оплата обучения, компенсация за питание и т. п.);
разовые премии (к юбилею, по случаю дня рождения фирмы и т. п.), не предусмотренные локальными нормативными актами.

Ошибка № 3. Отпуск заменен на денежную компенсацию

В большинстве случаев нельзя заменить отпуск на денежную компенсацию. Это правило действует, даже если работник сам попросил о замене.

Отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Статья 124 ТК РФ запрещает непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд.

Заменить компенсацией можно лишь ту часть отпуска, которая превышает 28 дней. То есть если работник имеет право на дополнительный отпуск (ст. 126 ТК РФ).

Некоторые категории лиц должны отгулять отпуск полностью и не имеют права на замену его денежной компенсацией:

беременные женщины;
несовершеннолетние;
работники с вредными условиями труда (заменить деньгами нельзя даже дополнительный отпуск).

Ошибка № 4. Не проиндексирован средний заработок

Многие компании периодически повышают зарплату своим работникам. Если такое повышение было, необходимо обязательно проиндексировать средний заработок при расчете отпускных (п. 16 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

Повышение оклада может произойти как в расчетном периоде, так и в месяце отпуска.

Индексировать средний заработок нужно с помощью коэффициента, который равен отношению нового оклада к старому.

Оклад изменился в расчетном периоде

Технолог Рылов Т.П. пошел в отпуск с 18.05.2017 по 31.05.2017. Оклад Рылова до 2017 года был равен 27 000 рублей. С 01.01.2017 установлен оклад 35 100 рублей. Исключаемых периодов и дополнительных выплат не было. Расчетный период с 01.05.2016 по 30.04.2017.

Коэффициент индексации = 35 100 : 27 000 = 1,3.

Количество дней, отработанных в расчетном периоде = 12 мес. х 29,3 =351,6.

Средний заработок = (27 000 х 8 мес. х 1,3 + 35 100 х 4) : 351,6 = 1 197, 95 рублей.

Отпускные до налогообложения НДФЛ = 1197, 95 х 14 дн. = 16 771, 30 рублей.

Оклад изменился в месяце отпуска

Технолог Рылов Т.П. пошел в отпуск с 18.05.2017 по 31.05.2017. Оклад Рылова до 01.05.2017 был равен 27 000 рублей. С 01.05.2017 установлен оклад 35 100 рублей. Исключаемых периодов и дополнительных выплат не было. Расчетный период с 01.05.2016 по 30.04.2017.

Коэффициент индексации = 35 100 : 27 000 = 1,3.

Количество дней, отработанных в расчетном периоде = 12 мес. х 29,3 =351,6.

Средний заработок = (27 000 х 12 мес. х 1,3) : 351,6 = 1 197, 95 рублей.

Отпускные до налогообложения НДФЛ = 1197, 95 х 14 дн. = 16 771, 30 рублей.

Как видим, в обоих вариантах увеличения оклада итоговая сумма отпускных не изменилась.

Ошибка № 5. Нарушен срок выплаты отпускных

Трудовым законодательством установлен срок для выплаты отпускных — не позднее чем за три дня до начала отпуска ( ст. 136 ТК РФ). Эти правила не стоит нарушать, даже если работник согласен получить отпускные позже установленного срока.

Если поверяющие обнаружат нарушение сроков выплаты отпускных, компанию оштрафуют. Штраф составит от 30 000 до 50 000 рублей ( ст. 5.27 КоАП РФ).

Отпуск работников: нюансы оформления и расчета

Эксперт сервиса Норматив

Рогачева Е. А.