Вопрос: О применении и оформлении организацией бюджетной сферы первичных учетных документов для отражения в бухучете обязательств по возмещению расходов работников при их направлении в командировки.
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 21 ноября 2024 г. N 02-06-09/116357
Департамент бюджетной методологии Министерства финансов Российской Федерации рассмотрел письмо федерального государственного бюджетного учреждения от 23.10.2024 по вопросу применения и оформления первичных учетных документов в целях отражения в бухгалтерском учете обязательств по возмещению расходов работников при их направлении в служебные командировки и сообщает.
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются в соответствии со статьей 167 Трудового кодекса Российской Федерации сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение с учетом положений статьи 168 Трудового кодекса Российской Федерации расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя.
Согласно положениям статьи 166 Трудового кодекса Российской Федерации особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.
Пунктом 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (далее - Положение), установлено, что работнику при направлении в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).
Согласно положениям статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
Для оформления решения работодателя о направлении работника в служебную командировку на территории Российской Федерации, а также для расчета размера финансового обеспечения возмещаемых расходов, связанных со служебной командировкой (далее - командировочные расходы), приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30.03.2015 N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению" утверждена унифицированная форма первичного учетного документа - Решение о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504512) (далее - Решение (ф. 0504512)).
Утвержденное руководителем (уполномоченным им лицом) Решение (ф. 0504512) является первичным учетным документом, на основании которого принимаются к бухгалтерскому учету обязательства и денежные обязательства, предусмотренные на авансирование расходов, связанных со служебной командировкой работника.
В случае если работник не использует право на получение денежных средств (аванса) при направлении его в командировку, возмещение работнику командировочных расходов осуществляется по факту возвращения из командировки. Способ выдачи денежных средств указывается работником самостоятельно в разделе 2 "Обоснование командировочных расходов" Решения (ф. 0504512) (далее - Раздел 2).
Решение (ф. 0504512) также является документом, на основании которого в соответствии со статьей 168 Трудового кодекса Российской Федерации и в соответствии с требованиями пункта 10 Положения работодателем принимаются обязательства в объеме предоставляемых работнику гарантий на расходы, связанные с направлением его в служебную командировку, вне зависимости от способа их финансового обеспечения.
В целях отражения указанной информации в подразделе 2.1 "Расчет обязательств по командировке" Раздела 2 в графе 6 указываются все способы обеспечения исполнения гарантий в отношении работника при направлении его в командировку как в случае принятия решения о предоставлении работнику денежных средств, возмещения произведенных работником расходов (в составе расходов, указанных Решением (ф. 0504512), так и в случае, когда исполнение гарантий по проезду работника к месту командирования и (или) проживания осуществляется учреждением посредством осуществления закупки либо за счет принимающей стороны.
При этом обязательство и денежное обязательство принимаются только в объеме денежных средств, предусмотренных на авансирование расходов, связанных со служебной командировкой
Учитывая изложенное, независимо от способа выдачи денежных средств работнику (финансового обеспечения), направляемому в командировку (путем выдачи работнику денежного аванса или возмещения командировочных расходов по факту возвращения его из командировки), обязательно при направлении работника в командировку формируется Решение (ф. 0504512), в котором указываются все способы обеспечения расходов работника в командировке.
В целях ведения бухгалтерского учета документальным подтверждением произведенных работником командировочных расходов является Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) (далее - Отчет (ф. 0504520)) с приложенными к нему надлежащим образом оформленными оправдательными документами, в том числе авиабилетом или железнодорожным билетом (документами, подтверждающими проезд на допустимых видах транспорта).
При этом Отчет (ф. 0504520) - документ, которым работник подтверждает не только произведенные им расходы, но и время нахождения его в командировке (с учетом времени проезда до пункта назначения, необходимого для обоснованного исчисления подлежащих оплате суточных расходов).
В случае если авиабилет (железнодорожный билет) приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета (железнодорожного билета), являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, а также посадочный талон, подтверждающий перелет работника по указанному в электронном авиабилете маршруту, и (или) контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученные в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети (далее - документы, подтверждающие расходы по перевозке работника), прилагаемые в составе документов к авансовому отчету.
При этом посадочный талон может быть оформлен как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Если посадочный талон оформлен на бумажном носителе, на нем проставляется отметка о прохождении предполетного досмотра.
Если посадочный талон оформлен в электронном виде (используется при наличии в аэропорту информационной системы, включающей в себя электронную базу данных досмотра, и устройства, сканирующего штриховой код, содержащийся в посадочном талоне), в электронном посадочном талоне отметка о прохождении предполетного досмотра не проставляется, а информация о прохождении предполетного досмотра отражается в электронной базе данных досмотра.
Учитывая вышеизложенное, в целях подтверждения произведенных работником расходов по проезду к месту проведения командировки и обратно, в частности авиационным транспортом, документами, подтверждающими перелет работника, являются маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, а также посадочный талон, подтверждающий перелет работника, оформленный на бумажном носителе с отметкой о прохождении предполетного досмотра или в электронном виде с приложением документа, полученного из электронной базы данных досмотра авиаперевозчика, подтверждающего перелет работника.
Обращаем внимание, что акт об оказании услуг (агентских услуг) по приобретению, оформлению и выдаче авиабилета (железнодорожного билета) не является документом, подтверждающим получение услуги перевозчика (расходы по перевозке работника (подотчетного лица)).
Таким образом, к Отчету о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) прилагаются документы, подтверждающие расходы работника, в частности документы, подтверждающие расходы по перевозке работника в командировку и обратно, документы, подтверждающие проживание в гостинице, а также подтверждение категории номера, в котором проживал работник, при условии, что норматив проживания работника установлен от категории номера, независимо от того, каким способом приобретались билеты, оплачивалась гостиница (согласно государственному контракту, по агентскому договору или работником самостоятельно).
Директор Департамента
бюджетной методологии
С.В. РОМАНОВ