Расчеты с сотрудниками: какие документы нельзя хранить в электронном виде

В современном мире большая часть бухгалтерских документов создается с помощью специальных программ. Возникает закономерный вопрос: а можно ли хранить все документы в электронном виде и не распечатывать? В данной статье рассмотрим документы по расчетам с сотрудниками и разберемся, какие из них можно не выводить на печать.

Каждый документ проходит свой жизненный цикл. Условно можно выделить четыре этапа жизни бухгалтерского документа:

1. Создание.

2. Работа с документом (ведение, внесение дополнений).

3. Хранение.

4. Уничтожение.

Чаще всего способ хранения документа (на бумаге или в электронном виде) будет зависеть от процесса его оформления. Если документ предусматривает наличие подписи работника, его придется распечатать и далее хранить в бумажном виде. Например, заявление о приеме на работу хранится исключительно в распечатанном виде. То же самое правило касается различных заявлений о предоставлении пособий, имущественных вычетов и т. п. Несмотря на то что для таких заявлений бухгалтерия предприятия нередко готовит шаблоны, печатать их все равно необходимо, чтобы работник поставил личную подпись.

Рассмотрим, как хранить самые основные первичные документы, регистры и отчетность по учету работников и расчетам с ними.

Расчетный листок

Для крупных компаний наиболее удобный способ выдачи расчетных листков — это направление их на электронную почту работников. Небольшие компании чаще всего выдают работникам бумажный расчетный лист.

Законодательство не запрещает пересылать квитки в электронном виде. Статья 136 ТК РФ гласит, что работодатель должен извещать работника о составных частях выдаваемой зарплаты в письменной форме. Таким образом, расчетный листок может быть оформлен как на бумаге, так и в электронном виде.

Если работодатель направляет квитки в электронном виде, нужно закрепить способ выдачи расчетных листков в трудовом или коллективном договоре (или ином локальном акте предприятия). Данную позицию подтвердил и Минтруд РФ в письме от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560.

Таким образом, расчетные листки можно хранить и пересылать в электронном виде. В этих документах содержатся персональные данные работников, поэтому нужно организовать электронный документооборот так, чтобы информация не попала к другим лицам.

Читайте в нашей инструкции «Персональные данные»:

Как создать ЛНА в сфере обработки персональных данных?
Как обеспечить защиту персональных данных?
Какая ответственность предусмотрена за нарушение Закона о персданных, кого привлекут и как этого не допустить?

Зарплатные ведомости, расходные кассовые ордера

Если зарплата выдается из кассы, в ведомости на выдачу зарплаты должны стоять подписи работников. Если деньги выдаются на основании расходного ордера (РКО), подпись получателя также необходима.

Исходя из этого, можно сделать вывод, что зарплатная ведомость и РКО должны быть распечатаны на бумаге. Действительно, это наиболее удобный способ учета. Однако ЦБ РФ разрешает вести указанные документы в электронном виде (п. 4.7 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210). Теоретически работодатель может организовать такой учет. Для этого понадобится снабдить всех ответственных лиц (кассира, главбуха) и работников, получающих зарплату в кассе, электронной подписью.

Чаще всего зарплата направляется безналичным путем и составлять кассовые документы нет необходимости. А при редких случаях выдачи зарплаты из кассы проще распечатать документ и получить личную подпись сотрудника, который уже пришел в кассу за своими деньгами.

Табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени ведут обычно в специальных программах. По окончании отчетного периода его распечатывают и передают в бухгалтерию.

Унифицированная форма табеля содержит три подписи: ответственного лица, руководителя структурного подразделения и работника кадровой службы. Если все эти лица имеют собственную электронную подпись и с помощью нее подпишут табель, электронный документ будет равносилен бумажному (ст. 6 Федерального закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ). В таком случае табель можно составлять, передавать и хранить в электронном виде. Если подписи в табеле отсутствуют, проверяющие могут не принять расходы на оплату труда.

Отчетность по сотрудникам, налогам и взносам

При численности до 25 человек законодательство разрешает сдавать некоторые отчеты на бумаге. В этом случае вопрос о способе хранения этой отчетности не возникает.

Как же быть с отчетностью, которую организация направляет чрез интернет? Можно ли не распечатывать 6-НДФЛ, 2-НДФЛ, расчет по страховым взносам, СЗВ-М? Компания имеет право хранить перечисленную отчетность в электронном виде. То есть дублировать на бумаге отчетность по взносам и НДФЛ не обязательно. Согласно ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ, информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Данную позицию также подтвердил Минфин РФ в письме от 05.05.2015 № 07-01-06/25701.

НК РФ не содержит разъяснений по хранению регистров. Значит, налоговые регистры по учету взносов и НДФЛ можно вести как на бумаге, так и электронно. Если регистры учета запросят налоговики для проверки, их нужно распечатать.

Как хранить электронные документы

Целесообразно хранить все электронные документы как минимум на двух разных носителях. В случае повреждения одного из носителей информации останется копия.

Для сохранности информации рекомендуем периодически проверять электронные архивы документов — их открываемость и читабельность.

Важно! Все документы, на которых должна стоять подпись ответственных лиц, следует распечатывать либо заверять электронной подписью (если это допускает законодательство). Электронный документ без электронной подписи уполномоченного лица считается недействительным.

Ответственность за отсутствие правильно оформленных документов

Документы без подписи могут быть признаны недействительными — это равносильно их отсутствию.

Отсутствие первичных документов проверяющие признают грубым нарушением требований к бухгалтерскому учету. За это нарушителю полагается штраф от 5 000 до 10 000 рублей. Повторное нарушение грозит дисквалификацией до двух лет (ст. 15.11 КоАП РФ).

Наказание также предусмотрено и ст. 120 НК РФ — штраф от 10 000 до 40 000 рублей.

Эксперт сервиса Норматив

Е.А. Рогачева