МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 6 июля 2005 г. N 281
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КНИГ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ И МЕТРИЧЕСКИХ КНИГ, ПЕРЕДАННЫХ В ГОСУДАРСТВЕННЫЕ АРХИВЫ
В целях дальнейшего совершенствования использования архивных документов, поступивших в государственные архивы, в интересах организаций и граждан приказываю:
Утвердить прилагаемое Положение о порядке использования книг государственной регистрации актов гражданского состояния и метрических книг, переданных в государственные архивы.
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Министерства культуры
и массовых коммуникаций
Российской Федерации
от 6 июля 2005 г. N 281
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОРЯДКЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КНИГ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ И МЕТРИЧЕСКИХ КНИГ, ПЕРЕДАННЫХ В ГОСУДАРСТВЕННЫЕ АРХИВЫ
I. Общие положения
1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169), Федеральным законом от 15 ноября 1997 г. N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 47, ст. 5340; 2001, N 44, ст. 4149; 2002, N 18, ст. 1724; 2003, N 17, ст. 1553; N 28, ст. 2889; N 50, ст. 4855; 2004, N 35, ст. 3607; 2005, N 1, ст. 25), Федеральным законом от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, N 8, ст. 609; 2003, N 2, ст. 167), Постановлением Правительства Российской Федерации от 6 июля 1998 г. N 709 "О мерах по реализации Федерального закона "Об актах гражданского состояния" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 28, ст. 3359; N 45, ст. 5522).
2. Положение устанавливает порядок использования (в том числе порядок доступа к актовым и метрическим книгам и порядок внесения исправлений и изменений в актовые и метрические книги) книг государственной регистрации актов гражданского состояния, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния (далее - актовые книги), и метрических книг, составленных до образования или восстановления органов записи актов гражданского состояния (далее - метрические книги), переданных органами записи актов гражданского состояния на хранение в государственные архивы, а также порядок доступа к актовым и метрическим книгам.
II. Доступ к актовым книгам и метрическим книгам, хранящимся в государственных архивах Российской Федерации
3. Право на доступ к актовым книгам и метрическим книгам, переданным на государственное хранение по истечении установленного срока их хранения в органах записи актов гражданского состояния, и их использование имеют все категории пользователей.
4. Доступ к актовым книгам и метрическим книгам, содержащим персональные данные и поступившим в государственные архивы до истечения установленного срока их хранения в органах записи актов гражданского состояния, ограничен.
В этом случае право на получение информации, содержащейся в актовых и метрических книгах, имеют:
лица, в отношении которых были составлены записи актов гражданского состояния;
близкие родственники, при предъявлении документов, удостоверяющих личность и подтверждающих родство, в случае смерти лица, в отношении которого была составлена запись акта гражданского состояния;
наследники, при предъявлении документов, удостоверяющих личность и подтверждающих право наследования;
иное лицо, в случае предоставления нотариально удостоверенной доверенности от лица, имеющего в соответствии с настоящим пунктом право на получение доступа к этой информации;
органы записи актов гражданского состояния;
суд, органы прокуратуры, дознания и следствия;
органы опеки и попечительства.
5. Доступ к актовым книгам и метрическим книгам, содержащим сведения об усыновлении (удочерении), имеют только сами усыновители, суд, а также органы записи актов гражданского состояния, прокуратуры, дознания и следствия, опеки и попечительства.
6. Сотрудники государственных архивов несут ответственность за нарушение режима защиты конфиденциальной информации в установленном законодательством Российской Федерации порядке.
III. Использование актовых книг и метрических книг, переданных в государственные архивы из органов записи актов гражданского состояния
7. На актовые книги и метрические книги, переданные из органов записи актов гражданского состояния на постоянное хранение, распространяются правила обеспечения сохранности, учета и использования документов, действующие в государственных архивах Российской Федерации.
8. Актовые книги и метрические книги, переданные из органов записи актов гражданского состояния в государственные архивы, предоставляются пользователям для ознакомления в читальных залах государственных архивов, в целях проведения научных, социально-правовых, социологических, генеалогических и иных исследований и используются в выставочной, публикационной и справочно-информационной работе, в том числе для исполнения запросов граждан социально-правового, генеалогического и биографического характера, а также для изготовления копий.
9. На основании записей в актовых книгах и метрических книгах государственные архивы выдают архивные справки, выписки из них и архивные копии о рождении, смерти, заключении или расторжении брака, установлении отцовства, усыновлении (удочерении), перемене имени.
10. Порядок оформления и выдачи архивных справок, выписок и архивных копий из актовых книг и метрических книг определяется действующими правилами работы государственных архивов Российской Федерации.
11. Архивная справка должна содержать точное изложение имеющихся в актовых записях сведений (приложение N 1). Данные о лице приводятся в точном соответствии с актовыми записями.
Несовпадение отдельных сведений, внесенных в актовые книги и метрические книги, с теми, которые приводятся в запросе пользователя, не является препятствием для включения их в справку при условии, если остальные сведения позволяют идентифицировать лицо, о котором упоминается в актовой записи, с тем, о котором запрашиваются сведения. Несовпадающие данные, а также частично утраченные или неразборчиво написанные записи в актовых и метрических книгах оговариваются в архивной справке записью: "так в документе", "так в тексте оригинала", "в тексте неразборчиво" или "часть текста утрачена".
12. В случае наличия в актовой книге или метрической книге исправлений и изменений, внесенных на основании решения суда и заключения органов записи актов гражданского состояния, в архивную справку, предназначенную для предоставления в официальные органы для получения документа (паспорта), повторных свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, сведения включаются с учетом внесенных исправлений и изменений и указанием поисковых данных первоначальной и последующих записей (приложение N 2).
В остальных случаях в архивную справку включаются сведения о первоначально сделанной записи, о внесении исправлений и изменений, с обязательной ссылкой на документы, послужившие основанием для внесения этих исправлений и изменений, в соответствии с Федеральным законом "Об актах гражданского состояния" (приложения N 3, 4).
13. Архивные справки, выписки и архивные копии записей актов гражданского состояния, предназначенные для направления за пределы Российской Федерации, в том числе в государства - участники СНГ, подписываются руководителем государственного архива и заверяются гербовой печатью.
Справки, предназначенные для направления в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 года, отменяющую требования легализации иностранных официальных документов, за исключением тех, с которыми у Российской Федерации имеются соответствующие соглашения, заверяются апостилем и направляются заявителям в соответствии с установленным порядком.
14. Физическим и юридическим лицам, за исключением органов записи актов гражданского состояния, судов, органов прокуратуры, дознания и следствия, справки и копии записей актов гражданского состояния выдаются за плату.
15. Архивная справка или архивная копия записи акта гражданского состояния направляется заявителю, после представления в государственный архив квитанции о ее оплате, по почте или выдается ему или доверенному лицу на руки.
Архивная справка с проставленным апостилем и предназначенная для использования за границей выдается заявителю после предъявления квитанции об оплате государственной пошлины в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной пошлине.
IV. Внесение исправлений, изменений, восстановление или аннулирование записей актов гражданского состояния, поступивших на хранение в государственные архивы
16. Внесение исправлений, изменений, восстановление или аннулирование записей актов гражданского состояния, поступивших на хранение в государственные архивы, не производится.
17. Заключения органа записи актов гражданского состояния или решения суда о внесении исправлений, изменений, восстановлении или аннулировании записи актов гражданского состояния приобщаются (подшиваются) к соответствующей актовой книге или метрической книге, нумеруются и учитываются в листе-заверителе дел в описи.
Возможно также формирование отдельных дел из решений судов и заключений органов записи актов гражданского состояния для организации их постоянного хранения и учета в установленном порядке.
18. В актовой книге или метрической книге рядом с записью, к которой имеется заключение органа записи актов гражданского состояния или решения суда, проставляется специальный штамп "Изменение" (приложение N 5).
В листах использования таких актовых книг и метрических книг делаются отметки о внесении изменений со ссылкой на номера записей и листов данного дела или шифров и листов, вновь сформированных дел с соответствующими заключениями органов записи актов гражданского состояния или решениями суда.
19. В случае получения от органов записи актов гражданского состояния или судебных органов иностранных государств поручения о внесении изменений, исправлений, восстановлении или аннулировании записей актов гражданского состояния, содержащихся в актовых и метрических книгах, поступивших на хранение в государственные архивы, указанные изменения вносятся в соответствии с существующими договорами о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а в случае их отсутствия - в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
Бланк государственного архива Адресат
АРХИВНАЯ СПРАВКА
В документах архивного фонда Вологодской духовной консистории в метрической книге Городищенской Всехсвятской церкви Велико-Устюгского уезда за 1885 год в записи N 31 значится:
МАРИЯ - родилась 19 (крещена 21) июля.
Отец - Матвей Иванов Горбунов
Мать - Евдокия Петрова Горбунова.
Основание: ф. 361. оп. 11. д. 60. л. 151.
Директор архива (Расшифровка подписи)
Исполнитель (Расшифровка подписи)
Гербовая печать
Приложение N 2
Бланк государственного архива Адресат
АРХИВНАЯ СПРАВКА
В документах архивного фонда Ярославской духовной консистории в метрической книге Владимирской церкви города Ярославля за 1918 год в записи от 11 октября N 346 и с внесенными в нее на основании решения городского суда г. Ярославля от 11 апреля 1992 года N 13\65 изменениями значится:
МИХАИЛ - родился 1 (крещен 2) мая.
Отец - Иван Семенович Николаев,
Мать - Елена Петровна Николаева.
Основание: ф. 36. оп. 2. д. 160. л. 51; д. 178. л. 2.
Директор архива (Расшифровка подписи)
Исполнитель (Расшифровка подписи)
Гербовая печать
Бланк государственного архива Адресат
АРХИВНАЯ СПРАВКА
В метрической книге евангелическо-реформаторской церкви села Голый Карамыш Камышинского уезда Саратовской губернии за 1912 год имеется запись от 11 октября N 346 о рождении 17 сентября 1912 г. у поселян-собственников Гейнриха и Елизаветы (урожденной Фрикк) Шпет - дочери Берты.
Основание: ф. 637, оп. 18, д. 2, л. 15.
Решением суда Саратовской области от 19 ноября 1999 г. N 13\5 в актовую запись N 346 внесены следующие изменения: "отец - Генрих Иванович, мать - Елизавета Николаевна (урожденная Фрик) Шпет - дочери Беаты".
Основание: ф. 637. оп. 18. д. 2. л. 311а.
Директор государственного (Расшифровка подписи)
архива
Исполнитель (Расшифровка подписи)
Гербовая печать
Бланк государственного архива Адресат
АРХИВНАЯ СПРАВКА
В метрической книге римско-католической церкви села Остроговка Навоузенского уезда Самарской губернии за 1918 год имеется запись от 17 ноября N 283 о рождении 15 ноября 1918 года у граждан Иоанна и Клементины (урожденной Гунгер) Квинт - сына Фридриха.
В актовую запись N 283 по заключению отдела ЗАГС Саратовской области от 16 мая 1996 г. N 4-7р. внесено следующее исправление: "отец - Иван Иванович Квинт, немец, мать - Клементина Яковлевна (урожденная Гунгер) Квинт - немка".
Основание: ф. 428. оп. 35. д. 9, л. 83.
Директор государственного (Расшифровка подписи)
архива
Исполнитель (Расшифровка подписи)
Гербовая печать
Приложение N 5