Перейти к содержанию:
Отпуска
Отправляем сотрудника в отпуск: топ-6 вопросов экспертам
Как отправить сотрудника в отпуск и не нарушить закон? Как учесть и оплатить праздничный день, если он пришелся на отпуск? Отвечаем на эти и другие горячие вопросы об отпусках.
Отпуск за свой счет
Сколько раз в году можно отправлять сотрудника в отпуск без сохранения заработной платы?
Согласно ч. 1 ст. 128 ТК РФ, по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы по его письменному заявлению. Продолжительность такого отпуска определяется по соглашению между работником и работодателем.
При этом законодательство позволяет сторонам достигнуть соглашения о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы на любой срок. Количество возможных таких отпусков также законодательно не ограничено.
Таким образом, по заявлению работника работодатель может предоставить ему в течение года любое количество отпусков без сохранения заработной платы. То есть за один год работнику может быть предоставлено и пять, и десять, и даже сто дней такого отпуска. Главное, чтобы они предоставлялись на основании заявления работника.
Оформление ежегодного оплачиваемого отпуска
Можно ли в заявлении на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска указывать, что работник оставляет за собой контроль каких-либо задач?
Работодатель обязан по закону предоставлять сотрудникам отпуска. Согласно ст. 107 ТК РФ, отпуск является одним из видов времени отдыха. А в ст. 106 ТК РФ сказано, что время отдыха — это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей. Следовательно, в период отпуска работник не должен выполнять свои должностные обязанности. Поэтому включать в заявления договоренности об обязанности работников выполнять какие-либо служебные задачи в период отпуска не рекомендуется.
Более того, если контролирующие органы или суд установят, что в период отпуска работник трудился с ведома, согласия или даже фактически по поручению работодателя, они могут посчитать, что такой труд должен быть оплачен.
Сотрудник оформляет отпуск на 14 календарных дней. Один из дней отпуска выпал на праздничный день, установленный органами госвласти субъекта РФ. Входит ли этот день в число дней отпуска? Как определить последний день отпуска? Как оплачивать этот день и как отражать его в табеле?
Органы государственной власти субъектов РФ имеют право устанавливать дополнительные нерабочие (праздничные) дни (ст. 6 ТК РФ). Также органы государственной власти субъектов РФ вправе объявлять религиозные праздники нерабочими (праздничными) днями (п. 7 ст. 4 Федерального закона от 26.09.1997 № 125-ФЗ, Постановление Президиума ВС РФ от 21.12.2011 № 20-ПВ11).
Согласно ст. 120 ТК РФ, нерабочие праздничные дни, которые приходятся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, не включаются в число календарных дней отпуска. То есть праздничный день будет просто не учитываться в числе 14 дней отпуска.
Поэтому отпуск работнику будет предоставляться на 14 календарных дней, но фактически он уходит отдыхать на 15 дней. Пятнадцатый день будет последним днем отпуска, и в табеле учета рабочего времени этот день должен быть отражен как отпуск, то есть кодировкой «ОТ». И оплачиваться, соответственно, этот день будет как день отпуска.
На работу сотрудник должен будет выйти на шестнадцатый день.
Компенсация проезда к месту отпуска
Облагается ли компенсация за проезд к месту проведения отпуска работника, работающего на территории, приравненной к районам Крайнего Севера, страховыми взносами и НДФЛ?
В соответствии с ч. 10 п. 1 ст. 217 НК РФ, оплата стоимости проезда в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно работникам, которые трудятся и проживают в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, не подлежит налогообложению НДФЛ.
Не облагается НДФЛ также:
- стоимость провоза багажа весом до 30 кг;
- стоимость проезда неработающих членов его семьи (мужа, жены, несовершеннолетних детей, фактически проживающих с работником) и стоимость провоза ими багажа.
С 1 января 2021 года эти положения частично распространяются на случаи использования отпуска за пределами территории России — не подлежит налогообложению стоимость проезда или перелета работника и неработающих членов его семьи, рассчитанная от места отправления до пункта пропуска через Государственную границу РФ.
Согласно пп. 7 п. 1 ст. 422 НК РФ и письму Минфина РФ от 24.03.2020 № 03-15-06/22936, не облагаются страховыми взносами следующие компенсации лицам, работающим в районах Крайнего Севера:
- стоимость проезда работника к месту использования отпуска и обратно;
- стоимость провоза багажа весом до 30 кг;
- стоимость проезда неработающих членов его семьи и стоимость провоза ими багажа.
Таким образом, для работников Крайнего Севера компенсация стоимости проезда к месту отпуска и обратно не облагается НДФЛ и страховыми взносами.
Компенсация за неиспользованный отпуск
Сотрудник успел сходить в отпуск только на две недели. Можно ли выплатить сотруднику за две неиспользованные недели отпуска денежную компенсацию без увольнения этого сотрудника?
Законодательство предусматривает денежную компенсацию за неиспользованные отпуска в следующих случаях:
- если сотруднику положен дополнительный отпуск, например, за ненормированный рабочий день — до 3 рабочих дней сверх 28 дней положенных по закону. По письменному заявлению работника часть отпуска, которая превышает 28 дней, может быть заменена денежной компенсацией (ч. 1 ст. 126 ТК РФ). В данном случае — это только 7 дней отпуска;
- если сотрудник увольняется — денежная компенсация выплачивается за все неиспользованные дни отпуска (ст. 127 ТК РФ).
То есть выплатить денежную компенсацию за неиспользованный ежегодный оплачиваемый отпуск, не увольняя сотрудника, нельзя. Компенсацию без увольнения можно заплатить только за неиспользованный дополнительный оплачиваемый отпуск.
Перенос отпуска
Как оформить перенос отпуска сотрудника на следующий год в связи с тем, что уход сотрудника в отпуск в текущем году может отрицательно повлиять на нормальный ход работы?
В ч. 3 ст. 124 ТК РФ сказано, что в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации (ИП), с согласия работника можно перенести отпуск на следующий рабочий год.
Соответственно, при необходимости переноса отпуска по этим причинам в первую очередь нужно получить письменное согласие работника.
Свое согласие он может сформулировать, например, так:
«Настоящим заявлением подтверждаю свое согласие на перенос отпуска, запланированного изначально графиком отпусков на период с 10 апреля по 23 апреля, на следующий рабочий год в связи с тем, что предоставление отпуска в указанные даты в текущем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы».
На основании этого заявления нужно издать приказ о переносе отпуска. В приказе также стоит указать, что отпуск переносится на основании согласия работника в связи с тем, что предоставление отпуска в текущем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации. Можно также конкретизировать, как именно отсутствие работника отразится на ходе работы.
Затем на основании приказа вносятся изменения в график отпусков.
Тамара Гельрот, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению
Вероника Панишева, налоговый журналист
Статья подготовлена по материалам рубрики «Вопросы экспертам»