ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ
ПРИКАЗ
от 13 февраля 2001 г. N 12
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРИМЕРНОГО ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВОХРАНИЛИЩЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА И ПРИМЕРНЫХ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ ГЛАВНОГО ХРАНИТЕЛЯ ФОНДОВ И ЗАВЕДУЮЩЕГО АРХИВОХРАНИЛИЩЕМ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА
В целях совершенствования организации работы по хранению и учету документов приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие примерные:
- Положение об архивохранилище государственного архива (Приложение 1);
- должностную Инструкцию главного хранителя фондов государственного архива (Приложение 2);
- должностную Инструкцию заведующего архивохранилищем государственного архива (Приложение 3).
2. Директорам федеральных государственных архивов организовать в 2001 г. разработку на основе примерных новых положений об архивохранилищах и должностных инструкций заведующих архивохранилищами, утвердить их в установленном порядке.
3. Руководителям органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации рекомендовать использовать указанные примерные документы для организации разработки должностных инструкций соответствующих специалистов и положений об архивохранилищах в подведомственных им государственных архивах.
4. Отделу обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов (Шабанова Т.Е.) совместно с Управлением организационной, правовой и кадровой работы (Пономарева В.И.):
4.1. Оказать архивным учреждениям необходимую методическую помощь.
4.2. Обеспечить контроль за выполнением настоящего Приказа.
Руководитель Росархива
В.П.КОЗЛОВ
Приложение 1
к Приказу Росархива
от 13 февраля 2001 г. N 12
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВОХРАНИЛИЩЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА <*>
<*> Работа архивохранилища, хранящего секретные документы, регламентируется специальной инструкцией.
1. Общие положения
1.1. Архивохранилище <*> является структурным подразделением государственного архива и входит в состав отдела обеспечения сохранности документов государственного архива.
<*> Указывается официальное название конкретного архивохранилища.
Примечание. При значительных объемах отдельных комплексов документов (личного происхождения, по личному составу и т.д.) и в соответствии с утвержденной структурой архива архивохранилища могут входить в состав других структурных подразделений, на которые в установленном порядке возложены задачи и функции по хранению и проведению работ по обеспечению сохранности и учету указанных комплексов документов.
1.2. Архивохранилище имеет одно или несколько изолированных помещений, отвечающих требованиям сохранности документов.
1.3. Архивохранилище в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и не противоречащими им правовыми актами субъекта Российской Федерации, на территории которого расположен государственный архив; нормативными правовыми актами Федеральной архивной службы России (Росархива); положениями о государственном архиве и отделе государственного архива <*>, в состав которого входит архивохранилище, приказами архива и настоящим Положением.
<*> Далее - архив.
2. Состав документов
В архивохранилище хранятся документы... <*>
<*> Перечисляются конкретные комплексы документов профиля архивохранилища (наименование соответствующих фондообразователей (групп пользователей), групп документов, в том числе объединенных по признаку способа и техники закрепления информации).
3. Основные задачи
Основными задачами архивохранилища являются:
3.1. Хранение и обеспечение сохранности документов, принятых в архивохранилище.
3.2. Прием на государственное хранение документов профиля архивохранилища.
3.3. Учет документов архивохранилища.
3.4. Выдача в установленном порядке из архивохранилища документов, копий фонда пользования, контроль за движением фондов и дел.
4. Функции
Архивохранилище в соответствии с возложенными на него задачами:
4.1. Осуществляет обособленное хранение:
документов на различных носителях, в т.ч. сейфовое хранение уникальных документов;
страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов;
документов, не отнесенных в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации и принятых на временное и депозитарное хранение.
4.2. Обеспечивает рациональное размещение, топографирование, при необходимости - картонирование документов.
4.3. Обеспечивает создание и соблюдение нормативных режимов хранения документов:
4.3.1. Контролирует и поддерживает противопожарный режим в помещениях архивохранилища.
4.3.2. Обеспечивает нормативный порядок доступа в архивохранилище, опечатывания и распечатывания его помещений.
4.3.3. Контролирует и поддерживает оптимальный температурно - влажностный и световой режимы хранения документов.
4.3.4. Обеспечивает соблюдение санитарно - гигиенического режима, проводит санитарные дни.
4.4. Осуществляет совместно с хозяйственной службой архива надлежащую эксплуатацию помещений и оборудования архивохранилища.
4.5. Проводит проверку наличия и состояния документов, учет и розыск необнаруженных документов.
4.6. Проводит работу по оценке физического состояния документов, выявляет и ведет учет документов, имеющих дефекты носителя и текста.
4.7. Принимает меры по улучшению физического состояния документов:
4.7.1. Готовит предложения о составе документов, требующих первоочередного выполнения указанных работ, для включения в план работы архива и архивохранилища.
4.7.2. В соответствии с планом работы архива и архивохранилища готовит документы к передаче в лабораторию для проведения работ по улучшению их физического состояния; контролирует качество проведения этих работ лабораторией при приеме документов в архивохранилище.
4.7.3. При необходимости осуществляет имеющимися в архивохранилище средствами ремонт и подшивку документов; проводит шифровку и перешифровку единиц хранения, нумерацию листов, оформление ярлыков, обложек и другие работы.
4.8. Осуществляет в установленном порядке выявление, описание и учет документов, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и драгоценные камни, уникальных и особо ценных документов; принимает меры по проведению их страхового копирования:
4.8.1. Готовит предложения о составе документов, требующих первоочередного копирования, для включения в план работы архива по созданию страхового фонда и фонда пользования.
4.8.2. В соответствии с планом работы архива и архивохранилища готовит документы к страховому копированию для передачи в лабораторию; принимает из лаборатории документы, а также страховые копии и копии фонда пользования, контролирует их качество, в том числе на основании актов технического состояния микроформ страхового фонда.
4.8.3. Учитывает в установленном порядке скопированные документы, а также страховые копии и фонд пользования.
4.9. Подготавливает страховой фонд для передачи в установленном порядке на постоянное территориально обособленное хранение и осуществляет его передачу.
4.10. Проводит опечатывание коробок с документами, на которые создан страховой фонд и фонд пользования, а также коробок с малоиспользуемыми документами, прошедшими проверку наличия и состояния.
4.11. В установленном порядке принимает на государственное хранение документы профиля архивохранилища, контролирует физическое состояние и качество технической обработки принимаемых документов.
4.12. В установленном порядке выдает документы и копии фонда пользования для:
- использования исследователям в читальный (просмотровый) зал архива, учреждениям и организациям во временное пользование;
- проведения архивных работ с документами сотрудникам архива в рабочие помещения;
- проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования, улучшению физического состояния документов в лабораторию архива, в другие организации.
Контролирует соблюдение правил обеспечения сохранности выданных документов, их своевременное возвращение в архивохранилище; проверяет в установленном порядке состояние возвращаемых документов и копий фонда пользования.
4.13. Проводит целевую экспертизу ценности принятых в архив документов, готовит к утилизации документы, выделенные к уничтожению.
4.14. Анализирует состояние работы по обеспечению сохранности документов архивохранилища, готовит предложения по ее совершенствованию.
4.15. В установленном порядке осуществляет подготовку к защите и защиту документов в особый период, в случаях чрезвычайных ситуаций.
4.16. Принимает участие в подготовке предложений по фондированию документов.
4.17. Оформляет результаты проведения архивных работ, составляет соответствующие акты для передачи в структурное подразделение архива, осуществляющее централизованный (в рамках архива) государственный учет документов.
4.18. Ведет учетные документы, составляет паспорт архивохранилища.
4.19. Готовит предложения к проектам целевых программ развития архива, перспективных и текущих планов работы отдела, в состав которого входит архивохранилище, разрабатывает перспективные и текущие планы работы архивохранилища, осуществляет учет работы, составляет отчеты о выполнении планов.
4.20. Принимает участие в оказании платных услуг, в выполнении договорных работ по профильным архивохранилищу направлениям, включая временное и депозитарное хранение документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, а также документов по личному составу.
4.21. Участвует в подготовке нормативных документов и методических разработок по вопросам обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов, внедряет их в практику работы архивохранилища.
4.22. Проводит анализ эффективности трудозатрат выполняемой в архивохранилище работы, осуществляет мероприятия по совершенствованию организации труда в архивохранилище, анализирует выполнение норм выработки (времени), готовит предложения по результатам анализа.
4.23. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива.
4.24. Изучает и использует отечественный и зарубежный опыт в области обеспечения сохранности и учета документов.
4.25. Принимает участие в подготовке и проведении совещаний, семинаров по профильным архивохранилищу направлениям.
4.26. Обеспечивает контроль за выполнением приказов, решений коллегий, указаний Федеральной архивной службы России (Росархива), приказов и поручений руководства архива и отдела, в состав которого входит архивохранилище.
4.27. Вносит по согласованию с отделом, в состав которого входит архивохранилище, на рассмотрение дирекции, других научно - совещательных органов архива вопросы по профильным архивохранилищу направлениям, осуществляет в пределах своей компетенции контроль за выполнением принятых решений.
5. Права
Архивохранилищу предоставляется право:
5.1. Требовать от структурных подразделений архива и организаций, которым выданы документы во временное пользование, соблюдения правил обеспечения сохранности и возвращения их в установленные сроки в архивохранилище.
5.2. Вносить по согласованию с отделом, в состав которого входит архивохранилище, предложения руководству архива о распорядке дня работы архивохранилища в части времени приема требований, выдачи и приема документов, а также норм их выдачи.
5.3. Не принимать к исполнению требования:
без визы руководства архива при выдаче документов во временное пользование, в том числе для экспонирования на выставках, на реставрационно - профилактическую обработку, копирование, а также особо ценных и уникальных документов;
без визы начальников соответствующих структурных подразделений архива при выдаче документов для проведения работ сотрудниками архива.
5.4. Отказывать в выдаче из архивохранилища подлинных документов при наличии фонда пользования, а также документов, находящихся в плохом физическом состоянии, или по другим причинам, предусмотренным нормативными документами (до окончательного решения вопроса руководством архива).
5.5. Ставить перед отделом обеспечения сохранности документов вопрос о целесообразности приема на государственное хранение документов, состояние и обработка которых не отвечает установленным требованиям.
5.6. Вносить на рассмотрение руководства отдела, в состав которого входит архивохранилище, а также архива предложения по совершенствованию режимов и организации хранения и учета документов, проведения их специальной обработки.
6. Организация работы архивохранилища
6.1. Организационно - методическое руководство работой архивохранилища осуществляет отдел, в состав которого входит архивохранилище; руководство архива дает задания и поручения архивохранилищу через начальника отдела.
6.2. Архивохранилище возглавляет заведующий, назначаемый и освобождаемый от должности директором архива по согласованию с главным хранителем фондов и по представлению начальника отдела, в состав которого входит архивохранилище.
6.3. Заведующий архивохранилищем организует работу архивохранилища и несет персональную ответственность за обеспечение сохранности документов, принятых в архивохранилище, выполнение других возложенных на архивохранилище задач, состояние трудовой и производственной дисциплины; распределяет обязанности между работниками архивохранилища, вносит предложения об их поощрении, наложении взысканий.
6.4. Прием - передача документов при смене заведующего архивохранилищем оформляется актом приема - передачи документов.
6.5. Архивохранилище осуществляет свою деятельность на основе планов, утверждаемых начальником отдела, в состав которого входит архивохранилище.
6.6. Архивохранилище организует выполнение возложенных на него задач и функций как непосредственно, так и во взаимодействии с другими подразделениями архива.
6.7. Штатная численность архивохранилища определяется штатным расписанием архива в соответствии с объемом документов, задачами и объемом выполняемых в архивохранилище работ, с учетом фонда оплаты труда, установленного архиву.
6.8. Работники архивохранилища назначаются и освобождаются приказами директора архива по представлениям начальника отдела, в состав которого входит архивохранилище, согласованным с заведующим архивохранилищем.
6.9. Обязанности работников архивохранилища определяются должностными инструкциями.
Приложение 2
к Приказу Росархива
от 13 февраля 2001 г. N 12
ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ГЛАВНОГО ХРАНИТЕЛЯ ФОНДОВ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА <*>
<*> При распределении обязанностей между заместителями директоров федеральных государственных архивов и возложении на одного из них функций организации работы по обеспечению сохранности и государственному учету документов, хранящихся в архиве, целесообразно использовать положения настоящей должностной Инструкции.
Должностные обязанности
Организует работу государственного архива <*> по обеспечению сохранности и государственному учету документов.
<*> Далее - архив.
Обеспечивает разработку предложений к проектам программ развития архива и их реализацию, а также разработку и выполнение перспективных и текущих планов по профильным направлениям на основе анализа состояния деятельности.
Разрабатывает предложения по оптимизации структуры, штатной численности и должностного состава службы обеспечения сохранности документов архива на основе анализа эффективности трудозатрат, совершенствования нормирования труда.
Принимает участие в определении номенклатуры технических средств для организации хранения и защиты документов, улучшения их физического состояния и создания страховых копий и копий фонда пользования.
Участвует в распределении и перераспределении между структурными подразделениями архива помещений, оборудования и другого имущества в целях улучшения сохранности документов.
Координирует и контролирует деятельность структурных подразделений архива по созданию и соблюдению нормативных режимов и организации хранения документов, поддержанию архивных фондов в должном физическом состоянии при архивном хранении и проведении специальной обработки, в том числе по:
- проверке наличия и состояния документов, розыску необнаруженных дел;
- проведению комплекса работ с уникальными и особо ценными документами;
- определению состава и объема документов, подлежащих реставрации, стабилизации, подшивке и переплету, страховому копированию.
По поручению директора архива в установленном порядке решает вопросы выдачи документов учреждениям и организациям во временное пользование, в том числе для экспонирования на выставках, а также выдачи подлинников уникальных и особо ценных документов из архивохранилищ.
Организует работу по передаче документов на ответственное хранение.
Руководит работой по государственному учету документов архива, контролирует правильность ведения документов централизованного государственного учета, своевременность их представления в Росархив.
Принимает меры по внедрению в практику работы наиболее рациональных систем и методом хранения, реставрации, консервации, копирования и охраны документов.
Руководит работой по подготовке документов для получения разрешений на временный вывоз за пределы Российской Федерации архивных документов.
Принимает участие в разработке и осуществлении мероприятий по укрытию и эвакуации документов в особый период, спасению документов в чрезвычайных ситуациях.
Руководит научно - методической работой на курируемом направлении, принимает участие в научных исследованиях, подготовке и рецензировании проектов технических заданий, программ, координационных планов, нормативно - методических разработок по вопросам обеспечения сохранности и государственного учета документов, организует их внедрение.
Изучает передовой опыт работы отечественных и зарубежных архивных учреждений для организации его внедрения в практику работы архива. Выступает с научными докладами, лекциями и сообщениями, организует выступления специалистов архива на конференциях, совещаниях, семинарах по проблемам, входящим в его компетенцию.
Решает вопросы повышения квалификации специалистов службы обеспечения сохранности архива, руководит подготовкой программ учебных планов, других методических документов, организует стажировки специалистов.
Организует работу комиссий... <*>
<*> Указываются названия комиссий, возглавляемых главным хранителем фондов.
Имеет право:
представлять архив по вопросам, относящимся к его компетенции, и по поручению руководства архива - по другим вопросам; возглавлять по указанию директора архива совещательные органы архива; осуществлять деловые контакты с органами управления архивным делом, архивными, научными и другими организациями по вопросам, входящим в его компетенцию, а по поручению руководства архива - по другим вопросам;
получать в установленном порядке от организаций, структурных подразделений архива информацию, статистические и оперативные данные, отчетные и справочные материалы, необходимые для исполнения им должностных обязанностей;
давать в установленном порядке указания структурным подразделениям архива по вопросам, входящим в его компетенцию; указания главного хранителя фондов по вопросам соблюдения требований нормативно - методических документов в части обеспечения сохранности и государственного учета архивных фондов являются обязательными для всех работников архива;
созывать совещания руководителей и специалистов структурных подразделений архива для рассмотрения вопросов, входящих в его компетенцию;
вносить предложения директору архива:
о мерах, способствующих повышению безопасности архива и архивных фондов, обеспечению их сохранности, совершенствованию учета;
об отказе в приеме на хранение документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, состояние и обработка которых не отвечает установленным требованиям, и в выдаче документов из архивохранилища по причинам, предусмотренным нормативными документами.
Должен знать: Конституцию Российской Федерации; основы трудового и гражданского законодательства; законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, регулирующие правоотношения в области сохранения историко - культурного наследия; нормативные правовые акты Федеральной архивной службы России (Росархива), систему планово - отчетной документации учреждений Росархива, нормативы по труду, режимы хранения документов и микроформ страхового фонда, правила работы с ними, порядок их учета, научно - исследовательские и методические разработки, отечественный и зарубежный опыт в области архивоведения по профилю работы; нормативно - методические документы архива, состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве, систему научно - справочного аппарата, справочно - информационный фонд архива, средства реализации информационно - поисковых систем, правила по охране труда, технике безопасности и противопожарной защите; основы применения компьютерной техники.
Квалификационные требования: высшее образование и стаж работы по специальности не менее 5 лет.
Приложение 3
к Приказу Росархива
от 13 февраля 2001 г. N 12
ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ЗАВЕДУЮЩЕГО АРХИВОХРАНИЛИЩЕМ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА <*>
<*> Далее - архив.
Должностные обязанности
Осуществляет руководство работой архивохранилища и несет персональную ответственность за сохранность документов архивохранилища и выполнение других задач, возложенных на архивохранилище, своевременную и качественную реализацию плановых заданий и поручений руководства, порядок и трудовую дисциплину в архивохранилище.
Организует работу архивохранилища по созданию и соблюдению нормативных режимов хранения документов, организации их приема на государственное хранение и выдачи из архивохранилища в соответствии с установленными правилами.
Готовит предложения к проектам целевых программ развития архива, перспективных и текущих планов отдела, в состав которого входит архивохранилище, принимает участие в их реализации, разрабатывает схемы рационального размещения документов архивохранилища, предложения к планам работы архива по проверке наличия и состояния документов, выявлению уникальных и особо ценных документов и созданию на них страхового фонда, фонда пользования, организации сейфового хранения уникальных документов, улучшению физического состояния документов.
На основе планов работы отдела, в состав которого входит архивохранилище, составляет перспективные и текущие планы работы архивохранилища, устанавливает плановые задания работникам, контролирует ход и качество их выполнения. Ведет учет работы и рабочего времени сотрудников, составляет отчеты о работе архивохранилища, проводит анализ эффективности трудозатрат выполняемых архивохранилищем работ, готовит предложения по совершенствованию нормирования труда.
Обеспечивает соблюдение требований нормативных документов сотрудниками архивохранилища, внедряет в практику работы рациональные формы и методы хранения и улучшения физического состояния документов, организует взаимодействие архивохранилища с другими подразделениями архива.
Контролирует соблюдение в архивохранилище производственной и трудовой дисциплины, правил по охране труда, технике безопасности.
В установленном порядке принимает на государственное хранение документы профиля архивохранилища, организует их рациональное размещение. Организует и проводит проверку их наличия и состояния, ведет учет необнаруженных документов, а также документов, имеющих дефекты носителя и текста, требующих оформления обложек, шифровки, нумерации листов и др. Организует и проводит работу по розыску необнаруженных дел, оформляет результаты этой работы.
В установленном порядке участвует в разработке мероприятий по защите документов в особый период, в случаях чрезвычайных ситуаций и их реализации.
Обеспечивает соблюдение правил выдачи документов из архивохранилища и своевременный их возврат, в том числе в установленном порядке дает разрешение на выдачу документов из архивохранилища; организует контроль за сохранностью выданных документов.
Организует передачу документов в лабораторию для проведения работ по улучшению их физического состояния, а также организует и проводит имеющимися в архивохранилище средствами в необходимых случаях ремонт и подшивку документов, шифровку и перешифровку единиц хранения, нумерацию листов, оформление ярлыков, обложек и другие работы.
Выявляет, описывает и учитывает в установленном порядке документы, имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и драгоценные камни, уникальные и особо ценные документы; организует подготовку их к передаче для страхового копирования.
Обеспечивает учет скопированных документов, а также страхового фонда и фонда пользования, передачу микрокопий на постоянное территориально обособленное хранение.
Организует опечатывание коробок с документами, на которые создан страховой фонд и фонд пользования, а также коробок с малоиспользуемыми документами, прошедшими проверку наличия и состояния.
Участвует в решении вопросов фондирования, проводит целевую экспертизу ценности документов, оформление ее результатов.
Контролирует качество и сроки составления актов, документирующих результаты проведения архивных работ, своевременность их передачи в структурное подразделение архива, осуществляющее централизованный (в пределах архива) государственный учет документов.
Организует учет документов архивохранилища, в том числе сверку учетных документов архивохранилища с учетными документами централизованного (в пределах архива) государственного учета.
Принимает участие в оказании платных услуг, в выполнении договорных работ.
Участвует в подготовке нормативных документов и научно - методических разработок по вопросам обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов.
Изучает отечественный и зарубежный опыт в области архивоведения, использует его в своей работе. Выступает с научными докладами и сообщениями.
Принимает участие в организации работы по повышению квалификации специалистов службы сохранности.
Имеет право:
представлять архив по поручению директора архива, согласованному начальником отдела, в состав которого входит архивохранилище, по вопросам, относящимся к компетенции архивохранилища; участвовать в работе дирекции, научного совета, ЭПК, комиссии по обеспечению сохранности документов, других совещательных органов архива, конференциях, семинарах по вопросам обеспечения сохранности и учета архивных документов, участвовать в выполнении договорных работ и платных услуг, выполняемых архивом;
получать в установленном порядке от организаций, других структурных подразделений архива статистические и оперативные данные, отчетные и справочные материалы, необходимые для выполнения им должностных обязанностей;
в установленном порядке взаимодействовать с другими архивохранилищами и отделами архива;
в установленном порядке вносить на рассмотрение руководства архива предложения по вопросам, входящим в его компетенцию.
Должен знать: Конституцию Российской Федерации; законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, регулирующие правоотношения в области архивного дела; нормативные правовые акты Федеральной архивной службы России (Росархива), определяющие направления деятельности архива; государственные стандарты на условия и режимы хранения документов и их страховых копий, правила работы государственных архивов, в том числе с различными видами документации, регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации; научно - исследовательские и методические разработки; отечественный и зарубежный опыт в области архивоведения по профилю работы архивохранилища; нормативно - методические документы архива; системы хранения и классификации документов; состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве, систему научно - справочного аппарата и справочно - информационный фонд архива, средства реализации информационно - поисковых систем; правила по охране труда, технике безопасности и противопожарной защите; основы применения компьютерной техники.
Квалификационные требования: высшее образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет для лиц с профильным образованием и не менее 5 лет для лиц с непрофильным образованием.