Типовой перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения

Редакция от 16.01.1996 — Действует

Согласовано
Председатель
Центрального Банка России
С.К.ДУБИНИН

Президент Ассоциации
российских банков
С.Е.ЕГОРОВ

Утверждаю
Руководитель Федеральной
архивной службы России
В.П.КОЗЛОВ

ТИПОВОЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КРЕДИТНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ
от 16 января 1996 г. N 10-2-1/65

N п/п Наименование документов Срок хранения в Примечания
головной кредитной организации филиалах, представительствах, организациях кредитной организации
1 2 3 4 5
I. Организация системы управления
1. Распорядительная деятельность
1 Законы, постановления, указы, решения, протоколы заседаний высших органов законодательной власти Российской Федерации, органов государственной власти территорий, входящих в Российскую Федерацию, местных органов государственной власти до минования надобности до минования надобности  
2 Указы, распоряжения Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации, органов государственного управления территорий, входящих в Российскую Федерацию, местных органов государственного управления до минования надобности до минования надобности  
3 Протоколы, стенограммы, решения общих собраний акционеров кредитной организации постоянно до минования надобности  
4 Протоколы, стенограммы, постановления коллегиального исполнительного органа кредитной организации, документы к ним (докладные записки, справки, проекты и др.) постоянно до минования надобности  
5 Протоколы заседаний, стенограммы Совета учредителей, Наблюдательного совета кредитной организации, документы к ним (докладные записки, проекты, справки) постоянно до минования надобности  
6 Протоколы заседаний постоянно действующих комиссий (кредитной, экспертной методической, консультативной и др.) кредитной организации:    
а) по месту проведения; постоянно постоянно  
б) присланные для сведения до минования надобности до минования надобности  
7 Протоколы, стенограммы совещаний; документы к ним (докладные записки, справки, проекты):    
а) в организациях, проводящих мероприятие; постоянно постоянно  
б) в других организациях до минования надобности до минования надобности  
8 Приказы, распоряжения кредитной организации, ее организаций (по месту издания):    
а) по основной деятельности; постоянно постоянно  
б) о приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании, взыскании сотрудников; 75 лет 75 лет  
в) о предоставлении отпусков, командировках сотрудников, назначении дежурных 3 года 3 года  
9 Проекты приказов и распоряжений 1 год 1 год  
10 Документы к приказам по личному составу (заявления, служебные записки, справки, анкеты) 3 года 3 года  
11 Инструкции, правила, положения, указания нормативного характера Банка России до замены новыми до замены новыми  
12 Инструкции, правила, положения, указания министерств, ведомств Российской Федерации и их местных органов:    
а) присланные для руководства; до замены новыми до замены новыми  
б) присланные для сведения до минования надобности до минования надобности  
13 Переписка с органами государственной власти и управления по вопросам деятельности кредитной организации 5 лет ЭПК, ЦЭК (ЭК) 5 лет ЭПК, ЭК  
2. Контроль
14 Документы ревизий, обследований, проверок кредитных организаций, их филиалов, подчиненных учреждений и предприятий кредитной организации (докладные записки, справки, акты) постоянно постоянно  
15 Переписка по ревизиям, обследованиям, проводимым кредитной организацией 3 года 3 года  
16 Переписка по вопросам инспектирования, проверок, проводимых правоохранительными, налоговыми органами, учреждениями Банка России и другими государственными организациями 5 лет 5 лет  
17 Отчеты по контрольно - ревизионной работе:    
а) по месту составления:    
- годовые; постоянно 5 лет <*> <*> после завершения ревизий налоговыми органами и учреждениями Банка России
- квартальные, месячные; 1 год 1 год
б) представленные подчиненными организациями 3 года 3 года
18 Заявления, жалобы, предложения граждан и переписка по ним 5 лет ЭПК 5 лет ЭПК  
19 Письма граждан оскорбительного, невразумительного характера, анонимные, без обязательных почтовых реквизитов 1 год 1 год  
20 Письма граждан, организаций, анонимные, содержащие угрозы 3 года ЦЭК (ЭК) 3 года ЭК  
3. Организационные вопросы
21 Устав кредитной организации, дополнения и изменения к нему постоянно до замены новыми  
22 Лицензии кредитной организации, выданные Центральным банком Российской Федерации на осуществление банковской и других видов деятельности, в т.ч. по валютным операциям, по вопросам внешнеэкономической деятельности и международных расчетов постоянно   
23 Разрешения, уведомления на открытие филиалов и представительств кредитной организации постоянно до ликвидации филиала, представительства  
24 Списки пайщиков и акционеров кредитной организации и изменения к ним постоянно   
25 Годовой реестр акционеров кредитной организации 5 лет ЭПК   
26 Переписка по вопросам регистрации и лицензирования деятельности кредитной организации, ее филиалов 5 лет 3 года  
27 Документы об организации, реорганизации, ликвидации, переименовании кредитной организации, ее филиалов, учреждений и предприятий (справки, отчеты, акты, переписка, докладные записки, заключения) постоянно 10 лет ЭПК  
28 Документы о создании организаций и предприятий с участием капитала кредитной организации постоянно 5 лет ЭПК  
29 Положения о структурных подразделениях кредитной организации 5 лет ЭПК 5 лет ЭПК  
30 Положения о филиалах, учреждениях и предприятиях кредитной организации постоянно 10 лет ЭПК  
31 Списки учреждений системы кредитной организации постоянно до замены новыми  
32 Штатные расписания:    
а) по месту составления и утверждения; постоянно постоянно  
б) в других организациях до минования надобности до минования надобности  
33 Проекты штатных расписаний, структур, должностных окладов 3 года 3 года  
34 Переписка об утверждении и изменении штатов, разработке структур и должностных инструкций 3 года 3 года  
35 Должностные инструкции 1 год <*> 1 год <*> <*> после замены новыми
36 Приемо - сдаточные акты с приложениями к ним о передаче дел работниками кредитной организации:    
а) руководителей; постоянно постоянно  
б) ответственных исполнителей и секретарей 5 лет 5 лет  
37 Докладные записки структурных подразделений и организаций кредитной организации по вопросам их деятельности 5 лет ЭПК, ЦЭК (ЭК) 3 года ЭПК, ЭК  
38 Документы о командировках (программы, планы - задания, переписка, доклады, справки, отчеты):    
а) внутригосударственных; 3 года 3 года  
б) зарубежных 5 лет ЭПК 5 лет  
39 Планы работы структурных подразделений:    
а) годовые; 3 года 3 года  
б) полугодовые, квартальные, месячные 1 год 1 год  
40 Отчеты структурных подразделений о выполнении плана:    
а) годовые; 5 лет 5 лет  
б) полугодовые, квартальные, месячные 2 года 2 года  
41 Переписка по организационным вопросам 3 года 3 года  
42 Документы по истории кредитной организации (исторические и тематические обзоры, справки, публикации, статьи в периодической печати и прессе, кинофотопленки, видеозаписи, фотографии) постоянно 10 лет ЭПК, ЭК  
43 Поздравительные адреса, письма, телеграммы, открытки в связи с юбилейными датами, праздниками, чествованием отдельных лиц 1 год 1 год  
4. Правовое обеспечение деятельности
44 Претензии и исковые заявления, кассационные жалобы, заявления в порядке надзора 3 года <*> 3 года <*> <*> после вынесения решения
45 Журналы учета претензий и исков 5 лет 5 лет  
46 Договоры, соглашения, контракты 5 лет <*> 5 лет <*> <*> после истечения срока действия, при условии завершения ревизий налоговыми органами
47 Переписка о составлении договоров и соглашений, формы договоров 3 года 3 года  
48 Переписка по правовым вопросам деятельности кредитной организации, в т.ч. по претензионно - исковой работе 5 лет 5 лет  
49 Переписка об исполнении приговоров, решений, определений судебных органов 3 года 3 года  
50 Заключения юридических служб и переписка о разъяснении и применении законодательных актов 3 года 3 года  
51 Копии документов, представляемых в правоохранительные органы по уголовным и гражданским делам до возврата документа до возврата документа  
52 Документы, подтверждающие изъятие документа (дела) 3 года <*> 3 года <*> <*> после возврата документа (дела)
53 Постановления правоохранительных органов и переписка:    
а) о наложении и снятии ареста со вкладов, ценных бумаг; 10 лет <*> 10 лет <*> <*> после снятия ареста
б) о конфискации вклада; 25 лет <*> 25 лет <*> <*> после конфискации
в) о конфискации ценных бумаг 15 лет <*> 15 лет <*> <*> после конфискации
54 Постановления, решения, приговоры, частные определения судебных органов Российской Федерации по вопросам деятельности кредитной организации 15 лет ЭПК, ЦЭК (ЭК) 10 лет ЭПК, ЭК  
55 Решения судебных органов о приостановлении операций по счетам 3 года <*> 3 года <*> <*> после возмещения ущерба
56 Договоренности на ведение судебных и арбитражных дел 3 года 3 года  
5. Делопроизводство и архивное дело
57 Утвержденные инструкции по делопроизводству:    
а) по месту разработки; постоянно постоянно  
б) присланные для руководства; до замены новыми до замены новыми  
в) присланные для сведения до минования надобности до минования надобности  
58 Сводные номенклатуры дел организаций 10 лет ЭПК 10 лет ЭПК  
59 Номенклатуры дел структурных подразделений 5 лет 5 лет  
60 Журналы регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан 5 лет 5 лет  
61 Журналы регистрации распорядительных документов кредитной организации постоянно постоянно  
62 Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции, в т.ч. телефонограмм, телеграмм 3 года 3 года  
63 Книги учета документов с грифами ограниченного пользования 3 года <*> 3 года <*> <*> после возврата документов или снятия грифа
64 Журналы описей на пакеты с авизо 3 года 3 года  
65 Документы о проверке документационного обеспечения управления организации, структурного подразделения (акты, докладные записки, справки) 3 года 3 года  
66 Документы (переписка, докладные записки сводки, журналы) по вопросам организации и контроля делопроизводства и архивного дела 3 года 3 года  
67 Реестры, списки, разнарядки на отправляемую корреспонденцию, на рассылку приказов и распоряжений 1 год 1 год  
68 Копии телеграмм на абонентских телеграфах 3 года 3 года  
69 Документы о регистрации приема граждан (книги, журналы, карточки) 2 года 2 года  
70 Журналы, книги, ведомости учета:    
а) бланков строгой отчетности; 3 года 3 года  
б) отпечатанных документов 1 год 1 год  
71 Заказы, наряды на размножение документов 1 год 1 год  
72 Сводки, справки об учете работы машбюро 1 год 1 год  
73 Дела фондов (исторические справки, паспорт архива, акты проверки наличия и состояния документов, акты приема и передачи документов на госхранение, акты о выделении документов к уничтожению, о недостачах и неисправимых повреждениях документов) до ликвидации организации ЭПК до ликвидации организации <*> <*> после ликвидации организации передаются в архив кредитной организации
74 Описи дел:    
а) постоянного хранения; постоянно постоянно  
б) по личному составу; 75 лет 75 лет  
в) временного хранения 3 года <*> 3 года <*> <*> после уничтожения дел
75 Сдаточные описи дел, поступившие от структурных подразделений в архив организации:    
а) постоянного, долговременного хранения, по личному составу; 1 год <*> 1 год <*> <*> после утверждения или согласования годового раздела описи госархивом
б) временного хранения 3 года <*> 3 года <*> <*> после уничтожения дел
76 Перечни документов с указанием сроков хранения и документов, подлежащих приему в государственные архивы    
а) по месту разработки, утверждения, согласования постоянно   
б) присланные для руководства до замены новыми до замены новыми  
в) присланные для сведения до минования надобности до минования надобности  
77 Акты, справки об итогах обследований, проверок государственными архивными учреждениями состояния и условий хранения документов организации 10 лет 10 лет  
78 Топографические указатели до замены новыми до замены новыми  
79 Журналы учета поступлений и выбытия документов из архива 1 год <*> 1 год <*> <*> после ликвидации организации при условии проведения проверки наличия дел архива
80 Акты выдачи документов во временное пользование в другие организации 3 года <*> 3 года <*> <*> после возвращения документов в архив
81 Журналы, книги учета выдачи документов из архива в структурные подразделения 1 год <*> 1 год <*> <*> после возвращения документов в архив
82 Документы о допуске к ознакомлению с архивными документами (переписка, разрешения) 3 года 3 года  
83 Заявки на выдачу документов из архива в структурные подразделения 1 год <*> 1 год <*> <*> после проверки наличия документов фонда
84 Заявления, запросы о выдаче архивных справок, копий, выписок из документов, переписка по их выдаче 5 лет 5 лет  
85 Журналы регистрации показаний приборов температуры и влажности 1 год 1 год  
II. Экономическая деятельность
86 Стратегические, перспективные планы развития кредитной организации, документы по их разработке постоянно до минования надобности  
87 Бизнес - планы кредитной организации (по месту разработки, утверждения и в учреждениях, к которым относятся), отчеты по их выполнению:    
а) годовые; постоянно постоянно  
б) квартальные 5 лет 5 лет  
88 Документы по разработке бизнес - планов 5 лет 5 лет  
89 Отчеты кредитной организации по всем основным для данных организаций видам деятельности (кроме бухгалтерских):    
а) годовые; постоянно постоянно  
б) квартальные; 5 лет <*> 5 лет <*> <*> при
в) месячные 1 год <*> 1 год <*> отсутствии годовых - постоянно
90 Отчеты кредитных организаций по вспомогательным для данных организаций видам деятельности 5 лет ЭПК, ЦЭК (ЭК) 5 лет ЭПК, ЭК  
91 Финансово - экономические и конъюнктурные обзоры и разработки отдельных вопросов экономики и финансов 10 лет ЭПК, ЦЭК (ЭК) 10 лет ЭПК, ЭК  
92 Методические разработки по исчислению себестоимости, рентабельности, экономических нормативов, конкурентоспособности кредитной организаций 10 лет ЭПК, ЦЭК (ЭК) до замены новыми  
93 Переписка по вопросам экономического анализа деятельности организации 5 лет 5 лет  
94 Переписка по вопросам методологии деятельности кредитных организаций 5 лет 5 лет  
95 Переписка по вопросам установления экономических нормативов 5 лет 5 лет  
96 Расчеты экономических нормативов деятельности кредитной организации 10 лет ЦЭК (ЭК) 10 лет ЭК  
97 Документы по разработке тарифов комиссионного вознаграждения по кредитам, вкладам, депозитам (справки, расчеты, обоснования) 5 лет 5 лет  
98 Сметы расходов по месту утверждения и составления:    
а) годовые; 5 лет <*> 5 лет <*> <*> после завершения ревизий налоговыми органами и учреждениями Банка России
б) квартальные 5 лет 3 года
99 Сметы административно - хозяйственных и управленческих расходов 6 лет 6 лет  
100 Отчеты об исполнении смет расходов кредитной организации:    
а) по месту составления:    
- сводные годовые, годовые; 5 лет <*> 5 лет <*> <*> после завершения ревизий налоговыми органами и учреждениями Банка России
- квартальные, месячные; 3 года 3 года
б) представленные в вышестоящие организации 5 лет 3 года
101 Переписка об утверждении, изменении смет расходов 3 года 3 года  
102 Документы об участии кредитной организации в уставных капиталах коммерческих структур (отчеты, переписка, копии договоров, сертификатов акций и др.) 6 лет <*> 6 лет <*> <*> после выхода из состава пайщиков, ликвидации коммерческой структуры при условии завершения ревизий налоговыми органами
103 Переписка с министерствами, ведомствами, организациями по вопросам финансирования капвложений и финансово - хозяйственной деятельности 5 лет 5 лет  
104 Информации кредитной организации о финансовом состоянии и платежной дисциплине предприятий и организаций 5 лет 5 лет  
105 Документы о задолженности юридических и физических лиц (книги учета, расчеты и др.) 3 года <*> 3 года <*> <*> после погашения задолженности
106 Переписка по расчетным операциям 3 года 3 года  
107 Сводные отчеты кредитной организации о прибылях и убытках и переписка по ним:    
а) годовые; постоянно   
б) квартальные; 5 лет   
в) месячные 1 год   
108 Документы по начислению дивидендов 6 лет <*> 6 лет <*> <*> при условии завершения ревизий налоговыми органами
109 Документы по возврату паевых взносов, имущества, внесенного в оплату доли в уставном капитале 6 лет <*> 6 лет <*> <*> при условии завершения ревизий налоговыми органами
110 Документы (докладные записки, справки, переписка) по вопросам применения мер экономического воздействия Банка России к кредитной организации 5 лет <*> 5 лет <*> <*> после ликвидации
111 Переписка по вопросам денежного обращения и соблюдения кассовой дисциплины клиентами 3 года 3 года  
112 Лимиты остатков операционных, оборотных касс кредитной организации 3 года 3 года  
113 Документы (справки, докладные записки, переписка) по разовым проверкам порядка ведения кассовых операций 3 года 3 года  
114 Прогнозы кассовых оборотов 3 года 3 года  
115 Квартальные кассовые заявки предприятий и организаций 5 лет 5 лет  
116 Реквизиты финансирования централизованных капитальных вложений: лимиты централизованных капитальных вложений, выписки из перечней строек и объектов, по которым осуществляется государственная поддержка за счет средств федерального бюджета. Титульные списки вновь начинаемых строек, кредитные договора, договора подряда (контракты), копии сводных сметных расчетов строительства, заключения государственной вневедомственной экспертизы, отраслевой экспертизы по проектам (ТЭО), решения об утверждении проектов (ТЭО), уточненные объемы капитальных вложений и строительно - монтажных работ по переходящим стройкам 5 лет <*> 5 лет <*> <*> после окончания строительства
117 Акты приемки выполненных работ, справки и счета за выполненные работы, предоставленные услуги и поставленное оборудование 5 лет <*> 5 лет <*> <*> после окончания строительства
118 Документы по финансированию объектов собственного строительства кредитной организации 5 лет <*> 5 лет <*> <*> после ввода в эксплуатацию
119 Акты, протоколы, ведомости переоценки и определения износа основных фондов до списания фондов до списания фондов  
120 Договоры, акты на приобретение, списание основных средств 6 лет <*> 6 лет <*> <*> после списания, при условии завершения ревизий налоговыми органами
121 Книги и карточки учета основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов 5 лет <*> 5 лет <*> <*> при условии завершения ревизий налоговыми органами
122 Переписка по хозяйственным вопросам 3 года 3 года  
123 Документы о выделении благотворительной помощи (заявления, переписка и др.) 6 лет ЭПК, ЦЭК (ЭК) 6 лет ЭПК, ЭК  
124 Документы об отказе в выделении благотворительной помощи (заявления, переписка и др.) 3 года 3 года  
III. Кредитно - финансовые вопросы
125 Документы (программы, записки, таблицы, сведения, статистико - аналитические, оперативные материалы, диаграммы, расчеты, таблицы, объяснительные записки) по изучению кредитно - экономических вопросов, анализу текущих тенденций в денежно - кредитной сфере, прогнозированию и анализу размещения и привлечения кредитных ресурсов 10 лет ЭПК, ЦЭК (ЭК) 10 лет ЭПК, ЭК  
126 Сведения о внутрисистемном перераспределении кредитных ресурсов 5 лет <*> 5 лет <*> <*> при условии завершения ревизий налоговыми органами
127 Документы (справки, обзоры, таблицы, диаграммы, переписка, записки) по анализу кредитных отношений с клиентами 10 лет ЭПК, ЦЭК (ЭК) 10 лет ЭПК, ЭК  
128 Документы (ходатайства, экономические расчеты, кредитные договоры, переписка, заключения, акты) по полученному и предоставленному межбанковскому кредиту в разрезе кредитных организаций 10 лет <*> 10 лет <*> <*> после возвращения кредита, ЭПК
129 Документы (ходатайства, экономические расчеты, кредитные договоры, переписка, обязательства, заключения, соглашения) по кредитованию клиентов в разрезе кредитных договоров:    
а) по долгосрочному кредитованию; постоянно постоянно  
б) по краткосрочному 6 лет <*> 6 лет <*> <*> после истечения срока действия договора при условии завершения ревизий налоговыми органами, ЭПК
130 Документы (копии решений Правительства, ходатайства, местных органов власти, министерств, ведомств, расчеты, разнарядки, заключения, переписка) по кредитованию региональных программ 10 лет ЭПК 10 лет ЭПК  
131 Документы (ходатайства, заключения, кредитные договоры) по кредитам Центрального банка Российской Федерации 5 лет <*> 5 лет <*> <*> после истечения срока действия договора при условии завершения ревизий налоговыми органами
132 Журналы регистрации межбанковских кредитов 5 лет <*> 5 лет <*> <*> при условии завершения ревизий налоговыми органами
133 Журналы регистрации заявок на кредитные ресурсы 5 лет <*> 5 лет <*> <*> при условии завершения ревизий налоговыми органами
134 Платежные ведомости, расчетные документы, переписка о привлечении и передаче кредитных ресурсов и начислении доходов по ним 5 лет <*> 5 лет <*> <*> при условии завершения ревизий налоговыми органами
135 Документы по оформлению покупки Банком России у кредитных организаций векселей Министерства финансов Российской Федерации 5 лет 5 лет  
136 Документы (копии решений Правительства, ходатайства организаций, экономические расчеты, таблицы, договоры, заключения) по долгосрочному кредитованию и инвестиционной деятельности постоянно постоянно  
137 Отклоненные заявки организаций и лиц на получение кредита, документы (расчеты, переписка и др.) по ним 2 года 2 года  
138 Месячные, ежедневные справки, группировочные ведомости о состоянии и использовании кредитных ресурсов 5 лет 5 лет  
139 Документы (кредитные договоры, заявления, отчеты, акты проверок, графики возврата) по кредитам, выданным сотрудникам кредитной организации 3 года <*> 3 года <*> <*> после возврата кредита
IV. Кассовые операции, инкассация
1. Кассовые операции
140 Переписка с правоохранительными органами и учреждениями Банка России по фальшивым денежным билетам и металлической монете постоянно постоянно  
141 Документы о разовых проверках порядка ведения кассовых операций 3 года 3 года  
142 Мемориальные, кассовые и внебалансовые ордера с приложениями по кассовым операциям 5 лет 5 лет  
143 Книги учета дефектов, обнаруженных при пересчете ценностей 3 года 3 года  
144 Книги учета квитанционных книжек, выданных ответственным исполнителям 3 года 3 года  
145 Книги учета принятых и выданных наличных денег 5 лет 5 лет  
146 Книги учета выдачи из кладовой и других хранилищ денежных билетов, ценностей для обработки 5 лет 5 лет  
147 Книги учета наличия и движения находящихся в кладовых денег, ценностей и ценных бланков 5 лет 5 лет  
148 Акты ревизий кладовых, оборотных, операционных касс 5 лет 5 лет  
149 Документы (акты, переписка) по вопросам пересчета денежных билетов и монеты 3 года 3 года  
150 Документы (акты, переписка) по вопросам просчетов, совершенных кассирами 3 года <*> 3 года <*> <*> после возмещения ущерба
151 Переписка о пересчете и пересылке ценностей 3 года 3 года  
152 Переписка по вопросам кассового хозяйства и хранения ценностей 3 года 3 года  
153 Акты о передаче и приеме ценностей кладовой, фондов и о вскрытии посылок с ценностями 3 года 3 года  
154 Документы об организации охраны, в том числе противопожарной, вопросам технических средств сигнализации 5 лет 5 лет  
155 Паспорта денежных хранилищ 5 лет <*> 5 лет <*> <*> после замены новыми
2. Инкассация
156 Планы и сводки по перевозке ценностей и расчеты к ним, наряды на выполнение заданий по перевозке ценностей, явочные карточки 1 год 1 год  
157 Годовые отчеты о кассовой работе, инкассации:    
а) по месту составления; постоянно 5 лет <*> <*> при условии завершения ревизий налоговыми органами и учреждениями Банка России
б) в других организациях 3 года 3 года
158 Переписка по вопросам инкассации и перевозки ценностей 3 года 3 года  
159 Сопроводительные ведомости к сумкам с денежной наличностью, с ценностями 1 год 1 год  
160 Корешки доверенностей на перевозку ценностей 3 года 3 года  
161 Маршрутные листы по сбору сумок с ценностями 3 года 3 года  
162 Журналы учета лиц, допускаемых к открытию, закрытию и опечатыванию кладовых, несгораемых шкафов и других денежных хранилищ 3 года 3 года  
163 Журналы учета явочных карточек, сумок, штампов и доверенностей по сбору денежной выручки 3 года 3 года  
164 Журналы учета принятых сумок и мешков с денежной наличностью и пустых 3 года 3 года  
165 Книги учета выданных ключей, печатей и пломбиров, регистрации их передачи 3 года 3 года  
166 Переписка по вопросам получения, выдачи, хранения и учета оружия 5 лет 5 лет  
167 Журнал учета выдачи и приема оружия и боеприпасов 3 года 3 года  
VII. Операции с ценными бумагами
1. Операции с государственными ценными бумагами
168 Бюллетени Банка России об итогах торговли облигациями государственного внутреннего займа до минования надобности до минования надобности  
169 Официальные объявления Банка России об итогах размещения государственных краткосрочных бескупонных облигаций Российской Федерации до минования надобности до минования надобности  
170 Договоры купли - продажи государственных ценных бумаг 10 лет <*> 10 лет <*> <*> после истечения срока действия договора или погашения выпуска бумаг
171 Закрытые лицевые счета по приему на хранение государственных ценных бумаг, приложенные к ним описи 5 лет <*> 5 лет <*> <*> после истечения срока займа
172 Документы (платежные поручения, расчеты) о расчетах с федеральным бюджетом по государственным ценным бумагам 5 лет <*> 5 лет <*> <*> после истечения срока займа
173 Ведомости, акты и приложения к актам на погашенные государственные ценные бумаги 3 года 3 года  
174 Документы по операциям с государственными краткосрочными облигациями:    
а) заявки на продажу и покупку облигаций; 5 лет 5 лет  
б) выписки из реестра сделок; 5 лет 5 лет  
в) ежемесячные отчеты дилера о работе с ценными бумагами; 5 лет 5 лет  
г) отчеты дилера о выполненной сделке; 5 лет 5 лет  
д) недельные отчеты дилера о работе с ценными бумагами; 1 год 1 год  
е) выписки из протоколов торгов; 1 год 1 год  
ж) выписки нетто - оборота по счетам управления оператора счета; 1 год 1 год  
з) сводные реестры заявок, принятых на аукционе; 1 год 1 год  
и) реестры введенных заявок клиентов, дилера по аукциону; 1 год 1 год  
к) обязательства операторов счетов по итогам торгов; 1 год 1 год  
л) информация межбанковских валютных бирж; 1 год 1 год  
м) лицевые счета, счета депо клиентов; 5 лет <*> 5 лет <*> <*> при условии завершения ревизий налоговыми органами
н) платежные поручения Системы электронных межбанковских расчетов; 5 лет <*> 5 лет <*> <*> при условии завершения ревизий налоговыми органами
о) выписки по счетам "Ностро" Системы электронных межбанковских расчетов; 5 лет <*> 5 лет <*> <*> при условии завершения ревизий налоговыми органами
п) журналы лицевого учета облигаций, оборотов по операциям с облигациями, учета брокерских операций, сводных итогов 5 лет <*> 5 лет <*> <*> при условии завершения ревизий налоговыми органами
175 Документы (договоры, акты, протоколы, условия выпуска) по вопросам вторичного рынка государственных ценных бумаг 3 года <*> 3 года <*> <*> после истечения сроков действия договоров или после погашения выпусков государственных ценных бумаг
2. Операции с ценными бумагами коммерческих организаций
176 Регистрационные документы (решения, заявления о выпусках ценных бумаг, проспекты эмиссии, отчеты об итогах выпуска, журналы государственной регистрации ценных бумаг кредитной организации, сообщения о существенных событиях и действиях, затрагивающих финансово - хозяйственную деятельность кредитной организации - эмитента, заявления на внесение изменений и дополнений в регистрационные документы выпусков ценных бумаг, изменения и (или) дополнения, вносимые в регистрационные документы) выпусков ценных бумаг кредитной организации постоянно постоянно  
177 Условия выпусков депозитных, сберегательных сертификатов, векселей постоянно до минования надобности  
178 Квартальные отчеты кредитной организации о работе с ценными бумагами постоянно   
179 Договоры о купле - продажи акций кредитной организации юридическими и физическими лицами (договоры, передаточные распоряжения, подписные листы заявления - обязательства на приобретение акций) постоянно 5 лет <*> <*> после перехода права собственности на акцию при условии завершения ревизий налоговыми органами
180 Документы о приобретении ценных бумаг другой кредитной организации и получении по ним прибыли 6 лет ЦЭК (ЭК) <*> 6 лет ЭК <*> <*> после перехода права собственности на ценную бумагу или потери их продажной стоимости
181 Первичные документы, служащие основанием для депозитарных операций (свидетельства о праве на наследство, удостоверения опекунов, копии свидетельства о браке и др.) 5 лет <*> 5 лет <*> <*> после совершения операции
182 Лицевые счета владельцев акций кредитной организации 5 лет <*> 5 лет <*> <*> после перехода права собственности на акцию при условии завершения ревизий налоговыми органами
183 Документы (справки, сведения, записки, акты, заключения) о нарушениях кредитной организацией правил выпуска ценных бумаг 10 лет ЭПК, ЦЭК (ЭК) 10 лет ЭПК, ЭК  
184 Погашенные векселя, сертификаты акций, сберегательные и депозитные сертификаты 10 лет ЭПК, ЦЭК (ЭК) 10 лет ЭПК, ЭК  
185 Переписка по вопросам работы с ценными бумагами, дорожными чеками 5 лет 5 лет  
186 Журналы, книга учета операций с ценными бумагами 5 лет ЭПК, ЦЭК (ЭК) 5 лет ЭК  
187 Документы информационно - справочного характера (обзоры, таблицы, аналитические записки, справки) о рынке ценных бумаг, финансовых рынках, операциях с ценными бумагами 3 года ЦЭК (ЭК) 3 года ЭК  
188 Документы по обращению акций кредитной организации на вторичном рынке 3 года <*> 3 года <*> <*> после перехода права собственности на акцию или потери их продажной стоимости
189 Документы (докладные записки, обзоры, справки, сведения, переписка) по вопросам вексельного обращения 5 лет 5 лет  
190 Контрольные документы эмитентов дорожных чеков 10 лет ЭПК, ЦЭК (ЭК) 10 лет ЭПК, ЭК  
191 Документы о фальшивых ценных бумагах, поддельных дорожных чеках постоянно постоянно  
192 Документы о приеме дорожных чеков на инкассо 5 лет 5 лет  
193 Документы, оформляемые при операциях (в том числе при покупке - продаже) с дорожными чеками 6 лет <*> 6 лет <*> <*> при условии завершения ревизий налоговыми органами
VI. Внешнеэкономическая деятельность
1. Международные связи
194 Методологические документы международных организаций (инструкции, методики, определения) по вопросам банковской деятельности. Копии до минования надобности до минования надобности  
195 Договоры, соглашения, контракты с иностранными банками, международными и иностранными организациями, изменения и дополнения к ним, переписка по ним постоянно <*> постоянно <*> <*> сдаются в архив после окончания срока действия договора
196 Переписка с международными организациями, зарубежными банками о сотрудничестве 5 лет ЭПК 5 лет ЭПК  
197 Планы приема, программы пребывания представителей международных организаций и зарубежных банков 3 года 3 года  
198 Записи бесед, протоколы проведения переговоров с иностранными партнерами постоянно 5 лет ЭПК  
199 Доклады, отчеты, справки о приеме представителей зарубежных стран 5 лет ЭПК 5 лет ЭПК  
200 Переписка по вопросам осуществления внешних связей 5 лет 5 лет  
2. Международные расчеты
201 Отчеты об открытии и ведении валютных счетов резидентов и нерезидентов и счетов нерезидентов в рублях постоянно постоянно  
202 Переписка по вопросам открытия счетов резидентов за границей 5 лет 5 лет  
203 Переписка по вопросам открытия и ведения счетов в иностранной валюте резидентами и нерезидентами 5 лет 5 лет  
204 Переписка по вопросам открытия и ведения счетов нерезидентов в рублях 5 лет 5 лет  
205 Переписка по вопросам регулирования операций нерезидентов в рублях 5 лет 5 лет  
206 Переписка по вопросам осуществления инвестиций в банковско - финансовом секторе за рубежом 5 лет 5 лет  
207 Переписка по вопросам использования средств нерезидентов в инвестиционной деятельности 5 лет 5 лет  
208 Переписка о предоставлении кредитов нерезидентам и рассрочке платежей по ним 5 лет 5 лет  
209 Информационные материалы о курсах иностранных валют, цене золота, ставках по евродепозитам за границей до минования надобности до минования надобности  
210 Извещения об изменении в налично - денежном обращении иностранных государств до минования надобности до минования надобности  
211 Документы (справки, заключения, переписка) по вопросам международных расчетов 10 лет ЦЭК (ЭК) 10 лет ЭК  
212 Журналы по балансовому счету "Невыплаченные переводы из-за границы" 25 лет 25 лет  
213 Журналы регистрации переводов и копии чеков, выданных за границу 10 лет 10 лет  
214 Альбомы образцов подписей должностных лиц банка, направленные иностранным корреспондентам 10 лет 10 лет  
215 Образцы аннулированных подписей заграничных корреспондентов и переписка по ним 3 года 3 года  
216 Паспорта сделок по экспортным операциям (копии таможенных деклараций, учетные карты, реестры, переписка) 10 лет 10 лет  
217 Переписка о гарантиях по экспортным и импортным операциям 10 лет 10 лет  
3. Валютные операции
218 Переписка по вопросам применения валютного законодательства 5 лет 5 лет  
219 Переписка по вопросам аккумулирования валютных средств на счетах 5 лет 5 лет  
220 Переписка по вопросам валютного регулирования 5 лет 5 лет  
221 Переписка по вопросам валютного контроля 5 лет 5 лет  
222 Переписка по вопросам валютных неторговых операций и валютно - кассового обслуживания 5 лет 5 лет  
223 Переписка по вопросам обязательной продажи части валютной выручки 5 лет 5 лет  
224 Документы (справки, заключения, докладные записки, переписка) о случаях нарушения валютного законодательства 25 лет 25 лет  
225 Переписка по вопросам предотвращения незаконных валютных операций 5 лет 5 лет  
226 Отчеты банка по валютным операциям:    
 а) годовые; постоянно постоянно  
 б) квартальные; 5 лет <*> 5 лет <*> <*> при отсутствии годовых - постоянно
 в) месячные 3 года <*> 3 года <*> <*> при отсутствии годовых - постоянно
227 Свидетельства о регистрации обменных пунктов кредитной организации постоянно постоянно  
228 Документы по валютно - обменным операциям граждан (справки, квитанции, ордера и др.) 5 лет <*> 5 лет <*> <*> при условии завершения ревизий налоговыми органами
229 Бюллетени Банка России о курсах иностранных валют к рублю 6 лет 6 лет  
230 Ежедневные курсы покупки - продажи валюты, установленные кредитной организацией 6 лет 6 лет  
231 Переписка о регистрации обменных пунктов 5 лет 5 лет  
232 Переписка по вопросам ведения учета валютных операций 5 лет 5 лет  
233 Переписка по вопросам, связанным с драгоценными металлами, драгоценными камнями 15 лет 15 лет  
234 Справки о состоянии валютных ресурсов кредитной организации 15 лет ЭПК, ЭК   
235 Книги валютного хранилища по учету движения наличной валюты и других ценностей 25 лет 25 лет  
236 Акты о приеме и вскрытии посылок с иностранной валютой и другими ценностями и переписка о недостачах и излишках в посылках 3 года 3 года  
237 Документы по организации кассовой работы с валютными ценностями (справки, акты, заявки, кассовые ордера и др.) 5 лет <*> 5 лет <*> <*> при условии завершения ревизий налоговыми органами
238 Досье текущих валютных счетов клиентов 15 лет <*> 15 лет <*> <*> после закрытия счета
239 Подтверждения сальдо по текущим и расчетным счетам 3 года 3 года  
240 Кассовые и внебалансовые приходные и расходные ордера с документами к ним по операциям с иностранной валютой 10 лет 10 лет  
241 Мемориальные и внебалансовые документы по иностранным операциям 10 лет 10 лет  
242 Лицевые счета по валютным операциям 10 лет 10 лет  
243 Карточки по балансовым и внебалансовым счетам в иностранной валюте 10 лет 10 лет  
244 Выписки из лицевых счетов кредитной организации в банках - корреспондентах 10 лет 10 лет  
245 Документы (переписка, сведения, справки, выписки) по ведению корреспондентских счетов в иностранной валюте 10 лет 10 лет  
246 Поручения о перечислении средств со счетов в иностранной валюте 10 лет 10 лет  
247 Подтверждения о получении средств в иностранной валюте 5 лет 5 лет  
248 Тарифы комиссионного вознаграждения при выполнении валютных операций 3 года <*> 3 года <*> <*> после замены новыми
249 Списки сотрудников кредитной организации, уполномоченных подписывать документацию и совершать валютные операции 3 года <*> 3 года <*> <*> после замены новыми
250 Выполненные заявки клиентов на покупку - продажу валюты и платежные документы к ним 6 лет 6 лет  
VII. Бухгалтерский учет и отчетность
1. Бухгалтерская отчетность
251 Сводные бухгалтерские отчеты, балансы кредитной организации, объяснительные записки к ним, рекламации:    
а) годовые; постоянно   
б) квартальные; 5 лет   
в) месячные 1 год   
252 Бухгалтерские отчеты, балансы филиалов кредитной организации (объяснительные записки к ним, рекламации):    
а) годовые; постоянно постоянно  
б) квартальные; 5 лет 5 лет  
в) месячные 1 год 1 год  
253 Бухгалтерские отчеты, балансы организаций и предприятий системы кредитной организации:    
а) годовые; постоянно постоянно  
б) квартальные; 5 лет 5 лет  
в) месячные 1 год 1 год  
254 Отчеты по выплатам налогов в бюджет:    
а) годовые; постоянно 5 лет <*> <*> после завершения ревизий налоговыми органами и учреждениями Банка России
б) квартальные; 5 лет <*> 5 лет <*>
в) месячные 3 года 3 года
255 Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, объяснительные записки постоянно постоянно  
256 Месячные оборотные ведомости с установленными приложениями к ним 3 года 3 года  
257 Переписка по вопросам учетно - операционной работы 3 года 3 года  
2. Расчетно - кассовое обслуживание юридических лиц
258 Документы об открытии расчетных, текущих, корреспондентских, бюджетных счетов 5 лет <*> 5 лет <*> <*> после закрытия счета при условии завершения ревизий налоговыми органами
259 Утратившие силу документы по открытию расчетных, текущих, бюджетных счетов и по оформлению полномочий по распоряжению счетами, документы по закрытым счетам 5 лет 5 лет  
260 Сводные, расчетные, расчетно - платежные ведомости на выдачу заработной платы, дивидендов 5 лет <*> 5 лет <*> <*> при условии завершения ревизий налоговыми органами
261 Лицевые счета по учету уставного фонда постоянно постоянно  
262 Лицевые счета по заработной плате:    
а) рабочих и служащих; 75 лет 75 лет  
б) получателей пенсий и государственных пособий 5 лет <*> 5 лет <*> <*> после прекращения выплаты, при условии завершения ревизий налоговыми органами
263 Лицевые счета по вкладам граждан (в т.ч. военнослужащих и в иностранной валюте) 75 лет <*> 75 лет <*> <*> в архив сдаются после закрытия лицевого счета
264 Лицевые счета по учету долгосрочных кредитных операций (разделы VII, VIII и X баланса) и долгов, списанных в убыток лицевого счета (раздел IX внебалансовый) 15 лет <*> 15 лет <*> <*> после закрытия лицевого счета
265 Лицевые счета, карточки, штафеля, книги и журналы аналитического учета по балансовым и внебалансовым счетам (кроме указанных в предыдущих четырех статьях) 6 лет <*> 6 лет <*> <*> при условии завершения ревизий налоговыми органами
266 Лицевые счета и приложения к ним по корреспондентским счетам 6 лет <*> 6 лет <*> <*> при условии завершения ревизий налоговыми органами
267 Лицевые счета по закрытым счетам юридических лиц 5 лет <*> 5 лет <*> <*> при условии завершения ревизий налоговыми органами
268 Книги передачи лицевых счетов, обязательств и других материалов при смене операционных работников 3 года 3 года  
269 Книги регистрации открытых лицевых счетов аналитического учета постоянно постоянно  
270 Книги регистрации открытых счетов юридических лиц (кроме частных предпринимателей) 50 лет ЦЭК (ЭК) 50 лет ЭК  
271 Книги использования бланков лицевых счетов (с типографской нумерацией) и учета бланков авизо 3 года 3 года  
272 Аннулированные карточки с образцами подписей, а также оттисками печатей по счетам юридических лиц, принятым на расчетно - кассовое обслуживание по закрытым счетам юридических лиц 5 лет 5 лет  
273 Расчетно - платежные документы по расходам на приобретение производственного и жилого фонда и финансирование строительства 10 лет 10 лет  
274 Мемориальные и кассовые документы, ведомости начисленных по счетам процентов 6 лет 6 лет  
275 Ежедневные балансы и бухгалтерские журналы (вместе с кассовыми) 3 года 3 года  
276 Альбомы оттисков печатей и подписей должностных лиц кредитной организации, имеющих право подписи платежных документов 5 лет <*> 5 лет <*> <*> после замены новыми
277 Документы по кодовой защите платежных документов:    
а) ежемесячная ключевая информация; 3 года 3 года  
б) таблицы кодов обмена 3 года 3 года  
278 Сводные карточки и проверочные ведомости по балансовым и внебалансовым счетам на 1 число месяца 3 года 3 года  
279 Ежедневные проверочные ведомости, составленные на ЭВМ, учета планов финансирования, движения бюджетных кредитов, дебетовых остатков по расчетным счетам и др. 3 года 3 года  
280 Ежедневные ведомости вновь открытых и закрытых лицевых счетов 3 года 3 года  
281 Ежедневные ведомости совершения операций по корреспондентским счетам "Ностро" и "Лоро" 5 лет <*> 5 лет <*> <*> при условии завершения ревизий налоговыми органами
282 Карточки учета выдачи выписок из лицевых счетов, доверенности клиентов на получение выписок 1 год 1 год  
283 Документы (акты, описи, списки и переписка) о передаче лицевых счетов клиентов из кредитной организации в Банк России или в другие коммерческие банки и кредитные учреждения 10 лет 10 лет  
284 Регистрационные журналы, журналы - описи, реестры и другие документы по инкассовым операциям и взаимным расчетам 3 года 3 года  
285 Справки, представляемые в бухгалтерию на получение льгот по налогам 5 лет <*> 5 лет <*> <*> при условии завершения ревизий налоговыми органами
286 Переписка по вопросам операций кредитной организации 3 года 3 года  
287 Подтверждения сальдо по счетам клиентов, справки и акты сверки взаимных расчетов, документы к ним 5 лет 5 лет  
288 Выписки по корреспондентским счетам в учреждениях Банка России и других банках и приложения к ним 5 лет <*> 5 лет <*> <*> при условии завершения ревизий налоговыми органами
289 Выписки по корреспондентским счетам "Ностро" и "Лоро", дебетовые и кредитовые авизо 5 лет <*> 5 лет <*> <*> при условии завершения ревизий налоговыми органами
290 Лицевые счета по учету операций по ссудам на индивидуальное жилищное строительство и другие цели, выдаваемые работникам кредитной организации 25 лет <*> 25 лет <*> <*> после закрытия счета (возврата ссуды)
291 Мемориальные и кассовые документы по ссудам на индивидуальное жилищное строительство и другие цели, выдаваемые работникам кредитной организации 10 лет <*> 10 лет <*> <*> после возврата ссуды
292 Акты сверок с налоговыми органами, расчеты, справки по налоговым платежам 6 лет 6 лет  
293 Налоговый календарь (карта налоговых платежей) 1 год 1 год  
294 Переписка по вопросам налогообложения 5 лет 5 лет  
295 Квартальные справки оборотов 3 года 3 года  
296 Операционные дневники, заменяющие их документы, приложения к ним:    
- по приему платежей за коммунальные и другие услуги; 2 года 2 года  
- по вкладам и прочим операциям 5 лет <*> 5 лет <*> <*> при условии завершения ревизий налоговыми органами
297 Кассовые приходно - расходные ордера и заменяющие их документы, приложения к ним, мемориальные ордера, сводные ведомости по приему от населения платежей, послужившие основанием для бухгалтерских записей 5 лет <*> 5 лет <*> <*> при условии завершения ревизий налоговыми органами
298 Платежные поручения и счета по расчетам на приобретение производственного и жилого фонда кредитной организации до конца эксплуатации до конца эксплуатации  
299 Ежедневные бухгалтерские документы по безналичным расчетам с клиентами (распоряжения, поручения, счета, требования, справки и др.) 3 года <*> 3 года <*> <*> после завершения ревизий налоговыми органами и учреждениями Банка России
300 Корешки выданных аккредитивов 6 лет 6 лет  
301 Контрольные листы к аккредитивам 6 лет 6 лет  
302 Заявления клиентов об оплате просроченных дефектных или утраченных аккредитивов 6 лет 6 лет  
303 Разрешения на оплату просроченных аккредитивов и аккредитивов, по которым утрачены контрольные листы 6 лет 6 лет  
304 Подтверждения правильности предъявленных к оплате дефектных аккредитивов 6 лет 6 лет  
305 Документы (договоры, акты, протоколы по вопросам доверительного управления - траста) 5 лет 5 лет  
3. Вкладные операции
306 Мемориальные и кассовые документы по вкладам граждан 75 лет 75 лет  
307 Вкладные книжки граждан 75 лет 75 лет  
308 Документы по закрытым счетам вкладчиков 10 лет ЭПК, ЦЭК (ЭК) 10 лет ЭПК, ЭК  
309 Алфавитные карточки закрытых вкладов 5 лет <*> 5 лет <*> <*> со дня закрытия лицевого счета
310 Завещательные распоряжения и доверенности вкладчиков по закрытым счетам (подлинники и копии) 5 лет <*> 5 лет <*> <*> со дня закрытия лицевого счета, при условии завершения ревизий налоговыми органами
311 Завещательные распоряжения, доверенности на получение вкладов 10 лет 10 лет  
312 Переписка о переводе за границу сумм вкладов по наследственным делам постоянно   
313 Переписка с гражданами о вкладах 5 лет 5 лет  
314 Тиражные таблицы по выигрышным вкладам, протоколы тиражных комиссий об их утверждении 10 лет ЭПК 10 лет ЭПК  
315 Депозитные договоры с юридическими и физическими лицами постоянно постоянно  
316 Договоры купли - продажи сберегательных сертификатов 10 лет <*> 10 лет <*> <*> после закрытия счета
317 Проверочные ведомости и контрольные листы по вкладным операциям 10 лет 10 лет  
318 Алфавитные книги лицевых счетов по вкладам граждан 50 лет ЦЭК (ЭК) 50 лет ЭК  
319 Переписка по вопросам внедрения и выпуска пластиковых карточек 5 лет 5 лет  
320 Документы по работе с карточными счетами 6 лет <*> 6 лет <*> <*> после закрытия счета
321 Заявления об утрате карточек 5 лет ЦЭК (ЭК) 5 лет ЭК  
4. Бухгалтерский учет
322 Документы об инвентаризации (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, сличительные ведомости):    
а) зданий, сооружений; 10 лет 10 лет  
б) имущества и товарно - материальных ценностей 5 лет <*> 5 лет <*> <*> при условии завершения ревизий налоговыми органами
323 Протоколы комиссий по списанию сумм с баланса или по снятию их с внебалансового учета с ходатайствами, обосновывающими нереальность сумм 10 лет 10 лет  
324 Заключения, акты и другие документы на списание безнадежных к взысканию убытков 6 лет <*> 6 лет <*> <*> после завершения ревизий налоговыми органами и учреждениями Банка России
325 Акты списания в расход имущества, пришедшего в негодность 3 года 3 года  
326 Переписка о проведении инвентаризации, учета, переоценки, списания имущества и оборудования 3 года 3 года  
327 Доверенности на получение денежных сумм и товарно - материальных ценностей (в т.ч. аннулированные) 3 года 3 года  
328 Гарантийные письма 3 года 3 года  
329 Копии требовательных ведомостей на получение бланков строгой отчетности и переписка по ним 3 года 3 года  
330 Учетные регистры (главная книга, журналы - ордера, разработочные таблицы) 3 года 3 года  
331 Документы (решения судов, отчеты и заключения и др.) о выплате пенсий, пособий по листкам нетрудоспособности по социальному страхованию, исполнительные листы, переписка по различным удержаниям из заработной платы 10 лет 10 лет  
332 Журналы регистрации исполнительных листов, книги учета депонированной заработной платы 5 лет 5 лет  
333 Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, о выплате отпускных и выходных пособий 3 года 3 года  
334 Документы (акты, протоколы, отчеты, ведомости) о переоценке основных фондов 6 лет после ликвидации организации до ликвидации организации <*> <*> после ликвидации организации передаются в архив кредитной организации
335 Паспорта зданий, сооружений, оборудования 3 года <*> 3 года <*> <*> после ликвидации основных средств
336 Переписка о паспортизации зданий и сооружений 5 лет 5 лет  
337 Карточки учета основных средств 5 лет <*> 5 лет <*> <*> после ликвидации основных средств
5. Статистическая отчетность
338 Статистические отчеты и таблицы кредитной организации по всем основным для данной организации видам деятельности:    
а) по месту составления:    
- сводные годовые; постоянно   
- годовые; постоянно постоянно  
- полугодовые, квартальные; 5 лет <*> 5 лет <*> <*> при отсутствии годовых - постоянно
- месячные; 3 года <*> 3 года <*> <*> при отсутствии годовых, полугодовых, квартальных - постоянно
б) годовые, представленные подчиненными организациями постоянно 5 лет ЭК  
339 Статистические отчеты и таблицы по вспомогательным для данной организации видам деятельности 5 лет ЭПК 5 лет ЭПК  
340 Оперативные отчеты:    
а) 15-дневные, декадные; 1 год 1 год  
б) недельные, пятидневные, ежедневные 6 месяцев 6 месяцев  
341 Разработочные ведомости по статотчетности кредитной организации:    
а) годовые; постоянно 5 лет <*> <*> после завершения ревизий налоговыми органами и учреждениями Банка России
б) месячные, квартальные 3 года 3 года
342 Динамические тетради, карточки и динамические таблицы банка постоянно постоянно  
343 Переписка по вопросам статистической отчетности 3 года 3 года  
344 Документы по составлению статистических отчетов (таблицы, графики, расчеты, сведения и др.) 3 года 3 года  
345 Статистическая отчетность Госкомстата России, Банка России и других ведомств до минования надобности до минования надобности  
VIII. Автоматизация банковских работ
346 Программы автоматизации банковских работ кредитной организации 3 года 3 года  
347 Переписка по вопросам информатизации и автоматизации банковских работ 3 года 3 года  
348 Переписка по вопросам электронных расчетов, банковских технологий 3 года 3 года  
349 Документы (докладные записки, справки, переписка) по вопросам международной сети телекоммуникаций 3 года 3 года  
350 Документы (докладные записки, справки, переписка) по вопросам банковской сети телекоммуникаций 3 года 3 года  
351 Сводные отчеты о выполнении планов информатизации комплексных и тематических программ 5 лет   
352 Сметы расходов на выполнение комплексных и тематических программ 5 лет 3 года  
353 Документы (справки, таблицы, диаграммы, переписка) по организации фонда алгоритмов и программ до минования надобности до минования надобности  
354 Порядок хранения информации на магнитных носителях до минования надобности до минования надобности  
355 Документы (справки, таблицы, диаграммы, переписка) по составу и структуре баз данных до минования надобности до минования надобности  
356 Журналы технического состояния оборудования 3 года 3 года  
357 Отчеты о технической эксплуатации оборудования 3 года 3 года  
358 Документы (акты, справки, протоколы, переписка) о поломках и простоях оборудования 3 года 3 года  
359 Документы (акты, справки, переписка, номенклатуры, спецификации, заявки и др.) о проведении ремонтных, наладочных работ 3 года 3 года  
360 Акты проверки качества ремонта и подготовки оборудования к технической эксплуатации 3 года 3 года  
361 Журналы учета сдачи и приема оборудования после ремонта 2 года 2 года  
IX. Рекламно - информационная деятельность
362 Рекламно - информационные документы о новых видах услуг коммерческой организации, опубликованные в периодической печати, прессе 3 года 3 года  
363 Тексты передач, дикторских объявлений о новых видах услуг кредитной организации, подготовленные для эфира на каналах телевидения, радио 3 года 3 года  
364 Тексты сценариев видеофильмов, видеоклипов о деятельности кредитной организации 5 лет ЭПК 5 лет ЭПК  
365 Оригинал - макеты иллюстрированных альбомов, рекламных буклетов, плакатов, листовок, другой полиграфической продукции 5 лет ЭПК 5 лет ЭПК  
366 Переписка о размещении рекламы 3 года 3 года  
367 Заявки, переписка об обеспечении рекламной продукцией 3 года 3 года  
X. Работа с персоналом
368 Доклады, годовые отчеты, обзоры, справки, сводки по работе с персоналом постоянно постоянно  
369 Личные дела (заявления, анкеты, автобиографии, копии и выписки из приказов о приеме, перемещении, откомандировании, увольнении, вынесении взыскания, поощрении, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, контракты с администрацией, документы о проведении аттестации и установлении квалификации) 75 лет 75 лет  
370 Личные дела работников - совместителей 5 лет 5 лет  
371 Личные карточки рабочих и служащих (в т.ч. временных работников) 75 лет 75 лет  
372 Документы по вопросам приема, перемещения, увольнения, учета работников, не вошедшие в состав личных дел 3 года 3 года  
373 Список (штатно - списочный состав) работников кредитной организации:    
а) по месту утверждения; 75 лет 75 лет  
б) по месту составления 50 лет 50 лет  
374 Документы лиц, не принятых на работу 1 год 1 год  
375 Документы о награждении работников кредитной организации наградами:    
а) правительственными; постоянно постоянно  
б) кредитной организации 50 лет ЦЭК (ЭК) 50 лет ЭК  
376 Подлинные личные документы рабочих и служащих (трудовые книжки, дипломы, аттестаты и др.) до востребования <*> до востребования <*> <*> в архив не сдаются, по истечении 3 лет подлежат передаче (отправке) владельцу или его наследнику
377 Книги (журналы) учета трудовых книжек, других личных документов 10 лет ЦЭК (ЭК) 10 лет ЭК  
378 Приходо - расходная книга по учету бланков трудовых книжек 3 года 3 года  
379 Отчетные сведения, переписка по учету прихода и расхода трудовых книжек 1 год 1 год  
380 Журналы учета выдачи командировочных удостоверений 3 года 1 год  
381 Графики предоставления отпусков, заявления, сводки, списки, переписка об использовании отпусков рабочими и служащими 1 год 1 год  
382 Переписка по вопросам подготовки, переподготовки, повышения квалификации кадров 3 года 3 года  
383 Годовые отчеты по учету и бронированию военнообязанных 5 лет 5 лет  
384 Списки военнообязанных 1 год 1 год  
385 Переписка об учете призыва и отсрочек от призыва военнообязанных 1 год 1 год  
386 Картотеки, карточки учета военнообязанных 3 года <*> 3 года <*> <*> после увольнения
387 Журнал проверок состояния учета военнообязанных и призывников 3 года 3 года  
XI. Организация труда
388 Отчеты по труду:    
а) годовые; постоянно 5 лет <*> <*> после завершения ревизий налоговыми органами и учреждениями Банка России
б) квартальные; 5 лет 5 лет
в) месячные 1 год 1 год
389 Коллективные трудовые договоры постоянно 10 лет ЭПК  
390 Сводные материалы (докладные записки, справки, таблицы) по операционной нагрузке подразделений кредитной организации 5 лет 5 лет  
391 Переписка по вопросам труда работников кредитной организации 5 лет 5 лет  
392 Табели выхода сотрудников на работу 1 года 1 года  
393 Документы (докладные записки, справки, акты, переписка) о трудовой дисциплине и ее нарушениях 3 года 3 года  
394 Тарифно - квалификационные справочники, сетки, ставки 3 года <*> 3 года <*> <*> после замены новыми
395 Протоколы заседаний, постановления аттестационных и квалификационных комиссий 10 лет ЭПК 10 лет ЭПК  
396 Документы (списки, переписка, графики, заявления, справки, заключения) о проведении аттестации и установлении квалификации 3 года 3 года  
397 Документы (докладные записки, справки, проекты, предложения, информации, переписка) о состоянии и совершенствовании действующих систем оплаты труда, материального и морального стимулирования труда и контроле за их применением 10 лет 10 лет  
398 Документы (справки, списки, переписка) о премировании 5 лет 5 лет  
399 Справки на оплату учебных отпусков, получение льгот по налогам 5 лет 5 лет  
400 Переписка об установлении должностных окладов, применении различных форм оплаты труда 3 года 3 года  
401 Переписка об оплате труда в праздничные и выходные дни, дни отдыха и за сверхурочные работы 1 год 1 год  
402 Документы (акты, предписания, справки, докладные записки, отчеты, переписка) по технике безопасности 5 лет 5 лет  
403 Документы (докладные записки, справки, сведения, отчеты, акты) о состоянии и совершенствовании условий труда работников 10 лет 10 лет  
404 Перечни профессий и должностей, работа в которых исключает применение труда женщин и подростков до замены новыми до замены новыми  
405 Документы (акты, справки, докладные записки, заключения, переписка) об обеспечении работников специальной одеждой, обувью, предохранительными приспособлениями, специальным питанием 3 года 3 года  
406 Документы (акты, заключения, протоколы) расследований несчастных случаев:    
а) по месту происшествия; 40 лет 40 лет  
б) в других организациях 5 лет 5 лет  
407 Переписка о профессиональных заболеваниях, производственном травматизме и мерах по их устранению 3 года 3 года  
408 Документы (акты, докладные записки, обзоры, справки, переписка) о санитарном состоянии служебных помещений, предприятий 5 лет 5 лет  
409 Документы о медицинском обслуживании персонала (списки, переписка) 1 год 1 год  
XII. Защита банковской информации
410 Переписка по вопросам организации и состояния защиты информации 5 лет ЦЭК (ЭК) 5 лет ЭК  
411 Акты проверок организации и состояния технической защиты информации в кредитной организации 5 лет 5 лет  
412 Акты проверок технических средств, заключения о возможности обработки охраняемой информации средствами электронно - вычислительной техники и предписания на эксплуатацию ПЭВМ 1 год <*> 1 год <*> <*> после окончания эксплуатации
413 Документы (акты, заключения, объяснительные записки, переписка) служебных расследований по вопросам защиты расчетно - платежных документов 5 лет ЭПК, ЦЭК (ЭК) 5 лет ЭПК, ЭК  
414 Переписка по вопросам защиты расчетно - платежных документов 3 года 3 года  
415 Документы (справки, обзоры, таблицы, переписка) по вопросам фиктивных расчетно - платежных документов постоянно постоянно  
416 Акты межведомственных комиссий по обследованию зданий кредитных организаций 5 лет 5 лет  
417 Договоры на охрану зданий кредитных организаций 5 лет 5 лет  
418 Документы (планы, отчеты, акты, докладные записки, справки, переписка) по вопросам пропускного и внутриобъектового режима 5 лет 5 лет  
419 Переписка по вопросам нарушений пропускного и внутриобъектового режима 3 года 3 года  
420 Документы (заявки, списки, переписка) о выдаче удостоверений и пропусков в служебные помещения 1 год 1 год  
421 Постоянные, временные пропуска в служебные помещения 1 год <*> 1 год <*> <*> после замены или увольнения
422 Книги регистрации удостоверений и пропусков 5 лет 5 лет  
423 Приемные акты на бланки удостоверений и пропусков, расходные акты уничтожения удостоверений, пропусков, корешков к ним 1 год 1 год  
424 Документы (акты, докладные и объяснительные записки, переписка) об утрате удостоверений и пропусков 1 год 1 год  
425 Книга учета посетителей 3 года 3 года  
426 Журналы приема - передачи ключей от помещений 3 года 3 года  
427 Разовые пропуска, корешки пропусков в служебные здания и на вынос (вывоз) материальных ценностей 1 год 1 год  
428 Документы (заявки, списки, переписка) о проходе в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни 1 год 1 год  
429 Докладные записки, справки, акты, извещения, переписка о злоупотреблениях и хищениях в кредитной организации 15 лет ЭПК, ЦЭК (ЭК) 10 лет ЭПК (ЭК) <*> при условии возмещения нанесенного ущерба
430 Документы (переписка, докладные записки, справки, заявления) по защите банковских служащих 5 лет ЭПК, ЦЭК (ЭК) 5 лет ЭК  
431 Документы (акты, докладные записки, переписка) о нарушениях правил работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения 3 года 3 года  
432 Документы (переписка, докладные записки, справки, разрешения) по вопросам допуска к работе с документами ограниченного распространения 3 года 3 года  
433 Информация о других кредитных организациях до минования надобности до минования надобности  
434 Документы (справки, докладные записки, переписка и др.) по обработке и анализу поступающей официальной и конфиденциальной информации о клиентах, деловых партнерах, конкурентах и других кредитных организациях 5 лет ЦЭК (ЭК) 5 лет ЭК  

УКАЗАНИЯ
ПО ПРИМЕНЕНИЮ ТИПОВОГО ПЕРЕЧНЯ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КРЕДИТНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ

1. Общие положения

1.1. Настоящий Типовой перечень (далее - Перечень) составлен в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 17.03.94 N 552. Перечень предназначен для использования кредитными организациями в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения дел (в том числе содержащих секретную информацию), отбора на хранение и уничтожение открытых документов, отражающих основные, специфические виды деятельности кредитной организации, образующихся в их деятельности.

1.2. Перечень служит целям организации и качественного пополнения состава негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации документами кредитных организаций, рациональной организации документов в делопроизводстве, обеспечения их сохранности, отбора документов на постоянное, временное хранение или уничтожение, а также защиты законных интересов кредиторов, вкладчиков, клиентов кредитных организаций.

1.3. Настоящий Перечень служит основанием для формирования дел, подготовки номенклатур дел, установления сроков хранения документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, отбора документов для включения в состав негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации и к уничтожению, а также составления перечней документов со сроками хранения конкретных кредитных организаций. Перечень используется в практике работы экспертно - проверочных комиссий (ЭПК) архивных учреждений и центральных экспертных комиссий (ЦЭК) или экспертных комиссий (ЭК) и архивов кредитных организаций, экспертных комиссий и архивов кредитных организаций, а также их филиалов, представительств и организаций.

1.4. Сроки хранения документов, установленные Перечнем, являются обязательными для каждой кредитной организации и организаций ее системы.

1.5. Не допускается без согласования с Центральной экспертно - проверочной комиссией при Федеральной архивной службе России (ЦЭПК при Росархиве) снижение сроков хранения документов, установленных настоящим Перечнем.

1.6. Временные сроки хранения документов могут быть увеличены по усмотрению руководства кредитной организации, организаций ее системы и предварительным заключениям их экспертных комиссий или самостоятельно.

1.7. Создание страховых копий документов, образующихся в деятельности кредитной организации и учреждений его системы, с использованием новейших технологий должно производиться в соответствии с государственными стандартами. Запрещается уничтожать оригиналы (подлинники) документов в случае изготовления с них страховых копий до истечения срока их хранения.

1.8. Контроль за правильностью проведения экспертизы ценности документов и применением настоящего Перечня осуществляет кредитная организация, соответствующие архивные органы и учреждения.

1.9. Настоящий Перечень вступает в силу с момента утверждения его Центральной экспертно - проверочной комиссией при Росархиве.

2. Структура Перечня

2.1. Настоящий Перечень построен по функционально - предметному принципу, содержит систематизированное перечисление видов документов, соответствующих направлениям деятельности кредитных организаций, учреждений их системы. Перечень состоит из разделов, отражающих основные вопросы деятельности кредитной организации. Некоторые разделы имеют подразделы по более узким проблемам.

2.2. Статьи в Перечне расположены по единой валовой нумерации (графа N 1).

2.3. В Перечне, как правило, не даются конкретные заголовки дел, а указываются категории и виды документов и, в обобщенном виде, их содержание (графа N 2).

2.4. При объединении в одной статье различных видов документов по одному вопросу или одной функциональной принадлежности и имеющих одинаковый срок хранения используется термин "документы" в скобках раскрывается наименование основных видов документов, включенных в статью.

2.5. Сроки хранения в Перечне дифференцированы по двум группам учреждений кредитной организации (графы N N 3, 4) в соответствии с установленными в системе кредитной организации уровнями управления.

Отступление от принципов построения Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (М., 1989), ведомственных перечней по принадлежности к источникам комплектования государственных архивов Российской Федерации, объясняется отсутствием критериев по отнесению кредитных организаций, их филиалов, представительств и организаций к источникам комплектования негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации.

2.6. В третьей графе указаны сроки хранения документов, образующихся в деятельности головной кредитной организации, в четвертой графе - в филиалах, представительствах и организациях ее системы.

2.7. Примечания, используемые в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения документов.

2.8. В связи с тем, что цель настоящего Перечня - определить сроки хранения документов, отражающих основные, специфические виды деятельности кредитной организации, второстепенные для кредитной организации виды деятельности (противопожарная безопасность, транспортное обслуживание, гражданская оборона и другие) отсутствуют или отражены схематично. При отсутствии категории документа в настоящем Перечне при определении срока хранения следует руководствоваться Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (М., 1989).

2.9. Сроки хранения новых категорий документов, образовавшихся в деятельности кредитной организации, ее филиалах, представительствах и организациях ее системы и неотраженных в настоящем Перечне, устанавливаются решением ЦЭПК при Росархиве или ЭПК учреждений Росархива по уполномочию ЦЭПК.

2.10. Кредитная организация на основании настоящего Перечня может составить перечень документов своей организации и представить его на согласование ЦЭПК при Росархиве.

2.11. Сроки хранения документов установлены вне зависимости от вида носителя документа (бумажного, магнитного, в виде микрофотокопий и др.).

2.12. Документы, с которых изготовлены микрофотокопии, хранятся в течение установленных Перечнем сроков и могут быть уничтожены только по их истечении. Микрофотокопии составляют страховой фонд документов.

3. Порядок применения Перечня

3.1. Для составления заголовков дел из Перечня берутся соответствующие наименования документов и формулировки вопросов, которые дополняются другими необходимыми элементами: указаниями автора, корреспондента, даты. При необходимости конкретизируются, уточняются, дополняются наименования дел. В соответствии с Перечнем в номенклатурах дел проставляются сроки хранения документов и даются ссылки на номера его статей.

3.2. Документы, срок хранения которых определен в Перечне как "постоянно", не подлежат уничтожению и по заключению соответствующего договора с архивным учреждением передаются на государственное хранение. Документы временного хранения не могут быть уничтожены ранее установленных для них сроков хранения. При необходимости по решению экспертных комиссий кредитных организаций сроки хранения отдельных категорий документов могут быть увеличены.

3.3. Исчисление сроков хранения дел и документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1996 году, начинается с 1 января 1997 г.

3.4. Исчисление сроков хранения книг (журналов) учета, регистрации документов начинается с 1 января после внесения последней записи в книгу (журнал) и замены книги (журнала) новым документом.

3.5. Примечания, используемые в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения документов. Примечания "после истечения срока действия договора", "после замены новыми", "после истечения срока займа", "после перехода права собственности на акцию" и так далее указывают, что исчисление срока хранения, названного в графах N N 3, 4, осуществляется с указанного момента. Примечание "при условии завершения ревизий налоговыми органами" конкретизирует сроки хранения бухгалтерской документации.

3.6. Отметка "До минования надобности" означает, что документация имеет ограниченное практическое значение. Срок ее хранения определяется кредитной организацией и организациями ее системы.

3.7. Отметка "ЭПК" (Экспертно - проверочная комиссия государственного архива), проставленная в Перечне, означает, что часть данного вида документов может иметь научно - историческое и практическое значение. По истечении срока хранения дела с отметкой "ЭПК" экспертно - проверочная комиссия государственного архива имеет право отбора всего дела, части дела или отдельных документов дела с установлением срока их хранения "постоянно", которые подлежат передаче в установленном порядке на государственное хранение. Остальные документы считаются с истекшими сроками хранения и могут быть уничтожены.

3.8. Кредитные организации, в деятельности которых образуются документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации (т.е. дела постоянного хранения), составляют годовые разделы описей дел постоянного хранения и представляют после рассмотрения ЦЭК (ЭК) кредитной организации (филиала, представительства и организации ее системы) на согласование ЭПК государственного архива.

3.9. Если не определена принадлежность кредитной организации к источникам комплектования государственных архивов, то описи представляются на ЭПК государственного архива для установления срока хранения "постоянно" и включения организации в состав учреждений, в деятельности которых образуются дела негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, или же ЭПК государственного архива устанавливает сроки хранения этих дел.

3.10. Кредитные организации, в деятельности которых не образуются документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации (т.е. дела постоянного хранения), вместо отметки "ЭПК" применяют отметку "ЦЭК (ЭК)". Это означает, что по истечении срока хранения дела ЦЭК (ЭК) проводит экспертизу документов данного дела и может продлить срок хранения дела или документов дела на любой срок.

3.11. Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности только по заголовкам дел в номенклатурах, описях или на обложках дел без просмотра самих документов. Уничтожение документов без надлежащего оформления и согласования, а также нарушение установленных настоящим Перечнем сроков хранения документов не допустимы. Для определения сроков хранения документов необходимо, отыскав соответствующую статью в Перечне, проводить полистный просмотр дел.

4. Отбор документов на хранение и уничтожение

4.1. Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в кредитной организации и учреждениях ее системы создаются постоянно действующие экспертные комиссии ЭК (при наличии в кредитной организации многочисленных подчиненных учреждений может быть создана в центральном аппарате центральная экспертная комиссия - ЦЭК) в составе квалифицированных специалистов основных структурных подразделений под председательством одного из руководителей кредитной организации, подведомственных ей организаций, с обязательным участием в ней начальника службы делопроизводства, заведующего архивом, а также представителя органа или учреждения Росархива (если архив является источником комплектования государственного архива).

4.2. В своей работе экспертные комиссии руководствуются Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, "Основными правилами работы ведомственных архивов" (М., 1986), "Основными правилами работы с научно - технической документацией в организациях и на предприятиях" (1991), инструкциями, указаниями Федеральной архивной службы России, настоящим Перечнем, Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (М., 1989), а также распорядительными документами кредитной организации, положениями об экспертных комиссиях, инструкциями по делопроизводству в кредитных организациях, перечнем документов данной конкретной кредитной организации со сроками хранения, согласованным с ЦЭПК при Росархиве.

4.3. Экспертные комиссии определяют совместно с делопроизводственной службой и архивом порядок отбора документов на хранение и уничтожение, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением, уделяя основное внимание документам, подлежащим передаче в государственные архивы.

4.4. Документы подлежат хранению в структурных подразделениях и в архивах кредитной организации. Документы постоянного и временного сроков хранения могут быть переданы по договору в соответствующие государственные архивы.

4.5. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

4.6. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

4.7. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия учреждения, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты дела и других).

4.8. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению; дела допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

4.9. Документы постоянного или длительного хранения описываются в соответствии с требованиями "Основных правил работы ведомственных архивов" (М., 1986), "Основных правил работы с научно - технической документацией в организациях и на предприятиях" (М., 1991).

4.10. Описи (годовые разделы описей) на документы постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, рассматриваются на заседании экспертной комиссии (центральной экспертной комиссии), направляются на утверждение экспертно - проверочной комиссии архивного учреждения. Три экземпляра описи, утвержденной ЭПК архивного учреждения, возвращаются в учреждение организации, а первый экземпляр остается в государственном архиве в качестве контрольного документа, по которому будет производиться прием документов на государственное хранение. Описи документов по личному составу, длительного срока хранения (свыше 10 лет) согласовываются с ЭПК архивного учреждения.

4.11. После утверждения описей соответствующими государственными архивами организация получает право уничтожать документы с истекшими сроками хранения за период, укладывающийся в хронологические рамки утвержденных описей.

4.12. Уничтожение документов оформляется актами, утвержденными руководителями кредитной организации, учреждений его системы.

Документы с отметкой "до минования надобности" могут быть уничтожены без составления на них акта к уничтожению документов с истекшим сроком хранения.

4.13. Архивные учреждения проверяют правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включения в опись постоянного хранения документов из дел с грифом "ЭПК".

4.14. Кредитные организации и организации ей подчиненные, от которых документы приему в государственные архивы не подлежат, уничтожают дела (практическая необходимость в которых отпала и сроки хранения которых по Перечню истекли) без согласования с архивными учреждениями.

4.15. Метод уничтожения отобранных к уничтожению и включенных в акты документов (сдача на пункты вторичного сырья, измельчение, сжигание) определяет сама организация. Запрещается использовать эти документы для хозяйственных нужд.