МИНИСТЕРСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО НАЛОГАМ И СБОРАМ
ПРИКАЗ
от 18 июня 2003 г. N БГ-3-28/326
О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ВРЕМЕННОГО ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ОБМЕНЕ ИНФОРМАЦИЕЙ ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ В СИСТЕМЕ МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО НАЛОГАМ И СБОРАМ
1. Ввести в действие Временное положение об обмене информацией по электронной почте в системе Министерства Российской Федерации по налогам и сборам (далее - Положение), согласно приложению к настоящему приказу.
2. Считать утратившими силу приказ Госналогслужбы России от 15.09.1998 N БФ-3-14/244, Временный порядок оформления и отправки документов по электронной почте, подписанных электронной цифровой подписью, утвержденный приказом МНС России от 26.07.2002 N БГ-3-18/397, раздел 12 "Порядок оформления и отправки документов по электронной почте" Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, утвержденной приказом МНС России от 18.06.2002 N БГ-4-18/12дсп.
3. Руководителям структурных подразделений центрального аппарата МНС России и руководителям территориальных налоговых органов обеспечить выполнение требований Положения.
4. Департаменту по управлению делами (Д.В.Наумчев) обеспечить контроль за соблюдением настоящего Положения в части, касающейся оформления и отправки документов по электронной почте, подписанных электронной цифровой подписью.
Приложение
к приказу МНС РФ
от 18 июня 2003 г.
N БГ-3-28/326
ВРЕМЕННОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОБМЕНЕ ИНФОРМАЦИЕЙ ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ В СИСТЕМЕ МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО НАЛОГАМ И СБОРАМ
1. Общие положения
1.1. Настоящее Временное положение об обмене информацией по электронной почте в системе Министерства Российской Федерации по налогам и сборам (далее - Положение) разработано с целью создания единой организационной основы для обмена корреспонденцией общего характера по системе телекоммуникаций Министерства Российской Федерации по налогам и сборам (далее - СТК МНС России) в режиме электронной почты (ЭП) в звене "Федеральный уровень - Региональный уровень".
1.2. Целью обмена корреспонденцией по СТК МНС России в режиме ЭП с применением средств ЭЦП программного комплекса DeSign (далее - обмен) является повышение оперативности внутриведомственного информационного взаимодействия налоговых органов федерального и регионального уровней за счет сокращения времени доставки корреспонденции и уменьшения непроизводительных затрат времени при вводе информации в автоматизированные системы ее обработки.
1.3. Положение определяет основные принципы организации обмена информацией по электронной почте МНС России, порядок подготовки, учета и обращения документов, подписанных электронной цифровой подписью и передаваемых по электронной почте корпоративной информационной системы МНС России, предназначенных для внутреннего использования в структуре МНС России и не затрагивающих права и интересы иных субъектов общества (органов государственной власти, юридических и физических лиц), а также не носящих межведомственного характера.
1.4. Требования настоящего Положения не распространяются на организацию обмена секретными документами (документами с грифом "Особой важности", "Совершенно секретно", "Секретно"), документами с пометкой "Для служебного пользования", данными, обмен которыми производится в рабочем порядке, а также для которых установлен собственный регламент обмена.
1.5. Положение предназначено для работников центрального аппарата МНС России, управлений МНС России по субъектам Российской Федерации, межрегиональных инспекций МНС России, организаций и предприятий центрального подчинения МНС России.
1.6. Контроль за исполнением требований настоящего Положения возлагается на руководителей структурных подразделений центрального аппарата МНС России, руководителей налоговых органов и работников, в функции которых в соответствии с их должностными инструкциями, входит организация и обеспечение мероприятий по защите информации в налоговых органах.
1.7. Обмен корреспонденцией по системе телекоммуникаций Министерства Российской Федерации по налогам и сборам в звене "Региональный уровень - Местный уровень" определяется Положением об обмене информацией по электронной почте в системе Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, разработанным управлением МНС России по субъекту Российской Федерации на основе данного Положения.
2. Аппаратно-программная основа обмена информацией по электронной почте в системе Министерства Российской Федерации по налогам и сборам
Аппаратно-программной основой обмена информацией по электронной почте в системе Министерства Российской Федерации по налогам и сборам являются:
локальные вычислительные сети налоговых органов федерального и регионального уровней;
почтовые серверы в составе телекоммуникационных узлов, развернутых в налоговых органах федерального и регионального уровней;
абонентские пункты электронной почты (ЭП), развернутые в налоговых органах федерального, регионального уровней;
абонентские пункты, оснащенные средствами ЭЦП;
автономные рабочие места (АРМ).
3. Организация обмена информацией по электронной почте в системе Министерства Российской Федерации по налогам и сборам
3.1. Организация обмена информацией по электронной почте в системе Министерства Российской Федерации по налогам и сборам возлагается на Департамент по управлению делами, Управление безопасности и соответствующие подразделения в налоговых органах межрегионального и регионального уровней.
3.2. Закрепление сертификата ключа ЭЦП за должностным лицом (владельцем) носит персональный характер.
3.3. Владельцами сертификата ключа ЭЦП в центральном аппарате МНС России являются:
Министр Российской Федерации по налогам и сборам;
заместители Министра Российской Федерации по налогам и сборам;
руководители структурных подразделений;
операторы, обслуживающие почтовые ящики центрального аппарата, предназначенные для обмена официальной корреспонденцией;
операторы официальных электронных почтовых ящиков (далее ЭПЯ) структурных подразделений ЦА МНС России.
3.4. Владельцами сертификата ключа ЭЦП в управлениях МНС России по субъектам Российской Федерации (УМНС) и межрегиональных инспекций МНС России (МРИ МНС) являются:
руководители УМНС и МРИ МНС;
заместители руководителей УМНС и МРИ МНС;
оператор, обслуживающий почтовый ящик налогового органа, предназначенный для обмена официальной корреспонденцией.
3.5. Владельцы сертификатов ключей подписи подписывают документы лично или делегируют это право доверенному лицу.
3.6. Делегирование прав владельцем сертификата ключа подписи осуществляется письменно по согласованию с Управлением безопасности и Департаментом по управлению делами; в УМНС и МРИ МНС - с соответствующими им подразделениями. Делегирование прав ЭЦП владельцу сертификата ключа подписи, имеющему свой сертификат ключа подписи, запрещается.
3.7. Должностными лицами, обеспечивающими функционирование системы обмена информацией с использованием средств ЭЦП, являются:
администратор безопасности - назначается из числа сотрудников подразделений безопасности. Формирует ключи ЭЦП, учитывает и выдает их, ведет список владельцев сертификатов ключей ЭЦП, доводит его до владельцев сертификатов ключей подписи структурных подразделений налоговых органов, осуществляет установку средств ЭЦП на АРМ владельца сертификата ключа ЭЦП, контролирует соблюдение правил обращения со средствами ЭЦП и ее ключами. Ведет адресную книгу владельцев сертификатов ключей подписи и доводит до них ее содержание;
администратор телекоммуникационного узла - назначается из числа сотрудников подразделений, отвечающих за телекоммуникационную составляющую, или сотрудников организаций, осуществляющих техническое сопровождение телекоммуникационных узлов МНС России на договорной основе. Обслуживает почтовый сервер, ведет регистрацию (открытие и удаление) электронных почтовых ящиков, производит установку и настройку электронного почтового ящика абонента;
системный администратор - назначается из числа сотрудников, осуществляющих техническое сопровождение АРМ сотрудников МНС России или сотрудников организаций, осуществляющих техническое сопровождение АРМ сотрудников МНС России на договорной основе. Обеспечивает техническое сопровождение АРМ сотрудников, участвующих в обмене;
оператор - назначаются из числа сотрудников подразделений, отвечающих за организацию документооборота. Обеспечивает учет, прием, передачу информации, ее хранение.
3.8. Администраторы безопасности центрального аппарата МНС России и управлений МНС России по субъектам Российской Федерации обязаны произвести взаимный обмен сертификатами ключей ЭЦП по каналам связи с применением средств обмена конфиденциальной информацией не менее чем за 20 дней до ввода их в действие, а в случае компрометации ключей ЭЦП - немедленно.
4. Правила пользования автономными средствами ЭЦП и ключами ЭЦП
4.1. Настоящие правила разработаны в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", Инструкцией об организации и обеспечении безопасности хранения и передачи по каналам связи с использованием средств криптографической защиты информации с ограниченным допуском, не содержащих сведений, составляющих государственную тайну, утвержденной приказом ФАПСИ от 13.06.2001 N 152 (зарегистрирован в Минюсте России 06.08.2001 N 2848).
4.2. Администратор безопасности выдает ключ ЭЦП владельцу сертификатов ключа подписи под расписку в учетной форме.
4.3. Владелец сертификата ключа подписи АРМ, оснащенного средствами ЭЦП, обязан:
не использовать ключи ЭЦП, если они используются или использовались ранее другими владельцами сертификатов ключей подписи;
хранить в тайне закрытый ключ ЭЦП;
немедленно требовать приостановления действия сертификата ключа подписи при подозрении, что тайна закрытого ключа ЭЦП могла быть нарушена;
строго соблюдать установленный порядок обращения с ключевой документацией;
немедленно докладывать непосредственному начальнику и в подразделение безопасности об утрате средств ЭЦП, ключевых документов к ним, удостоверений, пропусков, ключей от помещений, хранилищ, сейфов (металлических шкафов), личных печатей и о ставших ему известными попытках третьих лиц получить сведения о закрытых ключах, других фактах, которые могут привести к компрометации ключа ЭЦП, а также о причинах и условиях возможной утечки таких сведений;
в случае делегирования прав ЭЦП доверенному лицу, оформить доверенность и направить в трехдневный срок в Федеральный центр генерации ключей (Региональный центр генерации ключей) один экземпляр доверенности на бумажном носителе.
5. Правила образования адресов абонентов электронной почты (имен электронных почтовых ящиков)
5.1. Адреса абонентов электронной почты МНС России формируются в соответствии с единым адресным пространством, согласно которому определяются следующие группы абонентов:
абоненты центрального аппарата МНС России;
абоненты межрегиональных инспекций МНС России по федеральным округам, крупнейшим налогоплательщикам и централизованной обработке данных;
абоненты управлений МНС России по субъектам Российской Федерации;
абоненты инспекций МНС России и их представительств.
5.2. Структура адресов электронной почты для указанных групп абонентов имеет следующий вид:
абонентов центрального аппарата МНС России
mns1nnzz@nalog.ru - по адресу ул.Неглинная, 23;
mns1nnzz@Fm1.nalog.ru - по адресу ул.Б.Переяславская, 16;
mns1nnzz@Fm2.nalog.ru - по адресу Б.Черкасский пер., 17;
mns1nnzz@Fm3.nalog.ru - Орликов пер., 3;
где mns - постоянный префикс;
1 - вспомогательный символ;
nn - цифровой индекс структурного подразделения (00,01,02,...);
zz - порядковый номер при регистрации абонента ЭП (00,01,02,...);
fm1 (2, 3) - индекс и номер площадки центрального аппарата МНС России.
Исключение составляет:
mns@nalog.ru - почтовый ящик центрального аппарата МНС России, предназначенный для приема официальной корреспонденции;
mnsakd@nalog.ru - почтовый ящик центрального аппарата МНС России, предназначенный для рассылки официальной корреспонденции;
adm@nalog.ru - персональный почтовый ящик, закрепленный за администратором центрального почтового сервера федерального уровня;
ЭПЯ с именем mns1nn - почтовый ящик подразделения с индексом nn для обмена официальной корреспонденцией;
абонентов межрегиональных инспекций МНС России по федеральным округам, крупнейшим налогоплательщикам и централизованной обработке данных:
mikknnzz@fkk.nalog.ru, где
mi - постоянный префикс;
kk - индекс межрегиональной инспекции;
nn - цифровой индекс структурного подразделения (00,01,02,...);
zz - порядковый номер при регистрации абонента ЭП (00,01,02,...).
ЭПЯ с именем mikk - почтовый ящик межрегиональной инспекции с индексом kk для обмена официальной корреспонденцией.
абонентов управлений МНС России по субъектам Российской Федерации:
uxxnnzz@rxx.nalog.ru, где
хх - код субъекта Российской Федерации;
nn - цифровой индекс структурного подразделения (00,01,02,...);
zz - порядковый номер при регистрации абонента ЭП (00,01,02,...).
ЭПЯ с именем uxx - почтовый ящик управления МНС России по субъекту Российской Федерации с кодом хх для обмена официальной корреспонденцией;
абонентов ИМНС России, зарегистрированных на почтовых серверах управления МНС России по субъекту Российской Федерации:
ixxyynnzz@rxx.nalog.ru, где
хх - код субъекта Российской Федерации;
уу - код инспекции;
nn - цифровой индекс структурного подразделения (00,01,02,...);
zz - порядковый номер при регистрации абонента ЭП (00,01,02,...).
ЭПЯ с именем uххуу - почтовый ящик ИМНС России с кодом хх для обмена официальной корреспонденцией;
абонентов ИМНС России, зарегистрированных на почтовых серверах инспекции:
ixxyynnzz@myy.rxx.nalog.ru, где
i - постоянный префикс;
хх - код субъекта Российской Федерации;
уу - код инспекции;
nn - цифровой индекс структурного подразделения (00,01,02,...);
zz - порядковый номер при регистрации абонента ЭП (00,01,02,...).
ЭПЯ с именем uххуу - почтовый ящик ИМНС России с кодом хх для обмена официальной корреспонденцией;
6. Организация обмена корреспонденцией по электронной почте
6.1. Порядок оформления документов, подписанных ЭЦП, для отправки по электронной почте.
6.1.1. Все документы за исключением документов сторонних организаций, отправляемых с сопроводительным письмом, документов, имеющих приложения только на бумажном носителе, а также документов, указанных в п. 1.4, подлежат отправке только по электронной почте:
в адрес УМНС и МРИ МНС за подписью владельцев сертификатов ключей ЭЦП центрального аппарата МНС России;
в адрес центрального аппарата МНС России за подписью владельцев сертификатов ключей подписи УМНС и МРИ МНС;
между УМНС и МРИ МНС за подписью владельцев сертификатов ключей, входящих в состав соответствующего налогового органа.
Документы, зарегистрированные в Минюсте России, отправляются по ЭП с обязательной отправкой в бумажном виде.
6.1.2. Корреспонденция, предназначенная для отправки по ЭП, готовится исполнителем в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате Министерства Российской Федерации по налогам и сборам (далее - Инструкция по делопроизводству) и должна содержать в правом верхнем углу пометку "по электронной почте", например: по электронной почте Управления Министерства Российской Федерации по налогам и сборам по субъектам Российской Федерации
Указанная пометка не ставится на приказы и распоряжения МНС России.
6.1.3. Подготовленный документ исполнитель представляет на подпись лицу, обладающему правом подписи данной категории документов. В случае если данное лицо является владельцем сертификата ключа ЭЦП (или право ЭЦП делегировано), то документ представляется для подписания на бумажном носителе и в электронном виде (на дискете 3,5 дюйма или пересылаются по системе электронного документооборота). Исполнитель несет персональную ответственность за идентичность электронной копии документа, представляемого для подписания ЭЦП, оригиналу на бумажном носителе. Это подтверждается надписью "Электронная копия документа соответствует оригиналу на бумажном носителе" на визовом экземпляре документа и личной подписью исполнителя. Электронная копия документа должна быть выполнена в текстовом редакторе Word (версия 7.0 или совместимая). Тип файла -"документ Word" (расширение doc). В некоторых случаях допускается подготовка документов в формате "Ехсеl" (расширение хls) или в виде текстового файла (расширение txt).
6.1.4. Подписание электронной копии документа ЭЦП может производиться одновременно с подписанием документа на бумажном носителе или после его регистрации. Если подписание электронной копии документа ЭЦП производится после регистрации документа на бумажном носителе, исполнитель обязан внести в электронный документ регистрационный номер и дату.
Формирование на электронной копии документа ЭЦП в структурных подразделениях центрального аппарата МНС России производится только после регистрации документа.
6.1.5. При регистрации документа, предназначенного для отправки по ЭП, присвоенный исходящий номер корреспонденции дополняется в конце символом "@", являющимся с этого момента неотъемлемой частью номера.
6.1.6. При представлении электронной копии документа на дискете, на ней должны содержаться только файлы, подлежащие подписанию ЭЦП. Дискета не должна содержать сбойных секторов и в обязательном порядке проверяется исполнителем антивирусными программами для предотвращения распространения компьютерных вирусов. В имени файла используются только латинские буквы и цифры в количестве не больше восьми символов. После подписания электронного документа ЭЦП внесение изменений в его содержание запрещается.
6.2. Порядок отправки документов
6.2.1. Отправка электронных документов, подписанных ЭЦП Министра Российской Федерации по налогам и сборам и заместителей Министра Российской Федерации по налогам и сборам, осуществляется только с электронного почтового ящика, предназначенного для обмена официальной корреспонденцией Министерства, установленного в Департаменте по управлению делами.
Отправка таких электронных документов адресатам в центральном аппарате МНС России производится Департаментом по управлению делами по системе электронного документооборота центрального аппарата МНС России.
УМНС и МРИ МНС направляют всю корреспонденцию, подписанную ЭЦП, на адрес электронного почтового ящика для обмена официальной корреспонденцией Министерства. Если в запросе указан официальный ЭПЯ структурного подразделения центрального аппарата МНС России - информация направляется на соответствующий ЭПЯ.
6.2.2. Заказ на многоадресную (свыше 4 адресатов) отправку корреспонденции по электронной почте, осуществляемую с электронного почтового ящика для обмена официальной корреспонденцией Министерства, оформляется на специальном бланке, утвержденном распоряжением МНС России от 04.06.2003 N 139, визируется руководством структурного подразделения Министерства и Департамента по управлению делам.
6.2.3. Исполнитель, после получения виз руководителей структурных подразделений, передает бланк заказа вместе с копией документа на бумажном носителе и электронным документом в Департамент по управлению делами. На копии документа исполнителем делается отметка с помощью штампа о соответствии электронного документа оригиналу на бумажном носителе, которая заверяется его личной подписью. Вся исходящая по электронной почте корреспонденция регистрируется в журнале (приложение N 1). Бланки заказов с копиями документов на бумажном носителе, отправленных по электронной почте, хранятся в Департаменте по управлению делами.
6.2.4. Перед отправкой электронного документа, подписанного ЭЦП, оператор с помощью специальных программных средств проверяет дискету антивирусной программой, официально используемой в МНС России, во избежание распространения компьютерных вирусов.
Оператор, обслуживающий почтовый ящик для обмена официальной корреспонденцией, также подтверждает равнозначность ЭЦП и собственноручной подписи владельца ЭЦП.
В случае неравнозначности ЭЦП и собственноручной подписи владельца ЭЦП или наличия компьютерного вируса отправка электронного документа не производится.
6.2.5. При отправке документов, подписанных ЭЦП, оператор официального почтового ящика создает дополнительный файл с помощью стандартного приложения Word для Windows, содержащий информацию о регистрационном номере и дате подписания отправляемого документа. Имя дополнительного файла должно совпадать с последней цифрой регистрационного номера документа. Например: NUM739. Дополнительный файл является неотъемлемой частью документа, подписывается ЭЦП оператора и отправляется вместе с документом.
Если электронный документ, подписанный ЭЦП, содержит регистрационный номер и дату, то дополнительный файл не создается.
6.2.6. Отправляемые по электронной почте документы подлежат регистрации в СЭД центрального аппарата МНС России в электронной канцелярии соответствующего структурного подразделения.
6.2.7. При отправке по электронной почте документов, подписанных ЭЦП, не разрешается передача документов на бумажном носителе за исключением специально оговоренных случаев и дополнительных запросов.
6.2.8. При создании письма ЭП реквизит "Тема" ("Subject") должен содержать информацию о дате регистрации документа и его номер, например: "31.01.2003 N БГ-3-18/39".
6.2.9. Порядок отправки корреспонденции из УМНС и МРИ МНС в центральный аппарат МНС России аналогичен описанному выше.
6.2.10. Срок хранения отправленной корреспонденции в электронном виде - 2 месяца,
6.3. Прием и регистрация документов
6.3.1. При получении корреспонденции по электронной почте оператор, осуществляющий прием, обязан проверить подлинность ЭЦП, сохранить полученный файл на носителе, позволяющем обеспечить сохранность информации, и зарегистрировать в соответствии с установленным порядком.
6.3.2. Электронный документ, поступивший на электронный почтовый ящик, предназначенный для обмена официальной корреспонденции Министерства, ЭЦП которого не подтверждается, а также не имеющий ЭЦП, при условии, что должностное лицо, подписавшее документ, является владельцем сертификата ключа подписи, регистрации и доведению до адресата не подлежит.
6.3.3. В центральном аппарате МНС России регистрация документов, полученных по электронной почте на электронный почтовый ящик для обмена официальной корреспонденцией Министерства, и доведение их до адресатов производится только в электронном виде с помощью СЭД центрального аппарата МНС России. Информация о подлинности ЭЦП полученного документа отражается в регистрационной карточке.
6.3.4. Регистрация документов, поступивших на электронный почтовый ящик, предназначенный для обмена официальной корреспонденцией структурного подразделения, производится с помощью СЭД центрального аппарата МНС России в электронной канцелярии и в соответствии с номенклатурой дел соответствующего структурного подразделения.
6.3.5. Срок хранения принятой корреспонденции в электронном виде - 7 суток.
Приложение N 1
к Положению, введенному
в действие приказом МНС РФ
от 18 июня 2003 г.
N БГ-3-28/326