МИНИСТЕРСТВО ПРОСВЕЩЕНИЯ СССР
ПРИКАЗ
от 28 января 1986 г. N 45
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ МЕТОДИЧЕСКИХ УКАЗАНИЙ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ УЧЕТА И ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ИМУЩЕСТВЕННО - МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ У МАТЕРИАЛЬНО ОТВЕТСТВЕННЫХ ЛИЦ В УЧРЕЖДЕНИЯХ СИСТЕМЫ МИНПРОСА СССР
В целях повышения контроля за хранением, поступлением и расходованием имущественно - материальных ценностей и упорядочения оперативного их учета в учреждениях системы Министерства просвещения СССР приказываю:
1. Утвердить согласованные с Министерством финансов СССР прилагаемые Методические указания об организации учета и инвентаризации имущественно - материальных ценностей у материально ответственных лиц в учреждениях системы Минпроса СССР.
2. Министерствам просвещения союзных республик довести Методические указания до подведомственных учреждений и местных органов народного образования и обеспечить их выполнение.
Заместитель Министра
К.Г.НОЖКО
УТВЕРЖДЕНЫ
Приказом
Министерства просвещения СССР
от 28 января 1986 г. N 45
СОГЛАСОВАНЫ
с Министерством финансов СССР
январь 1986 г. N 41-31
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ УЧЕТА И ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ИМУЩЕСТВЕННО - МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ У МАТЕРИАЛЬНО ОТВЕТСТВЕННЫХ ЛИЦ В УЧРЕЖДЕНИЯХ СИСТЕМЫ МИНПРОСА СССР
1. Общие положения
1.1. Основными задачами учета имущественно - материальных ценностей являются:
обеспечение сохранности и установление контроля за движением и правильным использованием всех запасов ценностей;
наблюдение за установленными нормами запасов ценностей;
своевременное выявление неиспользуемых оборудования, инвентаря и материалов, подлежащих реализации в установленном порядке, с целью мобилизации внутренних ресурсов;
получение точных сведений об остатках, находящихся на складах (в кладовых) по материально ответственным лицам.
Кроме того, материально ответственные лица осуществляют контроль за тем, насколько объем и ассортимент завезенных оборудования, инвентаря и материалов соответствует действительным текущим потребностям в целях предупреждения затоваривания, приобретения ненужных и неиспользованных имущественно - материальных ценностей.
1.2. Учет имущественно - материальных ценностей на складах (в кладовых) и в эксплуатации организуется и ведется под непосредственным руководством главного бухгалтера централизованной бухгалтерии (бухгалтерии).
Ответственность за обеспечение сохранности и правильное использование имущественно - материальных ценностей несет руководитель учреждения.
1.3. Все имущественно - материальные ценности в обязательном порядке должны находиться на ответственном хранении у должностных лиц, назначенных приказом руководителя учреждения.
Все работники, которым доверяется прием, хранение и отпуск материальных ценностей, должны быть безусловно надежными и проверенными людьми и удовлетворять следующим основным требованиям:
а) иметь достаточную подготовку и практический опыт ведения складского хозяйства;
б) знать инструкции, основные правила и порядок, как качественной приемки и хранения имущественно - материальных ценностей, так и правила их отпуска;
в) уметь быстро и точно измерять, подсчитывать и взвешивать материальные ценности;
г) знать порядок документального оформления операций по приходу, расходу и количественному учету имущественно - материальных ценностей.
Смена должностных лиц, ответственных за хранение, сохранность и использование ценностей, должна сопровождаться инвентаризацией и составлением приемо - сдаточных актов, утверждаемых руководителем.
1.4. Договоры о полной материальной ответственности заключаются с работниками, достигшими 18-летнего возраста, в соответствии с Перечнем должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми предприятием, учреждением, организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности за необеспечение сохранности ценностей, переданных им для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства, утвержденным Постановлением Госкомитета Совета Министров СССР по труду и социальным вопросам и Секретариатом ВЦСПС от 28 декабря 1977 г. N 447/24 (приложение 1)
Договор может быть заключен при соблюдении сторонами всех обязанностей, предусмотренных в Типовом договоре о полной индивидуальной материальной ответственности (приложение 2). В частности, администрация обязана создать работнику условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения сохранности вверенных ему материальных ценностей; знакомить работника с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих за ущерб, причиненный учреждению, а также с действующими инструкциями, нормативами и правилами хранения, приема, отпуска, перевозки переданных ему материальных ценностей и др.
1.5. При организации складского хозяйства необходимо учитывать нижеследующие обязательные требования:
хранение материалов должно осуществляться в специально приспособленных помещениях, а для навалочных материалов (песок, известь, уголь, камень и др.) в огороженных местах;
размещение материалов по стеллажам, шкафам, полкам должно производиться с таким расчетом, чтобы облегчить их приемку, отпуск и инвентаризацию;
наличие исправных весовых и измерительных приборов и мерной тары, обеспечивающих приемку и отпуск точным весом;
обязательное документирование прихода и расхода материалов в момент совершения операции.
На складах (кладовых) должны строго выполняться противопожарные мероприятия, соблюдение температурного режима, охранная сигнализация.
1.6. Материальные ценности на склады учреждений народного образования поступают, как правило, от местных поставщиков, транспортных организаций, от железной дороги, с мест разборки временных и ветхих построек и т.д.
Все поступающие на склад учреждения материальные ценности должны быть оприходованы немедленно. В счетах - платежных требованиях на имущественно - материальные ценности должны быть указаны следующие данные: от кого поступили, наименование, сорт, количество (вес), цена, сумма, дата поступления на склад (кладовую), расписка материально ответственного лица, принявшего ценности.
Грузы, прибывающие по железной дороге, принимаются от станции железной дороги материально ответственными лицами. При получении груза получатель обязан:
а) потребовать проверки груза, если в прибывшем вагоне (контейнере) обнаружена неисправность или отсутствие пломб, наложенных станцией отправления;
б) при получении затаренного или штучного груза проверить количество мест, вес и состояние каждого места, сохранность тары и упаковки, а также соответствие маркировки, нумерации мест, наименования отправителя и станции отправления данным, указанным в железнодорожных документах;
в) в случае получения от станции железной дороги груза без проверки веса следует потребовать отметки об этом в железнодорожной накладной.
Если при осмотре и проверке груза установлена неисправность тары или наличие на ней следов вскрытия и признаков повреждения (порчи) груза, а также в случае обнаружения несоответствия фактического веса, числа мест и маркировки данным, указанным в железнодорожной накладной, получатель груза обязан потребовать от станции назначения составления коммерческого акта.
Коммерческий акт составляется по требованию лица, обнаружившего неисправность, и подписывается начальником станции либо его заместителем, получателем груза (если неисправность груза обнаружена в его присутствии), весовщиком, бригадиром грузчиков и одним из грузчиков, присутствовавших при обнаружении неисправности.
В коммерческом акте должны быть точно описаны обстоятельства, при которых обнаружена неисправность. Для определения ущерба, причиненного в результате повреждения груза, производится экспертиза на станции назначения. Сумма расходов по экспертизе указывается в коммерческом акте и относится на счет грузополучателя, если эксперт вызван по его требованию, и на счет железной дороги, если эксперт вызван по ее инициативе.
Копия акта выдается станцией на руки грузополучателю не позднее трех дней после его подписания.
При несоответствии поступивших материалов качеству и количеству, указанным в сопроводительных документах, составляется акт приемки по ф. N 429 в двух экземплярах.
Акт приемки составляется специальной комиссией, назначаемой руководителем учреждения, с обязательным участием представителя поставщика или незаинтересованной организации, а также материально ответственного лица. Один экземпляр акта используется для учета принятых материальных ценностей, а другой - для направления претензионного письма поставщику.
Не позднее чем через 10 дней после составления акта приемки о недостаче или пересортице грузополучатель обязан предъявить претензию об этом поставщику. К претензии должны быть приложены копия акта и все обосновывающие его документы, которые отправляются заказным письмом с уведомлением.
В акте, устанавливающем неудовлетворительное качество или неправильную маркировку товара либо его некомплектность, должно быть указано, кроме обычных данных, имеющихся в акте, следующее:
а) описание товара, маркировки, упаковки, состояние его и условия хранения;
б) количество (вес), полное наименование и перечисление предъявленного к осмотру и проверенного некачественного или некомплектного товара, с особым выделением вовсе негодного к употреблению или подлежащего уценке;
в) точное описание недостатков качества товара с указанием характера дефектов и их причин, а в случае невозможности - точное указание недостающих частей;
г) размер уценки (скидки) с обоснованием ее.
В акте должно быть указано, в какой мере товар не соответствует предусмотренным договором условиям. Организация, получившая претензию от покупателя, в десятидневный срок с момента получения обязана удовлетворить ее либо сообщить грузополучателю свой обоснованный отказ в удовлетворении претензии.
Покупатель, не получивший удовлетворения претензии, вытекающей из поставки товара, не соответствующего качеству, обусловленному договором, обязан не позднее 6 месяцев со дня составления акта приемки предъявить в установленном порядке поставщику иск о возврате уплаченных за товар сумм и о взыскании штрафов и убытков.
1.7. Законодательством установлены следующие сроки исковой давности:
а) по спорам между государственными предприятиями и учреждениями, кооперативными и общественными организациями - 1 год;
б) по претензиям о взыскании штрафов, пени и неустоек - 6 месяцев;
в) для претензий по железнодорожным, воздушным перевозкам, а также для претензий клиентуры к органам связи - 6 месяцев;
г) по спорам, вытекающим из поставки товаров ненадлежащего качества, - 6 месяцев.
2. Основные средства
2.1. Все имеющиеся в учреждении основные средства в обязательном порядке должны находиться на ответственном хранении у должностных лиц, назначенных приказом руководителя учреждения.
Здания и сооружения, классная и канцелярская мебель, хозяйственный инвентарь и оборудование должны находиться на ответственном хранении у заведующего хозяйством, зам. директора по хозяйственной части, коменданта или заведующего общежитием.
Учебное оборудование, приборы, станки, инструменты и приспособления, спортинвентарь, библиотечный фонд и др. должны находиться на ответственном хранении у лиц, на которых возложено заведование учебными кабинетами, учебно - опытными участками, учителей трудового обучения, исполняющих обязанности мастеров учебной мастерской, учителей физвоспитания, военруков, лаборантов, ст. пионервожатых, заведующих школьными интернатами, библиотекарей и др.
2.2. Для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому объекту (предмету), кроме белья, постельных принадлежностей, одежды, обуви, библиотечных фондов, присваивается инвентарный номер.
Когда инвентарный объект является сложным, т.е. включает те или иные обособленные элементы, составляющие вместе с ним одно целое, на каждом таком элементе должен быть обозначен тот же инвентарный номер, что и на основном, объединяющем их объекте (гарнитур мебельный, сервизы и др.).
Инвентарный номер обозначается на металлическом жетоне или картонной бирке, который прикрепляется к объекту. В отдельных случаях инвентарный номер обозначается краской (например, на обратной стороне ковров и т.д.).
Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним на весь период его нахождения в данном учреждении. Номера инвентарных объектов, выбывших или ликвидированных за ветхостью, не должны присваиваться другим, вновь поступающим объектам основных средств.
Для белья, постельных принадлежностей, одежды и обуви инвентарный номер присваивается по каждому наименованию. При этом на предметы одного наименования, близкие по размерам, качеству материала и цене (в пределах установленных интервалов цен), устанавливается один инвентарный номер.
Предметы мягкого инвентаря маркируются специальным штампом. Штамп должен содержать наименование учреждения, а при выдаче в эксплуатацию дополнительно - обозначение года и месяца выдачи. Маркировочный штамп ставится так, чтобы не портить внешнего вида предмета. В случае смывания маркировки ее следует периодически восстанавливать.
2.3. Инвентарным объектом по субсчету "Здания" является каждое отдельно стоящее здание. В состав здания входят все коммуникации внутри здания, необходимые для его эксплуатации, как-то: система отопления внутри здания, включая и котельную установку для отопления (если последняя находится в самом здании), внутренняя сеть силовой и осветительной электропроводки со всей осветительной арматурой, внутренние телефонные и сигнализационные сети и вентиляционные устройства общесанитарного значения, подъемники (лифты).
Если здания примыкают друг к другу и имеют общую стену, но каждое из них представляет собой самостоятельное конструктивное целое, они считаются отдельными инвентарными объектами.
Надворные постройки, ограждения и другие надворные сооружения, обслуживающие здания (сарай, забор, колодец и др.), составляют вместе с ними один инвентарный объект. Если эти постройки и сооружения обслуживают два и более зданий, они считаются самостоятельными инвентарными объектами.
Наружные пристройки к зданию, имеющие самостоятельное хозяйственное значение, отдельно стоящие здания котельных, а также капитальные надворные постройки (склады, гаражи и т.д.) являются самостоятельными инвентарными объектами.
Законченные строительные здания и сооружения принимаются специальными комиссиями, назначенными в установленном порядке.
Приемка комиссией зданий и сооружений оформляется актом. В актах указываются основные сведения: вид, назначение зданий, год постройки, краткая характеристика объекта (материал, из которого здание сооружено (кирпичное, блочное и др.), плотность стен, кубатура, характер перекрытий, фундамент и т.п.). Кроме того, на здание составляется паспорт, куда заносятся перечисленные выше сведения, а также в процессе эксплуатации отмечается время и стоимость произведенных капитальных ремонтов, норма износа, а при выбытии - причина выбытия.
2.4. Учет основных средств у материально ответственных лиц ведется в инвентарных списках основных средств (ф. N ОС-13) раздельно по учебному оборудованию и инвентарю, транспортным средствам, хозяйственному инвентарю и т.д.; а по белью, постельным принадлежностям, одежде и обуви - в книге складского учета материалов (ф. N М-17).
2.5. Инвентарный список основных средств (ф. N ОС-13) составляется на предметы основных средств по месту их нахождения (эксплуатации) в разрезе классификационных групп (оборудование, хозяйственный инвентарь и т.п.). В эти списки заносятся данные по каждому предмету основных средств: номер и дата инвентарной карточки, инвентарный N, полное наименование объекта с указанием заводского номера, первоначальная стоимость. Списки содержат также специальные графы для производства записи о выбытии.
В книге складского учета (ф. N М-17) на каждое наименование имущественно - материальных ценностей открывается отдельный счет. Записи в книге производятся по приходу и расходу с выведением остатка и указанием даты записи, номера документа, порядкового номера записи, а также от кого получено или кому отпущено.
Систематически (но не реже 1 раза в квартал) данные оперативного учета сверяются с данными бухгалтерского учета, о чем работник центральной бухгалтерии (бухгалтерии) ставит свою подпись с указанием даты сверки.
Учет белья, постельных принадлежностей, одежды и обуви
2.6. Материальная ответственность за сохранность белья, находящегося на складе, возлагается на заведующего складом (кладовщика), а находящегося в эксплуатации - на кастеляншу, с которой заключается договор о полной материальной ответственности.
2.7. Новое белье, приобретенное или изготовленное в мастерской учреждения, поступает на склад и до передачи его в эксплуатацию хранится под ответственностью заведующего складом (кладовщика). Сдача поступающего нового белья кастелянше, минуя склад, запрещается.
2.8. В учреждениях, где на кухне, в столовой и других подразделениях имеется в пользовании значительное количество белья, оно может закрепляться непосредственно за шеф - поваром (поваром), заведующим производством, с которыми заключается договор о полной материальной ответственности.
2.9. При поступлении белья материально ответственным лицом проверяется соответствие полученных ценностей сопроводительной приходной накладной, после чего на приходном документе ставится подпись в получении этих ценностей на ответственное хранение.
2.10. Сразу после поступления на склад производится маркировка (клеймение) несмываемой краской белья заведующим складом (кладовщиком) в присутствии руководителя (заместителя руководителя) учреждения, работника бухгалтерии, представителя группы народного контроля. О произведенной маркировке делается отметка на приходном документе за подписью указанных лиц.
Маркировочные штампы должны храниться у руководителя учреждения или его заместителя. Хранение маркировочных штампов у заведующего складом (кладовой) запрещается.
2.11. Учет белья заведующим складом (кладовщиком) осуществляется в книге складского учета материалов (форма N М-17). В книге складского учета материалов на каждое наименование белья, близкого по размерам, качеству, сорту и цене, имеющего одинаковый номенклатурный номер, открывается отдельный лицевой счет с выделением следующих групп:
1. Белье (рубашки, сорочки, халаты и т.п.).
2. Постельное белье и принадлежности (матрацы, подушки, одеяла, простыни, пододеяльники, наволочки, покрывала и т.п.).
3. Одежда и обмундирование, включая спецодежду (костюмы, пальто, плащи, полушубки, платья, кофты, юбки, куртки, брюки и т.п.).
4. Обувь, включая специальную (ботинки, сапоги, сандалии, валенки и т.п.).
5. Спортивная одежда и обувь (костюмы, ботинки и т.п.).
На предметы белья, учитываемые в составе малоценных и быстроизнашивающихся предметов, открываются отдельные лицевые счета на каждое наименование.
Записи в книге делаются в день совершения операций.
2.12. Для получения со склада нового белья, постельных принадлежностей, одежды и обуви для вновь прибывших воспитанников или для замены изношенных воспитателем составляется список воспитанников, с указанием фамилии и вещей, подлежащих выдаче. Список утверждается руководителем учреждения и передается в централизованную бухгалтерию (бухгалтерию) для проверки соблюдения установленных норм и выписки накладной (требования) по ф. N 434.
Накладная (требование) ф. N 434 выписывается в 2-х экземплярах, из которых первый после записи в книге учета ф. N М-17 передается в бухгалтерию для списания с учета белья с заведующего складом (кладовщика) и оприходование его за кастеляншей; второй экземпляр служит основанием для записи прихода в книге ф. N М-17 у кастелянши.
Накладная (требование) подписывается руководителем учреждения. Заведующий складом (кладовщик) и кастелянша расписывается в нем за выдачу и получение белья.
2.13. При выдаче белья со склада в эксплуатацию на каждом предмете белья рядом со штампом (клеймом) наименования учреждения проставляется несмываемой краской штамп с указанием года и месяца выдачи в эксплуатацию.
Штамп даты выдачи белья в эксплуатацию проставляется кастеляншей в присутствии представителя администрации учреждения (заместителя руководителя, заведующего хозяйством), представителей профсоюзной организации и группы народного контроля. О проставлении штампа делается отметка на первом экземпляре требования за подписями указанных лиц.
Выдача воспитанникам нового белья производится в соответствии с установленными нормами и с учетом сроков носки.
Дети - сироты и дети, оставшиеся без попечения родителей, воспитывающиеся в общеобразовательных школах - интернатах и детских домах, а также дети дошкольного возраста детских домов и школ - интернатов обеспечиваются одеждой, обувью и мягким инвентарем по нормам согласно приложению 3.
Воспитанники детских домов и школ - интернатов общего типа для детей с недостатками в физическом или умственном развитии, а также учащиеся, находящиеся в интернатах при школах на полном государственном обеспечении, обеспечиваются одеждой, обувью и мягким инвентарем по нормам согласно приложению 4.
Воспитанникам детских домов, а также обучавшимся в школах - интернатах всех типов, детям - сиротам и детям, оставшимся без попечения родителей, при направлении их в учебные заведения и на работу выдаются одежда, обувь и мягкий инвентарь по перечню согласно приложению 5.
Если белье изношено ранее установленных сроков носки или непригодно для дальнейшей носки по другим причинам, оно заменяется в каждом отдельном случае с разрешения руководителя учреждения.
При очередной смене белья, взамен сданного в стирку или ремонт, воспитаннику выдается такое же количество чистого белья.
2.14. Одновременно с выдачей белья, постельных принадлежностей, одежды и обуви производится запись в арматурную карточку, заполняемую кастеляншей на каждого воспитанника (приложение 6).
Бланки арматурных карточек хранятся в централизованной бухгалтерии (бухгалтерии). При выдаче кастелянше арматурная карточка заполняется и регистрируется в специальной книге - реестре (приложение 7) и оформляется подписью бухгалтера.
В случае необходимости, в таком же порядке выписывается продолжение арматурной карточки и приобщается к основной карточке.
Арматурные карточки хранятся у кастелянши и служат для учета вещей, находящихся у воспитанников.
При проведении годовой инвентаризации белья закрытые арматурные карточки на выбывших воспитанников сдаются в архив, где хранятся в алфавитном порядке в течение 3-х лет.
В графе 2 арматурной карточки указывается наименование выданных вещей, в графах 3 и 4 - данные о норме и сроках носки вещей, в графе 5 - количество, в графе 6 - дата выдачи, в графе 7 - расписывается воспитательница против каждого наименования в получении вещей, в графах 8 - 13 записываются необходимые данные о сдаче вещей.
Возврат белья кастелянше оформляется двумя подписями.
Целесообразно закреплять белье за воспитанниками индивидуальными метками.
2.15. Белье, выданное в столовую, на кухню, в другие подразделения учреждения, числится кастеляншей за соответствующими должностными лицами (шеф - поваром, зав. производством и т.п.) в описях, с распиской в получении.
Белье и постельные принадлежности, выданные в пользование студентов и учащихся, записываются в арматурные карточки.
2.16. При смене дежурных санитарок фактическое количество предметов белья в комнатах устанавливается путем подсчета. О сдаче или приеме производится запись в месячной приемо - сдаточной ведомости (приложение 8) с обязательной распиской дежурных санитарок.
2.17. При сдаче белья в стирку и приемке из стирки белье пересчитывается, проверяется наличие на нем штампа учреждения. Если после стирки белья штампы на нем станут неясными, это белье в эксплуатацию не выдается до его перештамповки в соответствии с пунктом 2.10 настоящих инструктивных Указаний.
2.18. С целью поддерживания белья в годном состоянии на более длительный срок оно подвергается необходимому ремонту. Мелкий ремонт производится непосредственно в бельевой кладовой.
2.19. Учет белья, находящегося в эксплуатации, ведется кастеляншей в книге складского учета ф. N М-17 в количественном выражении. В этой книге открываются лицевые счета на каждое наименование предметов белья.
На предметы белья, учитываемые в составе малоценных и быстроизнашивающихся предметов, открываются отдельные счета на каждое наименование.
Кастелянша на основании соответствующих документов записывает: по приходу - вновь полученное белье со склада в эксплуатацию или полученное безвозмездно (при переводе воспитанников), а по расходу - списывает белье, аннулированное в результате непригодности к дальнейшей эксплуатации или переданное безвозмездно в другие учреждения, и т.п. Записи в книге делаются в день совершения операции.
Внутренний оборот белья (выдача воспитанникам и подразделениям учреждения, передача в стирку или ремонт и прием из стирки и ремонт) по книге ф. N М-17 не отражается.
При увольнении, перемещении, уходе в отпуск материально ответственных лиц должна производится проверка наличия у них белья, с составлением акта о передаче белья другому ответственному лицу, назначенному приказом по учреждению.
Учет библиотечного фонда
2.20. Работа библиотек строится в соответствии с Положением о библиотечном деле в СССР, утвержденным Указом Президиума Верховного Совета СССР от 13 марта 1984 г. N 10926-X.
Работа школьных библиотек организуется в соответствии с Типовым положением о школьной библиотеке, введенным в действие инструктивным письмом Минпроса СССР от 14.05.75 N 28-М.
Работа библиотек педагогических институтов строится в соответствии с Типовым положением о библиотеке высшего учебного заведения, утвержденным Приказом Минвуза СССР от 20.11.80 N 1271.
2.21. Учет библиотечных фондов организуется в соответствии с Инструкцией об учете библиотечного фонда в государственных массовых библиотеках, объединенных в централизованные библиотеки системы Министерства культуры СССР, утвержденной Минкультуры СССР 22.08.77.
2.22. Библиотечные фонды школьных библиотек хранятся и учитываются раздельно: по школьным учебникам и по художественной литературе.
2.23. Оперативный учет библиотечных фондов включает в себя прием, штемпелевание, регистрацию поступления, распределение по классам, перемещение учебников, выбытие, подведение итогов движения библиотечного фонда и его проверку.
2.24. Учет учебников осуществляется в книге учета библиотечного фонда школьных учебников (приложение 9), а также в Книге учета библиотечного фонда или Книге суммарного учета библиотечного фонда.
3. Материальные запасы
3.1. Учет материальных ценностей на складе (кладовой) ведется материально ответственным лицом в книге (карточке) складского учета материалов ф. N М-17 по наименованиям, сортам и количеству. На основании приходных и расходных документов материально ответственное лицо ежедневно записывает в книгу (карточку) ф. N М-17 количество прибывших или выбывших материалов с выведением после каждой записи остатка.
3.2. Бухгалтерия систематически осуществляет контроль за поступлением и расходованием материальных ценностей, находящихся на складе (в кладовой), а также ежеквартально сверяет свои записи по учету материалов с записями, ведущимися на складе (кладовой).
3.3. Запасы материальных ценностей на складе (кладовой) необходимо иметь в строгом соответствии с утвержденными нормативами на текущий год.
Снабжение лабораторий, кабинетов, других подразделений должно производиться через склад (кладовую). Выдаваться материалы могут лишь в пределах месячной потребности. Предельные нормы выдачи отдельных хозяйственных материалов прилагаются (приложение 10).
Дефицитные и ценные материалы (спирт, ремонтно - строительные, радиоматериалы, фотопринадлежности и др.) относятся в подотчет получателя, а остальные по мере выдачи списываются в расход.
3.4. Учет материалов заведующим складом (кладовщиком) или другим материально ответственным лицом осуществляется в разрезе отдельных групп:
материалы для учебных и других целей;
материалы для научных исследований;
продукты питания;
хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности;
топливо, горючее и смазочные материалы;
корма и фураж;
тара;
прочие материалы;
запасные части к машинам и оборудованию;
изделия производственных учебных мастерских;
продукция подсобных (учебных) сельских хозяйств;
оборудование к установке;
строительные материалы для капитального строительства;
спец. оборудование для научно - исследовательских работ.
Для каждой группы материалов в книге (карточке) ф. N М-17 отводится определенное количество страниц (число карточек). На каждое наименование материалов открывается отдельный счет.
3.5. Выдача материалов со склада (кладовой) производится по документам, утвержденным руководителем учреждения. Для выдачи материалов применяются следующие документы:
а) накладная (требование) ф. N 434 применяется при выдаче материалов со склада (кладовой) и при перемещении материалов внутри учреждения. Накладная (требование) выписывается в двух экземплярах.
При получении ремонтно - строительных материалов, которые транспортируются на место строительства, разрешается выписывать накладную (требование) в двух экземплярах, первый экземпляр служит основанием для получения материалов со склада, в второй - для учета по месту их использования.
Фактическое использование ремонтно - строительных материалов должно проверяться при приемке ремонтно - строительных работ по актам, при этом устанавливается соответствие израсходованных материалов выполненным работам;
б) меню - требование ф. N 299 или ф. 299-мех применяется для выдачи продуктов питания со склада (кладовой). Меню - требование составляется ежедневно на основании норм раскладки продуктов питания и данных о количестве довольствующихся. Меню - требование с расписками лиц о выдаче и получении продуктов питания передается в бухгалтерию в сроки, установленные графиком, но не реже трех раз в месяц;
в) ведомость на выдачу кормов и фуража ф. N 397. Корма и фураж отпускаются со склада в пределах установленных норм;
г) ведомость выдачи материалов на нужды учреждения ф. N 410 применяются для выдачи хозяйственных материалов, для учебных и других целей в течение месяца;
д) заборная карта ф. N 431 применяется как при ежедневном отпуске материалов и топлива, так и через определенные промежутки времени в течение месяца.
Заборная карта выписывается на каждого получателя на несколько наименований материалов для расходования по прямому назначению. Эта карта выписывается в двух экземплярах, один из которых с распиской получателя хранится на складе, второй - у получателя. При ежедневном отпуске материалов заборная карта выписывается сроком на 15 дней, а при периодическом - сроком на месяц.
Материалы и топливо выдаются в пределах установленного лимита по предъявлении получателем своего экземпляра заборной карты. Отпуск материалов сверх установленного лимита производится по накладной (требованию) ф. N 434. Лимит устанавливается учреждением (организацией) исходя из фактических потребностей и сложившегося за определенный период среднемесячного расхода.
В тех случаях, когда выдача топлива со склада по накладной (требованию) или заборной карте является невозможной, списание расхода топлива производится по актам обмера остатков. В случае недостачи топлива по акту обмера в сравнении с установленными нормами расходования руководитель учреждения принимает меры к выявлению причин перерасхода и в надлежащих случаях - меры взыскания;
е) путевой лист применяется для списания в расход автомобильного бензина, дизельного топлива. Бензин и дизельное топливо списываются по фактическому расходу, но не выше норм, утвержденных для отдельных марок автомобилей.
Материально ответственные лица представляют в бухгалтерию в сроки, установленные графиком, документы по приходу и расходу материальных ценностей при реестре сдачи документов ф. N 442, составляемом в двух экземплярах. После проверки правильности оформления представленных документов один экземпляр реестра с подписью работника бухгалтерии возвращается материально ответственному лицу, второй экземпляр остается в делах бухгалтерии.
Продукты питания
3.6. Учет продуктов питания на складе (кладовой) является составной частью всей системы учета материальных ценностей и должен обеспечивать полностью сохранность продуктов питания и тары во время их приема, хранения и отпуска.
3.7. Доставка продуктов питания на склад (кладовую) осуществляется в соответствии с заключенными договорами и может производиться:
представителями учреждения народного образования (кладовщиком);
экспедитором поставщика - при централизованной доставке.
3.8. Получение продуктов питания оформляется распиской материально ответственного лица на документах поставщика (счете - платежном требовании, товарно - транспортной накладной, накладной).
При централизованной доставке продуктов питания приемка их подтверждается не только распиской материально ответственного лица в сопроводительном документе поставщика, но и штампом (печатью) учреждения народного образования. Поставщику сообщается фамилия и образец подписи лица, уполномоченного получать продукты питания, а также образец штампа (печати), скрепляющего эту подпись.
Работники, осуществляющие получение и доставку продуктов питания, назначаются приказом руководителя учреждения и с ними заключается Типовой договор о полной материальной ответственности.
3.9. Продукты питания, поступающие на склад (кладовую) учреждения, подвергаются проверке в отношении соответствия их ассортименту, количеству, весу, качеству указанным в сопроводительном документе.
В учреждении должен быть организован контроль за качеством поступающих продуктов питания. Предварительная проверка качества продуктов питания (по внешним признакам) производится при их приемке на склад (кладовую) заведующим складом (кладовщиком) учреждения.
В случае сомнения в доброкачественности продуктов питания их приемка производится с обязательным участием диетврача (диетсестры), врача (медсестры).
При невозможности определения доброкачественности продуктов питания на месте определенное количество продуктов питания направляется в соответствующую лабораторию санитарно - эпидемиологической станции.
При установлении недоброкачественности какого-либо продукта питания, обнаруженной при приемке, составляется акт.
Недоброкачественные продукты, указанные в акте, возвращаются поставщику, вместе с заключением врача или санэпидемстанции.
3.10. Для осуществления учета продуктов питания на складе (кладовой) заведующий складом (кладовщик) ведет книгу складского учета формы N М-17, в которой учитывается поступление, расход и выводятся остатки продуктов питания по наименованиям, номенклатурным номерам, сортам в количественном выражении. На каждое наименование (вид) продуктов питания и тары открывается отдельная страница книги. Остатки на соответствующих страницах книги выводятся после каждой записи по приходу и расходу продуктов питания.
Основанием для ежедневной записи поступивших на склад (кладовую) продуктов питания служат сопроводительные документы поставщика, а для выданных продуктов питания - меню - требования формы N 299 и 299-мех и накладная (требование) по форме N 434-мех.
3.11. Отпуск продуктов питания со склада (кладовой) на пищеблок производится через шеф - повара (повара) в присутствии диетсестры (сестры) на основании меню - требования формы N 299 (299-мех).
Дополнительная выписка и возврат продуктов питания производится по накладной (требованию) формы N 434.
3.12. После разноски данных приходных и расходных документов в книгу складского учета формы N М-17 материально ответственное лицо в установленные сроки сдает их в централизованную бухгалтерию (бухгалтерию) при реестре сдачи документов формы N 442, составленном в 2-х экземплярах. После проверки правильности оформления представленных документов один экземпляр реестра с подписью работника бухгалтерии возвращается материально ответственному лицу, второй экземпляр остается в бухгалтерии.
3.13. Работники централизованной бухгалтерии (бухгалтерии) должны систематически проверять своевременность, полноту и правильность записей прихода и расхода продуктов питания в книгах складского учета формы N М-17, сверять их с записями в бухгалтерском учете и подтверждать правильность этих записей подписью работника бухгалтерии, проводившего проверку.
3.14. Материально ответственные лица, принимающие продукты питания, обязаны одновременно принимать и тару.
Тара, поступающая на склад (кладовую), приходуется на основании тех же документов, что и продукты питания, в которых отдельной строкой должно указываться наименование тары, ее количество, цена и сумма.
3.15. На основании сведений о наличии детей, состоящих на довольствии, и утвержденных норм питания диетсестра (медсестра) составляет для следующего дня в одном экземпляре меню - требование (формы N 299 или 299-мех) и подсчитывает итоги.
3.16. Дневная стоимость питания ребенка должна соответствовать утвержденным нормам питания.
При составлении меню - требования диетсестра (медсестра) должна осуществлять контроль за соблюдением утвержденных норм питания на одного ребенка.
В случае изменения количества детей (свыше трех человек) по сравнению с данными на начало дня, указанными в меню - требовании, диетсестра (медсестра) составляет расчет изменения потребности в продуктах питания. При увеличении потребности в продуктах питания выписывается накладная (требование) на склад (в кладовую) по форме N 434, а при уменьшении потребности в продуктах питания излишки сдаются на склад (кладовую) и оформляются той же накладной (требованием) с указанием на ней "Возврат". Продукты питания, заложенные в котел, возврату на подлежат. Регистрация накладных формы N 434 на возврат продуктов питания производится централизованной бухгалтерией (бухгалтерией), которая контролирует полноту оприходования возврата продуктов питания.
3.17. Закладка продуктов питания в котел производится в присутствии диетсестры (медсестры). Периодические (внезапно) закладка продуктов питания в котел контролируется администрацией и представителями общественных организаций. Перед закладкой в котел продукты питания взвешиваются независимо от того, что они были получены по весу со склада (кладовой).
Вес порций готовых блюд должен соответствовать нормам выхода готовой продукции. Не менее трех раз в месяц представителями общественных организаций выборочно проверяется вес порций готовых блюд и одновременно производится проба пищевых продуктов. В результате проверки составляется акт.
3.18. Меню - требования подекадно сдаются материально ответственным лицом в централизованную бухгалтерию (бухгалтерию), где данные о расходе продуктов питания из меню - требований заносятся в накопительную ведомость по расходу продуктов питания ф. N 399.
По окончании месяца в ведомости подсчитываются итоги израсходованных за месяц продуктов питания.
3.19. С целью контроля за сохранностью продуктов питания учреждения обязаны не менее одного раза в квартал проводить инвентаризацию. Кроме того, в межинвентаризационный период должны проводиться внезапные инвентаризации продуктов питания (сплошные или выборочные). Выборочной проверке подвергаются прежде всего наиболее ценные продукты питания. Если при выборочной проверке будут обнаружены нарушения и недостача, то должна быть проведена внеочередная сплошная инвентаризация продуктов питания.
Выявление результатов инвентаризации продуктов питания производится по количеству, цене и сумме по каждому наименованию.
В случае обнаружения недостачи продуктов питания работники централизованной бухгалтерии (бухгалтерии) определяют в установленном порядке естественную убыль. Естественная убыль применяется на фактический расход продуктов, произведенный за период после снятия остатков. Списание с материально ответственных лиц недостачи продуктов в пределах естественной убыли производится по нормам и в порядке, установленном Приказом Министерства торговли СССР от 26 марта 1980 г. N 75 (приложение 11).
Недостача продуктов питания (кроме мяса, мясопродуктов, молока и молочных продуктов) сверх норм естественной убыли взыскивается с материально ответственных лиц в установленном порядке по государственным розничным ценам. Излишки приходуются. Недостача мяса и мясопродуктов взыскивается с материально ответственных лиц на основании Постановления Государственного комитета СССР по ценам от 12.04.83 N 303 по государственным розничным ценам с применением коэффициента 3, молока и молочных продуктов - 2,5.
Учет спирта
3.20. При учете этилового спирта определению подлежат: объем водно - спиртового раствора, содержание спирта в нем в объемных процентах (крепость) и объем содержащегося в нем безводного спирта.
Единицей измерения этилового спирта является литр безводного спирта при температуре +20 град. C.
3.21. Выписка требования на получение спирта со склада (кладовой) производится на основании норм расхода спирта на учебно - лабораторные, научные, медицинские и производственные нужды.
В случае отпуска спирта на выполнение разовых работ, на которые отсутствуют нормы, составляется обоснованный расчет, применительно к действующим нормам на аналогичные работы.
3.22. Медицинские кабинеты школ, школ - интернатов, дошкольных детских учреждений при получении и расходовании спирта руководствуются Приказом Министерства здравоохранения СССР от 16.09.69 N 675 "О нормативах потребления этилового спирта медицинскими учреждениями, порядке прописывания, отпуска и учета этилового спирта в лечебно - профилактических учреждениях и аптеках", с дополнениями, утвержденными Приказом Минздрава СССР от 15.07.76 N 693 (приложение 12), и инструкцией Минвуза СССР от 08.08.84 N 588.
Кроме того, при проведении профилактических прививок медицинские кабинеты руководствуются Приказом Минздрава СССР от 24.04.72 N 325, которым утверждена единая норма расхода спирта для проведения профилактических прививок - 0,5 г на 1 прививку.
На разовую протирку 16 мм кинопленки с целью удаления жировых пятен на 1000 погонных метров норма расхода этилового спирта высшего сорта ГОСТ 18300-72 - 20 миллилитров.
3.23. Отпуск спирта в зависимости от условий его хранения и наличия тары может производиться на 10, 20, 30 дней потребности.
3.24. Учет поступления и расхода спирта осуществляется в журнале (приложение 13).
По данным этого журнала лицо, на которое возлагается хранение спирта, составляет и представляет в бухгалтерию акт - отчет (приложение 14) за 10, 20 или 30 дней, т.е. в зависимости от установленного порядка отпуска спирта.
Акт - отчет утверждается руководителем учреждения.
3.24. Лицо (зав. складом, кладовщик), ответственное за хранение основных запасов спирта, обязано своевременно отражать в карточках складского учета операции по приходу и расходу спирта и выводить на конец дня его остаток. Карточки ведутся раздельно по наименованиям и крепости спирта.
3.25. Инвентаризация спирта должна производиться ежеквартально по состоянию на 1 число первого месяца квартала комиссией, назначенной руководителем учреждения, в состав которой обязательно включается работник централизованной бухгалтерии (бухгалтерии).
Кроме того, периодически проводятся внезапные инвентаризации спирта.
2.36. Инвентаризация проводится по всем местам хранения (на складе, в кабинетах, лабораториях и т.д.) в присутствии материально ответственного лица.
Одновременно с проведением инвентаризации производится определение крепости спирта.
3.27. Акт снятия остатков спирта должен быть оформлен в день проверки и не позднее следующего дня передан в централизованную бухгалтерию (бухгалтерию) за подписью членов комиссии и материально ответственного лица.
В случае выявления излишка или недостачи спирта бухгалтерия требует от материально ответственного лица письменное объяснение. При отказе дать объяснение, в акте об этом делается соответствующая запись. После получения объяснения или отказа в его представлении инвентаризационная комиссия дает заключение о недостаче или излишке спирта.
3.28. При недостаче или умышленной порче всех видов и марок спирта: этилового сырца, спирта этилового - технического и спирта этилового ректификованного - в соответствии с Указаниями, утвержденными Постановлением Государственного комитета СССР по ценам от 10.08.85 N 772, возмещение ущерба производится в размере 32 руб. за 1 литр крепостью 95% с надбавками (скидками) в размере 34 коп. за каждый процент повышенной (сниженной) крепости в 1 литре.
Учет горюче - смазочных материалов и единых талонов на бензин
3.29. Единые талоны на бензин хранятся в кассе централизованной бухгалтерии (бухгалтерии). Прием в кассу и выдача из кассы единых талонов оформляется кассовыми ордерами, на которых ставится штамп или делается надпись от руки красным карандашом "Фондовый". Регистрация приходных и расходных фондовых ордеров ведется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов формы N КО-3а на отдельных листах.
3.30. Из кассы единые талоны водителям транспортных средств выдаются по разрешению руководителя и главного бухгалтера.
Повторная выдача талонов может производиться только после сдачи полного отчета за ранее выданные талоны.
3.31. Талоны выдаются на основании путевого листа, на котором в строке "выдать горючее" записывается прописью количество разрешенного к выдаче нефтепродукта по талонам согласно заданию с учетом его остатка в баке.
На выданных водителям талонах должна быть печать с указанием наименования учреждения и его ведомственной принадлежности. При выдаче водителям единых талонов наряду с заполнением в путевом листе раздела о движении горючего следует указывать серии и номера выданных единых талонов. В случае отсутствия таких записей в путевом листе отпуск нефтепродуктов не производится, а талоны подлежат изъятию, о чем составляется соответствующий акт.
3.32. Стоимость нефтепродуктов, фактически израсходованных на эксплуатацию транспортных средств, списывается в расход на основании данных путевых листов о фактическом расходе топлива за отчетный период.
3.33. Приобретенные и неиспользованные потребителями единые талоны предприятиями и организациями Госкомнефтепродукта обратно не принимаются и их стоимость не возмещается. В соответствии с письмом Министерства финансов СССР от 17 октября 1974 г. N 249 неиспользованные потребителями единые талоны в течение 10 дней после окончания срока их действия уничтожаются комиссией, назначенной руководителем потребителя.
3.34. Учреждениям запрещается производить самостоятельную реализацию на сторону сверхнормативных и неиспользованных нефтепродуктов и единых талонов на их получение.
Учет тары
3.35. Основными задачами учета тары являются:
- обеспечение сохранности тары, находящейся на складах (порожней и под материальными ценностями);
- правильное и своевременное документальное отражение операций по ее движению;
- организация систематического учета за движением залоговой тары и тары, подлежащей обязательному возврату;
- обеспечение своевременной сдачи тары поставщикам, тарособирающим и тароремонтным предприятиям.
3.36. Учет тары материально ответственными лицами ведется по следующим видам:
а) деревянная тара (ящики дощатые, фанерные, бочки заливные и сухотарные, обрешетки, барабаны и катушки кабельные);
б) картонная и бумажная тара (ящики, коробки из гофрированного и гладкого картона, мешки и пакеты бумажные, барабаны картонные набивные и т.д.);
в) тара из полимерных синтетических материалов (бочки, ящики, пакеты, банки, флаконы и т.д.);
г) мешки тканевые, упаковочные ткани (хлопчатобумажные, льняные и льно - джуто - кенафные), нетканные упаковочные полотна;
д) металлическая внешняя тара (бочки, корзины, барабаны, фляги, бидоны, баллоны и т.д.);
е) стеклянная тара (бутылки, бутыли, банки, склянки, флаконы и т.д.).
Основные понятия, термины и определения по таре даны в приложении 15.
3.37. Тара и упаковка продукции должны соответствовать требованиям государственных стандартов или технических условий.
Порядок и сроки возврата тары, упаковочных и увязочных материалов или сдачи их, а также ответственность за несвоевременный возврат или сдачу и за отказ от приема тары и этих материалов определяются Особыми условиями поставки или договором.
3.38. При организации учета тары следует иметь в виду, что многооборотная тара (бочки, бутылки, бутыли, банки, мешки тканевые и др.), обращающаяся по залоговым ценам, подлежит обязательному возврату.
Стоимость многооборотной тары, оцениваемой по залоговым ценам, оплачивается покупателем сверх стоимости затаренных в нее материальных ценностей.
При отгрузке указанной тары под материальными ценностями ее стоимость показывается в счете - платежном требовании отдельно.
Используемая в народном хозяйстве тара (деревянные и картонные ящики и др.), освобождающаяся из-под импортных товаров, должна учитываться обособленно.
4. Учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов
4.1. Малоценными и быстроизнашивающимися предметами являются: учебное оборудование, технические средства обучения, производственный инвентарь, инструменты, столовый и кухонный инвентарь, мебель и другие предметы стоимостью в пределах 100 руб. за единицу (комплект); телефонные аппараты независимо от их стоимости, белье, постельные принадлежности, одежда и обувь при стоимости до 2-х рублей за единицу (комплект).
4.2. Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, находящиеся как на складе (кладовой), так и в эксплуатации, учитываются в книге складского учета материалов ф. N М-17 по наименованиям и количеству. На каждое наименование открывается отдельный счет.
4.3. Находящиеся в эксплуатации учебные и наглядные пособия и предметы стоимостью до 2-х рублей включительно за единицу (комплект), за исключением белья, постельных принадлежностей, одежды и обуви, а также столового и кухонного инвентаря, в учреждениях, имеющих в своем составе столовые и пищеблоки, учитываются должностными лицами в ведомостях оперативного (количественного) учета движения малоценных и быстроизнашивающихся предметов, находящихся в эксплуатации, формы N 412. При этом предметы, изготовленные из пластмассы, картона и бумаги, при выдаче со склада (кладовой) в оперативном порядке не учитываются.
4.4. Материально ответственное лицо с целью обеспечения контроля за своевременностью и полнотой записей в ведомости ф. N 412 на накладной (требовании) ф. N 434 за своей подписью производит запись "Полученные по накладной ценности записаны в ведомость ф. N 412".
4.5. Учебные и наглядные пособия стоимостью до 5 руб. учитываются отдельно от предметов стоимостью до 2-х рублей. Однородные предметы по мере поступления записываются одной строкой.
4.6. Списание предметов, пришедших в негодность, производится по актам ф. N 443, которые вместе с ведомостями ежеквартально представляются в централизованную бухгалтерию (бухгалтерию). На основании этих актов работник бухгалтерии, ведущий учет материальных ценностей, отмечает в ведомостях и актах, что ценности приняты к списанию, проверяет правильность ведения ведомостей и возвращает их и акты материально ответственному лицу, которое должно хранить акты до очередной инвентаризации.
4.7. При смене материально ответственного лица ведомость после проверки в натуре наличия инвентаря закрывается и материально ответственное лицо, сдающее ценности, производит запись, что ведомость закрыта, остатки перенесены в другую ведомость с указанием фамилии вновь назначенного материально ответственного лица. После этой записи ставятся подписи лиц, участвующих в передаче. Материально ответственное лицо, сдавшее ценности, сдает ведомость в централизованную бухгалтерию (бухгалтерию). Материально ответственное лицо, принявшее ценности, записывает их в новую ведомость ф. N 412.
4.8. Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, учитываемые в ведомостях ф. N 412, подлежат инвентаризации в сроки, установленные для инвентаризации малоценных и быстроизнашивающихся предметов. При этом инвентаризационные описи со сличительными ведомостями не составляются.
При обнаружении недостачи предметов, учитываемых в оперативном порядке, составляется акт и материально ответственное лицо представляет объяснения.
5. Инвентаризация основных средств, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов и других материальных ценностей
5.1. Все учреждения системы Министерства просвещения СССР в соответствии с Положением о бухгалтерских отчетах и балансах учреждений и организаций, состоящих на государственном бюджете СССР, утвержденным Приказом Минфина СССР от 27 декабря 1974 г. N 305, обязаны проводить инвентаризацию основных средств, имущественно - материальных ценностей и других статей баланса.
5.2. Основными задачами инвентаризации являются:
выявление фактического наличия основных средств и имущественно - материальных ценностей в натуре;
контроль за их сохранностью путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;
выявление основных средств и другого имущества, потерявших свое первоначальное качество и неиспользуемых;
выявление сверхнормативных материалов с целью последующей реализации;
проверка соблюдения правил и условий хранения, содержания и эксплуатации оборудования и инвентаря.
5.3. Инвентаризация основных средств и имущественно - материальных ценностей проводится в порядке и сроки, установленные вышеназванным Положением.
Инвентаризацию основных средств и малоценных и быстроизнашивающихся предметов допускается проводить с 1 сентября отчетного года. Для проведения инвентаризации создается инвентаризационная комиссия, возглавляемая руководителем учреждения, при обязательном участии главного бухгалтера централизованной бухгалтерии (бухгалтера), а также местные инвентаризационные комиссии, в состав которых в обязательном порядке входят работники централизованной бухгалтерии (бухгалтерии). Работа местных комиссий организуется и контролируется центральной комиссией.
5.5. Если при проведении инвентаризации установлено отсутствие каких-либо сведений в инвентарных карточках учета основных средств, эти данные уточняются и заносятся в карточки.
При проверке фактического наличия приборов, машин, оборудования в обязательном порядке сличаются заводские номера на предметах (объектах) основных средств с данными бухгалтерского учета.
5.6. Руководители учреждений обязаны лично рассмотреть материалы инвентаризации не позднее чем в 10-дневный срок после ее окончания.
5.7. Порядок проведения инвентаризации определенных видов имущественно - материальных ценностей изложен в соответствующих разделах Методических указаний.
Начальник Управления
бухгалтерского учета
и финансового контроля
А.Я.СПЕКТОР
УТВЕРЖДЕНО
Постановлением
Госкомтруда СССР
и секретариата ВЦСПС
от 28 декабря 1977 года N 447/24
ПЕРЕЧЕНЬ
ДОЛЖНОСТЕЙ И РАБОТ, ЗАМЕЩАЕМЫХ ИЛИ ВЫПОЛНЯЕМЫХ РАБОТНИКАМИ, С КОТОРЫМИ ПРЕДПРИЯТИЕМ, УЧРЕЖДЕНИЕМ, ОРГАНИЗАЦИЕЙ МОГУТ ЗАКЛЮЧАТЬСЯ ПИСЬМЕННЫЕ ДОГОВОРЫ О ПОЛНОЙ МАТЕРИАЛЬНОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТИ ПО НЕОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ ЦЕННОСТЕЙ, ПЕРЕДАННЫХ ИМ ДЛЯ ХРАНЕНИЯ, ОБРАБОТКИ, ПРОДАЖИ (ОТПУСКА), ПЕРЕВОЗКИ ИЛИ ПРИМЕНЕНИЯ В ПРОЦЕССЕ ПРОИЗВОДСТВА
I
Заведующие кассами; заведующие кладовыми ценностей; заведующие камерами хранения; заведующие складами и их заместители.
Старшие контролеры-кассиры и контролеры-кассиры; старшие контролеры и контролеры; старшие кассиры и кассиры, а также другие работники, выполняющие обязанности кассиров.
Заведующие сберегательными кассами первого разряда и заведующие операционными частями центральных сберегательных касс; начальники отделов, старшие инспектора и инспектора отделов по проверке и уничтожению погашенных ценных бумаг республиканских главных управлений и управлений Гострудсберкасс СССР; старшие эксперты и эксперты, старшие инспектора и инспектора республиканских главных управлений Гострудсберкасс СССР, осуществляющие экспертизу и оплату выигравших билетов денежно-вещевых лотерей; главные эксперты, старшие эксперты и эксперты, старшие инспектора и инспектора отдела экспертизы ценных бумаг Правления Гострудсберкасс СССР, старшие инспектора и инспектора депозитного отдела Правления Гострудсберкасс СССР.
Заведующие (директора при отсутствии заведующих отделами и секций) магазинами и их заместители; заведующие скупочных пунктов; заведующие товарными секциями (отделами), отделами заказов магазинов и их заместители; начальники цехов и участков предприятий торговли и их заместители.
Начальники товарных и товароперевалочных участков; старшие товароведы и товароведы, непосредственно обслуживающие материальные ценности.
Заведующие предприятиями общественного питания и их заместители; заведующие производством, начальники цехов (участков) и их заместители, старшие администраторы и администраторы залов (метрдотели) предприятий общественного питания.
Заведующие аптечными учреждениями и их заместители; заведующие отделами аптечных учреждений и их заместители; заведующие аптечными пунктами первой группы; провизоры-технологи (рецепторы-контролеры); фармацевты (ручнисты); старшие медсестры структурных подразделений учреждений здравоохранения.
Заведующие хозяйством и коменданты зданий, осуществляющие хранение материальных ценностей.
Агенты по снабжению; экспедиторы по перевозке грузов; инкассаторы.
II
Работы по приему от населения всех видов платежей и выплате денег не через кассу.
Работы по обслуживанию торговых и денежных автоматов.
по приему на хранение, обработке, хранению, отпуску материальных ценностей на складах, базах (нефтебазах), автозаправочных станциях, холодильниках, пищеблоках, хранилищах, заготовительных (приемных) пунктах, товарных и товаро-перевалочных участках, камерах хранения, кладовых и гардеробах;
по выдаче (приему) материальных ценностей лицам, находящимся в лечебно-профилактических и санаторно-курортных учреждениях, пансионатах, кемпингах, домах отдыха, гостиницах, общежитиях, комнатах отдыха на транспорте, детских учреждениях, спортивно-оздоровительных и туристских организациях, пионерских лагерях, а также пассажирам всех видов транспорта; по экипировке пассажирских судов, вагонов и самолетов.
Работы:
по приему от населения предметов культурно-бытового назначения и других материальных ценностей на хранение, в ремонт и для выполнения иных операций, связанных с изготовлением, восстановлением или улучшением качества этих предметов (ценностей), их хранению и выполнению других операций с ними;
по выдаче на прокат населению предметов культурно-бытового назначения.
Работы по продаже (отпуску) товаров (продукции), их подготовке к продаже независимо от форм торговли и профиля предприятия (организации).
Работы по приему и обработке для доставки (сопровождения) груза, багажа, почтовых отправлений и других материальных и денежных ценностей, их доставке (сопровождению), выдаче (сдаче).
Приложение 2
ТИПОВОЙ ДОГОВОР О ПОЛНОЙ ИНДИВИДУАЛЬНОЙ МАТЕРИАЛЬНОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТИ
В соответствии со статьей 11 Положения о материальной ответственности рабочих и служащих за ущерб, причиненный предприятию, учреждению, организации, утвержденного Указом Президиума Верховного Совета СССР от 13 июля 1976 года (Ведомости Верховного Совета СССР, 1976, N 29, ст.427), письменные договоры о полной материальной ответственности могут быть заключены предприятием, учреждением и организацией с работниками (достигшими 18-летнего возраста), занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей, если должности, занимаемые работниками, или выполняемые ими работы предусмотрены в специальном Перечне, утвержденном в установленном порядке.
В целях обеспечения сохранности материальных ценностей, принадлежащих
именуемый в дальнейшем "администрация", выступая от имени предприятия, учреждения, организации, с одной стороны, и работник
именуемый в дальнейшем "работник", с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем;
1. Работник, занимающий должность
принимает на себя полную материальную ответственность за необеспечение сохранности вверенных ему предприятием, учреждением, организацией материальных ценностей и в связи с изложенным обязуется:
бережно относиться к переданным ему для хранения или для других целей материальным ценностям предприятия, учреждения, организации и принимать меры к предотвращению ущерба;
своевременно сообщать администрации предприятия, учреждения, организации о всех обстоятельствах, угрожающих обеспечению сохранности вверенных ему материальных ценностей;
вести учет, составлять и представлять в установленном порядке товарно-денежные и другие отчеты о движении и остатках вверенных ему материальных ценностей;
участвовать в инвентаризации вверенных ему материальных ценностей.
создавать работнику условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения полной сохранности вверенных ему материальных ценностей;
знакомить работника с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих за ущерб, причиненный предприятию, учреждению, организации, а также с действующими инструкциями, нормативами и правилами хранения, приемки, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства переданных ему материальных ценностей;
проводить в установленном порядке инвентаризацию материальных ценностей.
3. В случае необеспечения по вине работника сохранности вверенных ему ценностей определение размера ущерба, причиненного предприятию, учреждению, организации, и его возмещение производятся в соответствии с действующим законодательством.
4. Работник не несет материальной ответственности, если ущерб причинен не по его вине.
5. Действие настоящего договора распространяется на все время работы с вверенными работнику материальными ценностями предприятия, учреждения, организации.
6. Настоящий договор составлен в двух экземплярах, из которых первый находится у администрации, а второй - у работника.
КНИГА-РЕЕСТР АРМАТУРНЫХ КАРТОЧЕК
МЕСЯЧНАЯ ПРИЕМО-СДАТОЧНАЯ ВЕДОМОСТЬ
КНИГА УЧЕТА БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА ШКОЛЬНЫХ УЧЕБНИКОВ
Часть I. Поступление в фонд учебников
Часть II. Выбытие из фонда учебников
Часть III. Итоги учета фонда учебников
Выбыло за 198____ год
Состоит на 01.01.198___ года
Приложение 10
ПРИМЕРНЫЕ НОРМЫ РАСХОДА МАТЕРИАЛОВ НА НУЖДЫ БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ СИСТЕМЫ МИНИСТЕРСТВА ПРОСВЕЩЕНИЯ СССР
Примечания.
1. Примерные нормы расхода материалов рассчитаны на 1 месяц из расчета:
в детских дошкольных учреждениях - на 1 группу;
в школах всеобуча, школах-интернатах, ВСШ - на 1 класс;
во внешкольных учреждениях - на 1 учреждение.
2. При наличии стиральных машин для подстирки белья дополнительно выдается в прачечную на 1 группу:
мыло хозяйственное - 2 кус.
сода кальцинированная - 2 кг
стиральный порошок - 2 кг.
3. Стирка белья производится только в учреждениях (на одну группу):
сода кальцинированная - 4 кг
стиральный порошок - 4 кг.
4. Приобретение отбеливающих и дорогостоящих стиральных средств категорически запрещено.
5. Минпросы союзных республик на основании примерных норм могут разрабатывать местные нормы по указанным и другим материалам с учетом специфики функционирования учреждений просвещения республики.
Приложение 11
НОРМЫ ЕСТЕСТВЕННОЙ УБЫЛИ ПРОДОВОЛЬСТВЕННЫХ ТОВАРОВ ПРИ ХРАНЕНИИ И ОТПУСКЕ В КЛАДОВЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ ОБЩЕСТВЕННОГО ПИТАНИЯ
1. На муку, крупу, крахмал и сахар-песок, поступающие в кладовые предприятий общественного питания стандартной массой и отпускаемые фактической массой, дополнительно применяются нормы естественной убыли - приказ Министерства торговли СССР от 29 декабря 1984 года N 339
2. При перекачке масла растительного из бочки в мелкую тару применяется норма естественной убыли в размере 0,03 процента
В районах, расположенных севернее 50o северной широты, теплый период года считать с 1 мая по 30 сентября.
В районах, расположенных южнее 50o северной широты, теплый период года считать с 1 апреля по 31 октября.
Нормы естественной убыли для первой зоны применяются предприятиями общественного питания, находящимися в следующих республиках, краях и областях: РСФСР, включая районы Крайнего Севера (кроме Дагестанской АССР, Астраханской и Волгоградской областей, Калмыцкой АССР, отнесенных ко второй зоне), Украинская, Белорусская, Литовская, Эстонская, Латвийская, Грузинская, Молдавская, Казахская союзные республики; в Павлодарской, Кокчетавской, Северо-Казахстанской, Кустанайской и Целиноградской областях.
Нормы естественной убыли для второй зоны применяются предприятиями общественного питания, находящимися в следующих республиках и областях: РСФСР (Дагестанская АССР, Калмыцкая АССР, Астраханская и Волгоградская области), Узбекская, Азербайджанская, Киргизская, Таджикская, Туркменская, Казахская союзные республики (кроме областей - Павлодарской, Кокчетавской, Северо-Казахстанской, Кустанайской и Целиноградской).
Утвержденные приказом Министерства торговли СССР от 26 марта 1980 года N 75 нормы естественной убыли установлены на отпускаемые по фактической массе стандартные продукты питания в процентах к количеству отпущенного товара на возмещение потерь, образующихся вследствие: усушки и выветривания, раструски и распыления, раскрошки, образующейся при нарезке и разрубке мяса, колбасы, сыра и др., утечки (таяния, просачивания) и разлива при перекачке и отпуске жидких товаров.
В нормы естественной убыли не включены потери, образующиеся вследствие порчи, боя и лома продуктов питания, примаза к таре, повреждения тары, а также разницы между фактической массой тары и массой по трафарету.
Установленные нормы являются предельными и применяются только в случаях, когда при проверке фактического наличия продуктов питания окажется недостача против учетных остатков. Естественная убыль продуктов питания списывается по фактическим размерам, но не выше установленных норм.
Списание естественной убыли продуктов питания может производиться только после инвентаризации товаров на основе соответствующего расчета, составленного и утвержденного в установленном порядке.
Нормы применяются по продуктам питания, отпущенным со склада (кладовой) после последней инвентаризации независимо от сроков хранения этих продуктов на складе (кладовой). Размер естественной убыли определяется по каждому предмету в отдельности.
Приложение 12
Приложение 1
к Приказу по Министерству
здравоохранения СССР
от 16 сентября 1969 г. N 675
НОРМАТИВЫ ПОТРЕБЛЕНИЯ ЭТИЛОВОГО СПИРТА ДЛЯ МЕДИЦИНСКИХ УЧРЕЖДЕНИЙ
(Извлечение)
X. Учреждения охраны материнства и детства
Выписка из Приказа Минздрава СССР от 15.07.76 N 693
(в дополнение к Приказу Минздрава СССР от 16.09.69 N 675)
2. Специализированные детские учреждения системы Министерства просвещения СССР (ясли, сады, ясли-сады, вспомогательные школы, школы-интернаты для детей с нарушениями интеллекта, зрения, слуха, речи, опорно-двигательного аппарата, для детей с последствиями полиомиелита и детских церебральных параличей) - 120 грамм на 1 место в год.
Приложение 13
ЖУРНАЛ
ПРИХОДА И РАСХОДА СПИРТА
по _______________________________________________
(наименование подразделения)
АКТ-ОТЧЕТ
"__" __________ 19__ года.
Мы, нижеподписавшиеся,
составили настоящий акт в том, что полученный за период с "__" __________ 19__ года по "__" __________ 19__ года со склада спирт израсходован на следующие цели:
1. Остаток по предыдущему отчету ____________________________________
2. Получено со склада по требованию от "__" __________ 19__ года ________ (лимитно-заборная карта)
3. Израсходовано согласно настоящему отчету __________________________
4. Остаток ________________________________________________________
1. Цена и стоимость заполняются бухгалтерией, а акт составляется и подписывается руководителем подразделения, материально ответственным лицом подразделения и руководителем работ, израсходовавшими спирт.
2. В графе "на какие цели" должны быть подробно отражены характер и виды произведенных работ.
Приложение 15
ТАРА, ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ, ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
Размер естественной убыли за время между инвентаризациями определяется на основании расчетов, составленных централизованной бухгалтерией при участии материально ответственных лиц и утвержденных руководителем предприятия. Если руководитель детского учреждения является одновременно материально ответственным лицом, расчет утверждается руководством вышестоящей организации.
Расчет естественной убыли производится путем умножения количества отпущенных продуктов питания на установленную для этого продукта норму естественной убыли.