ФЕДЕРАЛЬНАЯ ТАМОЖЕННАЯ СЛУЖБА
ПРИКАЗ
от 12 октября 2004 г. N 140
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ УПРАВЛЕНИИ ДЕЛАМИ
В целях дальнейшего совершенствования организации деятельности Управления делами ФТС России по вопросам документационного обеспечения и в соответствии с положением о Федеральной таможенной службе приказываю:
1. Утвердить Положение об Управлении делами Федеральной таможенной службы (приложение).
2. Считать утратившими силу приказы ГТК России от 30.12.99 N 941 "Об утверждении Положения об Управлении делами" и от 15.04.2002 N 366 "О внесении изменения в приказ ГТК России от 30.12.99 N 941".
3. Контроль за исполнением настоящего приказа осуществлять заместителю руководителя ФТС России Ю.Ф. Азарову.
Руководитель службы
генерал-полковник
таможенной службы
А.Е. ЖЕРИХОВ
Приложение
к приказу ФТС России
от 12.10.2004 N 140
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ УПРАВЛЕНИИ ДЕЛАМИ ФЕДЕРАЛЬНОЙ ТАМОЖЕННОЙ СЛУЖБЫ
1. Общие положения
1.1. Управление делами (далее Управление) является структурным подразделением Федеральной таможенной службы (далее ФТС России).
1.2. В своей деятельности Управление руководствуется Конституцией Российской Федерации, Таможенным кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства экономического развития и торговли Российской Федерации (далее Минэкономразвития России), правовыми актами ФТС России, нормативными актами и методическими рекомендациями по вопросам делопроизводства и архивного дела Росархива, нормативными актами Федеральной службы по техническому и экспортному контролю (ФЭСТК России) по вопросам обеспечения информационной безопасности, Положением о ФТС России, а также настоящим Положением.
1.3. Структура и штатная численность Управления утверждаются приказом ФТС России.
1.4. Управление возглавляет начальник Управления, который подчиняется руководителю ФТС России и его заместителю, курирующему Управление. Начальник Управления имеет заместителей.
Начальник Управления и его заместители назначаются на должность и освобождаются от нее приказом ФТС России.
В отсутствие начальника Управления общее руководство Управлением осуществляет один из заместителей Управления.
1.5. Структурные подразделения Управления действуют на основании положений, утверждаемых начальником Управления, за исключением Службы защиты государственной тайны и специальной документальной связи ФТС России и Мобилизационного отдела, которые действуют на основании отдельных положений об этих службе и отделе, утверждаемых руководителем ФТС России. Руководство отделами осуществляют начальники отделов. Руководство деятельностью секретариата заместителей руководителя ФТС России осуществляет заместитель начальника Управления в соответствии с распределением обязанностей.
1.6. Функциональные обязанности, права и ответственность должностных лиц Управления определяются должностными инструкциями, утвержденными в порядке, установленном ФТС России.
1.7. Штат Управления комплектуется из числа специалистов, имеющих высшее или специальное профессиональное образование, а также практический опыт работы по направлениям деятельности Управления.
1.8. Работа Управления строится на основе текущего и перспективного планирования, сочетания единоначалия в решении вопросов служебной деятельности и коллегиальности при их обсуждении, персональной ответственности каждого сотрудника Управления за состояние дел на порученном участке и выполнение отдельных поручений.
1.9. Управление имеет круглую печать с наименованием "Управление делами".
2. Основные задачи Управления
Управление в своей деятельности решает следующие задачи:
2.1 .Совершенствование форм и методов работы с документами.
2.2. Обеспечение в ФТС России единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения с использованием автоматизированной системы и подготовки документов к передаче в Центральный архив в соответствии с действующими нормативами.
2.3. Сокращение документооборота, унификация форм документов.
2.4. Разработка и внедрение методических документов по
совершенствованию документационного обеспечения в ФТС России и таможенных органах.
2.5. Комплектование, учет, обеспечение сохранности и использования документов, образовавшихся в ходе деятельности ФТС России, а также других фондов, хранящихся в Центральном архиве.
3. Основные функции Управления
В соответствии с возложенными задачами Управление осуществляет следующие функции:
3.1. Организация приема, учета, регистрации и отправки служебных документов, в том числе и для служебного пользования. Ведение информационно-справочной работы по документам, в том числе переданными различными видами связи.
3.2. Организация своевременного рассмотрения и подготовка для доклада руководству ФТС России поступающей корреспонденции, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
3.3. Обеспечение своевременной регистрации приказов, в том числе и по личному составу, распоряжений, других правовых документов, издаваемых ФТС России.
Тиражирование и доведение до структурных подразделений и таможенных органов приказов и распоряжений Минэкономразвития России, касающихся деятельности ФТС России.
3.4. Контроль за прохождением и сроками исполнения решений вышестоящих органов, документов других организаций и учреждений,приказов и распоряжений руководства ФТС России; обобщение сведений о ходе исполнения документов, анализ состояния исполнительской дисциплины, систематическое информирование руководства по этим вопросам.
3.5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков организационно-распорядительных документов.
3.7. Разработка сводной номенклатуры дел ФТС России.
3.7. Организация и осуществление в соответствии с законодательством Российской Федерации работы по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности ФТС России, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
3.8. Организация приема граждан, организация работы по своевременному и полному рассмотрению обращений граждан, принятию по ним решений и направлению заявителям ответов в установленные сроки.
3.9. Методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства в структурных подразделениях ФТС России и таможенных органах.
3.10. Разработка совместно с другими структурными подразделениями ФТС России мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.
3.11. Разработка проектов методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела для таможенных органов.
3.12. Организация электронной обработки документов и совершенствование автоматизированных информационных систем в документационном обеспечении управления, оказание методической и практической помощи по внедрению указанной системы в структурных подразделениях ФТС России и службах документационного обеспечения таможенных органов.
3.13. Контроль за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями ФТС России дел, подлежащих передаче в Центральный архив.
3.14. Организация работы Центрального архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений Росархива.
3.15. Участие в повышении квалификации сотрудников служб документационного обеспечения ФТС России и таможенных органов; проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.
3.16. Предоставление по указанию руководства ФТС России информации по вопросам, входящим в компетенцию Управления делами, федеральным органам исполнительной власти, если такая информация необходима указанным органам для решения задач, возложенных на них федеральными законами, в порядке, согласованном между федеральным органом исполнительной власти и ФТС России, с соблюдением требований законодательства Российской Федерации по защите государственной, коммерческой, банковской, налоговой или иной охраняемой законом тайны и другой конфиденциальной информации.
4.Права Управления
4.1. Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в таможенной системе.
4.2. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений ФТС России и таможенных органов выполнения установленных правил работы с документами.
4.3. Запрашивать от структурных подразделений ФТС России и таможенных органов сведения, необходимые для выполнения задач и функций Управления.
4.4. Осуществлять проверки организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях ФТС России и таможенных органах, доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений и таможенных органов для принятия соответствующих мер.
4.5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений ФТС России и таможенных органов к подготовке проектов методических документов по вопросам Управления.
Подготавливать предложения о привлечении в установленном порядке для проработки вопросов, относящихся к сфере деятельности Управления, научных и иных организаций, а также ученых и специалистов.
4.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.
4.7. Участвовать в постановке задач и проектировании автоматизированных и информационных систем, связанных с функциями Управления.
4.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.9. Разрабатывать положения о структурных подразделениях Управления и должностные инструкции сотрудников.
4.10. Вносить на рассмотрение руководства ФТС России предложения по вопросам деятельности Управления.
4.11. Информировать руководство ФТС России о нарушениях структурными подразделениями ФТС России и таможенными органами установленных правил работы с документами и представлять предложения по устранению недостатков.
4.12. Участвовать в заседаниях коллегии и оперативных совещаниях руководства ФТС России при рассмотрении на них вопросов, входящих в компетенцию Управления.
4.13. Согласовывать по вопросам, входящим в компетенцию Управления, c соответствующим органом исполнительной власти порядок передачи таможенными органами предоставленной им информации федеральным органам исполнительной власти.
5. Взаимоотношения Управления с другими структурными подразделениями ФТС России
Управление взаимодействует:
5.1. Со всеми структурными подразделениями - по вопросам документационного обеспечения управления.
5.2. С Правовым управлением - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
5.3. С Управлением кадров, Главным финансово-экономическим управлением. Российской таможенной академией, Главным управлением информационных технологий, ГНИВЦ - по вопросам подбора и расстановки кадров, повышения их квалификации, оперативной обработки информации, разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники.
5.4. Со службами материально-технического и тылового обеспечения - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники. бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания сотрудников Управления.
5.5. С Департаментом управления делами Минэкономразвития России по вопросам, входящим в его компетенцию.
6.Заключительные положения
6.1. Управление осуществляет свою деятельность в соответствии с планом работы ФТС России и данным Положением.
6.2. Начальник Управления:
несет персональную ответственность за исполнение возложенных на Управление задач и осуществление функций в соответствии с данным Положением,
распределяет обязанности между заместителями;
обеспечивает подбор, расстановку кадров Управления и соблюдение ими трудовой дисциплины;
вносит в установленном порядке представления о присвоении специальных званий, квалификационных разрядов должностным лицам Управления, а также предложения о поощрении должностных лиц Управления, наложении на них дисциплинарных взысканий и снятии ранее наложенных взысканий;
создает условия для повышения профессиональной подготовки должностных лиц Управления, внедрения передовых приемов и методов работы;
принимает меры по улучшению условий труда должностных лиц Управления. их правовой и социальной защищенности;
представляет Управление в установленном порядке в государственных органах, организациях и учреждениях;
несет ответственность за состояние и дальнейшее совершенствование организации работы с документами в ФТС России и выполнение-программ, планов и показателей, установленных в рамках бюджетного планирования "Бюджетирование, ориентированное на результат".
6.3. Возложение на Управление, его сотрудников обязанностей и функций, не предусмотренных настоящим Положением, не допускается.
Начальник
Управления делами
генерал-майор
таможенной службы
С.Г.МАЛЕНКО