Методические указания по применению примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения

(утв. Минобразованием РФ 11.05.99)
Редакция от 11.05.1999 — Действует

УТВЕРЖДЕНЫ
Минобразованием РФ
11 мая 1999 г.

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
ПО ПРИМЕНЕНИЮ ПРИМЕРНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ВЫСШЕГО УЧЕБНОГО ЗАВЕДЕНИЯ

Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения представляет собой систематизированный список названий дел, характерных для вузов, с указанием сроков их хранения. На ее основе высшее учебное заведение (далее - вуз) составляет индивидуальную номенклатуру дел, дополняя ее названиями дел со специфической документацией.

Применение примерной номенклатуры дел будет способствовать унификации заводимых дел и сроков их хранения, правильному и единообразному формированию дел в вузах, облегчит отбор документов вузов на госхранение.

Примерная номенклатура дел вуза разработана Управлением делами Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации на основе изучения состава и содержания документации вузов, образующейся при документировании их деятельности.

При разработке примерной номенклатуры дел вуза были учтены требования нормативных документов: Государственная система документационного обеспечения управления. - М., 1991; Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и др. учреждений, предприятий и организаций с указанием сроков хранения. - М., 1989.

В некоторых случаях сроки хранения дел определены исходя из научно-исторической и практической ценности категорий документов. Сроки хранения дел являются обязательными при составлении индивидуальных номенклатур дел.

Примерная номенклатура дел составлена по структурной схеме. Разделами в ней являются наиболее часто встречающиеся структурные подразделения в вузах с присвоением им цифровых индексов.

01-05 Руководство вуза

06 Управление делами

07 Учебное управление

08 Подготовительное отделение

09 Приемное отделение

10 Ученый совет вуза и специализированный совет

11-21 Деканат факультета

22 Деканат по работе с иностранными учащимися

23-32 Кафедра

33 Факультет повышения квалификации

34 Учебно-методический отдел

35 Управление (отдел) аспирантуры и докторантуры

36 Сектор производственной практики

37 Научный отдел (научно-исследовательский сектор)

38 Планово-финансовое управление

39 Патентный отдел

40 Управление кадров

41 Управление (отдел) бухгалтерского учета и контроля

42 Административно-хозяйственное управление (отдел)

43 Библиотека

44 Архив

45 Студенческое научное (научно-техническое) общество

46 Профсоюзный комитет

47 Редакционно-издательский отдел

48 Редакция многотиражной газеты.

В номенклатуру дел в качестве самостоятельных разделов включается документация общественных организаций вузов (студенческого научного общества, профсоюзного комитета).

Некоторые структурные подразделения в вузах называются по-разному. В таких случаях в примерной номенклатуре дел даются наименования структурных подразделений, используемые в большинстве вузов, а в скобках их иные наименования. Например: Управление делами (канцелярия, общий отдел), Управление (отдел) кадров, Управление (отдел) капитального строительства и др.

При составлении индивидуальной номенклатуры дел вуза следует избрать принятое в данном вузе название структурного подразделения.

При составлении индивидуальной номенклатуры дел вуза может оказаться, что обозначенного в примерной номенклатуре дел того или иного структурного подразделения в вузе нет или оно существует под другим названием. В таком случае документация соответствующего в примерной номенклатуре дел структурного подразделения полностью или частично может быть включена в состав других, близких по функциям и направлениям деятельности, структурных подразделений вуза. Например, документацию патентного отдела можно объединить с документацией научного отдела или научно-исследовательского сектора, планово-финансового отдела - с бухгалтерией, отделов капитального строительства и материально-технического снабжения - с хозяйственной частью и т.д. Могут быть другие варианты перераспределения документации между структурными подразделениями вуза.

Возможны случаи, когда в примерной номенклатуре дел не значится то или иное структурное подразделение вуза. Если такое подразделение имеется и его документацию нельзя подключить к другим подразделениям, то оно в индивидуальной номенклатуре дел вуза показано дополнительно в качестве самостоятельного раздела.

В пределах каждого раздела примерной номенклатуры дел, соответствующего структурному подразделению вуза, в логической последовательности по степени важности документации и вопросов перечисляются наименования конкретных дел.

В примерную номенклатуру дел не включена категория документов с грифом "Для служебного пользования". Работа с этими документами (регистрация, исполнение, хранение, сдача в архив и т.д.) определяется специальными инструкциями и другими нормативными документами.

Наименования дел в примерной номенклатуре сформулированы с учетом наиболее существенных признаков группировки документов в первичные комплексы (дела) - номинального, предметно-вопросного, корреспондентского, хронологического. Наименования могут быть перенесены в индивидуальную номенклатуру дел вуза.

Каждому делу в примерной номенклатуре дел определен срок хранения. В некоторых случаях к сроку хранения добавлена отметка "ЭПК". Это означает, что вопрос об оставлении данного дела на постоянное хранение или на срок, установленный в номенклатуре, решается экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, курирующего данный вуз.

Для ряда дел в примерной номенклатуре дел установлен срок хранения "До минования надобности ".

Выделение дел к уничтожению в вузе может быть произведено при условии упорядочения документов постоянного хранения за соответствующие годы.

При определении сроков хранения дел необходимо обращать внимание на специальные пояснения в графе "Примечания". Например, "После замены новыми", "После истечения срока действия договора" и т.п. Такие пояснения переносятся в индивидуальную номенклатуру дел.

Индивидуальная номенклатура дел вуза составляется в структурном подразделении вуза, согласовывается с Управлением делами.

В Управлении делами на основе номенклатур дел кафедры, деканатов и др. составляется Сводная номенклатура дел вуза. Специфика ведения делопроизводства в вузе такова: Ряд функциональных подразделений (Управление делами, НИС, Отдел кадров. Бухгалтерия) формируют дела по календарному году, т.е. с 1 января. Учебные подразделения (факультеты, кафедры) - по учебному году, т.е. с 1 сентября. Такие дела, как протоколы кафедры, формируются за каждый учебный год. Сводная номенклатура дел вуза составляется на календарный год, согласовывается с курирующим архивным учреждением и утверждается руководством вуза. Вводится в действие с 1 января.

Из утвержденной сводной номенклатуры дел структурные подразделения вуза получают в виде выписок номенклатуры дел и оформляют их по установленной форме.

Сводная номенклатура дел вуза и номенклатуры дел его структурных подразделений действуют в течение ряда лет (не менее трех лет). В каждом структурном подразделении оставлены номера для внесения дополнительных дел, если таковые возникнут в течение года. При текущих изменениях структуры и состава дел в номенклатуры вносятся соответствующие изменения и дополнения, которые согласовываются с архивным учреждением, при коренных изменениях номенклатура дел составляется вновь, согласовывается и утверждается в установленном порядке.

Наименование вуза   Утверждаю
Номенклатура дел   Ректор   (инициалы, фамилия)
  N       (подпись)
             
Место составления   Дата    
             
на _________ год        
Индекс дела Заголовок дела (тома, части) Количество томов Срок хранения и статья по перечню Примечание
01        
02        
03 Руководство вуза      
04        
05        
06 Управление делами      
06-01 Приказы и инструктивные письма Минобразования России, относящиеся к деятельности вуза. Копии   Постоянно На госхранение не передаются
06-02 Приказы Минобразования России, присланные для сведения. Копии   До минования надобности  
06-03 Решения коллегии Минобразования России, относящиеся к деятельности вуза. Копии   Постоянно На госхранение не передаются
06-04 Приказы и инструктивные письма отраслевых министерств и ведомств, относящиеся к деятельности вуза. Копии   Постоянно На госхранение не передаются
06-05 Устав вуза   Постоянно ст. 37а  
06-06 Приказы ректора по основной деятельности   Постоянно ст.19а  
06-07 Приказы ректора о командировках сотрудников и преподавателей   3 г. ст.19в  
06-08 Приказы ректора по административно-хозяйственным вопросам   5 л. ст.19г  
06-09 Приказы и распоряжения ректора и проректоров по контингенту движения учащихся   Постоянно ст.19а  
06-10 Положения о структурных подразделениях вуза   Постоянно ст.21, 36  
06-11 Должностные инструкции сотрудников   3 г. ст.56 После замены новыми
06-12 Сводная номенклатура дел вуза, согласованная с Госархивом   Постоянно ст.95а  
06-13 Переписка с Минобразованием России о приеме в вуз, организации учебной работы и другим вопросам   5 л. ЭПК ст.558  
06-14 Предложения, заявления и жалобы граждан, документы по их исполнению   5 л. ст.31б В случае неоднократного обращения - 5 л. после последнего
06-15 Переписка с местными органами управления, учреждениями образования по учебным вопросам   5 л.  
06-16 Переписка с другими вузами по учебной работе   3 г. ст.549б  
06-17 Переписка с организациями по учебным и научным вопросам   3 г. ст.549б  
06-18 Переписка о заказе и уничтожении печатей, штампов   3 г. ст.1077  
06-19 Карточки регистрации исходящей корреспонденции   3 г. ст.106б  
06-20 Карточки регистрации входящей корреспонденции   3 г. ст.106б  
06-21 Журналы регистрации отправленных ценных писем и бандеролей   3 г. ст.106б  
06-22 Номенклатура дел управления   5 л. ст.95б  
06-23 Описи на дела, переданные в архив вуза, акты об уничтожении дел временного срока хранения   3 г. ст.117б В архиве вуза - постоянно
07 Учебное управление      
07-01 Приказы и инструктивные письма Минобразования России по учебно-методическим вопросам. Копии   До минования надобности  
07-02 Положение об Учебном управлении   До замены новыми ст.38  
07-03 Должностные инструкции сотрудников   3 г. ст.56 После замены новыми
07-04 Приказы ректора по личному составу студентов. Копии   До минования надобности Подлинники - в Управлении кадров
07-05 Паспорт вуза   Постоянно ст.557  
07-06 Годовой план приема студентов и выпуска специалистов   Постоянно  
07-07 07-08 Планы работы факультетов Документы проверок подразделений и кафедр, посещения лекций, семинаров (справки, сведения)   Годовые - постоянно. Семестровые - 3 г. ст.572 5 л. ЭПК ст.605, 606  
07-09 Планы, графики расписания учебных занятий и экзаменов   1 г. ст.602  
07-10 Отчеты вуза по учебно-методической работе за учебный год   Постоянно ст.293а  
07-11 Отчеты председателей о работе Государственных аттестационных комиссий по всем факультетам   Постоянно  
07-12 Сводные статистические отчеты вуза о движении контингента студентов на начало и конец учебного года (ф.3НК, 4НК)   Постоянно ст.293а  
07-13 Сводные статистические отчеты вуза о движении контингента студентов   ст.293 а) сводные - постоянно б) годовые - постоянно в) полугодовые - 5 л. г) квартальные - 3 г. д) месячные - 1 г. 1. При отсутствии годовых - постоянно 2. При отсутствии полугодовых - постоянно 3. При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных - постоянно
07-14 Сведения о выполнении учебной нагрузки профессорско-преподавательского состава   5 л.  
07-15 Расчеты учебных часов работы по кафедрам   75 л.  
07-16 Документы (справки, сводки, письма) по учебно-методическим вопросам, направляемые в Минобразование России   10 л. ЭПК ст.579  
07-17 Реестр распределения учебных помещений по назначению   3 г. ст.1101  
07-18 Регистрационные карточки входящих и исходящих документов   3 г. ст.106б  
07-19 Номенклатура дел управления   5 л. ст.95б  
07-20 Описи на дела, переданные в архив вуза, акты о выделении дел к уничтожению   3 г. ст.117б В архиве вуза - постоянно
08 Подготовительное отделение      
08-01 Приказы и инструктивные письма Минобразования России о работе подготовительного отделения. Копии   До минования надобности  
08-02 Положение о подготовительном отделении   До замены новыми ст.38  
08-03 Должностные инструкции сотрудников   3 г. ст.56 После замены новыми
08-04 Приказы ректора о работе подготовительного отделения. Копии   До минования надобности Подлинники - в Управлении делами
08-05 Указания (распоряжения) заведующего подготовительным отделением   5 л. ст.19г  
08-06 Годовой план работы подготовительного отделения   3 г. ст.167  
08-07 Отчет о работе подготовительного отделения   Постоянно ст.575а  
08-08 Годовые статистические отчеты о приеме, движении и выпуске слушателей подготовительного отделения   Постоянно ст.575а  
08-09 Протоколы заседаний приемной комиссии подготовительного отделения: а) на принятых б) на не принятых   5 л. ст.561а 1 г. ст.561б После окончания вуза или выбытия из него
08-10 Протоколы заседаний аттестационной комиссии подготовительного отделения   Постоянно ст.578  
08-11 Планы работы и протоколы заседаний учебно-методического и педагогического советов подготовительного отделения и документы к ним   Постоянно ст.572, 578  
08-12 Личные дела слушателей, зачисленных на подготовительное отделение   15 л. ЭПК Передаются в приемную комиссию
08-13 Учебный план подготовительного отделения   Постоянно ст.572  
08-14 Журнал посещаемости и успеваемости слушателей   5 л. ст.606а  
08-15 Расписание занятий, консультаций, экзаменов   1 г. ст.602  
08-16 Экзаменационные билеты по лекционным курсам отделения   1 г. ст.566  
08-17 Зачетные и экзаменационные ведомости   1 г. ст.565а После окончания учебного заведения или выбытия из него
08-18 Списки слушателей по группам   10 л.  
08-19 Переписка с Минобразованием России, вузами по вопросам работы подготовительного отделения   3 г. ст.559  
08-20 Переписка с учреждениями и организациями по вопросам приема и обучения на подготовительном отделении   3 г. ст.558  
08-21 Переписка с гражданами об условиях приема на подготовительное отделение   3 г. ст.495  
08-22 Журнал передачи дел выпускников подготовительного отделения в приемную комиссию вуза   3 г.  
08-23 Карточки регистрации входящих документов   3 г. ст.106б  
08-24 Карточки регистрации исходящих документов   3 г. ст.106б  
09 Приемное отделение      
09-01 Приказы и инструктивные письма Минобразования России, отраслевых министерств и ведомств по вопросам приема студентов в вуз. Копии   До минования надобности  
09-02 Приказы и распоряжения ректора и проректоров вуза по вопросам организации приема в вуз. Копии   До минования надобности Подлинники - в Управлении делами
09-03 Приказы и распоряжения ректора и проректоров по основной деятельности. Копии   До минования надобности Подлинники - в Управлении делами
09-04 Положение об управлении (отделении)   До замены новыми ст.38  
09-05 Протоколы, стенограммы заседаний приемной комиссии о зачислении абитуриентов в вуз: а) на принятых в вуз б) на не принятых в вуз   5 л. ст.561а 1 г. ст. 561б После окончания учебного заведения или выбытия из него
09-06 Протоколы заседаний апелляционной комиссии   5 л.  
09-07 Протоколы заседаний предметных комиссий   Постоянно ст.578  
09-08 Планы работы отделения   3 г. ст.167  
09-09 Отчет о работе отделения о приеме в вуз   Постоянно ст.575а  
09-10 Отчеты о проведении вступительных экзаменов в вуз   10 л. ЭПК ст.563а  
09-11 Отчеты председателей предметных экзаменационных комиссий   Постоянно ст.594а  
09-12 Документы (докладные записки, справки, сводки, сведения) о ходе приема абитуриентов в вуз   5 л. ст.564  
09-13 Документы (сводные ведомости результатов вступительных экзаменов, сводки о количестве зачисленных абитуриентов, представления факультетов на открытие коммерческих групп) о ходе приема в вуз   5 л. ст.564  
09-14 Рекламные афиши, объявления и др.   1 г.  
09-15 Переписка о приеме и зачислении в вуз   3 г. ст.558  
09-16 Переписка о проведении дней открытых дверей, лекций, выездов в школы и других мероприятий по привлечению абитуриентов в вуз   3 г. ст.559  
09-17 Переписка об организации курсов и групп по подготовке лиц, поступающих в вуз   3 г. ст.560  
09-18 Переписка с гражданами и учреждениями об условиях приема в вуз   3 г. ст.558  
09-19 Экзаменационные ведомости: а) абитуриентов, прошедших по конкурсу; б) абитуриентов, не прошедших по конкурсу   1 г. ст.565а 6 мес. ст.565б После окончания учебного заведения или выбытия из него
09-20 Экзаменационные билеты по дисциплинам   1 г. ст.566  
09-21 Расписания вступительных испытаний   1 г. ст.602  
09-22 Акты (книга) передачи личных дел абитуриентов в архив   5 л.  
09-23 Личные дела абитуриентов, поступавших, но не принятых в вуз   1 г. ст.501 После изъятия личных документов. Не востребованные личные документы - 50 л.
09-24 Журнал регистрации документов абитуриентов, поступающих в вуз   1 г. ст.527  
09-25 Копии извещений о допуске лиц, поступающих в вуз, к приемных экзаменам   1 г. ст.567  
09-26 Списки абитуриентов, поступающих в вуз, и студентов, оплативших обучение   1 г. ст.514ж  
09-27 Номенклатура дел отделения   5 л. ст.95б В архиве вуза - постоянно
09-28 Описи на дела, переданные в архив вуза, акты о выделении дел к уничтожению   3 г. ст.117б В архиве вуза - постоянно
10 Ученый совет вуза и специализированный совет      
10-01 Приказы и инструктивные письма Минобразования России, нормативные документы Высшей аттестационной комиссии о деятельности совета. Копии   До минования надобности  
10-02 Положение об Ученом совете вуза   До замены новыми ст.38  
10-03 Список членов Ученого совета, изменения и уточнения списка   75 л. ст.511  
10-04 Годовой план работы Совета и документы по его уточнению и изменению   5 л. ст.657  
10-05 Годовой отчет о работе совета   Постоянно ст.575а  
10-06 Протоколы, стенограммы заседаний Ученого совета и документы к ним   Постоянно ст.1303  
10-07 Аттестационные дела соискателей, представленных к присуждению ученых степеней   Постоянно ст.654а  
10-08 Аттестационные дела соискателей, не защитивших диссертации   10 л. ЭПК ст.654г  
10-09 Книга (журнал) регистрации диссертаций, принимаемых к защите   5 л. ЭПК  
10-10 Защищенные диссертации и авторефераты   Постоянно ст.655 На госхранение не передаются
10-11 Списки соискателей, защитивших диссертации и получивших ученые степени и звания   ст.514л На госхранение не передаются, хранятся в организации
10-12 Бюллетени тайного голосования совета   3 г. ст.656  
10-13 Переписка с Высшей аттестационной комиссией, учреждениями и отдельными лицами по вопросам защиты диссертаций   5 л. ЭПК ст.662  
10-14 Протоколы заседаний конкурсной комиссии по замещению вакантных должностей профессорско-преподавательского состава и документы к протоколам   Постоянно ст.518  
10-15 Журнал регистрации документов, лиц участвующих в конкурсе на замещение вакантных должностей в вузе   3 г.  
10-16 Личные дела соискателей, прошедших по конкурсу на замещение вакантных должностей   ст.498 а) лиц, имеющих ученые степени и звания - постоянно б) научных работников, не имеющих ученые степени и звания - 75 л. - в ЭПК Передаются в отдел кадров вуза
10-17 Личные дела соискателей, не прошедших по конкурсу на замещение вакантных должностей   3 г. После изъятия личных документов
10-18 Документы (заявления, характеристики, заключения кафедр и др.) по переизбранию профессорско-преподавательского состава в должностях на новый срок   5 л. Хранятся в составе личных дел
10-19 Регистрационные карточки (журналы регистрации) входящих и исходящих документов   3 г. ст.106б  
10-20 Номенклатура дел совета   5 л. ст.95б  
10-21 Описи на дела, переданные в архив вуза, акты об уничтожении дел   3 г. ст.117б В архиве вуза - постоянно
11-21 Деканат факультета      
-01 Приказы и инструктивные письма Минобразования России по учебно-методическим вопросам. Копии   До минования надобности  
-02 Приказы ректора и проректоров вуза по основной деятельности. Копии   До минования надобности Подлинники - в Управлении делами
-03 Положение о факультете   До замены новыми ст.38  
-04 Должностные инструкции сотрудников   3 г. ст.56 После замены новыми
-05 Протоколы заседаний совета факультета   Постоянно ст.571 Отдельно по диссертациям
-06 Протоколы, постановления комиссии по назначению стипендий студентам, документы к ним (представления, заявления, справки)   5 л. ст.615 Документы по утверждению именных стипендий, списки стипендиатов, получивших именные стипендии - постоянно
-07 Протоколы заседания Государственной аттестационной комиссии   75 л. ст.593 В творческих вузах - постоянно
-08 Годовой план работы факультета по учебной работе   3 г. ст.167  
-09 Годовой отчет факультета по учебной работе   Постоянно ст.575а  
-10 Отчеты руководителей о прохождении производственной практики студентов   5 л. ст.610  
-11 Отчеты студентов о производственной и педагогической практике   3 г. ст.611  
-12 Документы об организации педагогической, стажерской и других видов учебных практик (инструктивные письма, методические указания)   3 г. ст.614  
-13 Документы об организации самостоятельной работы студентов (справки, отчеты и др.)   3 г. ст.611  
-14 Переписка с организациями и гражданами по вопросам работы факультета   5 л. ст.28  
-15 Учебные и учетные карточки студентов   75 л. - в ЭПК ст.499а Хранятся в личных делах студентов
-16 Журнал учета учебной работы профессорско-преподавательского состава факультета   5 л. ст.618  
-17 Журнал регистрации контрольных и курсовых работ   3 г. ст.616  
-18 Журнал учета успеваемости студентов   5 л. ст.605 Сводные ведомости успеваемости - не менее 25 л.
-19 Журнал учета посещаемости студентов   5 л. ст.605  
-20 Журнал учета выдачи академических справок   Постоянно  
-21 Список студентов (по группам)   10 л. ст.514е  
-22 Зачетные и экзаменационные ведомости   5 л. ст.597  
-23 Расписание занятий   1 г. ст.602  
-24 Заявления студентов декану, объяснительные записки, медицинские справки, справки с места работы   1 г. ст.607  
-25 Номенклатура дел деканата факультета   5 л. ст.95б  
-26 Описи на дела, переданные в архив вуза, акты о выделении дел к уничтожению   3 г. ст.117б В архиве вуза - постоянно
22 Деканат по работе с иностранными учащимися      
22-01 Приказы и инструктивные письма Минобразования России о работе с иностранными учащимися. Копии   До минования надобности  
22-02 Положение о деканате   До замены новыми ст.38 Подлинники - в Управлении делами
22-03 Должностные инструкции сотрудников   3 г. ст.56 После замены новыми
22-04 Приказы ректора по вопросам работы с иностранными учащимися. Копии   До минования надобности Подлинники - в Управлении делами
22-05 Годовой план работы деканата   3 г. ст.167  
22-06 Отчет о работе деканата   Постоянно ст.575а  
22-07 Годовой план учебно-воспитательной работы с иностранными студентами и аспирантами   3 г. ст.167  
22-08 Отчет об учебно-воспитательной работе с иностранными студентами и аспирантами   Постоянно ст.575а  
22-09 Семестровые отчеты об учебе иностранных учащихся   3 г. ст.575б При отсутствии годовых - постоянно
22-10 Учебные карточки иностранных учащихся   5 л. После окончания вуза
22-11 Справочная картотека по личному составу иностранных учащихся   75 л. ст.508  
22-12 Списки иностранных студентов, аспирантов и стажеров   5 л. После окончания вуза
22-13 Переписка с Минобразованием России и другими ведомствами по учебно-воспитательной работе с иностранными учащимися   5 л. ЭПК ст.584  
22-14 Регистрационные карточки входящих и исходящих документов   3 г. ст.106б  
22-15 Номенклатура дел деканата   5 л. ст.95б  
22-16 Описи на дела, переданные в архив вуза, акты об уничтожении дел   3 г. ст.117б В архиве вуза - постоянно
23-32 Кафедра      
-01 Приказы, распоряжения ректора, проректоров вуза. Копии   До минования надобности Подлинники - в Управлении делами
-02 Протоколы заседаний кафедры за учебный год   Постоянно ст.571  
-03 Протоколы научно-методических конференций   Постоянно  
-04 План работы кафедры на учебный год   Постоянно ст.572а  
-05 План научно-исследовательской работы кафедры на учебный год   Постоянно  
-06 Планы повышения квалификации профессорско-преподавательского состава. Копии   До минования надобности Подлинники - в Управлении аспирантуры и докторантуры
-07 Индивидуальные планы и отчеты о работе преподавателей   5 л. ст.574  
-08 Рабочие учебные планы на учебный год и графики учебного процесса   1 г. ст.602  
-09 Годовой отчет о работе кафедры   Постоянно ст.575а  
-10 Годовой отчет о научно-исследовательской работе кафедры   Постоянно ст.1284  
-11 Сведения о педагогической нагрузке преподавателей кафедры на учебный год   5 л.  
-12 Дипломные работы и проекты студентов   5 л. ст.591 Дипломные работы, отмеченные на конкурсах - постоянно. Работы, выполненные на творческих факультетах художественных вузов - 15 л. ЭПК. Отзывы известных лиц - постоянно
-13 Дипломные работы. Отзывы на них   5 л. ст.591 Работы, отмеченные первыми премиями на всероссийских, республиканских и вузовских конкурсах - постоянно. Работы, выполненные на творческих факультетах художественных вузов - 15 л. ЭПК
-14 Курсовые проекты студентов   2 г. ст.590  
-15 Экзаменационные билеты по лекционным курсам   1 г. ст.566  
-16 Документы о работе кружков   5 л.  
-17 Регистрационные карточки входящих и исходящих документов   3 г. ст.106б  
-18 Номенклатура дел кафедры   5 л. ст.95б  
-19 Описи на дела, переданные в архив вуза, акты о выделении дел к уничтожению   3 г. ст.117б В архиве вуза - постоянно
33 Факультет повышения квалификации      
33-01 Приказы и инструктивные письма Минобразования России, относящиеся к деятельности ФПК. Копии   До минования надобности  
33-02 Положение о ФПК   До замены новыми ст.38  
33-03 Должностные инструкции сотрудников   3 г. ст.56 После замены новыми
33-04 Приказы ректора и проректоров вуза о работе ФПК. Копии   До минования надобности Подлинники - в Управлении делами
33-05 Утвержденные планы и программы по специальным дисциплинам ФПК   Постоянно  
33-06 План повышения квалификации преподавателей вуза   5 л. ст.574  
33-07 Годовой план работы ФПК   3 г. ст.167  
33-08 Отчет о работе ФПК   Постоянно ст.575а  
33-09 Протоколы заседаний Методического совета ФПК   Постоянно  
33-10 Годовой план работы Методического совета ФПК   3 г. ст.167  
33-11 Отчет о работе Методического совета ФПК   Постоянно ст.575а  
33-12 Утвержденные списки членов Методического совета ФПК   5 л. ст.637  
33-13 Протоколы заседаний аттестационной комиссии ФПК   15 л.  
33-14 Зачетные и экзаменационные ведомости   5 л. ст.597  
33-15 Списки слушателей ФПК по учебным группам   5 л.  
33-16 Журналы учета посещаемости слушателей ФПК   5 л. ст.606а  
33-17 Личные дела слушателей ФПК   75 л. - в ЭПК ст.499а  
33-18 Переписка с министерствами, ведомствами, вузами по вопросам повышения квалификации   3 г.  
33-19 Журнал регистрации выдачи свидетельств об окончании ФПК   75 л. ст.528а  
33-20 Регистрационные карточки входящих и исходящих документов   3 г. ст.106б  
33-21 Номенклатура дел ФПК   5 л. ст.95б  
33-22 Описи на дела, переданные в архив вуза, акты об уничтожении дел   3 г. ст.117б В архиве вуза - постоянно
34 Учебно-методический отдел      
34-01 Приказы и инструктивные письма Минобразования России по учебно-методическим вопросам. Копии   До минования надобности  
34-02 Положение об отделе   До замены новыми ст.38  
34-03 Должностные инструкции сотрудников   3 г. ст.56 После замены новыми
34-04 Приказы ректора и проректоров вуза по учебно-вспомогательной, учебно-методической работе. Копии   До минования надобности Подлинники - в Управлении делами
34-05 Годовой план работы отдела   3 г. ст.167  
34-06 Отчет о работе отдела   Постоянно ст.575а  
34-07 Планы работы методических комиссий факультетов   3 г. ст.167  
34-08 Документы (планы, справки, отчеты и др.) по обследованию и изучению учебно-методической работы на факультетах и кафедрах   5 л. ЭПК ст.580  
34-09 Документы учебно-методических конференций и совещаний (протоколы, стенограммы, тезисы)   Постоянно  
35 Управление (отдел) аспирантуры и докторантуры      
35-01 Приказы и инструктивные письма Минобразования России по вопросам аспирантуры. Копии   До минования надобности  
35-02 Приказы и распоряжения ректора вуза по вопросам аспирантуры, докторантуры и повышения квалификации. Копии   До минования надобности Подлинники - в Управлении делами
35-03 Решения коллегии ВАК России об организации диссертационных советов по защите диссертаций. Копии   Постоянно На госхранение не передаются
35-04 Протоколы заседаний комиссий по приему в аспирантуру   5 л. ст.625 После окончания аспирантуры или выбытия из нее
35-05 Протоколы заседаний комиссий по приему кандидатских экзаменов   50 л. ст.626  
35-06 Протоколы, стенограммы заседаний диссертационных советов по защите диссертаций   Постоянно ст.653  
35-07 Планы приема в аспирантуру   Постоянно ст.166а  
35-08 Годовой статистический отчет о работе аспирантуры и докторантуры (Ф1-НК)   Постоянно ст.293а  
35-09 Переписка о создании диссертационных советов по защите диссертаций и присуждению ученых степеней   5 л. ЭПК ст.662  
35-10 Переписка о депонировании рукописей   3 г. ст.886  
35-11 Личные дела аспирантов и докторантов   75 л. - в ЭПК ст.499а Отчисленные с 1 курса - 15 л.
35-12 Аттестационные дела лиц, утвержденных в ученой степени доктора наук   Постоянно ст.654а  
35-13 Аттестационные дела лиц, утвержденных в ученой степени кандидата наук   10 л. ст.654в  
35-14 Рефераты, представляемые в аспирантуру при сдаче вступительных экзаменов   3 г. ст.630 Хранятся в личных делах аспирантов
35-15 Бюллетени, книги учета, бюллетени тайного голосования, протоколы счетной комиссии диссертационных советов по защите диссертаций   3 г. ст.656  
35-16 Журналы (книги) выдачи дипломов о присуждении ученых степеней   На госхранение не передаются. Хранятся в организации. ст.660  
35-17 Регистрационные карточки (журналы регистрации) входящих и исходящих документов   3 г. ст.106б  
35-18 Номенклатура дел отдела   5 л. ст.95б  
35-19 Описи на дела, переданные в архив вуза, акты о выделении дел к уничтожению   3 г. ст.117б В архиве вуза - постоянно
36 Сектор производственной практики      
36-01 Приказы и инструктивные письма Минобразования России по вопросам производственной практики студентов. Копии   До минования надобности  
36-02 Положение о секторе производственной практики   До замены новыми ст.38  
36-03 Должностные инструкции сотрудников   3 г. ст.56 После замены новыми
36-04 Положение о производственной практике студентов   До замены новыми ст.608  
36-05 Договоры с заводами, научно-исследовательскими институтами о проведении производственной практики студентов   3 г. ст.337 После истечения срока действия договоров
36-06 Заявки на закрепление баз производственной практики студентов   1 г. ст.609  
36-07 Списки баз производственной практики студентов   До замены новыми ст.612  
36-08 Приказы ректора о распределении студентов по базам производственной практики. Копии   До минования надобности Подлинники - в Управлении делами
36-09 Списки студентов с указанием баз прохождения производственной практики   5 л. ст.606а  
36-10 Планы и программы производственной практики студентов   1 г. ст.609  
36-11 Сводные отчеты по факультетам и курсам об итогах производственной практики студентов   Постоянно ст.575а  
36-12 Отчеты руководителей производственной практики о прохождении студентами практики   5 л. ст.610  
36-13 Зачетные ведомости прохождения студентами производственной практики   5 л. ст.597  
36-14 Переписка с учреждениями, предприятиями и организациями о прохождении студентами производственной практики   5 л.  
36-15 Регистрационные карточки входящих и исходящих документов   3 г. ст.106б  
36-16 Номенклатура дел сектора   5 л. ст.95б  
36-17 Описи на дела, переданные в архив вуза, акты об уничтожении дел   3 г. ст. 117б В архиве вуза - постоянно

Министр общего и
профессионального образования
Российской Федерации
В.ФИЛИППОВ

ОДОБРЕНО
ЦЭПК Росархива
Протокол N 1
от 24 февраля 1999 г.