МЭР ГОРОДА БЛАГОВЕЩЕНСКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 7 сентября 2007 года N 461Р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ЗАЛОВ ЗАСЕДАНИЙ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА БЛАГОВЕЩЕНСКА
В целях обеспечения работоспособности оборудования залов заседаний и его сохранности:
1. Утвердить положение об использовании залов заседаний администрации города Благовещенска (приложение).
2. Возложить обязанности:
2.1. организатора - на организационный отдел управления организационной работы;
2.2. технического исполнителя - на отдел технического обеспечения управления единой муниципальной информационной системы;
2.3. распорядителя - на хозяйственный отдел управления организационной работы.
3. Начальнику управления организационной работы Федоровой Т.К., начальнику управления единой муниципальной информационной системы Житковой Т.Ю. в срок до 1 октября 2007 года внести изменения в должностные инструкции работников, отвечающих за использование залов заседаний администрации города Благовещенска.
4. Контроль за настоящим Распоряжением возложить на руководителя аппарата администрации города Благовещенска О.И.Габа.
Мэр
города Благовещенска
А.А.МИГУЛЯ
Приложение
к Распоряжению Мэра
города Благовещенска
от 7 сентября 2007 года N 461Р
Положение
об использовании залов заседаний администрации города Благовещенска
1. Общие положения
Настоящее положение разработано в целях упорядочения использования залов заседаний администрации города Благовещенска при организации проведения соответствующих мероприятий и устанавливает порядок их использования.
2. Используемые термины
Зал заседаний - специальное помещение, предназначенное для проведения заседаний, встреч, совещаний, оснащенное специальными техническими средствами и оборудованием.
Заказчик - структурное подразделение администрации города Благовещенска, организующее, по согласованию с руководителем аппарата администрации города Благовещенска, проведение мероприятия в залах заседаний.
Организатор - подразделение администрации города Благовещенска, организующее планирование работы залов заседаний, времени проведения мероприятий и организующее взаимодействие обслуживающих служб.
Технический исполнитель - подразделение администрации города Благовещенска, обеспечивающее техническое сопровождение мероприятий, а также осуществляющее техническое обслуживание залов заседаний, включающее проведение профилактических и диагностических работ, планирование расходов на расходные материалы, плановые замены, оснащение, модернизацию специального оборудования.
Администратор - сотрудник технического исполнителя, осуществляющий техническое сопровождение мероприятий в залах заседаний и обслуживающий зал заседаний.
Распорядитель - подразделение администрации, обеспечивающее хозяйственное обслуживание и охрану залов заседаний.
3. Функции
3.1. Функции организатора:
- осуществление планирования и оперативный контроль загруженности залов заседаний;
- ежемесячное составление плана использования залов заседаний;
- определение условий использования залов заседаний;
- организация взаимодействия обслуживающих служб, заказчика, технического исполнителя и распорядителя.
3.2. Функции технического исполнителя:
- обеспечение технического обслуживания залов в соответствии с регламентами производителей оборудования, его особенностями;
- планирование затрат на расходные материалы, плановые замены, оснащение, модернизацию специального оборудования;
- организация проведения профилактических и диагностических работ;
- организация подготовки администраторов и контроль за надлежащим исполнением ими инструкции администратора зала заседаний (приложение 1 к настоящему положению).
3.3. Функции распорядителя:
- организация контроля за доступом в залы заседаний;
- обеспечение уборки залов заседаний;
- планирование расходов на обслуживание, ремонт залов заседаний, мебели, элементов интерьера;
- обеспечение соблюдения обслуживающим персоналом требований инструкции для обслуживающего персонала (приложение 2 к настоящему положению).
3.4. Функции заказчика:
- обеспечение сохранности оборудования и имущества зала заседаний во время проведения мероприятия.
- информирование организатора об изменении условий проведения мероприятия;
- обеспечение присутствия координатора действий администратора при сложном сценарии проведения мероприятия с множественными мультимедийными эффектами (переключение слайдов презентации, смена источников изображения, звука и прочее);
- обеспечение приведения помещения зала заседаний, по окончании проведения мероприятия, к первоначальному виду (расстановка мебели, вынос посторонних предметов, бумажных и иных материалов мероприятия).
4. Организация использования залов
4.1. Использование залов заседаний осуществляется согласно плану использования залов заседаний, который ежемесячно разрабатывается организатором на основании заявок заказчиков и утверждается руководителем аппарата администрации города Благовещенска.
4.2. Заявка должна содержать следующие сведения:
- дата и время проведения мероприятия;
- наименование заказчика;
- количество участников (делегатов и слушателей);
- необходимость синхронного перевода (с указанием количества языков, исполнителей-переводчиков);
- необходимые технические средства;
- ФИО и контактный телефон лица, ответственного за проведение мероприятия.
4.3. Заявки на использование залов заседаний для проведения мероприятий, не включенных в план использования залов заседаний, должны быть направлены организатору не позднее 3 (трех) рабочих дней до даты проведения мероприятия.
4.4. Организатор определяет возможность выполнения заявки или необходимость изменения даты и/или времени проведения мероприятия.
4.5. После согласования даты и времени проведения мероприятия, организатор вносит изменения в план использования залов заседаний и уведомляет технического исполнителя и распорядителя о соответствующих изменениях плана использования залов заседания.
4.6. В случае необходимости использования дополнительного оборудования заказчик по согласованию с техническим исполнителем предоставляет на время проведения мероприятия требуемое оборудование (либо его недостающий элемент) за свой счет и своими силами.
4.7. В случае необходимости специальной подготовки зала заседаний (напитки, стаканы, салфетки, наглядные пособия, изменения в интерьере и пр.) заказчик, по согласованию с организатором, выполняет необходимые работы.
4.8. В случае необходимости проведения технической проверки работы мультимедийных материалов заказчика, такая проверка производится не позднее чем за 1 (один) день до даты проведения мероприятия администратором и представителем заказчика.
5. Порядок обслуживания залов
5.1. Организацию и контроль доступа в залы заседаний осуществляет распорядитель.
5.2. Порядок доступа в залы заседаний определяется правилами:
- администратор может находиться в зале заседаний без предварительного согласования и сопровождения;
- без предварительного согласования и сопровождения представители распорядителя могут находиться в залах заседаний, если они ознакомлены с инструкцией обслуживающего персонала, о чем сделана запись в журнале инструктажа персонала;
- ключи от залов заседаний выдаются исключительно администратору и/ или представителям распорядителя;
- доступ в залы заседаний прочим лицам без сопровождения администратора запрещается.
6. Учет использования залов
6.1. Для обеспечения сохранности имущества залов заседаний, контроля доступа, режима защиты информации распорядителем ведется журнал доступа в зал заседаний, в который вносятся следующие данные:
- фамилия человека, взявшего ключи;
- время, когда ключи сданы;
- фамилия человека, сдавшего ключи.
6.2. Для учета времени работы залов техническим исполнителем ведется журнал технического учета использования оборудования, содержащий следующую информацию:
- время начала и продолжительность мероприятия;
- заказчик;
- ФИО администратора, обслуживающего мероприятие;
- особенности мероприятия.
6.3. Для учета неисправностей и их устранения в журнал технического учета использования оборудования вносится информация:
- дата, время возникновения, обнаружения неисправности, сбоя;
- администратор, обнаруживший неисправность, сбой;
- краткое описание признаков неисправности, сбоя;
- исполнитель, ответственный за устранение;
- результат диагностики;
- мероприятия по устранению, дата;
- исполнитель, устранивший неисправность.
7. Содержание залов
Расходы на содержание залов, профилактические работы и модернизацию оборудования планируются в смете расходов администрации города Благовещенска.
Приложение 1
к положению об использовании
залов заседаний администрации
города Благовещенска
Инструкция администратора зала заседаний
За 1 час (или более по указанию организатора) до начала мероприятия администратор открывает зал заседаний.
Перед началом мероприятия администратор зала заседаний должен:
1) Внести в журнал необходимую информацию.
2) Подключить дополнительное оборудование, если это предусмотрено планом мероприятия.
3) Проверить работоспособность оборудования в соответствии с рекомендациями производителя в следующем порядке:
- микрофонов;
- микшера;
- системы синхронного перевода;
- камер;
- экрана;
- проектора;
- кондиционеров;
- других устройств, необходимых для проведения мероприятия.
4) Провести следующие работы:
- установить высоту и уровень звука;
- проверить установки камер.
5) Провести тестовый показ необходимых мультимедийных материалов.
6) Провести осмотр зала заседании и оборудования совместно с представителем заказчика и составить акт с точным указанием переданного оборудования и состояния помещения.
Во время мероприятия администратор зала заседаний обязан:
- отслеживать неисправности, по возможности их устранять и заносить в журнал;
- переключать камеры;
- регулировать громкость звука;
- вести запись мероприятия на аудио, если это оговорено организатором;
- включать и/или выключать необходимые микрофоны, если участники мероприятия не делают это сами;
- обеспечивать своевременную демонстрацию мультимедийных материалов;
- регулировать температуру в зале заседаний с помощью системы кондиционирования;
- следить за сохранностью имущества зала заседаний. В случае возникновения угрозы порчи или утраты имущества немедленно проинформировать об этом представителя Заказчика и препятствовать этому своими силами.
После окончания мероприятии администратор зала должен:
- сохранить на жестком диске все мультимедийные материалы, использованные в ходе проведения мероприятия;
- сохранить аудио запись мероприятия, по требованию организатора или заказчика передать запись на внешнем носителе заказчика;
- осмотреть зал заседаний и оборудование и совместно с представителем заказчика составить акт;
- в случае порчи или утраты имущества или оборудования отметить это в акте;
- провести проверку оборудования,
- проверить заряд микрофонов и при необходимости обеспечить их зарядку;
- отключить оборудование;
- внести в журнал необходимую информацию.
Администратор зала не реже одного раза в неделю проводит техническое обслуживание:
- уборка пыли в аппаратной зоне, на оборудовании и роковой стойке;
- уборка пыли и проверка поворотных механизмов камер и экрана;
- проверка работоспособности оборудования в соответствии с программой диагностики, рекомендованной производителем оборудования.
Приложение 2
к положению об использовании
залов заседаний администрации
города Благовещенска
Инструкция для обслуживающего персонала
Для проведения работ в залах заседаний в отсутствие администратора зала допускаются работники администрации, ознакомленные с положением об использовании залов заседаний администрации города Благовещенска и настоящей инструкцией.
Выдача ключей от залов заседаний и их возврат фиксируются в журнале доступа в зал заседаний на пахте здания.
При проведении работ должны соблюдаться следующие правила:
- вытирать пыль с мебели, микрофонов нужно слегка влажной тряпкой без использования моющих и абразивных средств;
- при уборке следует аккуратно обращаться с кабелями и проводами на столах;
- при попадании жидкостей на блоки питания, контакты оборудования, отсоединения шнуров, кабелей и другого оборудования поставить в известность администратора зала не позднее 9 часов утра следующего рабочего дня.
- при обнаружении неисправностей в электрооборудовании (запах горящей электропроводки, искрящиеся контакты, неисправные электророзетки и пр.) немедленно поставить в известность дежурного по зданию.
запрещается:
- включать и выключать оборудование, кроме кондиционеров (переключатели 1, 2, 3, 4 на щитке аппаратной комнаты);
- передвигать микрофоны на столах;
- изменять положение камер видеонаблюдения;
- включать и выключать зарядные устройства для микрофонов;
- трогать и переставлять с места на место оборудование в аппаратной комнате (антенны, система синхронного перевода, монитор, персональный компьютер и т.д.);
- протирать пыль на оборудовании в аппаратной комнате;
- совершать иные действия, которые могут привести к выходу из строя оборудования, установленного в зале заседаний.
категорически запрещено:
- допускать в зал заседаний посторонних лиц (дети, знакомые и т.д.);
- оставлять открытый зал заседаний без присмотра;
- передавать ключи от зала заседаний посторонним лицам.