Паспорт государственного архива

Редакция от 13.02.2002 — Действует
Приложение N 1
к п. п. 3.2.6, 5.4.1.1, 5.5.9.3
ПАСПОРТ АРХИВА
Формат A4 (210 x 297)
 
(наименование и адрес получателя)
Кем представляется
 
(наименование
 
и адрес отчитывающейся организации)
Паспорт
 
 
архива на 1 января ____ г.
(название архива)
1. Состав и объем архивных документов
Показатели
Код стр.
Колич-во фондов
Количество ед. хр.
Количество ед. хр., принятых на временное хранение
всего
в том числе:
внесенных в описи
секретных <*>
учтенных особо ценных
А
Б
1
2
3
4
5
6
Документы на бум. основе.
 
 
 
 
 
 
 
Всего:
101
 
 
 
 
 
 
в том числе:
 
 
 
 
 
 
 
Управленческаядокументация
102
 
 
 
 
 
 
Документы личного происхождения
103
 
 
 
Ч
 
 
НТД
104
 
 
 
 
 
 
Документы по личному составу
105
 
 
 
 
Ч
 
Кинодокументы
106
 
 
 
 
 
 
Фотодокументы
107
 
 
 
 
 
 
Фонодокументы
108
 
 
 
 
 
 
Видеофонограммы
109
 
 
 
 
 
 
МЧД
110
 
 
 
 
 
 
Микроформы на правах подлинников
111
 
 
 
Ч
 
 
Итого:
112
 
 
 
 
 
 
 
<*> Сведения гр. 4 представляются отдельно в установленном порядке.
Примечания.
Показатели
Код строки
Количество ед. учета
всего
в том числе внесенных в описи
А
Б
2
3
Кинодокументы
106
 
 
Фонодокументы
108
 
 
Видеофонограммы
109
 
 
МЧД
110
 
 
Микроформы на правах подлинников (кадров)
111
 
Документы л/п, не внесенные в описи (документов)
103
 
2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов
Показатели
Код стр.
Количество ед. хр.
Объем страхового фонда
скопиро- ванных для страхового фонда
имеющих фонд пользования
количество кадров негатива
количество ед. хр. страхового фонда
А
Б
1
2
3
4
Документы на бум. основе.
 
 
 
 
 
Всего:
201
 
 
 
 
в том числе:
 
 
 
 
 
Управленческая документация
202
 
 
 
 
Документы личного происхождения
203
 
 
 
 
НТД
204
 
 
 
 
Документы по л/с
205
Ч
 
Ч
Ч
Кинодокументы
206
 
 
Ч
 
Фотодокументы
207
 
 
Ч
 
Фонодокументы
208
 
 
Ч
 
Видеофонограммы
209
 
 
Ч
 
МЧД
210
 
 
Ч
 
Микроформы на правах подлинников
211
 
 
 
 
Итого:
212
 
 
 
 
3. Состав и объем научно - справочного аппарата к архивным документам
3.1. Описи, каталоги, базы данных
Показатели
Код стр.
Количество описей (книг учета и описания)
Закаталогизировано
Создано баз данных о составе и содержании документов
количество фондов
количество ед. хр. / ед. уч. <*>
количество составленных карточек
всего
из них в полном комплекте
всего
из них включенных в каталоги
количество БД
информ. объем (в МБайт)
А
Б
1
2
3
4
5
6
7
8
Документы на бум. основе. Всего:
301
 
 
 
 
 
 
 
 
в том числе:
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Управленческая документация
302
 
 
 
 
 
 
 
 
Документы личного происхождения
303
 
 
 
 
 
 
 
 
НТД
304
 
 
 
 
 
 
 
 
Документы по личному составу
305
 
 
 
 
 
 
 
 
Кинодокументы
306
 
 
 
 
 
 
 
 
Фотодокументы
307
 
 
 
 
 
 
 
 
Фонодокументы
308
 
 
 
 
 
 
 
 
Видеофонограммы
309
 
 
 
 
 
 
 
 
МЧД
310
 
 
 
 
 
 
 
 
Микроформы на правах подлинников
311
 
 
 
 
 
 
 
 
Итого:
312
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
<*> Только для кинодокументов, фонодокументов, видеофонограмм, МЧД.
3.2. Справочно - информационные издания
3.2. Справочно - информационные издания
5. Условия хранения документов
Показатели
Код стр.
Колич-во
Показатели
Код стр.
Колич-во
А
Б
1
А
Б
1
Изданные справочники. Всего:
314
 
Зданий (помещения) архива. Всего:
501
 
в том числе:
 
 
в том числе:
 
 
Путеводители, краткие справочники по фондам
315
 
специальные
502
 
Других типов
316
 
приспособленные
503
 
По административно - территориальному делению
317
 
Протяженность стеллажных полок (в пог. м). Всего:
504
 
По истории учреждений
318
 
в том числе металлических
505
 
деревянных
506
 
4. Состав и объем научно - справочной библиотеки
смешанных
507
 
Показатели
Код стр.
Колич-во
Степень загруженности (в %)
508
 
А
Б
1
Оснащенность зданий сигнализацией (в %): охранная
509
 
Книги и брошюры
401
 
пожарная
510
 
Газеты
402
 
Закартонировано ед. хр.
511
 
Журналы
403
 
Др. виды печатной продукции
404
 
Наименование должности руководителя
Подпись Расшифровка подписи
Дата
 
(фамилия и телефон исполнителя)