Приложение
к "Основным правилам работы
ведомственных архивов"
Одобреных коллегией
Главархива СССР 28.08.85,
Приказ Главархива СССР
от 05.09.85 N 263
ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ Наименование организации
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ
_________ N ____ Наименование должности
руководителя организации
_________________________ Подпись Расшифровка
(место составления) подписи
на ____ год Дата
__________________________________________________________________
Название раздела
Наименование должности руководителя службы делопроизводства организации Подпись Расшифровка подписи Дата Виза зав. ведомственным архивом (лица, ответственного за архив) ОДОБРЕНО <*> СОГЛАСОВАНО <*> Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивного учреждения от _______________ N ___ от ______________ N ___ Формат А4 (210 х 297 мм) ___________________
<*> Здесь и далее ссылку на протокол ЦЭК (ЭК) организации или ЭПК архивного учреждения рекомендуется заверять подписью соответственно председателя ЦЭК (ЭК) или ЭПК.
ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ О КАТЕГОРИЯХ И КОЛИЧЕСТВЕ ДЕЛ, ЗАВЕДЕННЫХ В ____ ГОДУ В ОРГАНИЗАЦИИ
Наименование должности руководителя службы делопроизводства организации Подпись Расшифровка подписи Дата Итоговые сведения переданы в ведомственный архив Наименование должности передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи Дата
ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ (ОБЩЕСТВЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ) ОРГАНИЗАЦИИ Наименование структурного подразделения (общественной организации) НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ _______________ N ______________ ________________________________ (место составления) на _______________ год <*> __________________________________________________________________ Название раздела
Наименование должности руководителя структурного подразделения (общественной организации) Подпись Расшифровка подписи Дата ОДОБРЕНО <**> СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК структурного подразделения Заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) от _______________ N ___ Подпись Расшифровка подписи Дата ___________________
<*> К выписке из номенклатуры дел организации для данного структурного подразделения (общественной организации) по окончании календарного года составляется итоговая запись по форме, указанной в приложении 1, и делается отметка о передаче итоговых сведений в службу делопроизводства организации.
<**> При наличии ЭК структурного подразделения. Формат А4 (210 х 297 мм)
ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ Наименование организации УТВЕРЖДАЮ АКТ Наименование должности руководителя организации _______________ N ______________ Подпись Расшифровка ________________________________ подписи
(место составления) о выделении к уничтожению документов, Дата не подлежащих хранению На основании _____________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов __________________________________________________________________ с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно - исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N ____ __________________________________________________________________ (название фонда)
Итого _______________________ дел за ________________________ годы (цифрами и прописью) Описи дел постоянного хранения за ____ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК ________________________________ (наименование архивного учреждения) (протокол от _______________ N _______________) Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов Подпись Расшифровка подписи Дата ОДОБРЕНО Протокол ЦЭК (ЭК)
от ____________ N _____________
Документы в количестве _______________________ дел, весом ________
(цифрами и прописью)
___________________ кг сданы в ___________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо - сдаточной накладной от ________________
N ________________
Наименование должности работника
организации, сдавшего документы Подпись Расшифровка
подписи
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника
ведомственного архива (службы
делопроизводства), внесшего изменения
в учетные документы Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
ФОРМА ЛИСТА - ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА
ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ___
В деле подшито (вложено) и пронумеровано _________________________
(цифрами и прописью)
листа(ов)
в том числе: литерные листы _____________________________________,
пропущенные номера ____________________________________ + листов
внутренней описи _________________________________________________
Наименование должности лица, составившего заверительную надпись Подпись Расшифровка подписи Дата Формат А4 (210 х 297 мм)
ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела N _______________
Итого ________________________________________________ документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи _______________________________ (цифрами и прописью) Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела Подпись Расшифровка подписи Дата Формат А4 (210 х 297 мм)
ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ)
ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
(ОБЩЕСТВЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ) ОРГАНИЗАЦИИ
__________________________________________________________________
(наименование организации)
__________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения или общественной
организации)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения
(общественной организации)
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ОПИСЬ N ___
__________________________________________________________________
Название раздела
В данную опись внесено _____________________ дел с N _____________ (цифрами и прописью) по N _____________, в том числе: литерные номера: пропущенные номера: Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи Дата СОГЛАСОВАНО ОДОБРЕНО <**> Наименование должности руководителя Протокол ЭК службы делопроизводства организации структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи от _____________ N _______ Дата _________________
<*> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
<**> При наличии ЭК структурного подразделения.
Передал ______________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и ________________________ регистрационно - контрольных карточек к
(цифрами и прописью) документам <*> Наименование должности сотрудника структурного подразделения (общественной организации) Подпись Расшифровка подписи Дата Принял ______________________ дел и ______________________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) регистрационно - контрольных картотек к документам Наименование должности работника ведомственного архива Подпись Расшифровка подписи Дата _______________
<*> Передаются вместе с делами канцелярии. Формат А4 (210 х 297 мм)
ФОРМА КАРТОЧКИ ПОСТЕЛЛАЖНОГО ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ
Наименование организации
Наименование архива
КАРТОЧКА ПОСТЕЛЛАЖНОГО ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ
Стеллаж N ________________ Хранилище N ______________
(лицевая сторона)
ФОРМА КАРТОЧКИ ПОФОНДОВОГО ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ Наименование организации Наименование архива КАРТОЧКА ПОФОНДОВОГО ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ Фонд N ___________________ Хранилище N ______ Название фонда ___________ __________________________ (лицевая сторона)
ФОРМА ЗАКАЗА НА ВЫДАЧУ ДЕЛ Наименование организации Название ведомственного архива ЗАКАЗ РАЗРЕШАЮ выдачу дел _______________ N ______________ Заведующий архивом ________________________________ (читальным залом)
(место составления)
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
на выдачу дел
__________________________________________________________________
(фамилия и инициалы исследователя)
__________________________________________________________________
(тема исследования)
(лицевая сторона)
Подпись исследователя
ФОРМА АКТА О ВЫДАЧЕ ДЕЛ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ Наименование организации АКТ _______________ N ______________ ________________________________ (место составления) о выдаче дел во временное пользование ________________________________ (наименование организации, ее почтовый индекс и адрес) Основание ________________________________________________________ __________________________________________________________________ Для какой цели выдаются дела _____________________________________ Выдаются следующие дела из фонда N _______________________________ (название фонда)
__________________________________________________________________ Всего выдается _____________________________ дел, срок возвращения (цифрами и прописью) _________________________________ Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями. Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не публиковать документов без разрешения организации, выдавшей дела. Получатель обязуется вернуть дела в ведомственный архив организации в указанный в акте срок. Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения полученных во временное пользование дел. Наименование должности Наименование должности руководителя организации, руководителя организации - выдающего дела получателя Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи Дата Дата Гербовая печать организации Гербовая печать организации Выдал дела по поручению руководства ______________________________ (наименование организации) заведующий ведомственным архивом (лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи Дата Принял дела по поручению руководства _____________________________ (наименование организации) заведующий ведомственным архивом (лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи Дата Дела возвращены в полном объеме и сохранности: Сдал по поручению руководства организации - получателя заведующий ведомственным архивом. Подпись Расшифровка подписи Дата Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела заведующий ведомственным архивом. Подпись Расшифровка подписи Дата Формат А4 (210 х 297 мм)
ФОРМА ЛИСТА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДЕЛА Наименование организации Название ведомственного архива ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДЕЛА Фонд N ____________ Опись N _____________ Дело N _________________ Заголовок дела ___________________________________________________
Формат А4 (210 х 297 мм)
ФОРМА КАРТЫ - ЗАМЕСТИТЕЛЯ ДЕЛА Наименование организации Название архива КАРТА - ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА Дело _____________________________________________________________ (N и заголовок) Опись ____________________________________________________________ (N и название) Фонд _____________________________________________________________ (N и название) Выдано ___________________________________________________________ (дата выдачи) (кому выдано) во временное пользование (читальный зал) до ______________________ (дата возврата) Наименование должности сотрудника, выдавшего дело Подпись Расшифровка подписи Формат А4 (210 х 297 мм)
ФОРМА АКТА ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДЕЛ ФОНДА И ФОРМА ЛИСТА ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ Наименование организации Название ведомственного архива УТВЕРЖДАЮ АКТ Внести изменения в учетные документы архива в соответствии с актом, за _______________ N ______________ исключением пп. 2 и 8.6 ________________________________ (место составления) Наименование должности руководителя организации ________________________________ (постоянного, временного Подпись Расшифровка хранения, по личному составу) подписи Дата Фонда N ________________________ (название фонда) Основание проверки _______________________________________________ (плановая, перемещение документов, стихийное бедствие и т.д.) Составлен комиссией: Председатель комиссии ____________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы) Члены комиссии: ____________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы) Проверка проводилась с ___________________ по ____________________ Проверкой установлено: 1. Всего числится по описям _____________________ дел, (цифрами и прописью)
в том числе по описям, утвержденным (согласованным)
ЭПК архивного учреждения
______________________________________________ дел (цифрами и прописью) 2. Всего не оказалось в наличии
______________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
в том числе по описям, утвержденным (согласованным)
ЭПК архивного учреждения
______________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
3. Имеют литерные номера:
3.1. не учтенные в итоговых записях описей
______________________________________________ дел (цифрами и прописью)
3.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей
______________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
4. Пропущено номеров:
4.1. не учтенных в итоговых записях описей
______________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
4.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых
записях описей
______________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим
фондам
______________________________________________ дел (цифрами и прописью) 6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в
описи)
______________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
7. Имеется не включенных в описи
______________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных
в описи) имеется в наличии
______________________________________________ дел (цифрами и прописью)
из них: 8.1. требующих дезинфекции
______________________________________________ дел (цифрами и прописью)
8.2. требующих дезинсекции ___________________ дел
(цифрами и прописью)
8.3. требующих реставрации ___________________ дел
(цифрами и прописью)
8.4. требующих переплета или подшивки
______________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.5. требующих восстановления затухающих текстов
______________________________________________ дел (цифрами и прописью)
8.6. неисправимо поврежденных
______________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.7. требующих обработки
______________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.8. выдано во временное пользование
______________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
9. Общая характеристика состояния и условий хранения
документов. Основные отрицательные явления в
состоянии и условиях их хранения. Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (N ...) Проверку проводили: Наименование должностей Подписи Расшифровка подписей Дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) организации от ________________ N _________ Формат А4 (210 х 297 мм)
ФОРМА ЛИСТА ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ Наименование организации Название ведомственного архива ЛИСТ ПРОВЕРКИ N наличия и состояния дел фонда N Наличие дел
Итого: ______________________________ дел (цифрами и прописью) Проверку произвели: Наименование должностей работников, производивших проверку Подписи Дата
ФОРМА КАРТОЧКИ НЕОБНАРУЖЕННЫХ ДЕЛ Наименование организации Фонд N ___________________ (название фонда) Название ведомственного архива Опись N _________________, __________________________ КАРТОЧКА УЧЕТА (название описи) НЕОБНАРУЖЕННЫХ ДЕЛ
Формат А5 (148 х 210 мм)
ФОРМА АКТА О НЕОБНАРУЖЕНИИ ДЕЛ, ПУТИ РОЗЫСКА КОТОРЫХ ИСЧЕРПАНЫ Наименование организации Название ведомственного архива АКТ УТВЕРЖДАЮ Наименование должности _______________ N ______________ руководителя организации ________________________________ (место составления) Подпись Расшифровка о необнаружении дел, пути розыска подписи которых исчерпаны Дата Фонд N ___________________ (название фонда)
В результате ____________________________________ установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже дел. Предпринятые архивом всевозможные меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета
Итого ______________________ дел (цифрами и прописью) Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено следующими делами: _______________________________________________ (номера дел и их групповые заголовки) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Заведующий архивом Личная подпись Расшифровка подписи Дата СОГЛАСОВАНО <*> ОДОБРЕНО Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации от ________________ N _________ от ________ N ______ Изменения в учетные документы архива внесены Заведующий архивом (лицо, ответственное за учет) Дата Подпись Расшифровка подписи ________________________
<*> В случае, если не обнаружены дела постоянного хранения.
Формат А4 (210 х 297 мм)
ФОРМА АКТА О НЕИСПРАВИМЫХ ПОВРЕЖДЕНИЯХ ДЕЛ
Наименование организации
Название ведомственного архива
АКТ УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
_______________ N ______________ руководителя организации
________________________________
(место составления) Подпись Расшифровка
подписи
Фонд N ___________________
о неисправимых повреждениях дел (название фонда)
В фонде обнаружены дела, признанные неисправимо поврежденными:
Итого обнаружено неисправимо поврежденных _______________ дел. (цифрами и прописью) Перечисленные дела подлежат списанию ввиду: ______________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Заведующий архивом Подпись Расшифровка подписи (лицо, ответственное за архив) Дата СОГЛАСОВАНО ОДОБРЕНО Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации от ________________ N _________ от ________ N ______ Изменения в учетные документы архива внесены. Наименование должности работника, внесшего изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи Дата Формат А4 (210 х 297 мм)
ФОРМА ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА ОПИСИ ОСОБО ЦЕННЫХ ДЕЛ И ФОРМА ОПИСИ ОСОБО ЦЕННЫХ ДЕЛ __________________________________________________________________ (название государственного архива) <*> __________________________________________________________________ (название фонда) Фонд N _____ ОПИСЬ ОСОБО ЦЕННЫХ ДЕЛ __________________________________ (крайние даты дел) ________________
<*> Заполняется государственным архивом. Формат А4 (210 х 297 мм) УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи
В данную опись внесено _______________________ особо ценных дел, (цифрами и прописью) с N _____________ по N _______________, в том числе: литерные номера: пропущенные номера: Из них имеют страховые копии ______________________ дел. (цифрами и прописью) Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи Заведующий ведомственным архивом (лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи Дата ОДОБРЕНО УТВЕРЖДЕНО Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК архивного учреждения от ________________ N _________ от ________ N ______ Формат А4 (210 х 297 мм)