Приложение
к "Основным правилам работы
ведомственных архивов"
Одобреных коллегией
Главархива СССР 28.08.85,
Приказ Главархива СССР
от 05.09.85 N 263
Наименование организации
Название ведомственного архива
КНИГА ВЫДАЧИ ДЕЛ ИЗ ХРАНИЛИЩА
Начата _____________
Окончена ___________
Формат А4 (210 х 297 мм)
Продолжение приложения 35
Итого в ____ году выдано из хранилища N _____________________ дел (цифрами и прописью) Наименование должности работника, составившего итоговую запись Подпись Расшифровка подписи Дата Формат А4 (210 х 297 мм)
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДАЮ Директор государственного архива Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи Дата Дата СПИСОК ЛИЦ, АРХИВЫ КОТОРЫХ ПОДЛЕЖАТ УЧЕТУ В ВЕДОМСТВЕННОМ АРХИВЕ
Итого в список включено __________ лиц - владельцев архивов. Заведующий ОДОБРЕНО ведомственным архивом Подпись Расшифровка Протокол ЦЭК (ЭК) подписи от _______ N ____ Дата Формат А4 (210 х 297 мм)
ФОРМА ЗАЯВЛЕНИЯ ВЛАДЕЛЬЦА ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ
О ПЕРЕДАЧЕ ИХ НА ХРАНЕНИЕ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ
В ________________________________________________
(наименование организации
и ведомственного архива)
от _______________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
ей
проживающ--- _____________________________________
его (домашний адрес)
________________________________ телефон _________
паспорт серии __________________ N _______________
выдан "__" _____________________________ _________
(число) (месяц) (год)
отд. милиции _____________________________________
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу принять на временное хранение документы ________________ ______________________________________________ согласно сдаточной (фамилия, имя, отчество владельца документов) описи с последующей передачей их на постоянное государственное хранение в _______________________________________________________ (наименование госархива) Подпись (разборчиво) _________________ Дата Формат А4 (210 х 297 мм)
ФОРМА АКТА ПРИЕМА - ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО
ПРОИСХОЖДЕНИЯ НА ВРЕМЕННОЕ ХРАНЕНИЕ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Название ведомственного архива Наименование должности
руководителя организации
АКТ
Подпись Расшифровка
_______________ N ______________ подписи
________________________________
(место составления) Дата приема - передачи документов Гербовая печать личного происхождения организации на временное хранение в ведомственный архив Основание: заявление владельца документов личного происхождения __ _________________________________ от "__" ____________ г. о приеме (Ф.И.О. владельца документов) документов на временное хранение в _______________________________ (наименование организации и ________________________________ с последующей передачей их на название ведомственного архива) постоянное государственное хранение в ____________________________ (название госархива) В соответствии с заявлением ______________________________________ (Ф.И.О. владельца документов) передает лично ему (ей) принадлежащие документы, а _______________ __________________________________________________________________
(наименование организации и название ведомственного архива) принимает на временное хранение на срок ________________ документы _____________________________________ согласно сдаточной описи
(Ф.И.О. владельца документов)
N _________ в количестве __________ документов.
По истечении указанного срока хранения ___________________________
(наименование организации
_________________________________ обязуется передать документы ___
и название ведомственного архива)
______________________________ в полном составе на государственное
(Ф.И.О. фондообразователя)
хранение в _______________________________________________________
(название госархива)
С момента подписания настоящего акта документы являются
государственной собственностью и входят в состав Государственного
архивного фонда СССР.
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
владельца документов подписи заведующего подписи
ведомственным
архивом
Подпись Расшифровка
председателя подписи
ЦЭК (ЭК)
организации
Дата
В книге учета поступления и выбытия документов произведена запись
N ____, документы отнесены к фонду N __________
Наименование должности
работника архива, сделавшего
запись в книге учета
поступления и выбытия Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
ФОРМА СДАТОЧНОЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ
СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ
документов ______________________________
(Ф.И.О. владельца документов)
Фонд N _________
ИТОГО в сдаточной описи учтено _______________________ документов, (цифрами и прописью) составляющих ________________________ временных дел. (цифрами и прописью) Опись составил: Наименование должности работника архива, составившего опись Подпись Расшифровка подписи Дата Председатель ЦЭК (ЭК) организации Подпись Расшифровка подписи Дата Формат А4 (210 х 297 мм)
ФОРМА АКТА ОПИСАНИЯ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ АКТ УТВЕРЖДАЮ _______________ N ______________ Наименование должности ________________________________ руководителя организации
(место составления)
Подпись Расшифровка
описания документов подписи
личного происхождения
Дата
Фонд N ___________________________________________________________
(название фонда)
по состоянию на ______________________ в фонде N ______________ по
(дата начала работы)
учетным данным числилось _______________ описей, _________________
временных дел (единиц хранения), _____________________ документов.
В процессе описания сформировано __________ дел (единиц хранения),
выделено не подлежащих хранению _____________ документов (листов),
____________ дел; возвращено владельцу ________________ документов
(листов), ____________ дел (единиц хранения).
Вновь составлена опись N _________ на ___________ дел.
По состоянию на ___________________________ в фонде N ____________
(дата завершения работ)
числится ___________ описей, ______________ дел (единиц хранения)
за ____________ годы.
Проведены следующие виды работ ___________________________________
(перечисляются виды проведенных
__________________________________________________________________
работ, кроме описания документов)
в объемах: _______________________________________________________
__________________________________________________________________
(каталогизация; выявление дел, требующих реставрации)
К описи составлен следующий научно - справочный аппарат __________
__________________________________________________________________
(предисловие, оглавление, указатели)
Работу выполнили ___________________________ Подписи Расшифровка
(наименования должностей) подписей
Работу принял
заведующий ведомственным архивом Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Опись одобрена ЦЭК (ЭК) организации
протокол N __________ от _______________________
Опись утверждена ЭПК архивного учреждения
протокол N __________ от _______________________
Изменения в учетные документы внесены
Заведующий ведомственным архивом Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Не подлежащие хранению документы владельцу возвращены в количестве
___________ дел (документов) на л.
Подпись владельца архива Расшифровка подписи
Дата
Председатель ЦЭК (ЭК) организации
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
ФОРМА АКТА ПРИЕМА - ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ
НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности Директор
руководителя организации государственного архива
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Гербовая печать Дата Гербовая печать
организации государственного
архива
АКТ
_______________ N ______________
________________________________
(место составления)
приема - передачи документов
на государственное хранение
Основание: Положение о Государственном архивном фонде СССР,
утвержденное Постановлением Совета Министров СССР от
4 апреля 1980 г. N 274.
В связи с ____________________________________________________ (истечением срока хранения документов __________________________________________________________________ (название фонда) в организации, ликвидацией организации и т.д.) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ (наименование организации) передает, а ______________________________________________________ (наименование государственного архива) принимает на государственное хранение документы и страховые копии за ___________ и справочный аппарат к ним:
(годы)
Итого принято _______________________________ ед. хр. (в том числе (цифрами и прописью) страховых копий) В государственном архиве фонд N ______________ Передачу произвели: Прием произвели: Наименования должностей лиц, Наименования должностей лиц, производивших передачу производивших прием Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка подписи подписи Дата Дата Формат А4 (210 х 297 мм)
ФОРМА ГОДОВОГО ПЛАНА РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА Наименование организации, УТВЕРЖДАЮ в составе или при которой функционирует ведомственный Наименование должности архив руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Дата ПЛАН работы ________________________________ на ____ год (название ведомственного архива)
Заведующий ведомственным архивом (лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи Дата
<*> Или директора ведомственного архива, если последний
является самостоятельным учреждением.
Формат А4 (210 х 297 мм)
(лицевая сторона)
КАРТОЧКА УЧЕТА РАБОТЫ С ОРГАНИЗАЦИЕЙ
1. Общие сведения об организации
Наименование организации и
ее непосредственная подчиненность ________________________________
________________________________
Адрес организации ________________________________________________
Название архива ________________________________________________
Адрес архива ________________________________________________
Название, дата и N документа
Об образовании организации _______________________________________
О реорганизации организации ______________________________________
О ликвидации организации _________________________________________
Фамилия, имя, отчество, N телефона
Руководителя организации _________________________________________
Начальника управления делами
(Управляющего делами,
начальника общего или 1-го отдела) _______________________________
Начальника канцелярии ____________________________________________
Председателя ЦЭК (ЭК) ____________________________________________
Заведующего архивом или лица,
ответственного за архив __________________________________________
Дата и N приказа о назначении лица,
ответственного за архив __________________________________________
2. Дата согласования или утверждения нормативно - методических
и плановых документов Положения об архиве ______________________________________________ Инструкции по ведению делопроизводства ___________________________ Номенклатуры дел организации _____________________________________ Плана - графика передачи дел в ведомственный архив ______________________________________________ Положения о ЦЭК (ЭК) организации _________________________________ Плана - графика рассмотрения описей ЭПК архивного учреждения _________________________________________ Плана - графика передачи дел в госархив __________________________ Формат А4 (210 х 297 мм) (оборотная сторона) 3. Сведения о проверках работы ведомственного архива
ФОРМА АКТА ПРИЕМА - ПЕРЕДАЧИ ПРИ СМЕНЕ ЗАВЕДУЮЩЕГО АРХИВОМ (ЛИЦА, ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА АРХИВ) Наименование организации АКТ УТВЕРЖДАЮ _______________ N ______________ Наименование должности ________________________________ руководителя организации
(место составления)
Подпись Расшифровка
приема - передачи при смене подписи
заведующего архивом
(лица, ответственного за архив) Дата
Дата
В соответствии с приказом от ____________________ N ______________
______________________________ передал, а ________________________
(Ф.И.О. передающего) (Ф.И.О. принимающего)
принял в присутствии комиссии (третьего лица), образованной на
основании данного приказа, в составе председателя ________________
(Ф.И.О.)
и членов _________________ документы архива, страховые копии
(Ф.И.О.)
документов за ________________ годы и учетно - справочный аппарат
к ним:
ИТОГО принято _______________________________________________ дел, (цифрами и прописью) в том числе ____________________________________ особо ценных дел; (цифрами и прописью) _______________________________________ ед. хр. страхового фонда и
(цифрами и прописью) _________________________________ описей в _______________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью) экземплярах. Состояние документов, страхового фонда и описей: __________________________________________________________________ (общая характеристика состояния) Одновременно передаются __________________________________________ (виды НСА и их объемы, состояние) Состояние помещения архива: __________________________________________________________________ (общая характеристика состояния) Наличие и состояние оборудования и инвентаря: __________________________________________________________________ (общая характеристика состояния) Передал: Подпись Расшифровка подписи Принял: Подпись Расшифровка подписи Председатель комиссии (Третье лицо) Подпись Расшифровка подписи Члены комиссии: Подписи Расшифровка подписей Формат А4 (210 х 297 мм)