Реквизиты документа

Принят: Главархив СССР 05.09.1985
Редакция от: 05.09.1985
Статус: Отменен
Опубликован: "ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ" (утв. ПРИКАЗОМ Главархива СССР от 05.09.85 N 263)

Примечания

Форма признана УТРАТИВШЕЙ СИЛУ

ПРИКАЗ Минкультуры РФ от 21.01.2016 N 231

Данная форма введена документом:

"ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ" (утв. ПРИКАЗОМ Главархива СССР от 05.09.85 N 263)

Данное приложение другого формата содержится в следующем файле:

7349.rtf

Документация по работе ведомственных архивов

Редакция от 05.09.1985 — Документ не действует

Приложение
к "Основным правилам работы
ведомственных архивов"
Одобреных коллегией
Главархива СССР 28.08.85,
Приказ Главархива СССР
от 05.09.85 N 263

 
Наименование организации
 
Название ведомственного архива
 
                              КНИГА
                   УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ
               СТРАХОВОГО ФОНДА И ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ
 
                            Том N _____
 
                            Начат _____
 
                            Окончен ___
 
                                          Формат А4 (210 х 297 мм)
 
 
                                         Продолжение приложения 20

`N п/п`	`Дата поступления или выбытия ед. хр.`	`Название и N, дата документа, по которому поступили или выбыли ед. хр.`	`Дата копирования`	`Номера фондов`	`Номера описей`	`Количество дел, включенных в единицу хранения страхового фонда`	`Сведения о страховом фонде (колво ед. хр.)`		`Сведения о фонде пользования (количетво ед. хр.)`		`Примечание`
`N п/п`	`Дата поступления или выбытия ед. хр.`		`Дата копирования`	`Номера фондов`	`Номера описей`		`поступило`	`выбыло`	`поступило`	`выбыло`	`Примечание`
`1`	`2`	`3`	`4`	`5`	`6`	`7`	`8`	`9`	`10`	`11`	`12`

 
Итого поступило в ____ год _______________________________ ед. хр.
                                   (цифрами и прописью)
страхового фонда, _____________________ ед. хр. фонда пользования;
                   (цифрами и прописью)
выбыло __________________________________ ед. хр. страхового фонда
              (цифрами и прописью)
и _____________________ ед. хр. фонда пользования.

   (цифрами и прописью)
 
Наименование должности лица,
составившего годовую
итоговую запись                 Подпись        Расшифровка подписи
 
Заведующий ведомственным
архивом                         Подпись        Расшифровка подписи
 
Дата
 
                                          Формат А4 (210 х 297 мм)
 

 
                                          Гриф ограничения допуска
 
            Наименование государственного архива <*>
 
                          ОПИСЬ N ____
                        СТРАХОВОГО ФОНДА
 
_____________

    <*> Заполняется в государственном архиве.
 
                                          Формат А4 (210 х 297 мм)
 
 
                      УТВЕРЖДАЮ
 
                      Наименование должности   Подпись Расшифровка
                      руководителя организации         подписи
 
                      Дата

`N п/п ед. хр. страхового фонда`	`Дата копирования документов`	`Количество кадров в ед. хр. страхового фонда`	`Количество дел, включенных в ед. хр.`	`Сведения о делах, входящих в единицу хранения страхового фонда`			`Примечание`
`N п/п ед. хр. страхового фонда`	`Дата копирования документов`	`Количество кадров в ед. хр. страхового фонда`	`Количество дел, включенных в ед. хр.`	`номера фондов`	`номера описей`	`номера дел`	`Примечание`
`1`	`2`	`3`	`4`	`5`	`6`	`7`	`8`

 
Всего на 01.01.____ года в опись включено ________________________
                                            (цифрами и прописью)
ед. хр., с N _____________ по N _____________, в том числе:
 
литерные номера:
 
пропущенные номера:
 
_____________________________ кадров м/ф страхового фонда

    (цифрами и прописью)
скопировано _______________________ дел
              (цифрами и прописью)
 
Наименование должности работника
ведомственного архива, составившего
итоговую запись                 Подпись        Расшифровка подписи
 
Заведующий ведомственным
архивом                         Подпись        Расшифровка подписи
 
Дата
 
ОДОБРЕНО                                      УТВЕРЖДЕНО
 
Протокол ЦЭК (ЭК) организации                 Протокол ЭПК
                                              архивного учреждения
от ________________ N _________               от ________ N ______
 
                                          Формат А4 (210 х 297 мм)

   ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ 
 
                      УТВЕРЖДАЮ
 
                      Наименование должности   Подпись Расшифровка
                      руководителя организации         подписи
 
                      Дата
 
Фонд N ____________
 
ОПИСЬ N ___________
дел постоянного хранения
за ________ год
 
__________________________________________________________________

    Название раздела (структурного подразделения организации)

N п/п

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Дата дела (тома, части)

Количество листов в деле (томе, части)

Примечание

1

2

3

4

5

6

В данный раздел описи внесено _______________________________ дел,
                                     (цифрами и прописью)
 
с N _____________ по N _____________, в том числе:
 
литерные номера:
 
пропущенные номера:
 
Наименование должности
составителя описи               Подпись        Расшифровка подписи
 
Заведующий ведомственным архивом
(лицо, ответственное за архив)  Подпись        Расшифровка подписи
 
Дата
 
УТВЕРЖДЕНО                          ОДОБРЕНО
 
Протокол ЭПК                        Протокол ЦЭК (ЭК)
архивного учреждения                Наименование организации
 
от ________ N ______                от ________________ N ________
 
                                          Формат А4 (210 х 297 мм)
 

 
            ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ОПИСИ N ___ (ф. N ____)
 
Всего в настоящей описи пронумеровано ____________________ листов,
                                      (цифрами и прописью)
 
в том числе:
 
литерные номера: ________________
 
пропущенные номера: _____________
 
Наименование должности
работника ведомственного архива,
ответственного за учет             Подпись     Расшифровка подписи
 
Дата
 
                                          Формат А4 (210 х 297 мм)
 

 
        ФОРМА ЗАКОНЧЕННОЙ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ 
 
__________________________________________________________________
             (название государственного архива <*>),
 
__________________________________________________________________
                        (название фонда)
 
                           Фонд N ___
 
                          ОПИСЬ N ____
 
__________________________________________________________________
                        (название описи)
 
                               Крайние даты дел __________________

    <*> Заполняется в государственном архиве.
 
                                          Формат А4 (210 х 297 мм)
 

 
           ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ 
               ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ 
 
                      УТВЕРЖДАЮ
 
                      Наименование должности   Подпись Расшифровка
                      руководителя организации         подписи
 
                      Дата
 
Фонд N ____________
 
ОПИСЬ N ___________
дел временного (свыше 10 лет)
хранения
за ________ год
 
__________________________________________________________________

    Название раздела (структурного подразделения организации)

N п/п

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Дата дела (тома, части)

Срок хранения дела (тома, части)

Колтчество листов в деле (томе, части)

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

 
В данный раздел описи внесено _______________________________ дел,
                                     (цифрами и прописью)
 
с N _____________ по N _____________, в том числе:
 
литерные номера:
 
пропущенные номера:
 
Наименование должности
составителя                     Подпись        Расшифровка подписи
 
Дата
 
Заведующий архивом
(лицо, ответственное за архив)  Подпись        Расшифровка подписи
 
Дата
 
ОДОБРЕНО
 
Протокол ЦЭК (ЭК) организации
 
от ________ N ______
 
                                          Формат А4 (210 х 297 мм)

   ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ 
 
                      УТВЕРЖДАЮ
 
                      Наименование должности   Подпись Расшифровка
                      руководителя организации         подписи
 
                      Дата
 
Фонд N ____________
 
ОПИСЬ N ___________
дел по личному составу
за ________ год
 
__________________________________________________________________
                        Название раздела

N п/п

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Дата дела (тома, части)

Срок хранения дела (тома, части)

Количество листов в деле (томе, части)

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

 
В данный раздел описи внесено _______________________________ дел,
                                     (цифрами и прописью)
 
с N _____________ по N _____________, в том числе:
 
литерные номера:
 
пропущенные номера:
 
 
Наименование должности
составителя                     Подпись        Расшифровка подписи
 
Дата
 
Начальник отдела кадров
(инспектор по кадрам)           Подпись        Расшифровка подписи
 
Дата
 
ОДОБРЕНО                            СОГЛАСОВАНО
 
Протокол ЦЭК (ЭК) организации       Протокол ЭПК архивного
                                    учреждения
от ________ N ______                от ________________ N ________
 
 
                                          Формат А4 (210 х 297 мм)
 

 
__________________________________________________________________
                   (наименование организации)
 
__________________________________________________________________
                (название ведомственного архива)
 
                              КНИГА
             УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ ДОКУМЕНТОВ
 
                         Том N ________
 
                         Начат ________
 
                         Окончен ______
 
                                          Формат А3 (297 х 420 мм)

N п/п

Дата поступления или выбытия

Наименование организации (структурного подразделения, лица, архива), от которой поступили (или выбыли) документы

Название, номер и дата документа, подтверждающего поступление или выбытие документов

Название и номер фонда, описи и поступивших или выбывших документов

Крайние даты поступивших или выбывших документов, включенных в опись

Поступление описанных документов

Выбытие описанных документов

Неописанных дел, документов листов

Примечание

количество дел

постоянного хранения

временного хранения

по личному составу

постоянного хранения

временного хранения

по личному составу

поступило

выбыло

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

 
Итого в   ________   году   поступило  ____________________ дел (+
                                       (цифрами и прописью)
документов, листов), в том числе:
показываются раздельно итоговые данные  по  графам  7,  8,  9,  13
книги;
выбыло _______________________ дел (+ документов,  листов),  в том
         (цифрами и прописью)
числе:
показываются раздельно итоговые данные по графам 10, 11, 12, 14.
 
Наименование должности лица,
составившего итоговую
годовую запись                  Подпись        Расшифровка подписи
 
Заведующий ведомственным
архивом                         Подпись        Расшифровка подписи
 
Дата
 
                                          Формат А3 (297 х 420 мм)
 

 
Наименование организации
 
Название ведомственного архива
 
                          СПИСОК ФОНДОВ
 
                          Том N _______
 
                          Начат _______
 
                          Окончен _____
 
                                          Формат А4 (210 х 297 мм)

`N фонда`	`Название фонда`	`Дата первого поступления документов фондов`	`Отметка о выбытии фонда`		`Примечание`
`N фонда`	`Название фонда`	`Дата первого поступления документов фондов`	`Куда выбыл`	`Дата и N документа, на основании которого выбыл`	`Примечание`
`1`	`2`	`3`	`4`	`5`	`6`

 
На 01.01.____  года в список включены фонды с N _______________ по
N _________________
Всего хранится в архиве _______________________ фондов, из них:
                          (цифрами и прописью)
________________________ содержат особо ценные дела.
  (цифрами и прописью)
 
Номера свободные:
 
Наименование должности работника
ведомственного архива, составившего
годовую итоговую запись         Подпись        Расшифровка подписи
 
Заведующий ведомственным архивом
(лицо, ответственное за архив)  Подпись        Расшифровка подписи
 
Дата
 
                                          Формат А4 (210 х 297 мм)
 
 

 
                    ОБРАЗЕЦ АРХИВНОЙ СПРАВКИ
 
Наименование организации                630082, Новосибирск,
                                        ул. Жуковского,
                                        105/2, кв. 5
                                        т. Петрову Б.И.
 
АРХИВНАЯ СПРАВКА
31.06.83 N 04-5/173
Москва
На N 310 от 25.06.83

    В документах   архивного   фонда   Всероссийского  объединения
хлебопродуктов "Росхлебопродукт",   в   ведомостях    на    выдачу
заработной платы  рабочим  и служащим за апрель - декабрь 1962 г.,
значится Петров Борис Иванович в должности инженера.

    Основание: ф. 50, оп. 2, д. 3, лл. 105 - 106.

    Справка выдана для предоставления по месту работы.
 
Наименование должности
руководителя (структурного
подразделения, в состав
которого входит архив) организации     Подпись Расшифровка подписи
 
Заведующий архивом (лицо,
ответственное за архив
организации)                    Подпись        Расшифровка подписи
 
Гербовая печать организации
 
                                          Формат А4 (210 х 297 мм)
                                             или А5 (148 х 210 мм)
 

 
                   ФОРМА АНКЕТЫ ИССЛЕДОВАТЕЛЯ
 
Наименование организации
 
Название ведомственного архива
 
АНКЕТА ИССЛЕДОВАТЕЛЯ
 
Фамилия __________________________________________________________
Имя ____________________ Отчество ________________________________
Год рождения ___________________ Национальность __________________
Партийность ______________________________________________________
Место работы и должность _________________________________________
__________________________________________________________________
Образование, ученая степень, звание ______________________________
Тема, хронологические границы исследования _______________________
__________________________________________________________________
Адрес, телефон служебный _________________________________________
Адрес, телефон домашний __________________________________________
__________________________________________________________________
Серия и N паспорта, когда, кем выдан _____________________________
С правилами   работы  в  читальном  зале  архива  ознакомлен,  даю
обязательство их выполнять _______________________________________
                                     (подпись исследователя)
 
Дата
 
                                          Формат А4 (210 х 297 мм)
 

 
Наименование организации
 
Название ведомственного архива
 
                ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ИССЛЕДОВАТЕЛЕЙ
                         И ИХ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
 
                        Начат ___________
 
                       Окончен __________
 
                                          Формат А4 (210 х 297 мм)
 
 
                                         Продолжение приложения 33

N п/п

Фамилия, имя, отчество исследователя

N личного дела исследователя

N личного дела исследователя, ранее работавшего в читальном зале архива

1

2

3

4

 
Итого в __________ году в читальном зале архива работало _________
________________________ исследователей.
 (цифрами и прописью)
 
Наименование должности сотрудника
ведомственного архива,
составившего запись             Подпись        Расшифровка подписи
 
Дата
 
                                          Формат А4 (210 х 297 мм)
 

 
Наименование организации
 
Название ведомственного архива
 
          ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ПОСЕЩЕНИЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЯМИ
                         ЧИТАЛЬНОГО ЗАЛА
 
                        Начат ___________
 
                        Окончен _________
 
                                          Формат А4 (210 х 297 мм)
 
      Форма титульного листа журнала регистрации посещений
                 исследователями читального зала
 
                                         Продолжение приложения 34

`N п/п`	`Дата посещения`	`Фамилия, инициалы исследователя <*> (разборчиво)`
`1`	`2`	`3`

 
Итого в   _______   году   количество  посещений  читального  зала
исследователями составило ___________________________
                             (цифрами и прописью)
 
Наименование должности сотрудника
ведомственного архива              Подпись     Расшифровка подписи
 
Дата
 
___________________

    <*> Графа заполняется исследователем.
 
                                          Формат А4 (210 х 297 мм)