Расчет отпускных в 2015 году: 5 ошибок, которых следует избегать

Расчет отпускных в 2015 году: 5 ошибок, которых следует избегать

Если работник получит отпускные больше, чем должен, то последует ряд нарушений, например, завышение расходов на оплату труда. А если отпускные начислены меньше, чем нужно? Во-первых, работника обидели. Во-вторых, ухудшать положение работников запрещено. И это еще не все. За ошибки последует ответственность. Разберем, как этого избежать и вести учет верно.

Порядок расчета среднего заработка при определении отпускных регламентирует Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922). Читать данный документ следует внимательно. Неправильное применение нормы данного документа приведет, как следствие, к неправильному исчислению отпускных.

Ошибка 1. Неправильно определен расчетный период для отпускных

Причина этой ошибки кроется в неверном прочтении пункта 5 Положения № 922. Здесь указано время, которое следует исключать из расчета. При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:

  • за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации. Нельзя исключать перерывы для кормления ребенка!
  • работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
  • работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника. Нельзя исключать время простоя, произошедшего по вине работника!
  • работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу. Нельзя исключать время, когда работник участвовал в забастовке!
  • работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
  • работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Если на момент расчета отпускных в расчетном периоде есть неявки работника на работу, причины которых не выяснены, то, соответственно, исключать данное время также неправомерно. Аналогично и с прогулами. Это полностью соответствует нормам п. 5 Положения № 922.

Как избежать ошибки 1 : из расчетного периода не следует исключать:

  • перерывы для кормления ребенка;
  • время простоя по вине работника;
  • время, когда работник участвовал в забастовке;
  • неявки по невыясненным причинам;
  • прогулы.

Ошибка 2. В организации принят расчетный период менее 12 месяцев, что ухудшает положение работников

Расчет среднего заработка работника независимо от режима его работы производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата (п. 4 Положения № 922). Согласно статье 139 Трудового кодекса, в коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников. Обратите внимание, ключевые слова здесь «если это не ухудшает положение работников».

Как избежать ошибки: если в организации локальными нормативными актами предусмотрен иной расчетный период, например, 4 месяца, то бухгалтеру прежде, чем выплатить отпускные работнику, следует произвести расчет отпускных два раза: исходя из 12 предшествующих месяца и исходя из периода, который установлен локальными нормативными актами. Если отпускные, рассчитанные исходя из 12 предшествующих месяцев, окажутся больше, то выплатить следует их.

Ошибка 3. В расчет отпускных неправильно включены выплаты, произведенные в расчетном периоде

Для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат (п. 2 Положения № 922). Ключевыми словами здесь являются «предусмотренные системой оплаты труда».

Распространенные ошибки:

  1. В расчет среднего заработка включены выплаты, которые произведены не за труд. Нельзя включать в расчет выплаты, которые не относятся к зарплате. Разберемся с понятием, что же такое зарплата? Зарплата – это вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты) (ст. 129 ТК РФ).
  2. В расчет отпускных включены выплаты, которые не предусмотрены локальными нормативными актами компании.

Как избежать ошибки :

  • не включайте в расчет среднего заработка при исчислении отпускных выплаты, которые не являются заработной платой или выплатой за труд. Например, поощрительная выплата к 50-летию работника не будет являться зарплатой, и включение ее в расчет отпускных законодательно не обосновано;
  • зафиксируйте в локальных нормативных актах компании выплаты, включаемые в расчет отпускных, например, в Положении об оплате труда.

Ошибка 4. В расчет отпускных включены все, без исключения, премии, начисленные работнику в расчетном периоде

Примеры ошибок. В расчет отпускных включены:

  1. Премии, которые не предусмотрены локальными нормативными актами.
  2. Премии, которые выплачены работнику, не за труд. Например, к юбилейной дате или к профессиональному празднику.
  3. Годовые премии за год, не предшествующий расчету отпускных.
    Пример неверного включения годовой премии: работник уходит в отпуск в марте 2015 года. В расчетном периоде начислено две годовых премии: в марте 2014 года за 2013 год и в январе 2015 года за 2014 год. Премия за 2013 год оказалась больше, чем премия за 2014 год. Бухгалтер включил в расчет среднего заработка премию за 2013 год, так как она больше. Это неправомерно. Согласно п. 15 Положения № 922, вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, — включаются независимо от времени начисления вознаграждения.
  4. Все без исключения ежемесячные, ежеквартальные, полугодовые премии, начисленные в расчетном периоде.
    Пример неверного включения ежеквартальной премии: в расчетном периоде, составляющем 12 месяцев, за один и тот же показатель работнику начислено пять ежеквартальных премий. Все пять премий были включены в расчет. Бухгалтер так поступил, аргументируя это тем, что все эти премии начислены в расчетном периоде. Это не правомерно. Согласно п. 15 Положения № 922, включить возможно не более 4 ежеквартальных премий за один и тот же показатель. Аналогично, и с ежемесячными, и полугодовыми премиями.

Как избежать ошибки. В расчет среднего заработка при исчислении отпускных следует включать:

  • только премии, предусмотренные локальными нормативными актами;
  • только премии за труд;
  • не более 12-ти ежемесячных, 4-х ежеквартальных, 2-х полугодовых премий, начисленных в расчетном периоде, за один и тот же показатель.
  • годовую премию только за предшествующий событию календарный год, независимо от времени начисления.

Ошибка 5. Неверно применен коэффициент повышения при расчете отпускных

Пример ошибки: средний заработок при расчете отпускных работника рассчитывается с учетом коэффициента повышения, при том, что повышение оклада коснулось только этого работника.

Согласно п. 16 Положения № 922, применять коэффициент повышения допустимо только в том случае, если оклады были повышены всей организации, всему филиалу, или всему структурному подразделению.

Как исправить ошибки при расчете отпускных?

Если обнаружена ошибка при начислении отпускных, для начала надо разобраться: отпускные завышены или, наоборот, занижены. Если работнику отпускные выплачены в меньшем размере, чем должно было быть, то следует просто произвести доначисление и доплатить работнику.

Но если отпускные, наоборот, завышены по причине неправильного применения норм законодательства, то с удержанием их из зарплаты работника могут быть проблемы. Просто так удержать излишне выплаченные работнику отпускные нельзя, так как ошибка произошла из-за неправильного применения норм законодательства. С работника следует получить согласие.

Можно обратиться к работнику с просьбой, чтобы он написал заявление об удержании данной суммы. Если работник согласится, то удержать излишне выплаченную сумму можно в полном объеме. Это удержание уже будет рассматриваться как удержание по инициативе работника, а ограничений здесь никаких нет. Но вот если работник откажется, то вернуть излишне выплаченные отпускные получится только через суд.

 

Больше об оформлении и расчете отпускных 

в онлайн-курсе «Школы бухгалтера»