Как ответить на требование ФСС: образцы пояснений

Как ответить на требование ФСС: образцы пояснений

Все организации и ИП, имеющие наемных работников, отчитываются в ФСС. Фонд возмещает работодателю расходы по больничным листам, различные пособия и предоставляет право на применение льгот. Поэтому специалисты ФСС тщательно проверяют и анализируют отчетность. В ходе проверок ФСС может обнаружить расхождения и направить страхователю требование о представлении пояснений. В этой статье рассмотрим типичные запросы Фонда и разберемся, как составить ответ на требование.

Если в ходе камеральной проверки у ФСС возникнут вопросы, вам будет направлено требование о представлении пояснений и (или) подтверждающих документов. Свой запрос Фонд направляет почтой или по телекоммуникационным каналам связи. Ответить на требование можно лично или через представителя, направить ответ можно по почте заказным письмом или передать по телекоммуникационным каналам связи в форме электронных документов. Срок ответа на требование составляет пять дней, истребуемые документы необходимо представить в течение десяти дней со дня получения требования.

Вы можете получить требование о представлении пояснений в рамках камеральной проверки (Постановление ФСС РФ от 21.05.2008 № 110 ), если:

  • выявлены ошибки в заполнении отчетности или противоречия между сведениями в документах;
  • в отчетности заявлено пособие к возмещению из средств ФСС;
  • наблюдается рост заболеваемости среди работников страхователя;
  • применяется льготный тариф;
  • нарушен порядок уплаты страховых взносов, расходования средств обязательного социального страхования или (и) обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Выявлены ошибки в заполнении отчетности или противоречия между сведениями в документах

Что проверяет ФСС : показатели отчетности по форме 4-ФСС. Проверка происходит по контрольным соотношениям. Фонд также сверяет данные, отраженные в текущем расчете, с данными предыдущего периода.

Что потребует : дать пояснения в течение пяти дней или сдать уточненный расчет по форме 4-ФСС.

Что делать и как объяснить : проверить показатели, указанные в требовании. Бывают случаи, когда ФСС по ошибке не отразил в своей базе поступившие платежи. Тогда необходимо написать пояснение и приложить копии платежных поручений. Если в отчете ошибка по вине страхователя, то необходимо сдать уточненный расчет.

Вы можете подготовить ответ в ФСС, воспользовавшись шаблоном ответа:

Главному специалисту
Свердловского регионального отделения ФСС РФ
Ивановой И.И.

От ООО «Ромашка», ИНН 667123456
рег. номер 6613000111

21.08.2015

На Ваше требование № 10 от 18.08.2015 года поясняем следующее. В последние три месяца отчетного периода (II квартал) было уплачено страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством в размере 10 000 (Десяти тысяч) рублей. Перечисленные суммы отражены в расчете 4-ФСС по строке 16 таблицы 1. По данным акта сверки расчетов с ФСС обнаружено расхождение: в базе ФСС не отражен платеж от 14.05.2015 года на сумму 3500 (Три тысячи пятьсот) рублей. Просим внести соответствующие корректировки.

Приложение: платежное поручение № 55 от 14.05.2015 года

 

Директор ООО «Ромашка» ___________________ В.В. Петров

 

В отчетности заявлено пособие к возмещению из средств ФСС

Что проверяет ФСС : показатели таблицы 2 Раздела 1 формы 4-ФСС.

Что потребует : дать пояснения в течение пяти дней, представить копии подтверждающих документов в течение десяти дней со дня получения требования или сдать уточненный расчет по форме 4-ФСС.

Что делать и как объяснить : если действительно есть суммы, подлежащие возмещению из Фонда, необходимо представить расчет пособий в произвольной форме и подтверждающие документы. Для подтверждения обоснованности сумм пособий необходимо представить в ФСС копии платежных поручений на уплату взносов, листки нетрудоспособности, справки о заработной плате, справки о рождении ребенка и другие документы по запросу Фонда. Специалисты проанализируют представленные документы и в случае их подлинности выделят средства на возмещение расходов на выплату пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам и т. д.

В расчете нужно указать заработок сотрудника, которому начислено пособие за счет средств ФСС. В сумму заработка не включаются доходы, не облагаемые страховыми взносами.

Чтобы возместить денежные средства, выплаченные сотруднику в связи с несчастным случаем на производстве, в ФСС необходимо представить ряд документов, поименованных в ст. 229.2 ТК РФ.

Для быстрого и точного расчета пособий воспользуйтесь калькулятором для расчета больничных или калькулятором для расчета декретных пособий.

Вы можете подготовить ответ в ФСС, воспользовавшись шаблоном ответа:

Главному специалисту
Свердловского регионального отделения ФСС РФ
Ивановой И.И.

От ООО «Ромашка», ИНН 667123456
рег. номер 6613000111

 

21.08.2015

На Ваше требование № 15 от 18.08.2015 года поясняем следующее. Во втором квартале 2015 года расходы по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством превысили сумму начисленных страховых взносов на обязательное социальное страхование. Это связано с оплатой больничного листа по беременности и родам. Расчет пособия приведен ниже.

 

РАСЧЕТ пособия
(приложение к листку нетрудоспособности № 011 031 000 001 от 12.04.2015)

 

Сведения о сотруднике:

Ф.И.О.: Мальцева Ольга Сергеевна

Период нетрудоспособности: с 12.04.2015 по 29.08.2015

Вид нетрудоспособности: беременность и роды

Количество дней нетрудоспособности: 140

Расчетный период: 2013–2014

Сотрудница не подавала заявлений о замене лет для расчета пособий

Стаж: 4 года

Пособие: 100 %

Сведения о зарплате:

Данные

2013 год

2014 год

Заработок, руб.

360 000

380 000

Предельная база

568 000

624 000

Заработок, учитываемый при расчете пособия

360 000

380 000

Количество исключаемых календарных дней

0

0

Расчет пособия:

Расчет среднего дневного заработка:

(360 000 руб. + 380 000 руб.) : 730 дн. = 1019,18 руб.

Расчет минимального среднего заработка:

5965 руб. х 24 мес. : 730 дн. = 196,11 руб.

Расчет максимального среднего дневного заработка

(568 тыс. руб. + 624 тыс. руб.) : 730 дн. = 1632,88 руб.

Общая сумма пособия:

1019,18 руб. × 140 дн. = 142 685,20 руб.

– за счет средств ФСС РФ: 142 685,20 руб.

– за счет работодателя: 0 руб.

Главный бухгалтер ___________________ А.А. Афанасьев

 

Наблюдается рост заболеваемости среди работников страхователя

Что проверяет ФСС: количество дней нетрудоспособности, указанных в таблице 2 формы 4-ФСС (графа 3, строки 1–6, 12). Эти показатели сравниваются со средним показателем заболеваемости по региону.

Что потребует : в течение пяти дней дать пояснения о причинах роста заболеваемости на предприятии.

Что делать и как объяснить : написать письмо с пояснением. Например, можно объяснить рост показателя заболеваемости тем, что один из сотрудников находится на больничном длительный период. Если в анализируемом периоде листки нетрудоспособности носили массовый характер, желательно приложить копии больничных листов.

ФСС также может затребовать копии трудовых книжек, ведь страховой стаж влияет на размер пособия по временной нетрудоспособности (ст. 7 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Вы можете подготовить ответ в ФСС, воспользовавшись шаблоном ответа:

Главному специалисту
Свердловского регионального отделения ФСС РФ
Ивановой И.И.

От ООО «Ромашка», ИНН 667123456
рег. номер 6613000111

21.08.2015

На Ваше требование № 8 от 18.08.2015 года поясняем следующее. Увеличение числа дней нетрудоспособности в ООО «Ромашка» во втором квартале 2015 года вызвано длительной нетрудоспособностью трех работников (163 дня). В подтверждение прилагаем копии листков нетрудоспособности.

Дополнительно сообщаем, что в штате ООО «Ромашка» отсутствуют медицинские работники, которые могли бы проанализировать причины роста заболеваемости.

Приложения:

1. Копия листка нетрудоспособности № 001 002 003 004, выданного 12.04.15 на 140 дней.

2. Копии листка нетрудоспособности № 001 002 003 007, выданного 16.06.15 на 13 дней.

3. Копии листка нетрудоспособности № 001 002 003 009, выданного 18.06.15 на 10 дней.

 

Директор ООО «Ромашка» ___________________ В.В. Петров

 

Применяется льготный тариф

Что проверяет ФСС: показатели таблиц 4, 4.1, 4.2, 4.3 формы 4-ФСС.

Что потребует : документы, подтверждающие право на пониженный тариф (письмо ФСС от 01.12.2010 № 02-03-10/08-12891).

Что делать и как объяснить: в течение десяти дней со дня получения требования представить документы. Это могут быть учредительные документы, информация о работающих инвалидах и т. п.

Нарушен порядок уплаты страховых взносов, расходования средств обязательного социального страхования или (и) обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний

Что проверяет ФСС: своевременность уплаты страховых взносов, правильность расходования средств на цели соцстрахования.

Что потребует: расчетные ведомости, копии платежных поручений, заверенные копии документов, подтверждающих обоснованность и правильность расходования страхователем средств (листки нетрудоспособности, справки о заработной плате и т. д.).

Что делать и как объяснить: в течение десяти дней со дня получения требования подготовить заверенные копии документов и представить в ваше отделение Фонда.

Проверка достоверности листка нетрудоспособности

Бывают случаи, когда работодатель сомневается в достоверности больничного листа. В этой ситуации страхователь вправе отправить запрос на проверку больничного листа в ФСС. Если лист нетрудоспособности заполнен нестандартно, страхователь также может попросить Фонд проверить его. Срок назначения пособия по больничному листу составляет десять календарных дней с момента его получения бухгалтерией предприятия. Поэтому с просьбой проверить лист нетрудоспособности нужно обращаться сразу, чтобы Фонд успел дать свое заключение.

Вы можете подготовить запрос в ФСС, воспользовавшись шаблоном запроса:

Главному специалисту
Свердловского регионального отделения ФСС РФ
Ивановой И.И.

От ООО «Ромашка», ИНН 667123456
рег. номер 6613000111

21.08.2015


ЗАПРОС
на проверку листка нетрудоспособности

 

Сотрудник ООО «Ромашка» Белов Петр Петрович предоставил 23 июня 2015 года листок нетрудоспособности № 001 002 003 009, выданный 18.06.2015. Листок нетрудоспособности выдан Поликлиникой № 1, которая находится по адресу г. Екатеринбург, ул. Ленина, д. 1.

Просим провести экспертизу подлинности данного листка нетрудоспособности.

О результатах проверки просим сообщить письменно по адресу: 620000, г. Екатеринбург, ул. Кирова, д. 10, офис 2.

Приложение:

Листок нетрудоспособности № 001 002 003 009, выданный 18.06.15, – 1 экз. на 1 листе.

 

Директор ООО «Ромашка» ___________________ В.В. Петров

 

Если ответить на требование ФСС и представить документы в установленный срок нет возможности, необходимо уведомить об этом Фонд (п. 6 ст. 37 Федерального закона № 212-ФЗ от 24.07.2009). В противном случае ФСС может сделать вывод о том, что у страхователя есть нарушения, и включить его в план выездных проверок.

Эксперт сервиса Норматив
Рогачева Е.А.