Типичные ошибки страхователей и требования ПФР
Пенсионный фонд контролирует правильное, своевременное начисление и уплату страховых взносов. Работодатель отражает начисленные взносы в форме РСВ-1. Данный расчет вызывает вопросы у страхователей и порой требует много времени для заполнения. Кроме того, в расчет постоянно вносятся изменения. Так, с 7 августа 2015 года в силу вступила новая форма РСВ-1. ПФР, проанализировав данные отчета, может его не принять либо попросить пояснений. Как же реагировать на требования Фонда и что писать в объяснительных?
Все плательщики страховых взносов, которые производят выплаты физлицам, обязаны сдавать расчет РСВ-1. Пенсионный фонд проверяет, выполняются ли контрольные соотношения и соблюдаются ли нужные параметры.
Если в ходе проверки будут выявлены ошибки и несоответствия, плательщик страховых взносов получит отрицательный протокол или требование о представлении пояснений. ПФР направляет требования почтой или по телекоммуникационным каналам связи.
Ответить на требование можно лично или через представителя, ответ можно направить по почте заказным письмом или передать по телекоммуникационным каналам связи в форме электронных документов.
Срок ответа составляет пять дней, истребуемые документы необходимо представить в течение десяти дней со дня получения требования.
Ниже рассмотрим наиболее распространенные запросы Фонда и типичные ошибки страхователей.
Низкий уровень зарплаты
Многим знакома ситуация, когда на предприятии или у ИП заработная плата работников ниже установленного МРОТ. И не всегда причина заключается в «серой» зарплате. В любом случае, если заработная плата слишком маленькая, ПФР потребует от работодателя пояснений.
Что проверяют специалисты ПФР : сопоставляют показатели, которые указаны в форме РСВ-1. Для этого рассчитывается средняя зарплата по предприятию путем деления общей суммы всех выплат на среднесписочную численность. Сведения о численности работников указываются на титульном листе расчета, а произведенные выплаты в разделе 2.
Как объяснить причину низкой зарплаты? Существует несколько объективных причин, которые убедят Фонд в том, что вы не нарушаете закон.
Во-первых, в отчетном периоде кто-то из сотрудников может быть в отпуске без сохранения заработной платы. Такие работники будут включены в среднесписочную численность, но доход их будет равен нулю. Это приведет к снижению общей суммы выплаченных вознаграждений в целом по предприятию.
Во-вторых, у сотрудников может быть установлен режим неполного рабочего дня или недели. Выбранный режим работы должен быть отражен в трудовом договоре. Если продолжительность рабочего дня сократилась после заключения трудового договора, нужно заключить дополнительное соглашение с работником. Отработанные часы согласно режиму отражаются в табеле учета рабочего времени.
Вы можете подготовить ответ в ПФР, воспользовавшись шаблоном.
В Управление ПФР
в Октябрьском районе г. Екатеринбурга
От ООО «Ромашка», ИНН 667123456
рег. номер 075-033-00000121.08.2015
На Ваше требование № 15 от 18.08.2015 года поясняем следующее. В первом квартале 2015 года средний показатель заработной платы по предприятию действительно ниже установленного МРОТ. Это связано с тем, что сотрудники, занимающие высокооплачиваемые должности, находятся в отпуске без сохранения заработной платы по семейным обстоятельствам. Также 80 % работников согласно трудовым договорам работают неполный рабочий день. Такой режим обусловлен низким объемом работы.
Показатели в расчете РСВ-1 не искажены, уточненный расчет сдаваться не будет.
Директор ООО «Ромашка» ___________________ В.В. Петров
Помните, что сведения об организациях с низким уровнем оплаты труда могут быть направлены в органы прокуратуры, в инспекцию по труду, чтобы проверить, соблюдают ли законодательство плательщики страховых взносов. Поэтому если нет объективных причин низкой заработной платы, лучше устанавливать уровень оплаты, который будет выше установленного МРОТ.
Расхождения данных отчетности с данными ПФР
На практике бывают случаи, когда специалисты ПФР неверно разносят платежи у себя в системе. Обычно ошибка выявляется при обработке Фондом очередного отчета РСВ-1. Возможна и обратная ситуация, когда организация неверно разнесла выписку и часть платежей не попала в расчет. Также бывают расхождения в суммах входящих остатков страховых взносов.
Что проверяют специалисты ПФР : строки 100, 140, 141, 142 и 143 раздела 1 расчета РСВ-1.
Что содержит требование? Специалисты Фонда просят пояснить причину расхождения или внести исправления. В требовании указывается ожидаемое значение (по данным ПФР) и сумма расхождения. Например, несоответствие данных по строке 140 раздела 1 расчета РСВ-1 указывает на ошибки в платежах. Самый простой способ – запросить акт сверки у ПФР. Тогда вы с легкостью обнаружите лишний или непроведенный платеж. Если ошибка ваша, сдайте уточненный отчет. Ошибся Фонд? Тогда напишите пояснения с указанием ошибок. А возможно, что ваш платеж просто «завис», так как в платежном поручении есть ошибки (например, указан неверный КБК). В этом случае стоит написать заявление об уточнении платежа.
Чтобы выявить расхождения до отправки расчета РСВ-1, воспользуйтесь удобным сервисом сверки с ПФР. С его помощью в любой момент можно запросить справку о текущем состоянии расчетов.
Вы можете подготовить ответ в ПФР, воспользовавшись шаблоном.
В Управление ПФР
в Октябрьском районе г. Екатеринбурга
От ООО «Ромашка», ИНН 667123456
рег. номер 075-033-00000121.08.2015
В ответ на требование № 7 от 21.08.15 сообщаем следующее. В строке 140 раздела 1 расчета за первый квартал 2015 года отражена сумма взносов, фактически уплаченных с начала года, в размере 10000 рублей. В результате сверки с ПФР выяснилось, что в базе данных Фонда не отражен платеж от 11.02.2015 года на сумму 2500 рублей. Просим зачесть этот платеж.
Копия платежного поручения № 25 от 11.02.2015 года прилагается.
Директор ООО «Ромашка» ___________________ В.В. Петров
Не начислены страховые взносы
Особое внимание у ПФР вызывают постоянные нулевые отчеты. Если сотрудники находятся в отпуске без сохранения заработной платы, то выплаты им не производятся. Соответственно, отсутствует база для начисления страховых взносов. У работников Пенсионного фонда может возникнуть вопрос, почему вы не начисляете и не уплачиваете страховые взносы.
Что проверяют специалисты ПФР: если на титульном листе РСВ-1 количество застрахованных лиц больше или равно 1, то предполагается, что должны быть заполнены соответствующие строки о суммах выплат в пользу физлиц и начисленных страховых взносах.
Как объяснить отсутствие базы для начисления взносов? Можно сослаться на то, что компания временно не ведет деятельность. В связи с этим сотрудники находятся в отпусках без содержания. Такая ситуация также характерна для фирм-новичков. Например, фирма зарегистрирована и в ней числится один директор, который не начисляет себе зарплату. В этом случае в РСВ-1 численность будет равна единице, а суммы выплат и взносов в пользу этого лица будут равны нулю.
В Пенсионный фонд достаточно написать краткое пояснение причин. Главное, не игнорировать его требования.
Вы можете подготовить ответ в ПФР, воспользовавшись шаблоном.
В Управление ПФР
в Октябрьском районе г. Екатеринбурга
От ООО «Ромашка», ИНН 667123456
рег. номер 075-033-00000121.08.2015
В ответ на требование № 7 от 21.08.15 сообщаем следующее. Финансово-хозяйственная деятельность в 1 квартале 2015 года на предприятии не велась, заработная плата не начислялась и не выплачивалась. Следовательно, отсутствует база для начисления страховых взносов.
Директор ООО «Ромашка» ___________________ В.В. Петров
Не сдана отчетность в ПФР
Распространенная ситуация, когда организация или ИП фактически не ведут деятельность, но при этом состоят на учете в ПФР. Некоторые индивидуальные предприниматели ошибочно считают, что при отсутствии начислений наемным работникам можно не сдавать РСВ-1.
Первоначально ИП регистрируется в Фонде в качестве плательщика фиксированных взносов за себя. И если на момент регистрации наемные работники не планируются, то предприниматель освобождается от сдачи отчетности в Пенсионный фонд. Но как только будет заключен хотя бы один трудовой договор, об этом нужно известить ПФР. Сделать это необходимо в течение 30 дней со дня подписания договора. Фонд зарегистрирует ИП в качестве страхователя, и у ИП возникнет обязанность сдавать отчетность.
Обратите внимание, в случае увольнения всех сотрудников обязанность сдавать РСВ-1 автоматически не прекращается. Если ИП не планирует больше использовать наемный труд, то нужно написать заявление о снятии с учета в качестве работодателя.
Если организация или ИП зарегистрированы в качестве работодателя и не сдают расчеты РСВ-1, Пенсионный фонд выставит требование о представлении отчетности.
Подтверждение пониженного тарифа
Некоторые категории плательщиков страховых взносов имеют право применять пониженные тарифы ( ст. 58 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). В свою очередь, ПФР вправе затребовать подтверждающие документы.
Что может затребовать ПФР . Для подтверждения пониженных тарифов от вас могут потребоваться учредительные документы, информационное письмо об учете в Статрегистре Росстата. В документе, который выдают органы статистики, содержится информация о видах деятельности и соответствующих ей кодах ОКВЭД. Информационное письмо выдается при регистрации в Росстате. Если письмо утеряно, его можно оформить заново.
Нарушены контрольные соотношения и правила заполнения
ПФР проверяет РСВ-1 по контрольным соотношениям, которые утверждены распоряжением Правления ПФР от 31.07.2014 № 323Р. В данном документе приведены 5 групп возможных ошибок.
Кодами 10 и 20 обозначаются несущественные ошибки. Отчет в таких случаях примут, но ошибка с кодом 20 требует пояснений от страхователя.
Расчет РСВ-1 с кодами 30, 40 и 50 Пенсионный фонд не примет. Нужно будет сдать уточненный расчет.
Код 30 свидетельствует об отсутствии или неверном сочетании необходимых элементов. Если в отчете содержатся недопустимые символы, вы получите протокол с ошибкой 40. Если нарушена структура файла, в протоколе будет указана ошибка с кодом 50.
Требование об уплате недоимки и пени
Перечислять платежи в ПФР необходимо до 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором начисляется обязательный платеж. Если срок нарушен, то на сумму страховых взносов, подлежащих перечислению, будут начислены пени. Если страховые взносы перечислены не полностью или возникла задолженность перед Фондом, вы получите требование о погашении недоимки. Если требование о погашении недоимки и уплаты пени не обосновано, то следует написать пояснение и приложить подтверждающие документы (платежные поручения).
Законодательство предусматривает возможность отсрочить платежи в Пенсионный фонд. Случаи, когда организация или ИП вправе попросить сдвинуть срок уплаты, перечислены в статье 18.1 Федерального закона 24.07.2009 № 212-ФЗ.
Вы можете подготовить ответ в ПФР, воспользовавшись шаблоном.
В Управление ПФР
в Октябрьском районе г. Екатеринбурга
От ООО «Ромашка», ИНН 667123456
рег. номер 075-033-00000121.08.2015
В ответ на требование № 7 от 21.08.15 об уплате недоимки и пени сообщаем следующее. По данным учета ООО «Ромашка» задолженность перед ПФР отсутствует. Все страховые взносы уплачены в срок и в полном объеме. Просим проверить платежи и внести необходимые корректировки.
Копии платежных поручений прилагаются.
Директор ООО «Ромашка» ___________________ В.В. Петров
Эксперт сервиса Норматив
Рогачева Е.А.