Командировка 2015: оформляем по новым правилам

В 2015 году бухгалтерам существенно облегчили труд по учету командировочных расходов. Изменения в нормативные документы в 2015 году вносились дважды: 8 января и 8 августа. Ряд документов был отменен, новые правила позволяют учитывать расходы по командировкам без лишних бумаг.

Как сейчас вести учет командированных работников, какие документы следует оформлять по новым правилам, читайте в специальной статье экспертов Норматива.

Командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о командировке больше не нужны

8 января 2015 года вступили в силу изменения, внесенные в Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее Положение о командировках). Поправки внесены Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595.

Существенные изменения коснулись пункта 7 Положения о командировках. Ранее срок пребывания в командировке подтверждался командировочным удостоверением. С 08.01.2015 этот документ отменен. Теперь период нахождения в командировке подтверждается проездными документами. Если работник отправился в командировку на личном, служебном или арендованном транспорте, срок нахождения в командировке можно подтвердить путевыми или маршрутными листами, чеками АЗС и т. д.

С 8 января 2015 года утратил силу пункт 6 Положения о командировках. А это значит, что больше не нужно оформлять служебное задание. Документ включал в себя цель поездки, место назначения. Эти сведения подтверждали необходимость командировки. Чтобы у налоговой инспекции не было лишнего повода усомниться в целесообразности командировки, рекомендуем указывать цель и место командировки в приказе.

Пункт 26 Положения о командировках также изложен в новой редакции. Теперь командированные работники не обязаны составлять отчет о выполнении служебного задания. Единственный документ, который обязан представить работник, – авансовый отчет с подтверждающими документами.

Несмотря на то что командировочное удостоверение и служебное задание не обязательны к применению, организации могут их использовать для внутреннего контроля. Такой порядок нужно закрепить в соответствующем локальном акте предприятия. Руководитель организации также может предусмотреть внутренним документом обязательное составление работником отчета о результатах командировки.

Ранее в приказе на командировку в качестве основания чаще всего указывались номер и дата служебного задания. Отныне в качестве основания для служебной поездки можно отметить следующие документы:

служебная записка руководителя отдела. В записке можно указать, что работник командируется для подписания (согласования) документов;
договор о выполнении работ (оказании услуг), если командировки предусмотрены данным договором;

утвержденный план служебных командировок;
приглашение на деловой семинар или конференцию и т. п.

Служебная записка при командировке на личном, служебном или арендованном транспорте

С 8 января 2015 года появился новый обязательный документ – служебная записка ( п. 7 Постановления от 13.10.08 №749). Этот документ стал необходимым для работников, которые отправились в командировку на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле).

С августа 2015 года служебную записку работник обязан написать при поездках как на личном, так и на служебном либо арендованном транспорте (управление транспортом по доверенности).

Фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки. К записке необходимо приложить документы, подтверждающие использование указанного транспорта (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и т. д.).

Стоит отметить, что служебная записка без оправдательных документов не дает права учесть затраты по проезду до места командировки и обратно, тем самым уменьшив налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Если подтверждающие документы утеряны или просто отсутствуют, компенсировать расходы сотруднику можно только за счет собственных средств организации (письма Минфина России от 20.04.15 № 03-03-06/22368, от 27.04.15 № 03-03-06/2/24237).

Если проезд к месту командировки совершен иным транспортом (поезд, самолет и т. д.), служебная записка не обязательна.

Письменное решение руководителя

Постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771 внесено еще одно изменение. Ранее в Положении о командировках было сказано, что работники направляются в командировки по распоряжению работодателя. Сейчас в нормативно-правовом акте прописано, что распоряжение работодателя должно быть в письменном виде. В Положении о командировках не уточняется форма решения руководителя, поэтому таким решением можно считать и приказ о направлении работника в командировку.

Отменен журнал учета командированных сотрудников

Упразднение обязательного ведения журнала связано с отменой командировочных удостоверений. Правда, удостоверения отменили с января 2015 года, а журнал – только с августа.

Работодатели, которые для удобства и контроля до сих пор используют командировочные удостоверения, могут вести и журнал учета работников, выбывающих в командировку.

Сроки командировки можно подтвердить документами по найму жилого помещения

С 8 января 2015 года фактический срок командировки определяется по проездным документам.

С августа действует новое правило, которое касается срока командировки. Если проездные документы отсутствуют, срок фактического нахождения работника в командировке подтверждают документы по найму жилого помещения — квитанции (талоны) и другие документы, которые оформлены в соответствии с Правилами предоставления гостиничных услуг.

Если нет ни проездных билетов, ни документов по найму жилья, командированный сотрудник должен написать служебную записку.

Как с 2015 года отчитываться по командировке

С учетом вступивших в силу изменений сотрудник, вернувшись из командировки, должен представить следующие документы:

авансовый отчет;
документы о найме жилого помещения либо служебную записку;
проездные билеты либо служебную записку при командировке на служебном, личном или арендованном транспорте. К служебной записке нужно приложить путевые или маршрутные листы, квитанции, кассовые чеки и т. д.;
документы, которые подтверждают прочие командировочные расходы (договоры, акты, накладные, чеки и т. д.).

О налоговом учете командировочных расходов читайте в статье «Налог на прибыль и командировки».

Эксперт сервиса Норматив

Рогачева Е.А.