Горячие вопросы по расчету отпускных и декретных пособий

Многие сотрудники берут ежегодные отпуска уже в мае, и основная часть отдыха приходится на летний сезон. При расчете отпускных у бухгалтера возникает множество вопросов, некоторые из которых мы рассмотрим в данной статье. Часть вопросов касается расчета декретных пособий.

Вопрос. Как учитывать стандартные налоговые вычеты на детей при выплате отпускных и зарплаты?

Ответ. В соответствии с пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ налоговый вычет применяется за каждый месяц налогового периода. Как правило, за месяц вычет учитывается при окончательном расчете. Если сотруднику в одном месяце были рассчитаны и отпускные, и заработная плата, вычет можно применить при начислении заработной платы в конце месяца.

Вопрос. Можно ли начислять компенсацию за неиспользованный отпуск за счет резерва отпусков?

Ответ. В бухгалтерском учете можно. При этом, если начисленного резерва не хватает (сальдо на счете 96 стало нулевым), отпускные (компенсации за неиспользованный отпуск) нужно начислять в дебет счетов учета затрат 20 (23, 25, 26, 44).

В налоговом учете нельзя начислить такую компенсацию за счет резерва. Минфин РФ разъяснил, что отпускные и компенсации за неиспользованный отпуск — разные виды расходов на оплату труда, которые регулируются разными нормами (п. 7 и 8 ст. 255 НК РФ). Так как ст. 324.1 НК РФ, регламентирующая порядок использования отпускных резервов, не предусматривает компенсации, то выплачивать их за счет резерва нельзя (письма Минфина РФ от 03.05.2012 № 03-03-06/4/29 и УФНС России по г. Москве от 04.06.2014 № 16-15/054509).

Вопрос. Положен ли ежегодный оплачиваемый отпуск украинцам, работающим по патенту сроком на 1 год?

Ответ. В соответствии со ст. 327.1 ТК РФ на трудовые отношения между работником-иностранным гражданином (или лицом без гражданства) и работодателем распространяются правила, установленные трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, за исключением случаев, в которых в соответствии с федеральными законами или международными договорами Российской Федерации трудовые отношения с иностранными гражданами или лицами без гражданства регулируются иностранным правом.

Следовательно, украинцам, имеющим патент на 1 год и работающим по трудовому договору, также положен ежегодный оплачиваемый отпуск.

Вопрос. Можно ли выплатить компенсацию за неотгулянный отпуск?

Ответ. В соответствии со ст. 126 ТК РФ часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией.

Если работнику положен отпуск 28 календарных дней, он должен полностью их отгулять. Если отпуск использован не полностью, получить денежную компенсацию за такие дни работник сможет только при увольнении (ст. 127 ТК РФ).

Вопрос. В марте 2016 года работница пошла в декретный отпуск. Как оплатить справку за постановку на учет в ранние сроки беременности?

Ответ. Пособие по постановке на учет в ранние сроки беременности выплачивается в размере, установленном на дату начала отпуска по беременности и родам (ст. 9 Федерального закона от 19.05.1995 № 81-ФЗ, п. 19 Приказа Минздравсоцразвития РФ от 23.12.2009 № 1012Н). Если декретный отпуск наступил в 2016 году, то и пособие при постановке на учет в ранние сроки выплачивается в размерах, предусмотренных для 2016 года.

Вопрос. Работник отработал на предприятии два полных месяца и 14 дней и написал заявление на увольнение. Как посчитать количество дней отпуска при увольнении?

Ответ. На основании ст. 127 ТК РФ при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за неиспользованные отпуска. Для определения размера денежной компенсации за неиспользованный отпуск необходимо рассчитать количество дней отпуска, за которые выплачивается компенсация, и средний дневной заработок работника.

В данном случае необходимо руководствоваться Правилами об очередных и дополнительных отпусках, утвержденными Народным Комиссариатом труда СССР 30.04.1930, действующими в настоящее время в части, не противоречащей ТК РФ.

В случае, когда рабочий год полностью не отработан, дни отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, рассчитываются пропорционально отработанным месяцам. Если продолжительность оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней, то на каждый месяц рабочего года приходится 2,33 календарных дня отпуска (28 календарных дней / 12 месяцев). Эту позицию подтверждает Роструд в письме от 26.07.2006 № 1133-6.

При этом излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие более половины месяца, округляются до полного месяца (п. 35 Правил). Таким образом, если работник отработал 14 дней, данный месяц в расчет не берется, а если более 15 дней - месяц считается как полный.

В данном примере количество дней отпуска, подлежащих оплате при увольнении, рассчитывается исходя из двух месяцев (2*2,33 = 4,66 дня).

Вопрос. Сотрудник работает в организации по основному месту 1 год и по совместительству в этой же компании полгода. Работник написал заявление на отпуск. Можно ли предоставить отпуск только по основной работе?

Ответ. Нельзя, так как это нарушение трудового законодательства.

Отпуск по совместительству регулирует ст. 286 ТК РФ. В ней говорится, что лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.

Если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы, работодатель по просьбе работника предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности.

Вопрос. Предусмотрена ли ответственность за невыполнение обязательств по выплате компенсаций за неиспользованный отпуск?

Ответ. При прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника. В случае спора о размерах сумм, причитающихся работнику при увольнении, работодатель обязан в указанный в ст. 140 ТК РФ срок выплатить не оспариваемую им сумму.

На основании ст. 392 ТК РФ работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение 3 месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права, а по спорам об увольнении - в течение 1 месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки.

Согласно ст. 236 ТК РФ при нарушении работодателем установленного срока выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования Банка России от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно.

Помимо этой компенсации суд может присудить выплатить компенсацию за задержку выплаты, а также компенсацию морального вреда (ст. 237 ТК РФ).

Согласно ст. 5.27 КоАП нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 рублей;
на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, от 1 000 до 5 000 рублей;
на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 рублей.

Вопрос. Какие документы необходимо приложить к расчету 4-ФСС для получения организацией пособия по беременности и родам, пособия вставшим на учет по беременности до 12 недель, единовременного пособия при рождении ребенка, если за последние два года сотрудник работал в трех компаниях?

Ответ. Для возмещения расходов по обязательному социальному страхованию в фонд представляется (Приказ Минздравсоцразвития РФ от 04.12.2009 № 951Н):

1. письменное заявление

2. промежуточная расчетная ведомость по форме 4-ФСС

3. копии подтверждающих обоснованность и правильность расходов по обязательному социальному страхованию документов.

Обоснованность расходов для единовременного пособия женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности, подтверждает справка из женской консультации либо другого медицинского учреждения, поставившего женщину на учет в ранние сроки беременности (до 12 недель).

Пособие по беременности и родам выплачивают на основании листка нетрудоспособности.

Для ежемесячного пособия по уходу за ребенком необходимо приложить:

заявление о назначении указанного пособия;
свидетельство о рождении (усыновлении) ребенка, за которым осуществляется уход;
свидетельство о рождении (усыновлении, смерти) предыдущего ребенка (детей) и его копию (при наличии таких детей);
справку с места работы (службы) матери (отца, обоих родителей) ребенка о том, что она (он, они) не использует отпуск по уходу за ребенком и не получает ежемесячного пособия по уходу за ребенком. Если мать (отец, оба родителя) ребенка не работает (не служит) либо обучается по очной форме по основным образовательным программам в организациях, осуществляющих образовательную деятельность, - справку из органов социальной защиты населения по месту жительства (месту пребывания, фактического проживания) матери (отца) ребенка о неполучении ежемесячного пособия по уходу за ребенком;
справку (справки) (или их копии) о сумме заработка, из которого должно быть исчислено пособие.