Расчеты с подотчетными лицами: пошаговая инструкция

Расчеты с подотчетными лицами: пошаговая инструкция

Практически на любом предприятии есть сотрудники, которые отправляются в командировки или приобретают материальные ценности для нужд организации. Поэтому бухгалтеру важно знать все нюансы расчетов с подотчетными лицами. В данной статье предлагаем вам пошаговую инструкцию по работе с подотчетниками.

Выдать деньги под отчет можно как штатным работникам, так и лицам, работающим по договорам гражданско-правового характера (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).

Размер средств, выдаваемых под отчет, законодательно не регламентирован.

Важно! Подотчетное лицо при наличных расчетах с поставщиками должно соблюдать лимит — не более 100 000 рублей по одному договору (Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов»).

Шаг № 1. Получить письменное заявление подотчетного лица

Чтобы выдать деньги под отчет, необходимо взять заявление с работника. Только при наличии такого документа организация вправе оформить расходный кассовый ордер (п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Законодательство не предусматривает исключений даже для руководителя компании — он также может получить подотчетную сумму лишь при наличии письменного заявления.

Заявление пишется в произвольной форме, но должно обязательно включать:

  • сумму;
  • количество дней, необходимое на совершение операции;
  • визу руководителя;
  • дату составления.

Заявление можно составить в печатном виде, а можно написать от руки.

Скачать образец заявления о выдаче подотчетных средств

Шаг № 2. Проверить задолженность

Прежде чем выдать деньги под отчет работнику, нужно проверить, отчитался ли он по предыдущим авансам. Для проверки можно воспользоваться анализом счета 71. Если на текущую дату по сотруднику есть дебетовое сальдо, выдавать деньги под отчет нельзя (абз. 3 п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

На заявлении работника о выдаче денег можно сделать запись об отсутствии задолженности.

Шаг № 3. Оформить выдачу денег

На основании завизированного руководителем заявления кассир организации должен оформить расходный кассовый ордер.

Дебет 71 Кредит 50 — выданы из кассы деньги под отчет.

Если в компании приняты безналичные расчеты, подотчетному лицу нужно перечислить деньги на карточку — зарплатную или корпоративную (письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). В платежном поручении следует указать назначение платежа: под отчет на хозяйственные нужды, под отчет на командировку и т. п. Кроме того, сотрудник должен предоставить заявление с просьбой перечислять подотчетные деньги на его личную карту, указав реквизиты.

Порядок выдачи денег под отчет следует закрепить в учетной политике организации.

Дебет 71 Кредит 51 — с расчетного счета перечислены деньги под отчет на личную карточку сотрудника.

Расчеты по корпоративным картам ведутся с помощью счета 55. Деньги ставятся под отчет лицу только в момент снятия им средств с карты.

Шаг № 4. Проконтролировать срок использования подотчетных сумм

Срок, на который выдаются денежные средства, прописывается в заявлении. Подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет и/или вернуть полученные деньги (остаток) в течение трех рабочих дней после срока, указанного в заявлении ( п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У), или возвращения из командировки (п. 26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Если нарушить сроки представления авансового отчета, ИФНС может начислить работнику НДФЛ, посчитав подотчетную сумму доходом ( п. 8 письма Минфина РФ, ФНС РФ от 24.12.2013 № СА-4-7/23263).

Сроки выдачи средств под отчет на различные нужды можно закрепить в приказе по предприятию. На хозяйственные нужды срок отчета по полученным суммам можно установить любой.

Шаг № 5. Утвердить авансовый отчет

Отчитаться за израсходованные деньги подотчетное лицо должно с помощью авансового отчета. К отчету нужно приложить все подтверждающие затраты документы — чеки, накладные, акты, счета-фактуры и т. д.

Остаток денег нужно вернуть в кассу предприятия. Если работник потратил часть личных денег, после проверки отчета ему возместят перерасход.

Какими проводками отразить расчеты с подотчетными лицами по корпоративной карте

Эксперт сервиса Норматив

Рогачева Е.А.