Как подписать документы без негативных последствий

Как подписать документы без негативных последствий

На практике организации и ИП подписывают документы факсимильной подписью, даже не подозревая о негативных последствиях таких действий. В статье рассмотрим, когда факсимильная подпись может повлечь доначисление налогов. Также поговорим о том, кто вправе подписывать документы при аутсорсинге и в каких случаях допустимо не распечатывать электронную отчетность.

Нужно ли распечатывать электронную отчетность и подписывать ее бумажный вариант

Многие организации и ИП отправляют налоговую и бухгалтерскую отчетность через интернет, заверяя ее электронной подписью. Большая часть таких налогоплательщиков дублирует все отчеты на бумаге.

Однако законодательство не содержит требований хранить налоговые декларации и отчетность во внебюджетные фонды на бумажном носителе. Следовательно, данную документацию можно не распечатывать и хранить в электронном формате.

Бумажный экземпляр с «живой» подписью должен быть у бухгалтерской отчетности (баланс и приложения к нему). Об этом сказано в п. 8 ст. 13 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»: «Бухгалтерская (финансовая) отчетность считается составленной после подписания ее экземпляра на бумажном носителе руководителем экономического субъекта».

Таким образом, бухгалтерская (финансовая) отчетность должна храниться в организации в распечатанном виде.

Когда факсимиле правомерно

Финансовые (платежные) документы, налоговые декларации и первичные документы, которые заверены факсимиле, не имеют юридической силы. Эту позицию подтверждают письма ФНС РФ от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@, Минфина РФ от 15.03.2010 № 3-02-08/13

Суды также согласны с позицией контролирующих органов. Например, в Постановлении Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 № 4134/11 отмечено, что положениями ст. 169 НК РФ не предусмотрена возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Поэтому отступление от установленных правил влечет отказ в применении налоговых вычетов по таким счетам-фактурам.

Также суд встал на сторону ФНС, согласившись с ней, что спорная задолженность считается документально не подтвержденной, поскольку первичные документы подписаны факсимиле (Определение ВАС РФ от 26.08.2013 № ВАС-10799/13 по делу № А19-11729/2012).

Требования налоговой инспекции, которые подписаны факсимильной подписью, суды также признают недействительными (Определение ВАС РФ от 25.11.2010 № ВАС-15347/10 по делу № А58-10036/09).

В большинстве случаев использование факсимиле может привести к нежелательным последствиям и доначислению налогов. Однако факсимиле можно использовать на письмах контрагентам или при подписании дополнительных соглашений к договорам при условии, что стороны заключили соглашение об использовании факсимиле.

Кто вправе подписывать первичные документы при аутсорсинге

Небольшие компании часто отдают ведение бухгалтерского учета фирмам, занимающимся аутсорсингом. Возникает вопрос: кто же имеет право подписывать все бухгалтерские и кадровые документы?

Фирма, которая ведет бухгалтерское обслуживание той или иной организации, назначает из своего персонала работника, ответственного за оформление операций и документов. В соответствии с пп. 6 и 7 п. 2 ст. 9 402-ФЗ обязательными реквизитами первичного учетного документа являются наименование должности и подпись лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события.

Данный закон не содержит никаких ограничений круга лиц, которые имеют право подписи. Значит, подписывать первичные документы полное право имеет сотрудник обслуживающей организации на основании договора на бухгалтерское сопровождение. Такие полномочия лучше закрепить в доверенности.

В соответствии с п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

Исходя из этого документы может подписывать уполномоченное лицо аутсорсинговой компании на основании доверенности.

В соответствии с п. 4.2 Указания ЦБ № 3210-У кассовые документы оформляются, в том числе, должностным лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета. Поэтому подписывать кассовые документы за руководителя и главного бухгалтера может уполномоченное лицо на основании доверенности. Право подписи кассира передать аутсорсинговой компании нельзя, так как кассир должен быть штатным работником (п. 4 Указания ЦБ № 3210-У).

См. также материалы по теме: «Все за и против факсимиле», «Как сэкономить с помощью ЭДО?».