Трудовые отношения с работниками: какие документы нужно оформить

Трудовые отношения с работниками: какие документы нужно оформить

На малых предприятиях кадровым учетом нередко занимается бухгалтер. На основании кадровых документов производятся расчеты с сотрудниками — начисление и выплата зарплаты, отпускных и т. п. Эксперты Норматива расскажут, какие документы должны обязательно быть на предприятии, как их правильно оформить и избежать претензий со стороны проверяющих.

Заявление о приеме на работу

Отношения работодателя и работника начинаются с момента заключения трудового договора.

Перед этим работник обычно пишет заявление с просьбой принять его на соответствующую должность. Заявление пишется в произвольной форме и не является обязательным (ст. 65 ТК РФ). Однако работодатель может прописать порядок представления документов при приеме на работу в локальных нормативных актах.

При поступлении на государственную гражданскую или муниципальную службу заявление нужно написать в обязательном порядке (ч. 2 ст. 26 Федерального закона № 79-ФЗ от 27.07.2004, ч. 3 ст. 16 Федерального закона № 25-ФЗ от 02.03.2007).

Трудовой договор

Трудовой договор — это тот документ, который подтверждает трудовые отношения с работником (ст. 16, 56 ТК РФ). Составить и подписать трудовой договор необходимо в течение трех рабочих дней с даты начала трудовой деятельности сотрудника (ст. 67 ТК РФ).

Один экземпляр договора нужно отдать работнику.

В трудовом договоре прописываются основные условия труда: место работы, должность, оплата, срок договора и т. д. Также в договоре можно зафиксировать условия испытательного срока, но важно помнить, что некоторые категории лиц освобождены от прохождения подобных испытаний (ст. 70 ТК РФ).

Если в течение срока действия трудового договора меняются условия труда (например, режим работы или оклад), нужно оформить дополнительное соглашение к договору (ст. 72 ТК РФ) (форму трудового договора можно посмотреть и скачать здесь).

На практике работодатели с целью сэкономить на страховых взносах иногда вместо трудового договора заключают гражданско-правовой договор, хотя фактически возникают трудовые отношения. Если в ходе проверки будет выявлено подобное нарушение, работодателю грозит штраф в размере до 100 000 рублей (ч. 3 ст. 5.27 КоАП РФ, ст. 19.1 ТК РФ) (более подробно см. статью "Разграничение трудового договора и договора гражданско-правового характера (ГПХ)").

Приказ о приеме и журнал учета

На основании трудового договора издается приказ о приеме на работу.

Ознакомить работника с приказом нужно в течение трех дней с дня фактического начала работы.

Содержание приказа работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Все приказы по личному составу, в том числе и приказы о приеме на работу, регистрируются в журнале учета. Унифицированной формы журнала нет — можно разработать журнал самостоятельно или приобрести готовый. Журнал учета приказов нужно прошнуровать и пронумеровать.

На основании приказа о приеме на работу также заполняется трудовая книжка, личная карточка (№ Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (формы № Т-54 или № Т-54а).

Трудовая книжка

Трудовая книжка — основной документ, который подтверждает стаж работы (ст. 66 ТК РФ). Ответственность за ведение и хранение трудовых книжек возлагается на работодателя.

Работодатель обязан завести трудовую книжку на сотрудника, который ранее нигде не работал. Также он обязан всегда иметь в наличии бланки трудовых книжек и вкладыши в них. Выдача бланков фиксируется в специальном журнале (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Трудовые книжки и порядок их ведения могут проверить ПФР и ГИТ.

При увольнении работника трудовую книжку нужно выдать в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ). Работник должен поставить подпись в журнале учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая подтверждает факт выдачи трудовой книжки.

Если работодатель нарушит сроки выдачи трудовой книжки или порядок ее заполнения, ему грозит материальная ответственность (ст. 234 ТК РФ).

Должностная инструкция

Большинство компаний прописывают трудовые функции работников в должностных инструкциях. Несмотря на то что этот документ не является обязательным, безопаснее разработать и применять должностные инструкции. Тогда работник не сможет предъявить к работодателю необоснованные претензии.

В некоторых случаях должностные инструкции нужно применять обязательно (например, для сотрудников ОВД).

Роструд в своем письме от 31.10.2007 № 4412-6 дал рекомендации по оформлению должностных инструкций. Работники должны быть ознакомлены с инструкциями под роспись (ст. 22 ТК РФ).

Правила внутреннего трудового распорядка

Порядок приема и увольнения работников, права и обязанности сторон, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания и прочие вопросы, которые регулируют трудовые отношения, должны быть закреплены в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ).

Чаще всего правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) являются приложением к коллективному договору (ст. 190 ТК РФ). Однако, целесообразнее не делать ПВТР приложением к коллективному договору, так как изменить ПВТР можно будет только через коллективные переговоры. Лучше оформлять правила внутреннего трудового распорядка отдельным документом.

Работодатель обязан ознакомить вновь принятого работника с данными правилами под роспись (ст. 22, 68 ТК РФ).

Положение о персональных данных

Особое внимание при работе с кадрами следует уделить хранению и обработке персональных данных сотрудников.

Работодатель должен утвердить положение (регламент) о персональных данных, в котором будет прописан порядок хранения и использования личных данных работников (ст. 88 ТК РФ, ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

В положении следует указать состав персональных данных, порядок их обработки, передачи третьим лицам, права и обязанности работников при обработке персональных данных и т. д. Все сотрудники должны быть ознакомлены с положением и дать свое письменное согласие на обработку персональных данных (ст. 22,68, 88 ТК РФ).

Положение об оплате труда

Положение об оплате труда не является обязательным документом. Оно составляется при необходимости, чаще всего, когда в организации помимо окладов предусмотрены иные выплаты (премии) или действуют разные системы оплаты труда.

Систему оплаты труда может устанавливать коллективный договор (ст. 135 ТК РФ).

Если в компании утверждено положение об оплате труда, в нем обычно прописываются системы оплаты труда, условия премирования, оплата работы сверхурочно, порядок выплаты отпускных, условия индексации заработной платы и т. д.

Действующее положение об оплате труда с четко прописанными правилами и порядками избавит организацию от лишних вопросов при проверках контролирующих органов.

Расчетный листок и расчетные ведомости

Работодатель обязан извещать сотрудников о начисленной заработной плате (ст. 136 ТК РФ).

Информация о выплатах содержится в расчетном листке, форма которого утверждается работодателем самостоятельно.

Выплату заработной платы следует производить на основании расчетно-платежной ведомости по форме № Т-49. Вместо нее можно использовать расчетную ведомость по форме № Т-51 и платежную ведомость по форме № Т-53. Если зарплата перечисляется на карточки, нужна только расчетная ведомость.


Эксперт сервиса Норматив

Рогачева Е. А.