Расчетный листок: форма, сроки, ответственность

Расчетный листок: форма, сроки, ответственность

Работодатели обязаны уведомлять сотрудников о начисленной зарплате с помощью расчетных листков. В данной статье расскажем, как оформить документ и в каком виде можно его представить работнику. Также поговорим об ответственности за невыдачу зарплатных квитков.

Расчетный листок  право или обязанность?

Несмотря на то что некоторые компании считают расчетные листки ненужной бумажкой, законодательство все-таки обязывает работодателей выдавать их своим работникам.

Данная норма содержится в ч. 1 ст. 136 ТК РФ и гласит, что работодатель должен письменно уведомлять работников:

  • о составе заработной платы (оклад, сверхурочные, работа в праздничные дни и т. п.);
  • о размерах других выплат (компенсаций, отпускных, больничных и т. п.);
  • о размерах удержаний и основаниях;
  • об итоговой сумме, которая причитается работнику.

Зарплатные листки надлежит выдавать не только основным работникам, но и совместителям, дистанционным сотрудникам и т. д. Не влияет на представление расчетных листков и способ выдачи зарплаты — документ о начисленной оплате нужно вручить как сотрудникам, получающим деньги в кассе, так и сотрудникам, которые получают заработок на банковскую карту (письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1). Порядок выдачи следует закрепить в локальном нормативном акте.

Форма расчетного листка

В настоящее время не существует унифицированной формы зарплатного квитка. Форму необходимо разработать непосредственно работодателю с учетом норм законодательства и утвердить приказом по предприятию.

Как уже сказано выше, в расчетном листке нужно указать сумму выплат за работу по видам начислений, а также указать все удержанные суммы (НДФЛ, алименты, займы и т. п.).

На практике бухгалтеры часто используют форму квитка, которая есть в учетной программе. Это вполне допустимо, главное, чтобы форма содержала необходимые реквизиты. И обязательно такую форму нужно утвердить, в противном случае трудовая инспекция может привлечь работодателя к административной ответственности.

Есть и судебные дела, которые подтверждают, что форма квитка должна быть утверждена предприятием (Постановление ВС РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3).

В расчетном листке необязательно ставить подпись лица, составившего документ. Печатью заверять квиток тоже нет необходимости.

Срок выдачи зарплатных квитков

Согласно ТК РФ, заработная плата выплачивается минимум два раза в месяц. Однако расчетный листок следует выдавать при окончательном расчете (письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1). То есть при выплате аванса квиток не выдается. Объяснить это можно и тем, что на момент выплаты зарплаты многие показатели еще не известны, например НДФЛ.

Не нужно выдавать квиток раньше срока при выплате отпускных.

А вот если человек увольняется, с ним нужно произвести окончательный расчет и выдать квиток со всеми начислениями и удержаниями.

Ответственность работодателя и порядок представления расчетных листков

В первую очередь нужно всегда помнить о том, что в расчетном квитке содержатся личные данные работника, которые нельзя разглашать (ст. 88 ТК РФ, ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»). Значит, квиток должен попадать в руки конкретного работника, чтобы не было утечки информации.

Чаще всего квиточки выдает бухгалтер-расчетчик, который в силу своей работы знает обо всех начислениях работников. Работодатель должен под роспись ознакомить всех уполномоченных лиц, имеющих доступ к персональным данным работников, с положением о конфиденциальности персональных данных (ст. 86, ст. 88 ТК РФ).

За нарушение законодательства о персональных данных виновному лицу грозит ответственность вплоть до уголовной (ст. 90 ТК РФ). Также возможны штрафные санкции ( ст. 13.11 КоАП РФ):

для граждан — от 300 до 500 рублей;

для должностных лиц — от 500 до 1000 рублей;

для юридических лиц — от 5 000 до 10 000 рублей.

Для многих привычнее бумажная форма расчетного листка. Но в век современных технологий некоторые работодатели высылают зарплатные квитки на личную либо корпоративную электронную почту сотрудника. Правомерны ли такие действия — на этот вопрос нет однозначного ответа. С одной стороны, Трудовой кодекс требует от работодателя выдавать расчетные листки исключительно в письменной форме ( ст. 136 ТК РФ). С другой стороны, есть судебные решения, согласно которым пересылка расчетных листков по e-mail не запрещена законодательством.

Четко определена возможность получения квитков в электронном виде только для дистанционных работников ( ст. 312.1 ТК РФ).

Если работодатель решит осуществлять выдачу расчетных листков всем сотрудникам путем направления на электронную почту, это положение нужно закрепить в локальном акте и ознакомить с ним сотрудника. Если вы не хотите лишних споров с трудовой инспекцией, лучше выдавать листки на бумажном носителе.

Также не будет лишним завести журнал выдачи расчетных листков, где работники будут ставить подпись об их получении. Такой журнал обезопасит компанию в случае судебных разбирательств с работниками. Помимо журнала, в форме квитка можно предусмотреть отрывную часть, где будет ставится подпись о получении (аналогично доверенности). Способ о подтверждении факта выдачи расчетных листков работодатель вправе выбрать самостоятельно.

Если работодатель не будет выдавать расчетные листки, он нарушит трудовое законодательство. За такие нарушения его ждет штраф от 30 000 до 50 000 рублей. Должностные лица могут заплатить штраф в размере от 1 000 до 5 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). За повторное нарушение штрафы будут выше.

Эксперт сервиса Норматив

Е.А. Рогачева