Как заполнить 2-НДФЛ за 2016 год
Весной многие компании и ИП должны будут сдать в ФНС справки 2-НДФЛ. При заполнении этой формы у бухгалтеров часто возникают вопросы, некоторые из них касаются переходящих выплат. Какие трудности могут встретиться на пути у специалиста компании при составлении годовой справки и как их преодолеть, расскажем в статье.
Представить форму 2-НДФЛ должны все налоговые агенты, которые в прошедшем году выплатили какой-либо доход. Это не обязательно заработная плата. Например, подарки свыше 4000 рублей также признаются доходом физического лица. Доход может быть выплачен как сотрудникам фирмы, так и лицам, не состоящим с компанией в трудовых отношениях.
В любом случае справку 2-НДФЛ нужно представить до 03.04.2017 (из-за выходных срок немного сдвигается).
Бывают ситуации, когда организация не может удержать исчисленный НДФЛ. Причина заключается в отсутствии дохода, из которого можно удержать налог. Допустим, ООО «Мечта» выдало в декабре менеджеру Синицыну И. Б. беспроцентный заем. По правилам учета бухгалтер начислил НДФЛ с материальной выгоды. Но Синицын весь декабрь был в отпуске без содержания и потом уволился, следовательно, его доход за декабрь равен нулю. Получается, удерживать налог просто не с чего. В данной ситуации ООО «Мечта» должно направить в ФНС справку 2-НДФЛ с признаком «2», который говорит о том, что налог удержать невозможно.
Обратите внимание, о невозможности удержать НДФЛ нужно сообщить в ФНС до 01.03.2017, то есть на месяц раньше привычного срока.
Важно! Изменились коды доходов и вычетов по НДФЛ (Приказ ФНС РФ от 22.11.2016 № ММВ-7-11/633@). В справках 2-НДФЛ нужно указывать новые коды.
Организации и ИП, которые выплатили денежные средства более чем 25 физическим лицам, должны сдавать 2-НДФЛ в электронном формате.
Помимо справок, налоговые агенты должны сформировать реестр сведений о доходах, содержащий данные о представляемых справках.
НДФЛ за декабрь, перечисленный в 2017 году
При выплате декабрьской зарплаты в январе заполнить справку нужно с учетом некоторых нюансов.
НДФЛ удерживается с заработной платы при ее выплате физическому лицу ( ст. 226 НРК РФ). При этом исчисление налога происходит в день фактического получения дохода согласно п. 2 ст. 223 НК РФ, то есть в последний день месяца.
Таким образом, зарплату за 2016 год, выплаченную в январе 2017 года, следует отразить в справке 2-НДФЛ. А налог с этой зарплаты (даже перечисленный в январе) нужно показать в разделе 5 справки (письмо ФНС России от 12.01.2012 N ЕД-4-3/74 ).
Если НДФЛ не был удержан на дату представления справки, сумма исчисленного налога отражается в справке 2-НДФЛ как неудержанная и неперечисленная. Как только доход будет выплачен и налог будет удержан, налоговый агент должен представлить уточненную справку 2-НДФЛ за предыдущий период (письмо ФНС России от 02.03.2015 № БС-4-11/3283).
НДФЛ с подарков
Если компания выдавала подарки стоимостью не дороже 4 000 рублей на каждого человека, справку 2-НДФЛ можно не сдавать (письмо ФНС России от 19.01.2017 № БС-4-11/787@ ). Связано это с тем, что призы и подарки в пределах указанной суммы не облагаются налогом (п. 28 ст. 217 НК РФ).
Если налоговый агент все же решит представить справку по доходам в виде подарка ниже 4000 рублей, в форме 2-НДФЛ следует поставить признак «1».
При заполнении справок 2-НДФЛ и 6-НДФЛ нужно придерживаться одного принципа: либо отражать стоимость представленных подарков (до 4000 рублей) и вычетов по ним в обеих формах, либо не отражать ни в одной из них.
Куда сдать справку при смене адреса компании
Если компания меняет юридический адрес и регистрируется в другой ИФНС в течение налогового периода, одной справки 2-НДФЛ будет недостаточно.
Необходимо сдать две справки на каждого сотрудника. Первая справка будет за период до смены адреса, вторая — за период после смены адреса. Обратите внимание, в обеих справках нужно указывать новый КПП (письмо ФНС России от 27.12.2016 № БС-4-11/25114@).
Ранее Минфин высказывал мнение о том, что при смене адреса нужно сдать одну справку 2-НДФЛ (письмо Минфина РФ от 19.11.2015 № 03-04-06/66956).
Так как нет единого мнения контролирующих органов, компаниям, сменившим адрес, лучше уточнить порядок действий в своей ИФНС.