Особенности расчетов с подотчетными лицами
Практически любое предприятие хотя бы раз сталкивается с оформлением различных операций с подотчетными лицами. Что делать, если работник потратил личные средства и просит возмещения расходов, можно ли отправить ИП в командировку, какие опасности таят расчеты с помощью карт — ответы на эти и другие вопросы узнаете из нашей статьи.
Вопрос. Сотрудник отправился в командировку на автомобиле. Выехал он 20.02.2017 в 22:00. Вернулся из командировки 21.02.2017 в 18:00. За сколько дней необходимо выплатить суточные?
Ответ. Днем выезда в командировку считается дата отправления транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы (п. 4 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки.
Таким образом, в приведенном примере работник находился в командировке два дня, суточные также нужно выплатить за два дня.
Вопрос. Можно ли на индивидуального предпринимателя оформить командировку?
Ответ. Согласно п. 2 Положения об особенностях направления работников в командировки (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем. ИП не заключает трудовой договор сам с собой, поэтому трудовых отношений не возникает. Расходы, связанные с его поездкой, не являются командировочными.
Расходы, понесенные ИП в служебной поездке и связанные с предпринимательской деятельностью, можно отнести на затраты ИП. Для этого расходы должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы (п.1 ст. 252 НК РФ).
ИП не получает деньги в подотчет. Все деньги и имущество принадлежат ему на праве собственности, отчитываться по ним путем составления авансового отчета не нужно.
Вопрос . Работник купил ТМЦ за свой счет и принес чеки. Как возместить эти расходы?
Ответ. Налоговые органы по-разному оценивают подобные ситуации. В одних случаях считают работника подотчетным лицом, в других — расценивают операцию как приобретение у сотрудника имущества.
Одним из возможных вариантов может быть заключение с сотрудником договора поручения (ст. 971 ГК РФ). В этом случае организация поручает сотруднику найти и приобрести определенные ТМЦ с заданными характеристиками и обязуется компенсировать сотруднику понесенные расходы по приобретению этого имущества.
Вопрос . Существует ли максимальная сумма, которую можно выдать подотчетному лицу? На какой срок допустимо выдавать подотчетные средства?
Ответ. Законодательно не установлено лимита денежных средств, которые могут быть выданы в подотчет сотруднику. Также не установлен и единый максимальный срок использования подотчетных сумм.
Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У регламентирует только порядок оформления выдачи подотчетных средств (наличие заявления с указанием суммы и сроков), а также содержит требование о том, что подотчетное лицо обязано в течение трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
Предприятие вправе самостоятельно установить лимиты выдаваемых сумм и максимально возможные сроки. При этом возможно установление разного размера сумм и разного срока для разных категорий сотрудников (в зависимости от занимаемой должности и назначения выдаваемых подотчетных средств). Для этого предприятие разрабатывает и утверждает внутренние локальные акты.
Вопрос. Правомерно ли выплачивать дивиденды из остатка подотчетных средств, возвращенных в кассу предприятия?
Ответ. Акционерные общества не вправе выдавать дивиденды из кассы. Они могут перечислить дивиденды на счет получателя или отправить почтовым переводом (п. 8 ст. 42 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ).
ООО могут выплатить дивиденды из кассы или перечислить их на счет получателя. Однако, общества с ограниченной ответственностью должны соблюдать общие правила наличных расчетов, установленные Указаниями ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У.
Организации не вправе использовать для выплаты дивидендов наличную выручку (п. 2 и 4 Указаний № 3073-У). Возвращенные работниками неиспользованные подотчетные суммы не относятся к наличной выручке. Следовательно, из остатка возвращенных подотчетных средств можно выплатить дивиденды.
Как перечислить подотчетные деньги на личную карту сотрудника