Поездки на автомобиле: тонкости учета
Для решения служебных вопросов сотрудники компании нередко используют автомобиль. Как оформлять путевые листы и можно ли без них обойтись, как учесть топливные карты, можно ли принять к вычету затраты на поездку от дома до офиса — эти и другие вопросы эксперты рассмотрят в данной статье.
Путевые листы при использовании автомобиля в служебных целях
Часто для служебных поездок работники компании используют личные автомобили. Например, директор использует автомобиль для поездок в командировку, а менеджер может ездить на личном автомобиле на встречи с партнерами.
Чтобы подтвердить расходы на ГСМ, каждую поездку нужно отразить в путевом листе.
Порядок заполнения путевых листов на штатных водителей компании может отличаться от порядка заполнения путевых листов на работников —не водителей.
Например, необходимость отметки врача в путевом листе напрямую связана с должностью работника, использующего автомобиль. Все водители компании должны обязательно проходить предрейсовый медицинский осмотр (п. 1 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ). Но это правило действует лишь в отношении лиц, принимаемых на работу в качестве водителей транспортных средств (п. 3 ст. 23 от 10.12.1995 № 196-ФЗ).
Если работники, использующие свой личный автотранспорт в служебных целях, не трудоустроены в качестве водителей, им не нужно проходить предрейсовый медосмотр.
Чтобы у контролирующих органов при проверке не возникло вопросов относительно отметки врача, организация вправе разработать свою форму путевого листа. В таком случае в бланк путевого листа можно не включать раздел о предрейсовом осмотре. Также можно использовать унифицированную форму путевого листа легкового автомобиля, в которой отсутствует раздел о медосмотре.
Если компания решит разработать свою форму путевого листа, в нее нужно включить обязательные реквизиты (Приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152) .
Можно ли не использовать путевые листы, читайте в статье эксперта Норматива.
Поездка от дома до офиса
Иногда работодатели выдают сотрудникам служебные автомобили. Затраты на ГСМ можно учесть в расходах предприятия, если поездки связаны со служебной необходимостью.
Поездку на автомобиле от дома до офиса и обратно нельзя считать служебной. Такие поездки ФНС относит к личным поездкам сотрудника. Таким образом, в целях налогообложения учесть затраты на бензин, израсходованный на дорогу до офиса, компания не имеет права. Такие затраты не являются экономически обоснованными (ст. 252 НК РФ).
Расходы на ГСМ для личных поездок работника работодатель возмещать не обязан. Согласно ст. 168.1 ТК РФ сотрудникам с разъездным характером работы работодатель возмещает затраты, связанные со служебными поездками.
В исключительных случаях компания может оплачивать дорогу от дома до работы. Например, если офис находится в отдаленной местности и общественный транспорт там не ходит. Однако такие расходы придется обосновать и доказать производственную необходимость.
Безвозмездное использование личного автомобиля директора
Если директор компании использует личный автомобиль для решения служебных вопросов, можно оформить с ним договор безвозмездного пользования транспортным средством (ст. 689 ГК РФ).
К договору безвозмездного пользования применяются такие же правила, как и к договору аренды.
У физического лица при передаче автомобиля не возникают налоговые обязательства.
У организации, получившей автомобиль по договору безвозмездного пользования, возникает внереализационный доход (п. 8 ст. 250 НК РФ).
При получении в безвозмездное пользование автомобиля оценка доходов организации осуществляется исходя из рыночных цен, определяемых с учетом положений ст. 105.3 НК РФ. Информация о ценах должна быть подтверждена налогоплательщиком — получателем имущества документально или путем проведения независимой оценки. Например, цены на аренду аналогичных автомобилей можно узнать из объявлений, опубликованных в интернете.
Сумму дохода по полученному в безвозмездное пользование автомобилю следует отражать в учете каждый месяц в течение всего срока действия договора.
Учет топливных карт
Топливо компания может приобретать за наличные деньги, а может заключить договор с АЗС и приобретать ГСМ по топливным картам.
Если топливные карты приобретаются за плату, расходы на их приобретение можно отразить как расходы по обычным видам деятельности. Стоимость карт списывается в бухгалтерском учете единовременно (п. 5 ПБУ 10/99). В налоговом учете стоимость топливной карты включается в состав материальных расходов (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).
Карты на бензин можно учитывать на забалансовых счетах в разрезе сотрудников — держателей данных карт. Списать топливную карту с забалансового учета следует при ее утрате или в момент расторжения договора с АЗС.
Количество топлива, полученного по карте, определяется по накладной от поставщика ГСМ. Также можно сверить количество приобретенного бензина с чеками терминала АЗС, которые выдаются при каждой заправке бензином.
ГСМ списывается на основании путевых листов и обоснованного расхода топлива.