Аренда имущества: нюансы учета

Многие компании и ИП арендуют различные помещения или сами предоставляют их в аренду. В данной статье рассмотрим, какие документы должны сопровождать договор аренды, как учесть обеспечительный платеж. Также эксперты рассмотрят вопросы по оплате коммунальных услуг и отражению отделимых улучшений.

Документальное оформление

Вопрос. ООО на УСН сдает в аренду собственное недвижимое имущество. Какие документы нужно оформить с арендаторами?

Ответ. Отношения между арендодателем и арендатором регулируются главой 34 ГК РФ.

Согласно статье 606 ГК РФ по договору аренды арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование.

Право сдачи имущества в аренду принадлежит его собственнику (ст. 608 ГК РФ).

У сторон договора аренды должны быть в наличии следующие документы:

договор аренды;
график арендных платежей (приложение к договору);

акт приемки-передачи арендованного имущества;
документы, подтверждающие оплату арендных платежей.

При сдаче имущества в аренду не обязательно ежемесячно составлять акты оказанных услуг (письма Минфина РФ от 13.10.2011 № 03-03-06/4/118, от 06.10.2008 03-03-06/1/559, от 09.11.2006 № 03-03-04/1/745, письмо ФНС России по городу Москве от 17.10.2011 № 16-15/100085@). Акты необходимо подписывать, если такое условие прямо оговорено в договоре.

Обеспечительный платеж

Вопрос. В договор на аренду включен пункт о внесении арендатором обеспечительного платежа, который засчитывается за 12-й месяц аренды. Нужно ли начислять НДС при поступлении платежа на расчетный счет?

Ответ. Обеспечительный платеж (гарантийный взнос) — способ обеспечения исполнения обязательств по договору аренды (п. 1 ст. 329 ГК РФ, п. 1 ст. 381.1 ГК РФ).

Обеспечительный платеж может рассматриваться и как средство платежа, и как возмещение убытков арендодателя. Поступление обеспечительного платежа на счет отражается в учете компании в зависимости от условий договора аренды.

Если по условиям договора обеспечительный платеж будет зачтен в последний месяц аренды, он выполняет платежную функцию. В таком случае поступившие деньги — это предоплата от арендатора. На сумму обеспечительного платежа, поступившего на расчетный счет, нужно выписать счет-фактуру на аванс.

Если обеспечительный платеж выполняет функцию штрафных санкций и соответствует критериям, указанным в ст. 381.1 ГК РФ, данный платеж можно не включать в базу по НДС (не выписывать счет-фактуру на аванс).

Оплата коммунальных услуг

Вопрос. Может ли арендатор оплатить счет-фактуру за коммунальные услуги со своего расчетного счета без заключения договора с поставщиком услуг? Счет-фактура выписан на имя арендодателя.

Ответ. Да, арендатор может оплатить такой счет-фактуру при наличии письма (или дополнительного соглашения к договору аренды) от арендодателя. Также арендодатель должен письменно уведомить о такой оплате получателя денежных средств.

Вопрос. ООО на ОСНО (арендатору) по договору безвозмездной аренды передан земельный участок. В договоре указано, что услуги за предоставление электроэнергии должен оплачивать арендатор. Поставщик электроэнергии выставил счета на собственника земельного участка — физическое лицо. Можно ли принять к учету такие расходы?

Ответ. На основании документов, выставленных коммунальными службами на арендодателя, учесть расходы нельзя. Чтобы принять к учету расходы по электроэнергии, нужно оформить письмо от физического лица на оплату услуг. Документ можно составить в произвольной форме, где арендодатель пропишет, что на основании договора арендатор должен оплатить счет поставщика за электроэнергию.

НДФЛ у физического лица не возникает при оплате арендатором коммунальных услуг, фактических им потребленных (письмо Минфина РФ от 03.05.2012 № 03-04-05/3-587).

Улучшение арендованного имущества

Вопрос. ИП на арендуемой площади возвел своими силами и за свой счет навес. По договору аренды изменения, произведенные на арендуемых площадях, находятся в собственности арендатора и демонтажу не подлежат. Можно ли учесть в расходах стоимость материалов для возведения навеса и в какой момент?

Ответ. Согласно ст. 623 ГК РФ арендатор имеет право за счет своих средств улучшить имущество, полученное в аренду. Улучшения бывают отделимыми и неотделимыми. Навес относится к отделимым улучшениям.

Отделимыми улучшениями являются такие улучшения, которые можно отделить от имущества без вреда для его назначения и целостности. Такие отделимые улучшения считаются собственностью арендатора и при возврате арендованного имущества остаются у него. На произведение отделимых улучшений не нужно получать согласие у собственника.

Отделимые улучшения, которые имеют срок полезного использования более 12 месяцев и стоимость которых составляет более 100 000 рублей, являются амортизируемым имуществом (п. 1 ст. 256 НК РФ).

Стороны договора могут предусмотреть передачу отделимых улучшений собственнику помещения за отдельную плату или безвозмездно. Если отделимые улучшения передаются за плату, у арендатора возникает доход. А в расходы арендатора включаются затраты, которые арендатор понес при возведении отделимых улучшений.

Если же отделимые улучшения будут передаваться безвозмездно, затраты на их создание не включаются в расходы для целей налогообложения.

Навес — отделимое улучшение и собственность ИП. Если стоимость навеса (работ по его возведению) превышает 100 000 рублей, ИП должен учесть этот навес как основное средство.

Если затраты на возведение навеса не превышают 100 000 рублей, расходы учитываются в составе материальных расходов.

Если собственник согласится оплатить расходы по возведению навеса, у ИП возникает доход, и на стоимость передаваемых отделимых улучшений следует начислить НДС. Если навес был учтен в составе основных средств, при его продаже в случае расторжения договора ИП вправе включить в расходы остаточную стоимость этого навеса (за минусом начисленной амортизации).