Бухгалтерская справка: инструкция по применению и образцы
Для отражения операций в учете бухгалтеры используют различные первичные документы, в том числе бухгалтерские справки. По какой форме составлять данный документ, в каких случаях использовать справку — расскажем в статье.
Если бухгалтерская справка содержит все необходимые реквизиты, ее можно считать первичным учетным документом (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Налоговый учет могут подтвердить первичные документы, в том числе бухгалтерские справки (ст. 313 НК РФ).
Унифицированная форма справки утверждена лишь для государственных учреждений. Коммерческие организации могут взять данный бланк за основу и разработать удобную для себя форму бухгалтерской справки. Принятую форму справки следует закрепить в учетной политике компании.
Бухгалтерскую справку должен подписать исполнитель — им может быть ответственный за операцию бухгалтер или главный бухгалтер.
Чаще всего бухгалтерскую справку используют:
- для отражения определенных фактов или пояснения ситуации;
- для исправления ошибок в бухгалтерском или налоговом учете;
- для расчета каких-либо показателей.
Отражение фактов, пояснения
Для многих хозяйственных операций существует свой первичный документ. Например, продажу товара оформляют накладной по форме ТОРГ-12, результаты инвентаризации на складе фиксируют в акте, прием оборудования к учету отражают в акте ОС-14 и т. д.
Существуют и такие операции, для которых не утверждены формы первичных документов. В таких случаях специалисты составляют бухгалтерские справки.
Наиболее распространенные операции, когда нужно составить бухгалтерскую справку:
- внесение взноса в уставный капитал;
- начисление штрафа (пени) согласно выставленному требованию ФНС или фондов;
- перевод товаров в материалы;
- отражение госпошлины по судебным делам;
- списание задолженности с истекшим сроком исковой давности;
- корректировка задолженности согласно акту сверки, когда невозможно определить причину расхождения и т. п.
Пример. ООО «Миг» провело инвентаризацию расчетов с контрагентами. В результате инвентаризации выявлены долги, которые нужно списать. Бухгалтер составил справку и отразил ее в учетной программе.
Организация: ООО «Миг», ИНН 6666052601
Бухгалтерская справка 1 от 30.06.2017
Содержание операции : списание дебиторской задолженности
Пояснения : согласно приказу от 27.06.2017 № 5 проведена инвентаризация расчетов с покупателями, поставщиками, прочими дебиторами и кредиторами по состоянию на 30.06.2017.
В результате инвентаризации установлено, что по договору поставки № 32 от 01.06.2014 в адрес ООО «Мир» отгружены товары на сумму 20 000 рублей. Деньги за товар от покупателя не поступали. Согласно выписке из ЕГРЮЛ, ООО «Мир» ликвидировано, и взыскать задолженность не представляется возможным. В связи с истечением срока исковой давности принято решение списать дебиторскую задолженность.
В учете сделана запись: Дебет 91-2 Кредит 62 — списана нереальная к взысканию дебиторская задолженность покупателя.
Бухгалтер ООО «Миг» _________________ Истина О. Т.
Исправление ошибок
Каждая операция в учете должна быть оформлена документом. Если в учете выявлена ошибка, ее нужно исправить. Зафиксировать исправление можно в бухгалтерской справке, так как иного документа для этого законодательством не предусмотрено.
Для исправления ошибок в учете бухгалтер делает сторнировочную запись либо дополняющую проводку.
Сторно понадобится, если в учете сделана неверная проводка, искажена сумма операции и т. п.
Дополнительную проводку нужно сделать, если операция не была отражена в учете или сумма была занижена.
Пример. Бухгалтер ООО «Миг» обнаружил, что в учете ошибочно отражена реализация. Ошибка произошла в I квартале 2017 года. Бухгалтер сделал исправительную запись и оформил справку.
Организация: ООО «Миг», ИНН 6666052601
Бухгалтерская справка 2 от 11.05.2017
Содержание операции : внесение исправлений
Пояснения : 28.03.2017 ошибочно проведен документ на реализацию товара № 258 от 28.03.2017. Документ сторнирован.
В учете сделаны записи:
Дебет 62 Кредит 90 — 5 000 (сторно). Сторнирована выручка от продажи.
Дебет 90 Кредит 68 — 762,71 (сторно). Сторнирован НДС.
Дебет 90 Кредит 41 — 3 000 (сторно). Сторнирована себестоимость проданных товаров.
Бухгалтер ООО «Миг» _________________ Истина О. Т.
Расчет показателей
Чтобы сделать некоторые проводки, бухгалтеру требуется произвести расчеты показателей. В таком случае результат расчета и сам расчет отражаются в бухгалтерской справке-расчете.
Чаще всего в справке-расчете показывают:
- начисление дивидендов;
- расчет курсовых разниц;
- расчет материальной выгоды и НДФЛ за пользование займом;
- расчет больничных, отпускных;
- расчет налогов;
- расчет нормируемых расходов и т. п.
Пример. ООО «Миг» в апреле заключило договор поставки товара в валюте. Оплата за товар во II квартале не поступала. В апреле, мае и июне бухгалтер отразил курсовые разницы.
Организация: ООО «Миг», ИНН 6666052601
Бухгалтерская справка 3 от 30.06.2017
Содержание операции : расчет курсовой разницы за июнь 2017 года
Пояснения : 01.04.2017 ООО «Свет» продан товар на сумму 100 $ (накладная № 4 от 01.04.2017). Начислена курсовая разница за июнь. Курс доллара на 31.05.2017 составляет 56,5168 рубля, а на 30.06.2017 — 59,0855 рубля.
Положительная курсовая разница = 100 $ х (59,0855 – 56,5168) = 256,87 рубля.
В учете сделаны записи:
Дебет 62 Кредит 91-1 — 256,87. Отражена положительная курсовая разница.
Бухгалтер ООО «Миг» _________________ Истина О. Т.
Бухгалтерские справки не заменяют первичные документы, которые компании обязаны составлять. Бухгалтерская справка чаще всего является приложением к документам по той или иной хозяйственной операции.
Так как бухгалтерская справка чаще всего является приложением к первичке, хранить ее нужно не менее 5 лет (п. 362 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558). Чтобы определить точный срок хранения, следует понять назначение справки. Например, ведомости на выдачу дивидендов хранятся 75 лет (п. 419 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558). Так как расчет дивидендов оформляется справкой, которая служит приложением, справку также следует хранить 75 лет.