Командировка: сложности учета

Командировка: сложности учета

В каких случаях суточные платить не нужно, как законно учесть расходы на загранпаспорт, с какого дня оплачивать командировку — ответы на эти и другие вопросы узнаете из статьи.

Суточные и взносы при однодневных командировках

Ситуация. Работников отправляют в однодневные командировки. Нужно ли начислять страховые взносы с суммы суточных?

Решение  При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Минтруд в своем письме от 28.11.2013 № 14-2-242 высказал аналогичное мнение. Специалисты считают, что выплата суточных при однодневных командировках законодательно не предусмотрена. Следовательно, выплата суточных при однодневных командировках не может быть установлена локальным нормативным актом организации, так как это будет противоречить установленной в ч. 1 ст. 168 ТК РФ правовой природе суточных (дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства).

Если организация все же выплатила работнику суточные за однодневную командировку, вся сумма выплат облагается страховыми взносами на пенсионное, медицинское и социальное страхование (в части страхования по нетрудоспособности и материнству). Страховые взносы от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний на суточные не начисляются (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Как определить день отъезда в командировку

Ситуация . Сотрудник 02.10.2018 был на работе. Ему оформили командировку на три дня. Поезд отправляется к месту назначения 03.11.2018. Время отправления поезда, указанное в билете, 00:11. С какого числа начинается командировка, если на вокзал работник отправился вечером 02.10.2018.

Решение . Суточные полагаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздники, а также за дни нахождения в пути (п. 11 Положения о командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы (п. 4 Положения о командировках).

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки.

С 08.01.2015 отменены командировочные удостоверения (Постановление Правительства Российской Федерации от 29.12.2014 № 1595). Таким образом, даты отправления в командировку и возврата из нее подтверждаются проездными билетами.

В рассматриваемом примере на билете указана дата — 03.10.2018. Работник считается пребывающим в командировке с 03.10.2018.

Отмена командировки

Ситуация. Что делать, если командировка не состоялась?

Решение. Если командировка работника по каким-то причинам отменяется, нужно издать соответствующий приказ.

В приказе следует:

  • указать причину отмены командировки;
  • указать должность и ФИО работника, в отношении которого выпускается приказ об отмене командировки;
  • сделать отметку об аннулировании предшествующего распорядительного акта (приказа на командировку);
  • указать должность и ФИО работника, ответственного за исполнение данного приказа.

В качестве причины для отмены командировки может быть болезнь работника, отмена сделки с контрагентом и т. п. В приказе желательно сослаться на документы, на основании которых командировка отменяется (больничный лист, письмо от контрагента о невозможности встречи и т. д.).

Расходы на визу и загранпаспорт

Ситуация. Сотрудник по служебным делам отправляется в командировку заграницу. Может ли организация учесть в своих расходах затраты по оформлению шенгенской визы и заграничного паспорта? Возникает ли у командированного сотрудника материальная выгода?

Решение. Согласно п. 23 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 № 749, работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов.

Расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ, письмо Минфина РФ от 18.07.2013 № 03-03-06/1/28117), чтобы их можно было признать в налоговом учете. Чтобы сотрудник, отправленный в командировку, мог въехать в иностранное государство, нужна виза. Расходы на оформление и выдачу виз, в том числе оформление международного страхового полиса, необходимо учитывать в составе прочих расходов (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) в день утверждения авансового отчета (пп. 5 п.7 ст. 272 НК РФ).

При оплате работодателем налогоплательщику расходов по командировке в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Если работодатель оформляет служебный загранпаспорт, на который выдана шенгенская виза, у работника не возникает материальная выгода.

Если же сотрудник оформил общегражданский загранпаспорт и визу на него, необходимо прийти к соглашению между сторонами. Например, расходы на визу и медстраховку делятся между организацией и работником пропорционально количеству выездов или дней пребывания за границей в служебных и личных целях.

Возможен вариант, когда организация включает в налогооблагаемый доход работника часть стоимости визы и медицинской страховки, которая относится к его личным поездкам, в качестве дохода в натуральной форме (ст. 210, ст. 211, ст. 226 НК РФ). Часть стоимости визы и медицинской страховки, которая относится к личным поездкам сотрудника, не уменьшает налогооблагаемую прибыль организации.