Как учитывать расходы на бензин в командировочные дни

Как учитывать расходы на бензин в командировочные дни

Какие документы нужны для расчета расходов на бензин в командировке? Как учитывать расходы, если сотрудник остался в месте командирования для проведения отпуска?

Какими документами нужно подтвердить расходы

Согласно п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749), по возвращении из командировки работник должен представить работодателю служебную записку с указанием фактического срока пребывания в месте командирования. К записке нужно приложить документы, подтверждающие использование транспорта для проезда к месту командирования и обратно (например, путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки). Работник может использовать служебный транспорт, собственный транспорт или транспорт, находящийся в собственности третьих лиц (по доверенности).

Например, если работник организации едет в командировку на личном автомобиле, то для учета командировочных расходов необходимо оформить следующие документы:

— приказ руководителя организации о направлении в командировку с указанием используемого вида транспорта (личный автомобиль);

— путевой лист (путевой лист легкового автомобиля);

— авансовый отчет или служебная записка с приложением подтверждающих расходы первичных документов, составленные работником по возвращении из командировки (письма Минфина РФ от 20.04.2015 № 03-03-06/22368от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406).

Что делать, если проездных документов нет

Если проездные документы отсутствуют, работник может подтвердить фактический срок пребывания в командировке документами по найму жилого помещения в месте командирования. Если он проживал в гостинице, подойдет документ о заключении договора на оказание гостиничных услуг.

Если же нет ни проездных документов, ни документов по найму жилого помещения, потребуется документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке. Он должен содержать подтверждение принимающей стороны (организации либо должностного лица) о сроке нахождения работника в месте командирования (информацию о дате прибытия и убытия) (Постановление Правительства РФ от 29.07.2015 № 771).

Работник задержался в месте командирования на время отпуска: как учитывать расходы на бензин?

Согласно ст. 166 ТК РФ, служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Продолжительность такой поездки определяется работодателем и устанавливается в приказе о командировании сотрудника.

Согласно Минфину, если работник после выполнения служебного поручения не возвращается из места командирования, а остается там на время отпуска, днем окончания командировки считается последний день перед отпуском (письма Минфина РФ от 08.11.2013 № 03-03-06/1/47813от 21.10.2016 № 03-03-06/3/61516от 30.01.2017 № 03-03-06/1/4364).

При этом оплата проезда сотрудника к постоянному месту работы не отвечает критериям признания расходов, предусмотренным ст. 252 НК РФ. Ведь в описанной ситуации сотрудник возвращается из места отпуска — а не из служебной командировки. Следовательно, налогоплательщик не вправе учесть эти расходы при формировании налоговой базы по налогу на прибыль организаций.

Таким образом, если работник едет в командировку и остается в месте командирования для проведения отпуска, то расходы на бензин в целях налогообложения:

— учитываются — на проезд до места командировки и за дни нахождения в командировке на основании путевых листов и документов, подтверждающих расходы на приобретение бензина;

— не учитываются — на проезд из места командирования к постоянному месту работы и за дни нахождения в отпуске. Такие расходы на бензин производятся из личных средств сотрудника.

Алла Грешкина,
эксперт Контур.Норматива по вопросам
бухгалтерской и налоговой отчетности

Вероника Брагина,
налоговый журналист

Материал подготовлен на основе вопросов экспертам