6-НДФЛ: как заполнить и сдать отчет

6-НДФЛ: как заполнить и сдать отчет

Все компании и ИП с работниками — налоговые агенты сдают 6-НДФЛ ежеквартально. Расчет содержит информацию об исчисленных и удержанных суммах налога на доходы физических лиц. В статье отвечаем на часто задаваемые вопросы о том, как заполнить и сдать эту форму.

Подавать или не подавать?

ООО зарегистрировано в декабре 2020 года, но деятельность еще не ведется (трудовой договор с гендиректором не заключен, сотрудников нет). Нужно ли подавать 6-НДФЛ?

6-НДФЛ представляют налоговые агенты при выполнении своих функций (ст. 230, 226 НК РФ). Если нет начислений в пользу физических лиц, то нет и оснований для выполнения функций налогового агента. В ситуации, когда нет начислений в декабре 2020 года, есть два варианта, как поступить с 6-НДФЛ:

• не представлять форму по итогам 2020 года;
• представить «нулевой» отчет.

Индивидуальный предприниматель имеет торговые точки в разных районах и стоит на учете по месту ведения деятельности в налоговых органах, территории которых имеют разные ОКТМО. Нужно ли платить НДФЛ и подавать 6-НДФЛ по разным ОКТМО?

В соответствии с п. 7 ст. 226 НК РФ налоговые агенты — индивидуальные предприниматели, которые стоят в налоговом органе на учете по месту ведения деятельности, с доходов наемных работников обязаны перечислять исчисленные и удержанные суммы налога.

Такие индивидуальные предприниматели, согласно п. 3 ст. 230 НК РФ, представляют сведения о доходах физических лиц за истекший налоговый период и о суммах налога, исчисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему РФ (2-НДФЛ), а также расчет сумм налога на доходы физлиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (6-НДФЛ), в отношении своих наемных работников в налоговый орган по месту своего учета.

То есть НДФЛ, удержанный у работников каждой из точек, перечисляется в тот налоговый орган, в котором вы стоите на учете по месту деятельности каждой из точек  (с соответствующими ОКТМО). Отчетность представляется аналогичным образом.

Подача формы с измененными данными

Юридический адрес ООО поменялся. В новую ИФНС сдали один отчет 6-НДФЛ с новым ОКТМО, а надо было сдать два отчета с разными ОКТМО. Обнаружив эту ошибку, компания подготовила два отчета для повторной сдачи в ИФНС: корректировочный — с новым ОКТМО и первичный — со старым ОКТМО. Будет ли штраф на первичный расчет 6-НДФЛ со старым ОКТМО, если срок сдачи прошел?

В письме ФНС РФ от 12.08.2016 № ГД-4-11/14772 сообщается, что если при заполнении 6-НДФЛ допущена ошибка в КПП или ОКТМО, то при ее обнаружении налоговый агент представляет в налоговый орган по месту учета два отчета 6-НДФЛ:

• уточненный расчет к ранее представленному — с указанием правильных КПП или ОКТМО и нулевыми показателями всех разделов расчета;
• первичный расчет с указанием правильного КПП или ОКТМО.

Если 6-НДФЛ с правильным КПП или ОКТМО представлен после срока, установленного п. 2 ст. 230 НК РФ, то санкций за это не будет.

Перерасчет и удержание налога. Ответственность за несвоевременное удержание НДФЛ

В январе 2021 года работник сообщил, что в 2020 году он перестал быть резидентом, поскольку пробыл на территории России меньше 90 дней (работал удаленно). Заработная плата за 2020 год выплачена полностью, НДФЛ был удержан по ставке 13 %. Бухгалтер пересчитал НДФЛ и будет представлять в налоговую инспекцию справку 2-НДФЛ по ставке 30 %. Может ли организация удерживать долг работника по НДФЛ из доходов 2021 года? Предусмотрено ли наказание для организации за несвоевременное удержание налога по ставке 30 %? Нужно ли указать неудержанную сумму налога в 6-НДФЛ?

Если сотрудник стал нерезидентом, компания должна пересчитать НДФЛ по ставке 30 % (п. 3 ст. 224 НК РФ). Если компания узнала о смене налогового статуса сотрудника только в 2021 году, удерживать НДФЛ из доходов 2021 года не надо. Налоговым периодом по НДФЛ признается календарный год (ст. 216 НК РФ), и НДФЛ удерживают из доходов того налогового периода, в котором поменялся налоговый статус (письмо Минфина РФ от 21.04.2014 № 03-04-06/18215). Если в течение налогового периода невозможно удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога (по п. 5 ст. 226 НК РФ), налоговый агент обязан не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу:

• о невозможности удержать налог;
• о суммах дохода, с которого не удержан налог;
• о сумме неудержанного налога.

Поскольку по итогам 2020 года за работником остается долг по НДФЛ, компания должна направить в налоговую инспекцию не позднее 1 марта 2021 года справку 2-НДФЛ с признаком «2». Такую же справку надо выдать работнику. На основании полученных сведений налоговая инспекция выставит работнику налоговое уведомление на уплату НДФЛ. Работник должен уплатить его самостоятельно не позднее 1 декабря 2021 года (п. 6 ст. 228 НК РФ).

Компания может быть привлечена к ответственности согласно п. 1 ст. 126 НК РФ, потому что установление налогового статуса работника возлагается на организацию как налогового агента по НДФЛ.

Поскольку пересчет НДФЛ по доходам, полученным в 2020 году, осуществляется в начале 2021 года, то в годовой форме 6-НДФЛ это отражается в следующем порядке:

• в строке 010 — 30 %;
• в строке 020 — сумма начисленного за год дохода;
• в строке 040 — сумма НДФЛ, рассчитанного по ставке 30 %;
• в строке 070 — сумма фактически удержанного НДФЛ, в том числе по ставке 13 %;
• в строке 080 — сумма НДФЛ, не удержанная налоговым агентом (разница между суммой исчисленного и фактически удержанного НДФЛ);
• в строках 100–140 — данные о произведенных выплатах и суммах НДФЛ.

Отражение отпускных, больничных и прочих выплат

Отражение выходного пособия

Нужно ли в 2-НДФЛ и 6-НДФЛ отражать в начисленных доходах сумму выходного пособия сотрудника (не облагаемого НДФЛ и взносами)?

В 6-НДФЛ эту выплату указывать не нужно, так как в расчете не отражаются доходы, не облагаемые НДФЛ, перечисленные в ст. 217 НК РФ. В справке 2-НДФЛ нужно отразить только облагаемые выплаты. Необлагаемый доход не отражается (письмо Минфина РФ от 02.04.2019 № 03-04-05/22860, письмо ФНС РФ от 17.06.2008 № 3-5-03/149@).

Отражение отпускных

Как заполнить 2-НДФЛ и 6-НДФЛ, если отпускные, начисленные за январь 2021 года, были выплачены в декабре 2020-го?

Форма 6-НДФЛ и Порядок ее заполнения утверждены Приказом ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@.

Заполнение строк формы 6-НДФЛ

Датой фактического получения дохода в виде отпускных является день выплаты дохода (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Согласно п. 6 ст. 226 НК РФ, при выплате налогоплательщику доходов в виде оплаты отпусков налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты.

Расчет 6-НДФЛ за 2020 год в отношении отпускных выплат должен быть заполнен следующим образом:

• в разделе 1 следует отразить начисление дохода в виде отпускных и начисленную сумму налога — независимо от того, к какому периоду относятся данные начисления (определяющим фактором в подобных ситуациях является дата выплаты дохода);
• в разделе 2 в строках 100, 110, 120 указать дату — 31.12.2020.

В справке 2-НДФЛ за 2020 год начисленный доход в виде отпускных, а также исчисленный, удержанный и перечисленный в бюджет НДФЛ отражаются в полном объеме в общеустановленном порядке.

Порядок и отражение возврата налога

Каков порядок возврата излишне удержанного НДФЛ? Как отразить возврат налога в 2-НДФЛ и 6-НДФЛ, если возврат будет перечислен сотруднику в январе 2021 до сдачи отчетов?

Порядок возврата налога установлен ст. 231 НК РФ. В частности, излишне удержанная из дохода налогоплательщика сумма налога может быть возвращена на основании письменного заявления налогоплательщика, если иное не предусмотрено главой 23 НК РФ.

Излишне удержанную сумму налоговый агент возвращает в течение трех месяцев со дня получения заявления налогоплательщика. Деньги перечисляются на банковский счет налогоплательщика, указанный в его заявлении.

Если суммы НДФЛ, подлежащей перечислению в бюджет, недостаточно для возврата излишне удержанной суммы налога налогоплательщику в срок, то налоговый агент в течение 10 рабочих дней со дня получения заявления от налогоплательщика направляет в налоговый орган (по месту своего учета) заявление на возврат налоговому агенту излишне удержанной им суммы налога. Возврат налоговому агенту перечисленной в бюджет суммы налога осуществляется налоговым органом в порядке, установленном ст. 78 НК РФ (письма ФНС РФ от 08.08.2019 № СД-4-11/15755@, от 02.07.2020 № БС-4-11/10699@).

Отчетность по НДФЛ следует заполнять следующим образом. За период, когда сумма налога, подлежащего перечислению в бюджет, оказалась завышенной, нужно сдать уточненный расчет 6-НДФЛ. В нем меняются показатели в разделе 1, раздел 2 остается без изменений (п. 6 ст. 81, письмо ФНС РФ от 18.10.2018 № БС-4-11/20351@ ФНС России). Сумма возвращенного НДФЛ уменьшит сумму удержанного налога за декабрь 2020 года. То есть в раздел 2 возврат налога попадет только в расчете 6-НДФЛ за 2020 год.

Справки 2-НДФЛ формируются в общем порядке, излишне удержанный налог не отражается.

Отражение НДФЛ при работе по ГПХ

В декабре 2020 года с физлицом был подписан акт выполненных работ по договору ГПХ, начислены страховые взносы на сумму оплаты по договору и удержан НДФЛ. Однако выплата физлицу на карту была в январе 2021 года. За какой период должна быть отражена сумма начисления по договору ГПХ в 6-НДФЛ в стр.020 раздела 1?

В соответствии с п. 3.3 Приказа ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@ по строке 020 указывается обобщенная по всем физическим лицам сумма начисленного дохода нарастающим итогом с начала налогового периода.

Согласно п. 3 ст. 226 НК РФ, исчисление сумм налога производится налоговыми агентами на дату фактического получения дохода. Дата фактического получения дохода для целей исчисления НДФЛ определяется как день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц — при получении доходов в денежной форме (п. 1 ст. 223 НК РФ).

Поэтому в строке 020 раздела 1 расчета доход указывается на дату его фактического получения, то есть в январе 2021 года. Доходы января включаются в расчет за I квартал 2021 года.

Заполнение форм НДФЛ при перерасчете зарплаты из-за больничного

Работнику в декабре 2020 года была начислена зарплата в полном объеме, а в январе 2021 года он принес больничный лист. Бухгалтер в январе сделал перерасчет заработной платы за декабрь. Как заполнить 6-НДФЛ (раздел 1, строки 020 и 040)? Как заполнить отчет по страховым взносам: должен ли корректироваться раздел 3 (персонифицированные сведения о застрахованных лицах) или корректировка взносов произойдет в следующем отчетном периоде (I квартале 2021)?

Если налоговый агент производит в текущем отчетном периоде (в данном случае — в январе 2021 года) перерасчет суммы НДФЛ за предыдущий отчетный период, то итоговые суммы с учетом произведенного перерасчета отражаются в разделе 1 отчета 6-НДФЛ за предыдущий отчетный период (декабрь 2020 года) и в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за текущий отчетный период (январь 2021-го).

В письме ФНС РФ от 11.04.2019 № БС-4-11/6839@ рассмотрена ситуация выплаты зарплаты по решению суда бывшему работнику. Если зарплата за апрель, май 2018 года была выплачена 05.12.2018, то это отражается в строках 020, 040, 070 раздела 1 расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие 2018 года.

Что касается РСВ, то и здесь необходимо сформировать уточненный расчет, так как  контрольные соотношения между РСВ и 6-НДФЛ не пройдут проверку.

Отражение зарплаты, выплаченной в конце года

31 декабря 2020 года начислили и выплатили зарплату за декабрь. Как правильно заполнить строки 100, 110, 120 расчета 6-НДФЛ? Нужно ли отражать зарплату за декабрь в отчете за IV квартал 2020 года?

В соответствии с п. 4.2 Приказа ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@ в разделе 2 указывается:

• по строке 100 — дата фактического получения доходов, отраженных по строке 130;
• по строке 110 — дата удержания налога с суммы фактически полученных доходов, отраженных по строке 130;
• по строке 120 — дата, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога.

Если руководствоваться письмом ФНС РФ от 24.10.2016 № БС-4-11/20126@, то в разделе 2 по заработной плате за декабрь 2020 года, выплаченной 31 декабря 2020 года со сроком перечисления налога уже в 2021 году, не надо отражать в разделе 2 6-НДФЛ за 2020 год. Эти данные уже попадут в 6-НДФЛ за I квартал 2021 года.

Напомним, что в 2021 году будет действовать новая форма 6-НДФЛ, утвержденная Приказом ФНС РФ от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@. В новой форме уже не будет строк 100, 110 и 120. Данные о сроке уплаты НДФЛ с заработной платы за декабрь попадут в раздел 1, так как в новой форме раздел 1 и раздел 2 поменяли местами и немного изменили. В письме ФНС РФ от 01.12.2020 № БС-4-11/19702@ сказано, что дата уплаты налога отражается в новом отчете 6-НДФЛ также за тот период, в котором должен быть уплачен налог. Поэтому за I квартал 2021 года в 6-НДФЛ в рассматриваемом случае нужно будет указать в разделе 1:

• в строке 021 — дату 11.01.2021;
• в строке 022 — сумму НДФЛ с зарплаты за декабрь.

Отражение подарков в 6-НДФЛ и 2-НДФЛ

Должны ли отражаться подарки сотрудникам стоимостью до 4 000 ₽ в 6-НДФЛ (в строке 020 раздела 1 и в строке 130 раздела 2) и 2-НДФЛ (с кодом дохода 2720, с кодом вычета 501)?

В расчете 6-НДФЛ стоимость подарков в пределах 4 000 ₽ отражается по строке 020 «Сумма начисленного дохода» раздела 1 и по строке 030 «Сумма налоговых вычетов». Если стоимость подарков не превышает 4 000 ₽ (то есть не возникает НДФЛ к уплате), то в раздел 2 расчета 6-НДФЛ эти выплаты не попадают, так как стоимость подарков до 4 000 ₽ не облагается НДФЛ.

Если же стоимость подарков превышает 4 000 ₽, в разделе 2 расчета 6-НДФЛ отражаются их стоимость и удержанный с суммы превышения НДФЛ.

В форме 2-НДФЛ данные доходы и вычеты также отражаются.

Что касается расчета по страховым взносам и 4-ФСС, то выплаты в пользу физических лиц по договорам дарения не облагаются страховыми взносами (п. 4 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ), поэтому их не включают в отчетность по страховым взносам.

По вопросам сервиса «Вопросы экспертам»

Вероника Брагина, налоговый журналист

Елена Кулакова, эксперт сервиса «Контур.Экстерн»