Подотчетные, депонирование зарплаты и ведение кассовых книг по новым правилам

Подотчетные, депонирование зарплаты
и ведение кассовых книг по новым правилам

С 30 ноября 2020 года вступили в силу изменения в правилах ведения кассовых операций. Поправки в Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У внесены Указанием ЦБ РФ от 05.10.2020 № 5587-У. Ответим на популярные вопросы, возникшие в связи с этими поправками.

Оформление приказов на выплаты подотчетных средств

Теперь больше не нужно оформлять отдельным приказом каждую выдачу денежных средств из кассы?

Можно оформить один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким подотчетным лицам (пп. 1 п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

При этом в приказе нужно указать:

  • фамилии и инициалы сотрудников;
  • суммы наличных денег;
  • срок (сроки), на который выдаются деньги.

Можно ли оформить один приказ на все выплаты месяца, если денежные средства будут выплачиваться несколько раз в месяц?

Если деньги работнику выплачиваются несколько раз в течение одного месяца, то в приказе нужно отразить количество раз и суммы выплат. Например, если выплачивается по 5 000 ₽ 10-го и 15-го числа, то в приказе отражаются выплаты дважды по 5 000 ₽. Также нужно указать Ф.И.О., срок, и цели выплат.

Можно ли оформить одним приказом выдачу подотчетных средств, если некоторые работники получают их наличными из кассы организации, а некоторые переводом на банковские карты?

В этом случае рекомендуем выпустить два приказа: один о выдаче наличных денежных средств, а другой о безналичных перечислениях.

Формулировка в каждом из этих приказов может быть произвольной. В первом случае, например, такой:

Приказываю выдать денежные средства для (на какие цели):

(Ф.И.О.) сумма (___ тысяч) рублей на срок до __.__.2021 (включительно);

(Ф.И.О.) сумма (___ тысяч) рублей на срок до __.__.2021 (включительно).

В случае когда деньги перечисляются работникам на карты, формулировка будет другой, например:

Приказываю перечислить денежные средства для (на какие цели) на зарплатные карты сотрудников:

(Ф.И.О.) (банковские реквизиты) сумма (___ тысяч) рублей на срок до __.__.2021 (включительно);

(Ф.И.О.) (банковские реквизиты) сумма (___ тысяч) рублей на срок до __.__.2021 (включительно).

Обратите внимание, что при безналичных выплатах в приказе нужно обязательно отразить реквизиты банковских карт работников, на которые будут перечисляться денежные средства.

Требуются ли подписи работников на приказе о выплате зарплаты?

На приказе о выплате заработной платы достаточно подписи руководителя.

Депонирование заработной платы

Как действовать, если сотрудник организации не явился в кассу в день выдачи зарплаты?

Если работник не получил заработную плату в назначенный срок, ее нужно депонировать.

В бухгалтерском учете эта операция отражается проводкой:

Дт 70 – Кт 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам».

Напомним, что порядок ведения кассовых операций регулируется Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. С 30.11.2020 действуют изменения, которые внесены в этот документ Указанием ЦБ РФ от 05.10.2020 № 5587-У.

Теперь в Указании ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У не прописано требование проставлять отметку о депонировании в расчетно-платежной ведомости (форма Т-49) и платежной ведомости (форма Т-53). Но, несмотря на это, делать отметку все-таки нужно.

Согласно п. 6 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, выдача выплат из кассы, как и раньше, производится по кодам ОКУД 0301009 и 0301011. А это значит, что используются формы Т-49 (код ОКУД 0301009) и Т-53 (код ОКУД 0301011). Они заполняются в соответствии с постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, где предусмотрено применение отметок о депонировании. В п. 8 главы о правилах заполнения этих форм сказано, что если работник не получил заработную плату, а срок ее выплаты уже истек, то в платежной и расчетно-платежной ведомостях (формы № Т-49 и Т-53) напротив фамилии работника в графах 23 и 5 ставится отметка «Депонировано».

То есть требование ставить отметку «Депонировано» сохранилось в порядке заполнения форм Т-49 и Т-53 (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1), которые, в свою очередь, остаются обязательными для применения (п. 6 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Таким образом, правка, внесенная в Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, не меняет правил заполнения этих форм.

Действия с наличными денежными средствами также не изменились: расходные кассовые ордера формируются на сумму фактической выплаты (ячейки сотрудников, не получивших зарплату по ведомости, нужно оставить пустыми).

Ведение кассовых книг 

Нужно ли вести кассовые книги отдельно по головной организации и по обособленным подразделениям?

Обособленное подразделение ведет кассовую книгу и передает юридическому лицу копии листа 0310004 кассовой книги. При этом порядок передачи устанавливает юрлицо с учетом сроков подготовки бухгалтерской отчетности.

Однако с 30.11.2020 кассовую книгу можно не вести при условии, что в конце смены обособленное подразделение сдает наличные денежные средства в кассу юрлица (пп. 7 п. 4.6 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Для этого в подразделении нужно назначить ответственного за сдачу денег. При приеме денег от обособленного подразделения оформляется приходный кассовый ордер по форме КО-1.

Кто может оформлять кассовые документы?

Организация может закрепить обязанность в оформлении кассовых документов:

  • отразив полномочия ответственного за это сотрудника во внутреннем распорядительном документе;
  • предусмотрев такую обязанность в должностной инструкции сотрудника.

Оформлять кассовые документы может главный бухгалтер, бухгалтер или другое должностное лицо, если соответствующие его полномочия закреплены внутренними нормативными документами организации. Это может быть также физическое лицо, с которым заключен договор на оказание услуг по ведению бухучета в компании. При оформлении кассовых документов уполномоченное лицо должно ссылаться на распорядительный акт организации, в котором закреплены эти полномочия.

Алексей Крайнев,
 налоговый юрист,

Вероника Брагина,
налоговый журналист