Вода, бумага и печеньки: что можно списать в расходы на УСН?

Перейти к содержанию:
Упрощенная система налогообложения

Вода, бумага и печеньки: что можно списать в расходы на УСН?

Офисные траты на УСН «Доходы минус расходы» — палка о двух концах. С одной стороны, есть соблазн все списывать в расходы, чтобы уменьшить налог. С другой, чем больше расходов, тем выше вероятность, что у налоговой появятся вопросы. 

Аренда, интернет, канцелярка — все это можно учесть в расходах

В ст. 346.16 НК РФ перечислены все случаи, когда можно признать расходы. Например:

• арендные и лизинговые платежи — п. 4;
• материальные расходы — п. 5;
• затраты на охрану и противопожарную сигнализацию — п. 10;
• канцелярские товары — п. 17;
• расходы на связь, включая интернет и телефон — п. 18.

Расходы должны быть экономически обоснованы. Если у вас языковая школа для детей и вы покупаете проектор за 60 000 ₽, чтобы показывать обучающие видеоролики на английском, это обоснованные траты. Если у вас транспортная компания с большим складом и каморкой для охранника, то 60 000 ₽, потраченные на проектор, для налоговой будут выглядеть подозрительно.

Расходы должны быть подтверждены первичными документами (п. 1 ст. 252 НК РФ). Сохраняйте акты, чеки и накладные с каждой покупки. Они понадобятся, если налоговая пришлет требование о представлении пояснений.

Расходы можно учесть, когда вы полностью расплатились и получили товар (услугу). Эту дату указывают в книге учета доходов и расходов (КУДиР).

Коммунальные платежи учитываются в расходах, но есть нюансы в документах

Арендаторы оплачивают и учитывают коммунальные платежи по-разному. Учет затрат зависит от того, как составлен договор аренды.

Если коммуналка включена в арендные платежи, учитывайте общую стоимость услуг как материальные расходы. В условиях договора должно быть прописано, что арендодатель сам оплачивает коммунальные услуги. Ваши расходы подтвердит договор аренды и платежные документы.

Арендодатель сам платит коммуналку, а затем выставляет вам счет. В таком договоре будет идти речь именно о возмещении расходов арендодателя, а не об оплате коммунальных услуг. Учитывайте затраты в составе материальных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Подтверждающими документами в этом случае будут:

• договор, 
• счет от арендодателя, 
• акт о потреблении или расчёт, где указан расход энергии, воды и тепла, 
• платежные документы.

Арендодатель — посредник между вами и поставщиком коммунальных услуг. Вы перечисляете деньги арендодателю, а он переводит их на счет поставщика услуг. Условие посредничества может быть прописано в договоре аренды или указано в отдельном агентском договоре. Затраты на коммуналку признайте в составе материальных расходов, а оплату комиссии арендодателя — как посреднические расходы (пп. 24 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Для подтверждения расходов понадобятся:

• договор, 
• счет от арендодателя, 
• акт о потреблении или расчет, сколько воды, электричества и тепла потратили.

Кулер, электрочайник и питьевую воду нельзя учесть в расходах

Затраты на обеспечение нормальных условий труда не названы в ст. 346.16 НК РФ. Поэтому их нельзя учитывать в расходах. Минфин подтвердил эту точку зрения в письме от 06.12.2013 № 03-11-11/53315.

Чай, кофе и печенье не учитываются в расходах

Кухня с бесплатными плюшками повысит лояльность сотрудников, но не поможет сэкономить на налогах. Эти расходы не входят в список разрешённых по ст. 346.16 НК РФ.

Сменные ковры — скорее нет, чем да

Если заключили договор на аренду грязезащитных ковров и каждый раз вам привозят новые, то учитывать эти расходы нельзя. Они не соответствуют ст. 346.16 НК РФ.

Если в договоре аренды помещения есть пункт о том, что вы обязаны поддерживать чистоту в офисе, и при этом вы заключили договор на очистку ковров, — то можете учесть их как материальные расходы (п. 5 ст. 346.16 НК РФ, ст. 254 НК РФ).

Ответственность за неправильный учет расходов

Налоговая не проверяет все расходы всех организаций. Специальные программы анализируют обороты по отчетам и сравнивают с налоговой нагрузкой по отрасли. Если суммы ваших расходов вызовут подозрения, вы получите требование о представлении пояснений. Как правило, запрашивают КУДиР и копии подтверждающих документов.

Максим Борисов, эксперт сервиса Контур.Эльба