Начисление НДФЛ: работа с самозанятыми, повышенная ставка, обучение за рубежом

Начисление НДФЛ: работа с самозанятыми, повышенная ставка, обучение за рубежом

Облагаются ли НДФЛ расходы упрощенца на зарубежное обучение сотрудников? Нужно ли компании платить НДФЛ при работе с самозанятым? Какую использовать ставку налога, если выплаты учредителю составили больше 5 млн ₽? Рассмотрим ситуации, которые часто вызывают затруднения у бухгалтеров. 

Юрлицо планирует работать с самозанятым. Вид работ — услуги автокрана. Какие документы должен представить самозанятый, чтобы организация могла учесть услугу в расходах? Нужно ли юрлицу платить НДФЛ и страховые взносы? Должен ли самозанятый выдать компании чек, если ему оплатили услугу по безналу?

Чек от самозанятого. При получении наличных и безналичных оплат самозанятые обязаны выдавать чеки, сформированные в приложении «Мой налог» (ст. 14 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ). А организации на основании этого чека могут учитывать в расходах стоимость услуг, оказанных самозанятыми (ч. 9 ст. 15 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ). В чеке должны быть указаны в том числе: дата, время, сумма платежа, ИНН организации-заказчика (или ИП) и наименование оказанных услуг (ч. 6 ст. 14 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ).

Договор с самозанятым. Организация должна заключить с самозанятым договор договор подряда на оказание услуг спецтехники (автокрана). В договоре надо прописать наличие акта, подтверждающего оказание услуг. В то же время акт может выступать дополнительным документом, отражающим период или дату оказания услуги, для налогового учета расходов покупателя (письмо ФНС от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@). В акте надо указать: услуги автокрана по договору такому-то, единицы измерения (например, час), цену и стоимость услуг.

Налоговый учет. Выплаты самозанятому по договору ГПХ не облагаются страховыми взносами. Условие — самозанятый не должен работать у заказчика услуг в течение последних двух лет и должен выдать чек (п. 8 ч. 2 ст. 6, ч. 1, 2 ст. 15 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ). НДФЛ с таких доходов не удерживается, поскольку в рассматриваемой ситуации заказчик услуг не является налоговым агентом (п. 1 ст. 226 НК РФ). По данному вопросу разъяснения даны в письме Минфина РФ от 11.03.2019 № 03-11-11/15357.

Бухгалтерский учет. Бухгалтер оформит такие записи:

Дт 60 (76) Кт 50 (51) — компания оплатила услуги самозанятому;

Дт 20 (25, 26) Кт 60 (76) — учтена в расходах стоимость оказанных услуг.

Компания выплачивает дивиденды учредителю в апреле – мае 2021 года. Совокупный доход вместе с заработной платой составил в апреле более 5 млн ₽. Какую использовать ставку НДФЛ? 

Если дивиденды получены в этом году, то будут действовать новые правила расчета налога и новые ставки (п. 3 ст. 214, п. 1 ст. 224 НК РФ).

Доходы в виде заработной платы относятся к основной налоговой базе, дивиденды — к налоговой базе по доходам от долевого участия.

В 2021 и 2022 годах прогрессивная ставка НДФЛ будет применяться к каждой налоговой базе отдельно (п. 3 ст. 2 Федерального закона от 23.11.2020 № 372-ФЗ). То есть если совокупность всех налоговых баз за 2021 год для налогового резидента РФ превышает 5 млн ₽, но при этом каждая база в отдельности не превышает 5 млн ₽, то ставка 15 % к доходам физлица не применяется.

Может ли компания на УСН «доходы минус расходы» уменьшить налогооблагаемую базу на расходы за обучение своих сотрудников за рубежом? Облагаются ли такие затраты НДФЛ?

Если руководство или собственники считают, что для увеличения доходов компании нужно повышать уровень профессиональной подготовки сотрудников, то расходы на оплату такого обучения правомерны. Главное, чтобы расходы были оплачены, экономически обоснованы, документально подтверждены и направлены на получение дохода (ст. 252, п. 2 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Затраты организации на обучение и повышение квалификации сотрудников можно отнести к расходам на подготовку и переподготовку кадров, состоящих в штате налогоплательщика, при соблюдении определенных условий (пп. 33 п. 1 ст. 346.16 НК РФ):

• Учиться будут сотрудники по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам. Компания заключает договор с российскими образовательными учреждениями или иностранными. Учебные заведения должны иметь разрешение на ведение образовательной деятельности — лицензию.
• Учиться будут сотрудники, которые заключили трудовой договор с работодателем на момент начала обучения.

Перечни основных и дополнительных образовательных программ содержатся в частях 3 и 4 ст. 12 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации».

Затраты на обучение могут быть подтверждены следующими документами (письма Минфина РФ от 01.11.2010 № 03-03-06/1/676, от 21.04.2010 № 03-03-06/2/77):

• приказ руководителя о направлении сотрудника на профессиональное обучение или переподготовку, повышение квалификации;
• договор с российской организацией, с научной организацией или с иностранной образовательной организацией. Все образовательные организации должны иметь лицензию;
• программа профессионального обучения или переподготовки, повышения квалификации, составленная образовательным учреждением;
• документ, подтверждающий, что сотрудник прошел обучение, повышение квалификации, профессиональную переподготовку;
• акт об оказании услуг (если предусмотрено договором).

Минфин считает, что у иностранной образовательной организации следует запросить лицензию, программу, устав, а также сертификат или иной документ, подтверждающий, что работник прошел обучение. Перечень документов зависит от специфики деятельности образовательной организации и от требований законодательства иностранного государства (письмо Минфина РФ от 05.08.2010 № 03-04-06/6-163). Документы должны быть переведены на русский язык.

Если какие-либо из приведенных выше условий не соблюдаются, учесть затраты на обучение и повышение квалификации сотрудников при расчете налога по УСН нельзя.

Суммы платы за обучение налогоплательщика по основным и дополнительным образовательным программам в российских организациях, осуществляющих образовательную деятельность, либо в иностранных организациях, имеющих право на ведение образовательной деятельности, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (п. 21 ст. 217, пп. 12 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 13 п. 1 ст. 20.2  Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Об этом также сказано в письмах Минфина РФ от 29.11.2019 № 03-04-05/92796, от 18.01.2018 № 03-04-05/2319).

По мнению контролирующих органов, обучение за счет работодателя не образует у работника облагаемого НДФЛ дохода независимо от того, оплачивает ли работодатель учебу или возмещает работнику расходы на обучение (письмо Минфина РФ от 30.05.2017 № 03-04-06/33351). Важно, чтобы затраты на обучение были понесены в интересах работодателя, а не самого сотрудника.

Елена Галичевская,
эксперт сервиса Контур.Норматив