Как перейти на кадровый ЭДО

Кадровый электронный документооборот упрощает работу с документами для обеих сторон. Работодатель получает инструмент для быстрого сбора оригиналов документов. Сотрудникам больше не нужно приходить в отдел кадров, чтобы ознакомиться с приказом или подать заявление. Документы можно подписать удаленно — собственноручную подпись заменяет электронная.

На какой закон опирается переход на ЭДО

Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ.

Какие компании могут переходить на КЭДО

Любые компании независимо от сферы деятельности и размера штата.

Для чего переходить на ЭДО

Для облегчения рабочих процессов.

Что нужно сделать работодателю

Подготовить распорядительный документ по компании, чтобы регламентировать электронное взаимодействие. Это может быть регламент об используемом типе подписи (например, регламент применения простой подписи).
Уведомить работников о вводе КЭДО и получить в письменном виде их согласие на обмен электронными документами.
Включить информацию о переходе на ЭДО в дополнительные соглашения к трудовому договору для действующих сотрудников. А при приеме на работу нового сотрудника внести эту информацию в трудовой договор с указанием порядка использования ЭП, обязанностей работника и работодателя сохранять конфиденциальность подписи и информации по хранению документов.
Получить квалифицированную электронную подпись в Удостоверяющем центре Контура или в другом УЦ, аккредитованном Минкомсвязи РФ.
Составить в электронном виде кадровые документы, которые используются чаще всего. Это могут быть локальные нормативные акты, приказы о предоставлении отпуска или о направлении в командировку.
Обучить сотрудников работать в корпоративной системе.

Что нужно сделать сотрудникам

Сотрудникам нужно получить электронную подпись, чтобы подписывать электронные документы. Выбор подписи зависит от типа документов. Подробнее об электронных подписях.

	КЭП	НЭП	ПЭП
Описание	Квалифицированная электронная подпись. Юридически равнозначна собственноручной подписи. Не требуется письменное согласие сотрудника	Неквалифицированная электронная подпись. Для использования требуется письменное согласие сотрудника. Экономичнее и проще в обслуживании, чем КЭП	Простая электронная подпись. Не требует денежных вложений от работодателя
Срок действия	1 год	1 год	Бессрочно
Кто может выпустить	Удостоверяющий центр Контура или другой УЦ, аккредитованный Минкомсвязи РФ	Удостоверяющий центр Контура или другой УЦ, аккредитованный Минкомсвязи РФ	Работодатель в своей информационной системе
Какие документы можно подписывать	Любые	Любые	Приказ на отпуск и командировку Расчетный лист Табель учета рабочего времени Должностные инструкции Локальные нормативные акты

Какие документы можно переводить в электронный формат

Перевести можно практически все кадровые документы. Исключения — трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акты о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказы об увольнении и журналы инструктажей по охране труда.

Рассмотрим, какие документы обязательно оформлять в бумажном варианте, а какие — можно перевести на ЭДО, а также какие подписи использовать для электронных документов.

Документ	Вид ЭП				Основания
	Работодатель			Работник
Акт о несчастном случае на производстве	Только на бумаге				ст. 22.1 ТК РФ
Приказ на увольнение	Только на бумаге
Журналы регистрации прохождения инструктажей по охране труда	Только на бумаге
Трудовой договор, приложения и соглашения к нему	КЭП			КЭП НЭП	ст. 312.3 ТК РФ ст. 22.3 ТК РФ
Договор о материальной ответственности	КЭП			КЭП НЭП	ст. 312.3 ТК РФ ст. 22.3 ТК РФ
Ученические договоры и договоры на получение образования без отрыва или с отрывом от работы	КЭП			КЭП НЭП	ст. 312.3 ТК РФ ст. 22.3 ТК РФ
Уведомление об изменении условий трудового договора и ознакомление с ним	КЭП			КЭП НЭП	ст. 22.3 ТК РФ
Согласие на перевод	—			КЭП НЭП	ст. 22.3 ТК РФ
Заявления об увольнении по собственному желанию, отзыв заявления об увольнении	—			КЭП НЭП	ст. 22.3 ТК РФ
Приказ о предоставлении отпуска	КЭП НЭП			КЭП НЭП ПЭП	гл. 49.1 ТК РФ ст. 22.3 ТК РФ
Приказ на командировку	КЭП НЭП			КЭП НЭП ПЭП	п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 ст. 22.3 ТК РФ
Заявление о переводе, приказ о переводе	КЭП НЭП			КЭП НЭП ПЭП	ст. 72 ТК РФ ст. 22.3 ТК РФ
Локальные нормативные акты (ПВТР, положения об оплате, о коммерческой тайне, об обработке персональных данных и пр.) и ознакомление с ними	КЭП НЭП			КЭП НЭП ПЭП	ст. 68, 189 ТК РФ ст. 22.3 ТК РФ
График отпусков, уведомление на отпуск	КЭП НЭП			КЭП НЭП ПЭП	ст. 22, 123 ТК РФ ст. 22.3 ТК РФ
Приказ о применении дисциплинарного взыскания и ознакомление с ним	КЭП	КЭП НЭП			ст. 193 ТК РФ ст. 22.3 ТК РФ
Графики сменности	КЭП НЭП	КЭП НЭП ПЭП			ст. 103 ТК РФ ст. 22.3 ТК РФ
Приказ о приеме на работу	КЭП НЭП				ст. 68 ТК РФ ст. 22.3 ТК РФ
Табель учета рабочего времени	КЭП НЭП	КЭП НЭП ПЭП			ч. 5 ст. 9 № 402-ФЗ, п. 11 Приложения № 2 к Инструкции № 157н, ч. 6 ст. 9 № 402-ФЗ ст. 22.3 ТК РФ
Заявление о приеме на работу	—	КЭП НЭП ПЭП			ст. 22.3 ТК РФ
Заявление на предоставление справки с места работы	—	КЭП НЭП ПЭП			ст. 22.3 ТК РФ
Заявление на предоставление копии трудовой книжки	—	КЭП НЭП ПЭП			ст. 22.3 ТК РФ
Заявление на выдачу справки о доходах 2-НДФЛ	—		КЭП НЭП ПЭП		ст. 22.3 ТК РФ
Заявление на выдачу персональных данных	—		КЭП НЭП ПЭП		ст. 22.3 ТК РФ
Заявление о предоставлении отпуска	—		КЭП НЭП ПЭП		ст. 22.3 ТК РФ
Сведения о застрахованном лице (для начисления выплат по больничному)	КЭП (при отправке в ФСС)		КЭП НЭП ПЭП		ст. 22.3 ТК РФ
Заявление сотрудника о предоставлении сведений о трудовой деятельности, предоставляемых работодателем	—		КЭП НЭП ПЭП		п. 2.6 Приложения № 3 к Приказу Минтруда от 20.01.2020 № 23н ст. 66.1 ТК РФ
СТД-Р	КЭП		—		ст. 66.1 ТК РФ

Что делать, если сотруднику понадобится кадровый документ

Если нужен один из кадровых документов или его копия, сотрудник пишет об этом заявление. Работодатель должен предоставить затребованные документы в течение трех дней. Сейчас это можно сделать двумя способами: либо распечатать электронный документ на бумаге и заверить его, либо просто выслать этот документ работнику в электронном виде.

С 1 сентября 2022 года сервис Госуслуги станет частью системы кадрового ЭДО, и тогда работодатели смогут размещать нужные электронные документы в личном кабинете работника на Госуслугах.

Елена Кулакова, эксперт Контур.Экстерна