Как составить график отпусков на 2022 год

Как составить график отпусков на 2022 год

До 17 декабря нужно утвердить график отпусков на следующий год. Документ обязателен для всех работодателей, кроме микропредприятий. Рассказываем, как правильно его составить.

Кто может пойти в отпуск и на сколько дней

По ТК РФ отпуск получают все сотрудники, которые работают по трудовому договору. Неважно, как они работают — полный рабочий день или неполный, дома или в офисе, у ИП или в ООО, — отпуск все равно нужно предоставить.

А для исполнителей по гражданско-правовым договорам отпуска не предусмотрены.

В первый год работы в компании сотрудник может пойти в отпуск через 6 месяцев. Хотя первый оплачиваемый отпуск можно предоставить и до того, как он отработает в компании полгода (ст. 122, ч. 2 ст. 177 ТК РФ). Однако это право работодателя, а не обязанность.

Сотруднику, который работает по трудовому договору, ТК РФ гарантирует минимальную продолжительность оплачиваемого отдыха — 28 календарных дней за полностью отработанный год (12 месяцев). Речь идет о рабочем годе, а не о календарном. То есть год считается с момента трудоустройства в компанию. Например, Иванов устроился на работу 5 сентября 2021 года, рабочий год у него считается по 4 сентября 2022 года.

Неиспользованные отпуска прошлых лет сотрудник вправе использовать в одном календарном году по согласованию с руководителем (ст. 115 и 120 ТК РФ). Например, за 2021 год у Иванова осталось 5 дней, поэтому в 2022 году он планирует отгулять 28 + 5 = 33 дня.

Что такое график отпусков

Это документ, в котором работодатель расписывает, кто из сотрудников когда идет в отпуск и на сколько дней. Его обязаны составлять все компании, кроме микропредприятий. Микропредприятия могут заменить график на письменное соглашение между работодателем и сотрудником. Но обычно никто не составляет десяток соглашений, а делают один график.

График отпусков обязаны соблюдать и сотрудники, и работодатель. Сотрудник должен уйти в отпуск по графику, а работодатель — отпустить его в эти даты.

Закон разрешает менять даты отпуска, если и работник, и работодатель не против. Например, если сотрудник передумал брать отпуск в сентябре и хочет отдыхать в ноябре, он должен согласовать это с работодателем. Или наоборот: во время отпуска сотрудник нужен на работе, тогда  отпуск можно перенести, если сотрудник не возражает.

График отпусков помогает разрешать споры между сотрудником и работодателем по поводу отпуска. Плюс это документ, который будет проверять трудовая инспекция. Если графика отпусков нет, компания может получить штраф — от 30 000 до 50 000 ₽, а руководитель — от 1000 до 5 000 ₽. За повторное нарушение штрафы больше.

По какой форме составить график отпусков на 2022 год

График отпусков можно заполнять по утвержденному бланку или разработать форму самостоятельно.

Унифицированный бланк. Привычнее всего использовать бланк графика отпусков, утвержденный Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Скачать бланк графика отпусков по форме № Т-7 на 2022 год 

Обязательно нужно заполнить:

  • реквизиты работодателя; 
  • информацию о сотруднике: структурное подразделение, должность или профессия, табельный номер, фамилия, имя и отчество; 
  • дату начала отпуска; 
  • количество календарных дней отдыха; 
  • данные о переносе и примечания, отражающие его причину. 

Собственный бланк. Если компания самостоятельно разрабатывает бланк графика отпусков, его необходимо утвердить приказом руководителя.

Не забудьте прописать в учетной политике, какую форму графика отпусков будете использовать: унифицированный бланк № Т-7 или собственный.

Утвердить график отпусков нужно за две недели до начала календарного года. То есть документ на 2022 год у вас должен быть к 17 декабря 2021 года.

Как составить и утвердить график отпусков 

Порядок утверждения графика отпусков сотрудников зависит от того, есть ли в компании профсоюзная организация или нет:

  • Если профсоюз есть — направьте туда проект графика и копии документов, которые подтверждают, что некоторые сотрудники могут взять отпуск в удобное для них время (ст. 372 ТК РФ).
  • Если профсоюза нет, график отпусков сразу направляется на утверждение руководству компании.

График отпусков подписывает начальник отдела кадров, специалист кадровой службы или главный бухгалтер. Утверждает — руководитель компании.

Как ознакомить персонал с приказом

С графиком отпусков нужно ознакомить персонал. В законе не прописано, как это сделать.

Есть два способа:

  1. Попросить сотрудника поставить свою подпись напротив даты его предполагаемого отпуска в поле «Примечание» и указать дату ознакомления.
  2. Подготовить отдельный ознакомительный лист, оформив его в виде приложения к графику отпусков. Все сотрудники должны расписаться на этом листе и поставить дату.

Если работник по каким-то причинам отказывается расписаться в графике отпусков, составьте об этом акт в произвольной форме, зафиксировав причины отказа.

Как заполнить график отпусков 

График отпусков составляют на всех работников, с которыми заключены трудовые договоры. Исключение — сотрудники на срочном трудовом договоре длительностью до 6 месяцев. Если с работником заключен срочный трудовой договор более чем на 6 месяцев, его отпуск включают в график.

Еще не забудьте включить:

  • сотрудников, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком или по беременности и родам, но планируют пойти в ежегодный отпуск;
  • внутренних совместителей, их укажите по обеим должностям, с одним и тем же периодом отдыха;
  • внешних совместителей — хотя такие сотрудники работают неполный день, отпуск они могут брать на общих основаниях;
  • сотрудников на длительном больничном или в отпуске без сохранения зарплаты, так как они могут вернуться на работу в любое время. 

Если у сотрудника остались неиспользованные дни отпуска за прошлые периоды, их тоже нужно отразить в графике.

Как вносить изменения в график отпусков, читайте в статье.

Как соблюсти очередность отдыха в графике отпусков 

Некоторые сотрудники имеют приоритет в предоставлении отпусков по сравнению с остальными. Например, могут пойти в отпуск вне графика. Или — по графику, но в удобное для них время.

Отпуск вне графика предоставляется только тем сотрудникам, которые указаны в ч. 3 ст. 122 ТК РФ. Это:

  • сотрудники моложе 18 лет (ч. 3 ст. 122, ст. 267 ТК РФ);
  • женщины перед отпуском по беременности и родам или после него (ч. 3 ст. 122 ТК РФ);
  • работники, которые усыновили детей в возрасте до трех месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК РФ).

Остальным отпуск вне графика предоставляется на усмотрение работодателя.

В удобное время отпуск предоставляется:

  • ветеранам (ст. 1419 Закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ);
  • чернобыльцам (п. 5 ст. 14 Закона от 15.05.1991 № 1244-1);
  • родителям детей-инвалидов (ст. 262.1 ТК РФ);
  • мужьям в период, когда их жены в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
  • работникам, у которых трое и более детей в возрасте до 18 лет, до достижения младшим из детей 14 лет или одним из старших — 18 (ст. 262.2 ТК РФ);
  • женам военнослужащих (п. 11 ст. 11 Закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ).

Удлиненные ежегодные отпуска могут брать:

  • инвалиды — 30 календарных дней (ст. 23 Закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ);
  • несовершеннолетние сотрудники (моложе 18 лет) — 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ).

4 популярных вопроса про график отпусков

Когда включать нового сотрудника в график отпусков?

Сотрудников, принятых на работу в первой половине календарного года, сразу же включают в график отпусков на текущий рабочий год.

А сотрудников, принятых во второй половине года, можно включить в график отпусков уже на следующий календарный год. Этот график  будет утверждаться за две недели до конца года.

Генеральный директор собирается в отпуск по графику отпусков. Заявление на отпуск он не пишет, но подписывает уведомление от отдела кадров. Как оформить желание гендиректора к положенным 28 дням прибавить неиспользованные дни за прошлые годы, если нет заявления?

ТК РФ не регулирует вопрос об учете дней неиспользованного отпуска прошлого года в графике отпусков на текущий год. Роструд считает, что если у работника накопились неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска за предыдущие периоды, работодатель обязан учесть эти дни при составлении графика отпусков. Все отпуска — за текущий и предыдущий период — должны предоставляться по графику отпусков.

Генеральный директор должен оформить заявление на имя своего работодателя (в лице общего собрания участников ООО или единственного участника), чтобы уведомить его о наличии у гендиректора неиспользованного отпуска за прошлые годы. В заявлении нужно также указать желаемые сроки использования такого отпуска.

Если возможна ситуация отказа в предоставлении такого отпуска, стоит запастись доказательством вручения заявления работодателю. Тогда в случае судебного спора проще будет доказать, что было обращение к работодателю по поводу предоставления отпуска. Разъяснение представителей Роструда размещено на сайте Онлайнинспекция.рф.

Если директор не захочет разделить отпуск на части или использовать его в другое время, работодатель включит все неиспользованные дни в график отпусков. Тогда достаточно будет направить директору уведомление о начале отпуска не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Если у сотрудника трое детей, но старшему 20 лет, можно отказать ему в особых условиях предоставления отпуска?

Если у работника трое детей, но из них только двое не достигли возраста 18 лет, то такой работник не будет иметь права на предоставление отпуска в удобное время на основании ст. 262.2 ТК РФ. То есть если работник не относится к «льготной» категории, то работодатель вправе отказать в предоставлении отпуска не по графику.

В графике отпусков отсутствует графа «Окончание отпуска», можно ее добавить?

Не обязательно применять унифицированную форму графика отпусков Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Организация может как изменить эту форму под себя, добавив в нее необходимые столбцы и графы (и утвердив своим приказом использование именно такой формы графика), так и разработать свою форму графика отпусков с нуля (также утвердив собственную форму приказом). На сайте Роструда поясняется, что форма Т-7 носит рекомендательный характер.

Екатерина Костакова, 

эксперт по бухучету и налогообложению

Статья подготовлена по материалам рубрики «Вопросы экспертам»

справочно-правового сервиса Контур.Норматив

 

Читайте ответы на другие вопросы экспертам про график отпусков