Оформление командировок: 6 вопросов, в которых путаются бухгалтеры

Оформление командировок: 6 вопросов, в которых путаются бухгалтеры

Как оплачивать поездки сотрудника на объект в городе, где он прописан, как рассчитывается оплата времени нахождения командированного в пути, допустима ли «двойная» оплата за день, когда сотрудник приехал из командировки и вышел на работу. 

Самое важное о командировках: организация, оформление, оплата и учет в спецвыпуске «Командировки: от А до Я»

Организация зарегистрирована в Уфе, строительный объект в г. Мелеуз. В организации есть сотрудник с пропиской в г. Мелеуз. Нужно ли выплачивать сотруднику командировочные, если он работает на этом объекте? Ведь ему не нужно оплачивать проживание и прочее, так как он проживает в этом городе.

Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ).

Информация о месте работы сотрудника обязательна для включения в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ). Поэтому все зависит от того, какое место работы указано в трудовом договоре. Если у этого сотрудника указано место работы г. Уфа, то для него работа в г. Мелеуз будет командировкой.

В таком случае работодатель обязан возмещать работнику (ст. 168 ТК РФ):

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

В вашем случае у сотрудника не будет расходов на проживание, то есть по этому пункту возмещать нечего. Но расходы на проезд и суточные возместить придется.

Генеральный директор постоянно проживает в другом городе, но периодически приезжает в город, где фактически расположено наше предприятие. Все расходы по проезду и проживанию в гостинице оплачивает компания. Можно ли эти расходы принять при расчете налога на прибыль? Если такие расходы не принимаются в налоговом учете, нужно ли удержать с этих выплат НДФЛ и начислить страховые взносы?

Законодательство не обязывает руководителя постоянно находиться по месту нахождения либо по адресу организации, указанному в ее учредительных документах и ЕГРЮЛ. Поэтому руководитель организации может фактически находиться и осуществлять свои функции по адресу, отличному от адреса в ЕГРЮЛ. При этом местом его работы по трудовому договору должен быть населенный пункт, указанный в ЕГРЮЛ в качестве адреса места нахождения организации.

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Местом постоянной работы считается место расположения организации (ее обособленного структурного подразделения), работа в которой обусловлена трудовым договором (абз. 1 п. 3 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Таким образом, расходы генерального директора на поездку от места жительства к месту постоянной работы и проживание не могут рассматриваться как командировочные. Они могут быть оформлены как компенсационные выплаты, являющиеся частью оплаты по трудовому договору. В этом случае начисляются все соответствующие налоги и социальные взносы, как с заработной платы.

Что касается налога на прибыль, если такие расходы будут оформлены как часть заработной платы, они могут быть учтены как расходы на оплату труда.

Если такие расходы не оформлены как часть заработной платы, они не могут быть приняты при расчете налога на прибыль, поскольку не отвечают требованиям ст. 252 НК РФ.

Как рассчитывается оплата дней в пути, если они выпадают на выходной день: по среднему или от оклада?

Если выезд, приезд или нахождение командированного работника в пути выпадает на  выходной или нерабочий праздничный день по распоряжению работодателя, это считается привлечением к работе в выходные или нерабочие праздничные дни (письмо Минтруда РФ от 13.10.2017 № 14-2/В-921). Такой вывод подтверждается и Решением ВС РФ от 20.06.2002 № ГКПИ02-663.

Выходные дни, в которые сотрудник находится в командировке в пути (включая дни выезда и приезда) необходимо оплачивать не по среднему заработку, а как работу в выходной день — не менее двойной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада) (ст. 153 ТК РФ).

Если работник находится в командировке не в выходной день, а в рабочий, дни в пути считать по среднему?

Если работник находится в командировке в пути в рабочий день, то дни нахождения в пути нужно оплачивать по среднему заработку. Например: работник находился в командировке с 21.04.2022 по 23.04.2022. Оплачиваем 21.04.2022 и 22.04.2022 по среднему, 23.04.2022 — выходной, его оплачиваем в двойном размере от оклада.

Если работник просит оплатить 23.04.2022 в одинарном размере и предоставить день отдыха, такой вариант тоже возможен (ст. 153 ТК РФ, письмо Минтруда РФ от 13.10.2017 № 14-2/В-921).

Работник приехал из командировки в 2 часа ночи. В этот же день в 13 часов по приказу вышел на работу и отработал 5 часов. Можно ли оплатить ему за один день одновременно и нахождение в командировке, и работу по месту нахождения работодателя?

По общему правилу «двойная» оплата одного и того же периода не допускается. То есть в день, отработанный по приезде из командировки, за работником либо сохраняется средний заработок как за день командировки, либо выплачивается заработная плата за отработанный день.

Но в ситуации, когда работник выполнял свои обязанности в командировке и в день возвращения из нее сразу же приступил к работе, будет справедливым как сохранение за ним среднего заработка за последний день командировки, так и выплата заработка за отработанный день. «Двойную» оплату необходимо установить в коллективном договоре и (или) в трудовых договорах с работниками.

Положены ли сотруднику суточные за выходные и праздничные дни, проведенные в командировке, если он не будет в эти дни работать?

На основании п. 11 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 работнику полагается выплатить суточные за все выходные или нерабочие праздничные дни, приходящиеся на время командировки, включая день отъезда и день возвращения.

То есть ему положены суточные независимо от того, работает он в эти дни или нет, поскольку суточные рассматриваются как дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства.

Читайте также: 13 нестандартных вопросов про командировки

Елена Галичевская, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Статья подготовлена по материалам рубрики «Вопросы экспертам»
справочно-правового сервиса Контур.Норматив