Ошибки, выявляемые при проверке трудовой инспекцией

Ошибки, выявляемые при проверке трудовой инспекцией

Разбираемся в том, как подготовиться к приходу инспекторов

Как правило, в небольших организациях нет кадровой службы, и оформлением кадров занимается бухгалтер. Незнание им основных правил при заполнении такой документации зачастую приводит к большим штрафам (от 30 до 50 тысяч на организацию, и от 1 до 5 тысяч рублей на должностное лицо, ст.5.27 КоАП).

Проверки соблюдения требований трудового законодательства, а также норм охраны труда и техники безопасности осуществляют государственные инспекции труда. А с 2013 года функцией по осуществлению федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства наделен  и Росстат. Согласно соответствующему регламенту, проверки могут быть плановыми и внеплановыми и проводиться в форме документарных проверок и (или) выездных проверок.

Плановая проверка: сроки и продолжительность

Плановые проверки проводятся на основании разрабатываемых ежегодных планов не чаще чем один раз в 3 года.

Представители контролирующих органов обязаны открыто публиковать списки административных проверок – это предусмотрено Федеральным законом от 26.12.2008 № 294-ФЗ.

В п.10 Регламента определены основания проведения внеплановых проверок, например, обращение или заявление работника о нарушении работодателем его трудовых прав.

Срок уведомления о начале плановой проверки – не позднее 3 рабочих дней до ее начала, при внеплановой – не менее чем за 24 часа до начала. В том случае, если есть угроза жизни и здоровью работников – без предупреждения.

Продолжительность каждой проверки не должна превышать двадцати рабочих дней, общий срок проведения плановой выездной проверки не может превышать пятьдесят часов для малого предприятия и пятнадцати часов для микропредприятия в год.

Срок продления плановой выездной проверки – не более чем на двадцать рабочих дней, а в отношении малых предприятий и микропредприятий – не более чем на пятнадцать часов.

Основные ошибки, выявляемые при проверке

Ошибки в кадровых документах:

  • Дата договора позже даты приказа о приеме на работу или фактического допуска к работе более чем на 3 дня (ст.67 ТК РФ);
  • Отсутствие обязательных сведений, перечисленных в ст.57 ТК РФ;
  • Отсутствие размера заработной платы, а есть отсылка на локальный акт организации или штатное расписание;
  • Отсутствие подписи работника о получении второго экземпляра на экземпляре работодателя;
  • Отсутствие дополнительного соглашения к трудовому договору при изменении его обязательных условий, указанных в ст.57 ТК РФ, с письменным согласием работника и его дата позже двухмесячного срока до начала изменений.

Обязательно включите в текст условия об обязательном социальном страховании работника в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами. В частности, можно сделать ссылку на такие законы, как № 165-ФЗ «Об основах обязательного социального страхования», №167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации», № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»!

Не верно оформленное штатное расписание:

  • Размер заработной платы указан не только в рублях, но и в других единицах;
  • Существование «вилки» окладов по одной должности.
  • Личная карточка ведется только в электронном виде и отсутствуют подписи работников.
  • Дата утверждения графика отпусков – позднее двух недель до наступления календарного года;
  • Отсутствие письменного подтверждения извещения работника о начале отпуска с датой не позднее двух недель до его начала;
  • Одна часть отпуска менее 14 дней при его разделении;
  • Дополнительные отпуска не включены в график.

Отсутствие письменных согласий работников по следующим ситуациям: 

  • На выполнение дополнительной работы, наряду с работой, определенной трудовым договором (ст.60.2 ТК РФ);
  • При переводе на другую работу (ст.72.1 ТК РФ);
  • При переводе работника на другую работу в соответствии с медицинским заключением, а также отстранения от работы на срок, определяемый соглашением сторон (ст.73 ТК РФ);
  • На отправление трудовой книжки по почте при прекращении трудового договора, когда выдача книжки в этот день невозможна (ст.84.1 ТК РФ);
  • На получение персональных данных работника у третьей стороны, а также при их передаче третьей стороне  (ст.86 ТК РФ);
  • При сообщении персональных данных работника в коммерческих целях (ст.88 ТК РФ);
  • При компенсации переработки оплатой по нормам, установленным для сверхурочной работы (ст.95 ТК РФ);
  • При привлечении к работе в ночное время следующих категорий работников (ст.96 ТК РФ), и в случае направления их в служебную командировку (ст.259 ТК РФ) (Женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, инвалидов, работников, имеющих детей-инвалидов, работников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением, матерей и отцов, воспитывающих без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет, опекунов детей указанного возраста).
  • При привлечении к сверхурочной работе (ст.99 ТК РФ);
  • При привлечении к работе в выходные и праздничные дни (ст.113 ТК РФ);
  • При перенесении отпуска (ст.124 ТК РФ);
  • При отзыве из отпуска (ст.125 ТК РФ);
  • При расторжении трудового договора в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников организации до истечения двухмесячного срока (ст.180 ТК РФ);
  • При информировании о результатах расследования несчастного случая с совместителем его работодателя по месту основной работы (ст.229 ТК РФ);
  • При возмещении работником ущерба в натуре (ст.235 ТК РФ).

Отсутствие журнала регистрации несчастных случаев на производстве (Постановление Минтруда РФ от 24.10.2002 №73):

Форма данного журнала приведена в приложении 1 к данному Постановлению. В организации должен храниться постоянно (п.630 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 №558).  Журнал должен быть прошнурован, пронумерован, заверен печатью и подписью руководителя организации

Отсутствие обязательных локальных нормативных актов и подтверждения ознакомления работников с ними под роспись:

  • правила внутреннего трудового распорядка – срок хранения в течение одного года после замены новыми (п.773 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 №558);
  • положение о персональных данных работников – срок хранения постоянно по месту разработки, либо 1 год после замены новым (п.655 Приказа №558);
  • положение об оплате труда и премировании - срок хранения постоянно по месту разработки, либо 1 год после замены новым (п.411 Приказа №558).

Стоит отметить, если в правила внутреннего трудового распорядка Вы включите нормы по хранению персональных данных, оплате труда и премированию, то отдельных таких положений не требуется.

Ошибки при документальном оформлении медосмотров (Приказ Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 №302н): 

  • Отсутствие утвержденного работодателем списка контингентов, подлежащих направлению на предварительный медосмотр, и учета выданных направлений на медосмотр (п.8 приложения 3);
  • Отсутствие утвержденного работодателем списка контингента работников, подлежащих направлению на периодический медосмотр и учета выданных направлений (п.19, 24 приложения 3);
  • Отсутствие письменных доказательств ознакомления работодателем работников с датой периодического медосмотра, или дата ознакомления позднее, чем 10 дней до его начала (п.26 приложения 3);

Ошибки при документальном оформлении обеспечения работников средствами индивидуальной защиты (приказ Минздравсоцразвития от 01.06.2009 №290Н):

  • Отсутствие сертификатов соответствия на СИЗ (п.4);
  • Отсутствие письменных доказательств информирования работника о полагающихся ему СИЗ (п.9);
  • Отсутствие личных карточек учета СИЗ (п.13);
  • Отсутствие договоров на стирку, ремонт СИЗ (п.30);
  • Отсутствие гардеробных для хранения СИЗ (п.31).

Ошибки при документальном оформлении обеспечения работников смывающими и обезвреживающими веществами (приказ Минздравсоцразвития от 17.12.2010 №1122н):

  • Отсутствие в трудовом договоре норм выдачи смывающих и (или) обезвреживающих веществ, соответствующих условиям труда на рабочем месте работника (п.9 приложения 2);
  • Отсутствие перечня рабочих мест и списка работников, для которых необходима выдача смывающих и (или) обезвреживающих средств (п.13 приложения 2);
  • Отсутствие личных карточек учета выдачи смывающих и (или) обезвреживающих средств, а также росписи работника в их получении (п.24 приложения 2).

Автор: Татьяна Иванова – эксперт справочно-правового сервиса «Норматив».